Du devis à la facture en Belgique : acompte, jalons et conversion

L'acceptation d'un devis ne rend pas la TVA exigible et ne vous oblige pas encore à facturer. La TVA devient exigible lorsque vous livrez les biens ou achevez le service, ou plus tôt sur tout montant encaissé d'avance, et la facture doit suivre au plus tard le 15 du mois suivant. Un projet sur devis donne donc souvent lieu à plusieurs factures (un acompte, une par jalon, un solde), toutes liées au même devis, et aucune ne peut facturer deux fois le même montant ni réclamer deux fois la même TVA.

Ce guide s'adresse aux entreprises assujetties à la TVA en Belgique qui établissent leurs devis dans OrdoGrid puis facturent le travail. Le statut juridique de chaque document est expliqué dans Facture, note de crédit ou devis, le contenu d'une facture d'acompte dans Facture d'acompte en Belgique et les corrections après envoi dans Corriger, annuler ou créditer une facture émise.

Quand émettre chaque facture

Fait générateur

L'événement qui rend la TVA exigible (belastbaar feit) : livraison des biens, achèvement du service ou d'une étape convenue. Un montant encaissé avant ce moment rend la TVA exigible plus tôt sur ce montant. Le délai de facturation court à partir du premier de ces événements, pas du devis ni de la commande.

Ce que la loi impose

• Délai. La facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit le fait générateur ; pour un acompte, le 15 du mois qui suit son encaissement ; pour des services donnant lieu à des décomptes ou paiements successifs, le 15 du mois qui suit la période couverte par chacun (arrêté royal n° 1, art. 4).
• Date de livraison ou de paiement. Lorsqu'elle diffère de la date de la facture, la facture mentionne la date de la livraison ou de l'achèvement (pour un jalon, la date de validation) ou, pour un acompte, la date de l'encaissement (art. 5, §1er, 5°).
• Factures antérieures. Lorsque plusieurs factures portent sur la même opération, chacune fait référence aux précédentes et ne peut réclamer à nouveau la TVA déjà portée en compte (art. 5, §1er, 11°).
• Format. Depuis le 1er janvier 2026, lorsque vous êtes établi en Belgique et que le client est un assujetti lui aussi établi en Belgique (depuis la loi du 10 février 2026, un numéro de TVA belge ne suffit plus), les factures d'acompte et d'étape sont, comme les autres, des factures électroniques structurées, envoyées par défaut via Peppol (l'art. 53, §2bis du Code de la TVA vise expressément les acomptes). Devis, demandes de paiement et factures pro forma n'en font pas partie.
• Un devis payé n'est pas une facture. Si le client paie sur la base d'un devis ou d'une pro forma, la TVA devient exigible sur ce montant et vous devez quand même émettre la facture.

Ce que nous recommandons

• Demandez l'acompte par une demande de paiement et facturez-le une fois payé : la date de la facture reste ainsi proche du fait générateur. Si le client ne paie un acompte que sur facture, convenez de la méthode avec votre comptable.
• Qu'un jalon soit une étape du service ou un acompte sur l'ensemble du projet dépend de votre contrat. En cas de doute, facturez au plus tard le 15 du mois qui suit le premier des deux événements, validation ou paiement, et faites confirmer par votre comptable.
• Inscrivez l'échéancier (par exemple 30/40/30) dans le devis, pour que chaque facture se rattache à une étape convenue.

Quatre façons de facturer un devis dans OrdoGrid

Importer depuis un devis, dans une nouvelle facture, ouvre la même fenêtre d'import et lie aussi le devis. Seuls les devis Envoyé ou Accepté sont proposés.

Comment OrdoGrid suit ce qui reste à facturer :

• La liste Devis (Reste sous le montant), la fenêtre d'import et le sélecteur Lier un devis affichent le montant restant à facturer, TVA comprise, ou Entièrement facturé. Ce montant tient compte de toutes les factures liées, brouillons compris, et ne déduit pas les notes de crédit. Rien ne vous empêche de facturer plus que le devis.
• Le PDF de la facture reprend le numéro du devis sous Devis de référence (le libellé suit la langue des documents). Sur Peppol, la référence acheteur est le numéro de bon de commande, à défaut la communication de paiement, à défaut le numéro de facture : la règle qui exige une référence acheteur ou de commande est donc toujours respectée (PEPPOL-EN16931-R003).

Pas à pas : du devis à la facture envoyée

1. Préparer le client et le devis

1. Dans Clients (page Base Clients), vérifiez le N° de TVA et l'adresse. Si le client travaille avec des bons de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures : OrdoGrid demandera alors le numéro à chaque facture. Les devis n'ont pas de champ bon de commande.
2. Dans Devis, cliquez sur Nouveau devis. Mettez le travail de base dans les lignes de base et les variantes sous Options du devis avec Ajouter une option ; les options cochées comptent dans le total et sont facturées. Un Devis proposition suit les mêmes voies ; il est numéroté comme 2026-LEMAIRE-001 lorsque le client a un Slug devis.
3. Vérifiez la Validité (30 jours par défaut), indiquez l'échéancier dans Notes, puis cliquez sur Envoyer : les devis partent uniquement par Email, avec un lien vers une page de réponse.

