Inbox Peppol d'OrdoGrid : trier factures et notes de crédit reçues

L'onglet Inbox de la page Peppol d'OrdoGrid accueille les factures et notes de crédit de vos fournisseurs lorsque votre entreprise reçoit via Peppol. Ce guide explique comment traiter cette Inbox comme une file de travail : lire chaque ligne, décider d'une suite pour chaque document, suivre ce qui reste ouvert et clôturer le mois.

Pour contrôler une facture ligne par ligne, envoyer une réponse pas à pas et la payer, consultez recevoir les factures fournisseurs Peppol, les contrôler et y répondre. Pour activer la réception, consultez configurer Peppol dans OrdoGrid. Les pages Peppol sont en français quelle que soit la langue de l'interface : les libellés sont cités tels qu'ils apparaissent à l'écran.

Ce qui arrive dans l'Inbox, et ce qui n'y arrive pas

Ce qu'exige la loi. Depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique et identifié à la TVA en Belgique doit pouvoir recevoir des factures structurées, lui-même ou par l'intermédiaire d'un prestataire (art. 53, § 2bis, du Code de la TVA ; champ d'application et exceptions dans l'obligation belge de facturation électronique). Pour les achats concernés, la facture structurée est la seule facture légale. Une copie PDF est facultative, et vous ne pouvez pas refuser une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ B2B du SPF Finances, Q11 et Q12).

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid récupère automatiquement les documents reçus et classe chacun dans l'entreprise OrdoGrid dont le fournisseur a utilisé l'adresse Peppol (l'adresse électronique du client dans la facture, normalement 0208: suivi du numéro d'entreprise). Un document dont l'adresse client ne correspond à aucune entreprise qui reçoit dans OrdoGrid n'apparaît dans aucune Inbox ; le support OrdoGrid peut le retrouver. Cliquez sur Actualiser pour les récupérer immédiatement.

Avant de trier : l'Inbox reçoit-elle vraiment ?

Une Inbox vide ne signifie pas que personne ne vous a facturé. Lisez d'abord le bandeau au-dessus de la liste et l'onglet Statut.

Une fois la réception activée, OrdoGrid enregistre votre identifiant Peppol : 0208: suivi de votre numéro d'entreprise BCE à dix chiffres, visible dans Statut sous Annuaire Peppol → Identifiant Peppol. Lorsqu'il s'affiche, Access point de réception indique Notre access point si OrdoGrid reçoit pour vous, sinon Autre prestataire. La publication dans l'annuaire est facultative et peut prendre du retard ; pour vérifier que les fournisseurs peuvent vous joindre, utilisez lookup.peppol.org.

Lire une ligne et le panneau du document

Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir ; elle est alors marquée comme lue pour toute l'entreprise. Informations affiche les données structurées : les deux parties avec leur numéro de TVA, les dates, la Devise, les lignes et le Récapitulatif (totaux, avec Acomptes et Montant à payer si des acomptes ont été versés). Une facture avec un montant dû ajoute un bloc Paiement avec l'IBAN du fournisseur, la communication et un QR Code SEPA. S'il affiche « Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles », reprenez l'IBAN du PDF du fournisseur ou demandez-le-lui, et vérifiez-le avant de payer. Le bouton PDF montre la copie du fournisseur, XML télécharge la facture structurée, et le trombone liste les autres pièces jointes. La section Réponses envoyées liste chaque réponse envoyée pour ce document, avec son code, sa note, sa date et son statut de transmission.

Trier : une suite à donner pour chaque document

Notes de crédit et factures négatives

Dans la liste, une note de crédit porte le même badge Reçu et un montant positif : on la confond facilement avec une facture. Dans le panneau, elle n'a pas de bloc Paiement, et le PDF du fournisseur la désigne comme note de crédit et cite la facture qu'elle corrige. Si le fournisseur n'a joint aucun PDF, le PDF récapitulatif du menu de téléchargement de la ligne (PDF) indique en titre qu'il s'agit d'une note de crédit, et le XML du ZIP mensuel mentionne normalement la facture corrigée. Peppol admet aussi une facture négative à la place d'une note de crédit, et le destinataire doit traiter les deux (BIS Billing, § 5.6) : une facture négative affiche un montant précédé du signe moins et n'a pas non plus de bloc Paiement.

