B2B ou B2C en Belgique : quel canal de facturation pour quel client ?

Qu'une facture doive être une facture structurée Peppol dépend de qui est le client et en quelle qualité il achète, jamais du montant ; un pouvoir public belge relève de règles B2G (business-to-government) distinctes.

Cette fiche de référence donne le tableau d'aiguillage client par client, les cas limites habituels et les étapes dans OrdoGrid. Votre propre statut (franchise, forfait, exemption, entreprise étrangère) et le cadre légal sont traités dans la fiche sur l'obligation 2026.

Le critère : une question par client et par achat

Depuis le 1er janvier 2026, l'article 53, § 2bis, du Code de la TVA impose une facture électronique structurée lorsque les quatre conditions suivantes sont réunies :

1. Vous êtes un assujetti établi en Belgique et facturez sous votre numéro de TVA belge, sans relever du régime forfaitaire de l'article 56 ni être en faillite (pour l'activité visée par la faillite).
2. L'opération n'est pas exemptée par l'article 44 du Code de la TVA (certains services médicaux, d'enseignement, sociaux et financiers).
3. Le client est un assujetti établi en Belgique qui doit vous communiquer son numéro de TVA belge pour cet achat, ou une unité TVA.
4. La facture, facture d'acompte comprise, est émise à partir du 1er janvier 2026.

La condition 3 décide du canal, et elle s'apprécie achat par achat : un indépendant qui achète pour son activité est un client professionnel, et un consommateur lorsqu'il achète à titre privé. Il n'existe aucun seuil de montant : une facture simplifiée de 100 € HTVA ou moins est elle aussi structurée si elle entre dans le champ (SPF Finances, FAQ sur les questions spécifiques, Q18). Le format par défaut est Peppol BIS (UBL) via le réseau Peppol (art. 13ter de l'arrêté royal n° 1) ; un autre format conforme à la norme EN 16931 exige un accord, et un PDF ne suffit jamais.

Établi en Belgique

Disposer en Belgique d'un siège ou d'un établissement stable. Depuis la loi du 10 février 2026, un numéro de TVA belge ne le prouve pas à lui seul : une entreprise étrangère peut en détenir un sans être établie ici, et elle échappe alors à l'obligation dans les deux sens.

Tableau d'aiguillage : quel canal pour quel client

« Peppol si inscrite » vise un usage volontaire : hors obligation, une facture structurée requiert l'accord du destinataire, et le SPF Finances considère l'inscription sur Peppol comme cet accord (FAQ B2B, Q9).

Règle de repli. Si un client qui devrait recevoir des factures structurées ne le peut pas techniquement, vous émettez quand même une facture ordinaire, sur papier ou en PDF (art. 53, § 2bis, alinéa 6). Elle est valable ; le client reste en infraction à sa propre obligation de réception. Marche à suivre : client absent de Peppol.

Particuliers : quand devez-vous une facture ?

L'obligation de facture structurée ne vise pas les particuliers (FAQ spécifique du SPF, Q15). Par ailleurs, le droit TVA ordinaire n'impose une facture à un particulier que pour les opérations énumérées à l'article 1er de l'arrêté royal n° 1, par exemple :

• véhicules neufs ou d'occasion, bateaux et aéronefs ;
• bâtiments neufs, travaux de construction et autres travaux immobiliers ;
• pièces et réparations de véhicules au-delà de 125 € TVA comprise ;
• déménagements et location-vente ;
• or d'investissement au-delà de 2 500 €.

Un acompte sur une telle opération déclenche aussi l'obligation de facturer. Pour les autres ventes aux particuliers, aucune facture TVA n'est requise, même si vous pouvez en émettre une. Une facture à un particulier mentionne son nom et son adresse, sans numéro de TVA. L'envoyer en PDF par e-mail suppose l'accord du client ; à défaut, remettez-la sur papier.

