Mentions obligatoires sur une facture belge : la checklist 2026

Les mentions qu'une facture TVA belge doit porter figurent à l'article 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1, l'arrêté d'exécution du Code de la TVA en matière de facturation ; les sociétés et associations y ajoutent les mentions de l'article 2:20 du Code des sociétés et des associations. Peppol change le canal, pas cette liste. Une date d'échéance, un IBAN, une communication structurée ou un numéro de bon de commande vous aident à être payé, mais aucun n'est une mention TVA.

Cette fiche de référence s'adresse aux dirigeants, indépendants, comptables et équipes de facturation. Pour chaque mention, elle donne la base légale, le champ Peppol qui la transporte et le champ d'OrdoGrid qui la produit. Le choix du traitement TVA est expliqué dans Régimes de TVA sur les factures belges, la numérotation dans Numérotation des factures en Belgique et le modèle de données structurées dans EN 16931 et UBL.

Quelle facture devez-vous émettre ?

Facture simplifiée

Facture permise par l'art. 13 de l'arrêté royal n° 1, qui ne doit contenir que la date et le numéro, le nom, l'adresse du siège et le numéro de TVA du fournisseur, le numéro de TVA du client (ou, à défaut, son nom et son adresse complète), la nature des biens ou services et, par taux, la base d'imposition et le total de la TVA. Une note de crédit simplifiée doit en outre faire référence de façon spécifique à la facture initiale et indiquer les mentions modifiées.

La facture complète, mention par mention

Les points renvoient à l'article 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 ; les termes Peppol sont les termes métier EN 16931 de Peppol BIS Billing 3.0. Les écrans de facturation d'OrdoGrid sont en français dans toutes les langues d'interface. Les libellés N°, Date et Échéance de l'aperçu et les choix de Options de TVA suivent la Langue des documents ; cet article les cite pour des documents en français.

Le numéro de TVA du client est une mention générale. Le point 3° l'exige sur toute facture complète adressée à un client identifié à la TVA, y compris une facture belge ordinaire à 21 %. Seules les factures adressées à des clients sans numéro de TVA, comme les particuliers, en sont dispensées. Depuis le 19 septembre 2023, les nouveaux numéros d'entreprise commencent par 1 (BE1…). Sans ce numéro, OrdoGrid n'envoie pas via Peppol : la fenêtre d'envoi affiche Peppol — ignoré avec Pas de numéro de TVA client.

Prix et devise. Une facture complète qui ne montre que des prix unitaires TVAC ne respecte pas le point 8°, et une réduction non comprise dans le prix unitaire doit apparaître. Vous pouvez facturer dans une autre devise, mais le total de la TVA doit aussi être exprimé en euros (9°). L'éditeur d'OrdoGrid n'a pas de sélecteur de devise et travaille en EUR par défaut.

Délai. Émettez la facture au plus tard le 15 du mois qui suit le fait générateur (art. 4) : en général la livraison du bien ou l'achèvement du service ; pour un acompte, le mois de l'encaissement ; pour des relevés périodiques, la fin de la période.

Le fichier structuré porte les mentions. Pour les opérations B2B visées, la facture électronique structurée est la seule facture légalement requise ; une copie PDF est facultative et le client ne peut pas refuser une facture faute de PDF (FAQ B2B, Q11 et Q12). Le SPF Finances demande que les clauses TVA étendues figurent dans une note de document (BT-22) et dans le motif d'exemption (BT-120) (FAQ spécifique, Q11), et Peppol n'autorise qu'une seule note de document (règle PEPPOL-EN16931-R002). OrdoGrid remplit les deux : le motif d'exemption reprend la mention imprimée sur le PDF, dans la langue du document, et l'unique note de document réunit cette mention, la mention de TVA à reverser sur une note de crédit qui rembourse de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA, et vos Notes (un paragraphe répété mot pour mot n'y figure qu'une fois). Le texte de Mentions légales (pied de page des factures) est transmis en BT-33 (voir plus bas). La mention TVA, ce que vous ajoutez dans Notes et vos mentions de droit des sociétés parviennent donc au client dans les champs structurés, et pas seulement dans le PDF intégré au fichier Peppol. Sur les documents en français et en néerlandais, la mention TVA est la formule officielle, y compris le texte complet de l'article 20, § 3, pour l'autoliquidation dans la construction.