2. Enregistrer l'acceptation

• En ligne. Le client dépose le devis signé (PDF, PNG ou JPG, 5 Mo maximum) sur une page de réponse disponible uniquement en français ; le devis passe à Accepté et conserve le fichier. C'est un dépôt de fichier, pas une signature électronique, et le client ne peut pas refuser en ligne. La page n'accepte qu'un devis Envoyé : pour un devis expiré, refusé ou déjà accepté, elle invite le client à vous contacter.
• Par e-mail, courrier ou bon de commande. Passez le devis à Accepté via Statut et gardez la preuve ; choisissez Refusé si le client décline.
• Quelques options seulement. Avant de facturer, ouvrez le devis avec Modifier et cochez exactement les options signées par le client.
• Validité dépassée. Un devis envoyé passe automatiquement à Expiré le lendemain de sa date de Validité ; le client ne peut plus l'accepter en ligne. Si l'offre tient toujours, prolongez la Validité avec Modifier : le devis repasse à Envoyé. Si le client a accepté par un autre canal, passez-le à Accepté via Statut.

3. Créer et vérifier la facture

1. Devis entier : cochez-le et cliquez sur Convertir en facture. Si le client exige un bon de commande, Bon de commande requis le demande d'abord.
2. Par parties : cliquez sur Facturer (première partie) ou sur + (parties suivantes). Dans Articles à importer, cochez les lignes à reprendre, cliquez sur Importer n article(s), puis adaptez le libellé et le montant de cette partie.
3. Depuis une demande de paiement : créez au préalable la demande d'acompte dans Demandes de paiement avec Nouvelle demande (elle exige l'IBAN de votre entreprise et part par e-mail, jamais via Peppol). Une fois payée, cliquez sur Facture dans sa ligne, ouvrez le brouillon avec Modifier et liez le devis avec Lier un devis avant l'envoi Peppol ou l'enregistrement d'un paiement ; ensuite, le lien est verrouillé avec les montants.

Avant d'enregistrer, vérifiez :

4. Enregistrer et envoyer

1. Enregistrer fige le numéro de facture, même pour un brouillon.
2. Cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché pour un client assujetti belge trouvé sur le réseau, puis Sauvegarder & Envoyer. La procédure complète se trouve dans Envoyer votre première facture Peppol dans OrdoGrid.
3. Si le client a déjà payé, utilisez Enregistrer un paiement dans le volet Règlement de la facture.

Une fois la facture envoyée sur Peppol ou un paiement enregistré, ses montants sont verrouillés ; toute modification passe par une note de crédit.

Exemple chiffré : un projet de 10 000 € facturé 30/40/30

Codex Lab SRL, studio de développement à Liège, réalise un portail client pour Transports Lemaire SA à Charleroi. Les deux sociétés sont assujetties avec un numéro de TVA belge ; Transports Lemaire reçoit sur Peppol et utilise des bons de commande. Le devis prévoit 30 % à la signature, 40 % à la validation de la version de test et 30 % à la mise en production.

Seules les quatre factures comptent pour la TVA ; les devis et la demande de paiement n'y entrent pas.

1. 12 mai. Devis D-2026-0058 : ligne de base « Portail client – analyse, développement et mise en production », 10 000,00 € à 21 %, et une option non cochée « Module de paiement en ligne », 1 500,00 €. Validité : 11 juin.
2. 20 mai. Le client dépose le devis signé sans l'option : Accepté. Le bon de commande 4500012345 arrive par e-mail ; Codex Lab coche Exiger un bon de commande pour les factures sur la fiche client. Aucune TVA n'est encore exigible.
3. 21 mai. Demande de paiement DP-2026-0019, « Acompte 30 % – devis D-2026-0058 » : 3 000,00 € + 630,00 € de TVA = 3 630,00 €.
4. 27 mai. Les 3 630,00 € arrivent. La TVA sur 3 000,00 € est exigible en mai : la facture doit être émise au plus tard le 15 juin.
5. 28 mai. Facture sur la demande, bon de commande saisi : brouillon F-2026-0071. Codex Lab remplace la Date du 21/05/2026 par le 28/05/2026, ajoute « Acompte reçu le 27/05/2026 » dans Notes et lie D-2026-0058 sous Devis lié. Une fois la facture enregistrée, la liste Devis affiche Reste 8 470,00 € pour ce devis. Elle envoie la facture sur Peppol et enregistre les 3 630,00 € avec Enregistrer un paiement.
6. 8 et 10 juillet. La version de test est validée le 8 juillet : cette facture doit être émise au plus tard le 15 août. Le 10 juillet, l'icône + reprend la ligne de base, renommée « Jalon 2 (40 %) – version de test validée le 08/07/2026 – devis D-2026-0058 », à 4 000,00 € : F-2026-0098, 4 840,00 €. Il reste 3 630,00 €.
7. 5 août. Le client souhaite un export CSV pour son comptable. Plutôt que de modifier le devis signé, Codex Lab fait accepter un second devis D-2026-0074 : 800,00 € + 168,00 €.
8. 16 septembre. La mise en production, export CSV compris, a eu lieu le 15 septembre : les deux dernières factures doivent être émises au plus tard le 15 octobre. Avec + sur D-2026-0058, Codex Lab crée F-2026-0120 pour 3 000,00 € + 630,00 €, avec la note « Solde (30 %) du devis D-2026-0058 – mise en production le 15/09/2026. Factures antérieures : F-2026-0071 (acompte) et F-2026-0098 (jalon 2). » Dans la liste Devis, le devis affiche désormais Reste 0,00 €, et la fenêtre d'import le classe sous Entièrement facturé. Elle convertit ensuite D-2026-0074 avec Convertir en facture et ajoute « Export CSV livré le 15/09/2026 » dans Notes : F-2026-0121, 968,00 €, et D-2026-0074 affiche Converti. La Communication proposée étant conservée, F-2026-0120 porte la communication structurée +++002/0260/12021+++.