Pouvoirs publics : règles B2G, pas B2B

La facturation à un pouvoir adjudicateur belge suit l'arrêté royal du 9 mars 2022, modifié en 2023. Selon le SPF Finances, la facture électronique est obligatoire pour les marchés publics publiés depuis le 1er mars 2024, en principe dès 3 000 € HTVA ; les marchés plus importants étaient visés plus tôt. Un pouvoir adjudicateur peut être plus strict dans ses documents de marché, et les pouvoirs adjudicateurs fédéraux exigent aussi la facture électronique en dessous de 3 000 €.

1. Vérifiez le pouvoir public dans la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : un client soumis au B2G y affiche la qualité « Pouvoir adjudicateur » avec une date de début.
2. Repérez dans le marché ou le bon de commande la référence à mentionner. Peppol BIS exige en outre sur chaque facture une référence acheteur ou une référence de commande (règle PEPPOL-EN16931-R003).
3. Envoyez via Peppol au numéro d'entreprise du pouvoir public. Mercurius, géré par le SPF BOSA, est le service courrier centralisé du secteur public : il reçoit via Peppol et transmet les factures.
4. Sans logiciel Peppol, les factures peuvent être encodées sur le portail Mercurius avec une carte eID. Le SPF BOSA a annoncé une nouvelle plateforme Mercurius pour fin 2026 : consultez sa page avant de vous fier aux détails du portail.

Le SPF Finances n'a pas précisé si un organisme public assujetti est aussi un destinataire B2B ; une facture Peppol satisfait aux deux règles. Pour aller plus loin : Mercurius et facturation B2G.

Activités mixtes : une seule règle au comptoir, à l'atelier et au bureau

Nos recommandations pour les entreprises qui servent des particuliers et des professionnels :

• Posez la question dès la commande : « Est-ce pour votre activité ? Quel est votre numéro de TVA ? » Notez la réponse dans la fiche client avant de facturer.
• Aiguillez par type de client, pas par taille de compte. « Peppol pour les grands comptes, PDF pour les autres » rend non conformes des factures soumises à l'obligation.
• Ne demandez pas d'identifiant Peppol. Tout participant belge doit être inscrit au moins sous 0208: suivi de son numéro d'entreprise, et le SPF Finances déconseille de demander un identifiant aux clients (FAQ B2B, Q15).
• La note de crédit suit l'original. Une note de crédit qui corrige une facture structurée doit être structurée ; celle qui corrige un PDF adressé à un particulier peut rester un PDF.

Réception : obligatoire même si vous ne vendez qu'à des particuliers

Vos clients déterminent comment vous envoyez, pas si vous devez recevoir. Une entreprise qui ne vend qu'à des particuliers mais achète à des fournisseurs belges doit pouvoir recevoir des factures structurées (SPF Finances, 7 avril 2026). Parmi les entreprises établies en Belgique qui achètent à des fournisseurs belges, seules celles qui n'effectuent que des opérations exemptées par l'article 44 sont dispensées de réception.

Dans OrdoGrid : la fiche client détermine le canal proposé

Ce que fait OrdoGrid. Au moment de l'envoi, il recherche le N° de TVA du client sur Peppol et ne coche Peppol que si le client y est trouvé. Le type de client à lui seul n'aiguille rien, et OrdoGrid ne vérifie pas si un client est établi en Belgique ni s'il achète à titre privé : ces décisions vous reviennent.

Configurer chaque client

1. Ouvrez Clients dans la barre latérale (page Base Clients) et cliquez sur Ajouter un client, ou modifiez un client existant.
2. Choisissez le Type de client : Particulier pour les consommateurs, Assujetti à la TVA pour les professionnels. Utilisez aussi Assujetti à la TVA pour toute organisation : seul ce type comporte un champ de nom d'entreprise.
3. Pour un professionnel, saisissez son N° de TVA. OrdoGrid affiche les données du registre avec leur source, Registre belge (BCE) ou VIES (UE) ; cliquez sur Pré-remplir pour copier le nom et l'adresse dans la fiche client. Un numéro BE avec une adresse étrangère appelle la vérification de l'établissement.
4. Pour une association ou un pouvoir public sans numéro de TVA, laissez le N° de TVA vide : OrdoGrid envoie alors uniquement un PDF, car il n'a pas de champ distinct pour le numéro d'entreprise. Saisir BE suivi du numéro d'entreprise permettrait d'atteindre l'organisme via Peppol, mais OrdoGrid imprime alors ce numéro sur le PDF comme numéro de TVA et l'envoie comme numéro de TVA de l'acheteur dans le XML Peppol, alors que l'organisme n'en a pas. Convenez-en d'abord avec l'acheteur ou, pour un acheteur public, utilisez le portail Mercurius.
5. Pour un acheteur public qui émet des bons de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures. L'éditeur demande alors le N° bon de commande, transmis comme référence acheteur Peppol.