Mentions du droit des sociétés pour les sociétés et associations

L'article 2:20 du Code des sociétés et des associations vise les factures, lettres, bons de commande et sites internet de toute personne morale, ASBL comprises ; les indépendants en personne physique n'y sont pas soumis. La personne qui intervient pour la société dans un document dépourvu de ces mentions peut être déclarée personnellement responsable de tout ou partie des engagements pris (art. 2:22).

Profil entreprise contient un champ Mentions légales (pied de page des factures). Son texte est imprimé en pied de page de chaque PDF de facture et de note de crédit, et il est transmis dans le fichier Peppol comme informations juridiques complémentaires du vendeur (BT-33), le champ où le SPF Finances préfère trouver ces données (FAQ spécifique, Q14). Saisissez-y une seule fois la ligne de droit des sociétés et vérifiez-la avec Aperçu du PDF.

Formules imposées : recopiez-les mot pour mot

Lorsque l'arrêté fixe une formule, utilisez-la telle quelle. Les textes officiels existent en français et en néerlandais ; Justel ne publie pas de texte coordonné allemand de l'arrêté royal n° 1 et nous n'avons trouvé aucune formule officielle en allemand.

Les travaux immobiliers et installations visés à l'article 20, facturés par un entrepreneur établi en Belgique à un client qui dépose des déclarations périodiques, exigent depuis le 1er janvier 2023 ce texte complet (article 20, § 3 ; voir Autoliquidation dans la construction). Recopiez la version dans la langue de votre facture (français d'abord, puis néerlandais) :

Autoliquidation : En l'absence de contestation par écrit, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la facture, le client est présumé reconnaître qu'il est un assujetti tenu au dépôt de déclarations périodiques. Si cette condition n'est pas remplie, le client endossera, par rapport à cette condition, la responsabilité quant au paiement de la taxe, des intérêts et des amendes dus.

Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.

Les livraisons intracommunautaires exemptées et les exportations exigent une référence à la disposition d'exemption ou une autre indication de l'exemption (10°) ; aucune phrase n'est imposée. Le taux de 6 % pour les pompes à chaleur dans les habitations (2026 à 2030) exige une longue mention fixée par l'arrêté royal du 18 décembre 2025.

Ce qu'OrdoGrid imprime et ce qu'il faut ajouter

Le texte imprimé suit Profil entreprise → Langue des documents ; le tableau montre les documents en français. Les documents en anglais et en allemand portent une traduction, car il n'existe pas de texte officiel dans ces langues : utilisez des documents en français ou en néerlandais si vous voulez la formule officielle (en région de langue néerlandaise, le néerlandais est de toute façon obligatoire).

Utiles, mais pas des mentions TVA

Paramétrer OrdoGrid pour que chaque facture porte ses mentions

1. Ouvrez le menu de profil, choisissez Profil entreprise (seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent le modifier) et saisissez Nom de l'entreprise avec la forme légale, le siège dans Adresse, Code postal, Ville, Pays, et Numéro de TVA (Optionnel), qui doit commencer par BE pour Peppol. Choisissez la Langue des documents et saisissez la ligne de droit des sociétés dans Mentions légales (pied de page des factures).
2. Dans Base Clients, ouvrez le client ou cliquez sur Ajouter un client. Choisissez le Type de client : Assujetti à la TVA ou Particulier. Pour une entreprise, saisissez le N° de TVA et vérifiez le nom et l'adresse remplis par la recherche (badge Registre belge (BCE) ou VIES (UE)).
3. Cliquez sur Nouvelle facture et vérifiez N°, Date et Échéance. Si les biens ont été livrés ou le service achevé à une autre date, indiquez-la dans Date de livraison / prestation (pour un service facturé par période, la date de fin de la période).
4. Complétez chaque ligne : Description, avec la période pour un service facturé par période ; Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA ; les remises avec Réduction d'article.
5. Dans Options de TVA, choisissez le régime. Tout régime autre que Standard met toutes les lignes à 0 %.
6. Dans Notes, ajoutez ce qu'OrdoGrid n'imprime pas, par exemple les références aux factures antérieures.
7. Cliquez sur Aperçu du PDF et comparez le résultat avec cette checklist.
8. Cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché pour un client professionnel belge, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.