La facture finale ne porte la TVA que sur le solde de 3 000,00 € ; les 630,00 € et 840,00 € facturés auparavant sont rappelés par référence aux factures antérieures, pas réclamés une seconde fois. Un clic sur Convertir en facture pour D-2026-0058 ce jour-là aurait été refusé : trois factures sont déjà liées à ce devis.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Si un client soumis à l'obligation ne peut techniquement pas recevoir sur Peppol, vous émettez quand même la facture, en PDF : voir E-facturation B2B obligatoire en Belgique en 2026. Les pratiques liées au bon de commande sont dans Bon de commande (PO) sur une facture belge.

Pièces à conserver

• Le devis et son acceptation : le fichier signé (conservé avec le devis dans OrdoGrid) ou l'e-mail d'acceptation, ainsi que chaque devis révisé ou complémentaire et le bon de commande.
• La validation de chaque jalon et la ligne d'extrait bancaire de chaque acompte : elles datent les faits générateurs.
• Chaque facture, en PDF et, pour Peppol, le XML de Peppol → Outbox, pendant 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit l'émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025). Nous recommandons de garder le devis pendant la même durée.

Pour votre comptable, sélectionnez les lignes dans Factures ou Devis et utilisez Télécharger en ZIP. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation.

Questions fréquentes

Un devis signé rend-il la TVA exigible ?

Non. La signature crée l'accord commercial, pas un fait générateur. La TVA devient exigible à la livraison, à l'achèvement d'une étape convenue ou à l'encaissement d'un paiement, et la facture suit au plus tard le 15 du mois suivant.

Faut-il facturer l'acompte avant ou après son paiement ?

Le déclencheur légal est le paiement : la TVA devient exigible sur le montant encaissé et la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant. Nous recommandons une demande de paiement d'abord, puis la facture une fois payée ; si votre client exige d'abord une facture, convenez de la méthode avec votre comptable.

Le numéro du devis peut-il devenir le numéro de facture ?

Non. Devis et factures ont des séries distinctes dans OrdoGrid (D- et F- par défaut), et la facture prend le numéro suivant de la série des factures. Le numéro du devis est imprimé sur la facture sous Devis de référence.

Comment déduire l'acompte sur la facture finale ?

Facturez uniquement le montant restant et citez les numéros des factures précédentes dans Notes. La facture finale ne peut pas réclamer à nouveau la TVA déjà facturée, et OrdoGrid n'accepte pas de lignes négatives sur une facture.

Le client n'a accepté que certaines options. Que facturer ?

Uniquement ce qui a été accepté. Cochez les options acceptées sur le devis avant la conversion, ou décochez les autres lignes dans la fenêtre d'import si vous utilisez Facturer.

Le devis a expiré mais le client veut toujours les travaux. Que faire ?

Si les prix et les taux de TVA tiennent toujours, prolongez la date de validité avec Modifier : le devis repasse à Envoyé et le client peut l'accepter en ligne. S'il a déjà accepté par écrit, passez le devis à Accepté via Statut. Sinon, dupliquez-le, mettez les prix à jour et envoyez le nouveau devis pour acceptation.

Puis-je convertir un devis deux fois par erreur ?

Convertir en facture refuse une deuxième conversion complète, ainsi que la conversion d'un devis qui a déjà une facture liée. Facturer et l'icône + ne vous en empêchent pas : vérifiez la colonne Facture et le montant restant avant d'enregistrer.

Puis-je envoyer un devis via Peppol ?

Non. L'obligation belge vise les factures et les notes de crédit qui les corrigent, et OrdoGrid ne propose Peppol que pour ces deux documents. Envoyez le devis par e-mail.