Envoyer chaque facture

1. Créez la facture avec Nouvelle facture, sélectionnez le client et ajoutez les lignes.
2. Cliquez sur Envoyer. La fenêtre d'envoi vérifie le client :

3. Cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. OrdoGrid ne bascule jamais de lui-même vers l'e-mail quand Peppol est ignoré : vérifiez que Email est coché.
4. Suivez les envois Peppol dans Peppol → Outbox. Traité signifie que la facture a été livrée sur le réseau, pas qu'elle a été acceptée ou payée.

Procédure complète : première facture Peppol.

Ventes au comptoir et réception

Les Reçus enregistrent des paiements déjà encaissés ; ce ne sont pas des factures et ils ne passent jamais par Peppol. Quand un client professionnel a besoin d'une facture, utilisez Facturer sur le reçu, puis envoyez la facture comme ci-dessus. Les reçus de clients sans numéro de TVA peuvent être regroupés en une seule facture ; ceux de clients assujettis exigent chacun leur propre facture, ce qu'OrdoGrid signale par Reçus avec n° de TVA.

Pour recevoir, cliquez sur Activer la réception dans le bandeau Mode : Envoi seul de la page Peppol, puis, sur la page Réception Peppol qui s'ouvre, cliquez à nouveau sur Activer la réception : OrdoGrid vous inscrit sous 0208: suivi de votre numéro d'entreprise. Si un autre prestataire reçoit déjà pour vous, choisissez Continuer en envoi seul. Les factures fournisseurs arrivent dans Peppol → Inbox.

Exemple chiffré : Garage Mertens SRL, semaine du 28 septembre 2026

Le Garage Mertens SRL répare des voitures à Wavre sous le régime TVA normal, à 21 %, et envoie et reçoit ses factures via OrdoGrid.

• Mme Lambert : la réparation de ses freins dépasse 125 € TVA comprise, une facture est donc requise (art. 1er AR n° 1), mais pas une facture structurée. Type de client Particulier ; la fenêtre affiche Pas de numéro de TVA client ; elle a accepté de recevoir ses factures par e-mail.
• Bureau Verlinden SRL est trouvé sur Peppol. Le garage décoche Email, et l'Outbox affiche ensuite Traité.
• Tom Lejeune applique la franchise mais achète pour sa camionnette professionnelle : il est dans le champ. La fenêtre affiche Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, et lookup.peppol.org ne trouve rien sous 0208: suivi de son numéro d'entreprise. Le garage applique la règle de repli (PDF par e-mail, avec son accord), conserve une capture d'écran datée de la recherche et lui rappelle qu'il doit pouvoir recevoir. Les factures suivantes partiront via Peppol une fois qu'il sera inscrit ; la F-2026-0313 n'est pas renvoyée.
• La commune de Mont-Saint-Rémy a attribué un marché d'entretien de son parc automobile publié en 2025, au-delà de 3 000 € HTVA : la facturation électronique B2G s'applique. La commune est assujettie à la TVA ; sa fiche client contient son numéro de TVA (BE suivi de son numéro d'entreprise) et exige un bon de commande ; le garage saisit BC-2026-0318 dans N° bon de commande et la facture parvient à la commune via Peppol, par Mercurius.
• Patro Saint-Joseph ASBL n'a pas de numéro de TVA : elle a droit à une facture en tant que personne morale, mais pas à une facture structurée. Créée comme Assujetti à la TVA avec un N° de TVA vide, elle reçoit un PDF.
• Autoparts Wallonie SA doit envoyer une facture structurée. Celle-ci arrive dans Peppol → Inbox, où le garage la rapproche du bon de livraison avant de payer.