Après l'envoi, ne modifiez plus le texte : votre client garde la version envoyée. Corrigez-la au moyen d'une note de crédit créée à partir de la facture via Note de crédit ; son bloc Facture d'origine reprend le numéro et la date de la facture, le PDF imprime les deux et le fichier Peppol transporte le numéro. Voir Corriger ou créditer une facture.

Quand le PDF est la facture légale

Le PDF ou le papier est la facture légale pour les particuliers, les clients étrangers et un client belge qui ne peut pas techniquement recevoir de factures structurées (art. 53, § 2bis, dernier alinéa, du Code de la TVA). Le PDF doit alors porter lui-même toutes les mentions :

• Si Prix unitaires TVAC (TVA incluse) est coché, le PDF ne montre que des prix unitaires TVAC. Décochez la case avant d'émettre une facture complète ; les montants ne changent pas.
• Avec plusieurs taux de TVA, le PDF imprime un seul total de TVA et aucune base par taux : émettez une facture par taux, ou faites valider la présentation par votre comptable.
• Les mentions de droit des sociétés n'apparaissent que si vous avez rempli Mentions légales (pied de page des factures), et les formules TVA officielles que sur les documents en français et en néerlandais.

Exemple chiffré : Atelier Nord SRL facture Imprimerie Dubois SA

Atelier Nord SRL, studio graphique établi rue Saint-Gilles 52, 4000 Liège (numéro d'entreprise 0784.512.343), a mis en page le catalogue d'automne d'Imprimerie Dubois SA, chaussée de Louvain 18, 5000 Namur (BE1012.345.646, un numéro récent qui commence par 1). La prestation s'est achevée le 30 septembre 2026 : la facture doit être émise au plus tard le 15 octobre. Atelier Nord émet F-2026-0142 le 9 octobre 2026 et l'envoie via Peppol.

Dans le fichier Peppol, BT-10 contient BC-2026-311, BT-72 la date 2026-09-30, BT-33 la ligne de droit des sociétés, la ventilation TVA indique la catégorie S à 21 % avec 2 358,00 € et 495,18 €, et la ligne 1 porte une remise de 102,00 €.

Variante : autoliquidation dans la construction

Menuiserie Lejeune SRL (BE0812.334.418) pose des meubles de cuisine dans un appartement neuf pour Immo Meuse SRL (BE0791.356.880), qui dépose des déclarations périodiques. La facture F-2026-0087 du 12 octobre 2026 comporte une ligne de 7 800,00 € et ne porte aucune TVA : avec Régime cocontractant, OrdoGrid met la ligne à 0 % et le fichier Peppol porte la catégorie AE. OrdoGrid imprime le texte complet de l'article 20, § 3, dans la langue du document (ici le français) et l'envoie dans le fichier Peppol ; le total à payer est de 7 800,00 €. Immo Meuse déclare elle-même la TVA : 1 638,00 € si le taux de 21 % s'applique.

Variante : facture en franchise depuis Louvain

Julie Peeters, illustratrice à Louvain sous le régime de la franchise (BE0665.543.229), facture trois illustrations à 150,00 € à Vervloet Communicatie BV (BE1034.567.851) : 450,00 €, sans TVA. Son siège d'exploitation se trouve en région de langue néerlandaise, les mentions imposées par la loi doivent donc être rédigées en néerlandais (décret flamand du 19 juillet 1973) : elle règle la Langue des documents sur le néerlandais, choisit la franchise dans Options de TVA (avec des documents en néerlandais, l'option s'appelle « Kleine ondernemingsregeling »), et OrdoGrid imprime alors « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting ». La facture part via Peppol. Plus de détails dans Franchise TVA des petites entreprises.

Erreurs fréquentes et cas particuliers

Si une mention manque, le fournisseur s'expose à une amende TVA pour mentions absentes ou inexactes (art. 70, § 2, du Code de la TVA). Selon le principe de la primauté de la substance sur la forme, le client conserve sa déduction si les conditions de fond sont remplies et s'il prouve l'opération par d'autres moyens avant la fin du contrôle (politique d'amendes du SPF Finances, n° 71).

Preuves à conserver

• Le fichier envoyé : dans Peppol → Outbox, sélectionnez les factures et téléchargez le ZIP avec ses dossiers xml et pdf.
• Le PDF tel qu'émis : Document original dans le panneau Règlement reste inchangé.
• Le statut du client : son numéro de TVA et, pour des travaux immobiliers, toute déclaration indiquant qu'il ne dépose pas de déclarations périodiques, auquel cas l'article 20 ne s'applique pas.
• Les accords : tout accord écrit sur un format ou un canal autre que Peppol BIS.
• Conservation : 7 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit l'émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), davantage pour les documents liés à la révision de la TVA sur les biens immobiliers. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal.

Questions fréquentes

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture belge ?

Date et numéro séquentiel ; vos nom, adresse du siège et numéro de TVA ; nom, adresse et numéro de TVA du client ; nature, quantité et, si elle diffère, date de l'opération ; par taux, la base d'imposition et le prix unitaire hors TVA ; les taux et le total de la TVA ; et toute formule imposée par le régime. Les sociétés et associations ajoutent forme légale, numéro d'entreprise et RPM ou RPR suivi du tribunal de leur siège.

Le numéro de TVA du client est-il obligatoire sur toute facture B2B ?

Oui, sur toute facture complète adressée à un client identifié à la TVA, quel que soit le traitement TVA (art. 5, § 1er, 3°, de l'arrêté royal n° 1). Seules les factures adressées à des clients sans numéro de TVA, comme les particuliers, en sont dispensées, et OrdoGrid en a besoin pour envoyer la facture via Peppol.

L'échéance, l'IBAN et la communication structurée sont-ils des mentions légales ?

Non. Ils ne figurent pas à l'article 5 de l'arrêté royal n° 1. Ils aident votre client à payer et vous à rapprocher le paiement, mais leur absence ne rend pas la facture incomplète au regard de la TVA.

Une facture Peppol doit-elle porter les mêmes mentions qu'une facture PDF ?

Oui. Peppol change le canal, pas le contenu. Depuis le 1er janvier 2026, le fichier structuré est la facture légale pour les opérations B2B visées ; le PDF est une copie facultative, et nous vous recommandons de vérifier qu'il correspond au fichier structuré.

Que se passe-t-il si une mention manque ?

Le fournisseur s'expose à une amende TVA. Le client conserve normalement sa déduction si les conditions de fond sont remplies et s'il peut prouver l'opération autrement. Corrigez la facture par une note de crédit et, si nécessaire, une nouvelle facture.

Une note de crédit doit-elle reprendre toutes les mentions de la facture ?

Non. Elle peut être une facture simplifiée, avec une référence spécifique à la facture initiale et les mentions modifiées. Si la facture initiale était structurée, la note de crédit doit l'être aussi.

Dans quelle langue une facture belge doit-elle être rédigée ?

Si votre siège d'exploitation se trouve en région de langue néerlandaise, les mentions imposées par la loi doivent être rédigées en néerlandais ; à Bruxelles, vous choisissez le français ou le néerlandais. Nous n'avons pas trouvé de règle de langue dans le droit TVA lui-même, mais nous n'avons trouvé les formules imposées qu'en français et en néerlandais (Justel ne publie pas de texte coordonné allemand de l'arrêté royal n° 1). Ailleurs, vérifiez avec votre comptable.