Vérification : les ventes totalisent 12 800,00 € HTVA plus 2 688,00 € de TVA (exactement 21 %), soit 15 488,00 €. Deux factures pour 13 068,00 € sont parties via Peppol et trois pour 2 420,00 € en PDF, chacune émise le jour de la réparation, bien avant le 15 du mois suivant (art. 4 AR n° 1).

Cas limites et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures et notes de crédit émises, quel que soit le canal, pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), en garantissant authenticité, intégrité et lisibilité.

Ce que nous recommandons. Gardez le fondement de chaque choix de canal : le numéro de TVA ou d'entreprise du client avec le registre affiché et la date de vérification ; la déclaration écrite du client quand sa qualité ou son établissement n'est pas clair ; le résultat de la recherche Peppol et le message envoyé au client avec chaque facture de repli ; le marché ou le bon de commande de chaque acheteur public ; et l'accord de chaque particulier pour la facture par e-mail.

Ce que fait OrdoGrid. Il archive le XML et le PDF exacts de chaque envoi Peppol, téléchargeables depuis Peppol → Outbox, et affiche l'historique e-mail et Peppol de chaque facture sous Envoi et Paiement. Ce n'est pas un système d'archivage légal et il ne garantit aucune durée de conservation : classez ces documents dans vos propres archives.

Questions fréquentes

Peppol est-il obligatoire pour les factures aux particuliers en Belgique ?

Non. L'obligation de facture structurée vise les opérations, autres que celles exemptées par l'article 44, entre assujettis établis en Belgique. Une facture à un particulier part en PDF, avec son accord, ou sur papier.

Suis-je tenu de remettre une facture à un client particulier ?

Uniquement pour les opérations énumérées à l'article 1er de l'arrêté royal n° 1, comme la vente de véhicules, les travaux immobiliers et les réparations de véhicules au-delà de 125 € TVA comprise. Sinon, aucune facture TVA n'est requise, même si vous pouvez en émettre une.

Mon client est indépendant. Est-ce du B2B ou du B2C ?

Cela dépend de l'achat. S'il achète pour son activité avec un numéro de TVA belge, c'est du B2B et il faut une facture structurée, même sous le régime de la franchise. S'il achète à titre privé, c'est un consommateur.

Une ASBL est-elle un client professionnel ?

Seulement si elle est assujettie et achète pour son activité taxée. Une association sans numéro de TVA a droit à une facture en tant que personne morale, mais pas à une facture structurée, sauf si elle est inscrite sur Peppol et que vous choisissez d'y envoyer.

Comment facturer une commune ou un autre pouvoir public ?

Selon les règles B2G : la facture électronique est obligatoire pour les marchés publiés depuis le 1er mars 2024, en principe dès 3 000 € HTVA, et les autorités fédérales l'exigent aussi en dessous. Envoyez via Peppol au numéro d'entreprise du pouvoir public et mentionnez sa référence de commande.

Mon client m'a donné son numéro de TVA après que je l'ai facturé comme particulier. Que faire ?

Nous recommandons une note de crédit totale pour la première facture, envoyée comme l'original. Passez ensuite le Type de client en Assujetti à la TVA, saisissez son N° de TVA et émettez une nouvelle facture via Peppol. Validez la démarche avec votre comptable.

Puis-je envoyer la même facture via Peppol et par e-mail ?

Ce n'est pas interdit, et OrdoGrid permet de cocher les deux. La facture Peppol est la facture légale ; les prestataires Peppol belges recommandent d'éviter le double envoi quand le client reçoit via Peppol, donc n'envoyez une copie par e-mail que sur demande.

Je ne vends qu'à des particuliers. Ai-je besoin de Peppol ?

Pas pour envoyer, mais vous devez pouvoir recevoir les factures structurées de vos fournisseurs belges, sauf si vous n'effectuez que des opérations exemptées par l'article 44.