Une note de crédit qui corrige une facture structurée doit elle-même être structurée et envoyée via Peppol, et vous ne pouvez pas la refuser parce qu'elle arrive sous forme structurée (FAQ spécifique, Q5 et Q23). Si vous contestez son contenu, voyez-le avec le fournisseur. Convenez avec lui d'un remboursement ou d'une imputation du montant sur une facture ultérieure. La TVA déduite sur la partie créditée doit être reversée : votre comptable la reprend en grille 63 de votre déclaration TVA.

Doublons et factures reçues aussi par e-mail

Peppol ne peut pas savoir si une facture est un doublon (FAQ spécifique, Q4). OrdoGrid enregistre chaque transmission Peppol comme une ligne et ne compare pas les numéros de facture des fournisseurs : une facture envoyée deux fois apparaît deux fois. Avant de payer, cherchez le même fournisseur et le même numéro dans l'Inbox et dans votre messagerie ; comptabilisez et payez une seule fois la version Peppol et gardez le PDF reçu par e-mail comme copie. Les prestataires Peppol belges recommandent d'envoyer uniquement via Peppol quand le destinataire y reçoit : vous pouvez donc demander aux fournisseurs de ne plus envoyer l'e-mail en double (une recommandation, pas une interdiction légale).

Une facture destinée à une autre société

Dans un groupe, il arrive qu'un fournisseur facture la mauvaise entité. Le SPF Finances est clair : une facture qui ne vous est pas destinée n'ouvre pas de droit à déduction, ne doit pas être comptabilisée et doit être rejetée, par exemple avec le code RE (FAQ spécifique, Q28). Le fournisseur doit ensuite la corriger par une note de crédit (Q29) et réémettre la facture au nom de la bonne société. Cette note de crédit arrivera aussi dans votre Inbox : classez-la avec la facture rejetée. Chaque entreprise OrdoGrid a sa propre Inbox, et un numéro de TVA ne peut recevoir que dans une seule entreprise OrdoGrid.

Quel code de réponse envoyer

Invoice Response

Message Peppol de l'acheteur au fournisseur qui communique une décision commerciale sur une facture ou une note de crédit reçue. Il est distinct de la livraison sur le réseau et du paiement.

Ce que disent les règles. Dans Peppol BIS Billing standard, l'acheteur n'est pas obligé d'envoyer une Invoice Response (Peppol BIS Invoice Response 3.2). RE et PD sont définitifs, et AP ne peut être suivi que de PD. OrdoGrid ne bloque pas un code ultérieur : respectez donc ces règles vous-même. RE, CA et UQ exigent un Code de raison et une note.

Une réponse n'annule rien dans la comptabilité du fournisseur, et elle ne lui parvient que si son logiciel gère les réponses. Pour tout ce qui compte, envoyez aussi un e-mail ou téléphonez.

Suivre les dossiers ouverts sans circuit d'approbation

Laissez en non lu chaque document encore en suspens : la liste montre ainsi ce qui reste à traiter. Pour voir le dernier code envoyé, ouvrez le document et regardez sous Réponses envoyées. Tenez dans votre note mensuelle une courte liste des dossiers ouverts (fournisseur, numéro, code envoyé, date).

La routine : chaque jour, chaque semaine, en fin de mois

Chaque jour ouvrable

1. Ouvrez Peppol → Inbox et vérifiez que le bandeau indique Mode : Envoi + réception. Cliquez sur Actualiser.
2. Ouvrez les lignes non lues, de la plus ancienne à la plus récente, et décidez pour chacune d'une suite du tableau de tri.
3. Envoyez les réponses nécessaires avec Répondre.
4. Si un document reste en suspens quand vous le refermez, cliquez sur l'enveloppe pour le remettre en non lu.
5. Payez les factures approuvées avant leur Échéance, avec le bloc Paiement ou votre procédure de paiement habituelle.

Chaque semaine

1. Ouvrez les documents laissés en non lu ou notés UQ, CA ou RE, consultez Réponses envoyées, relancez le fournisseur et vérifiez que chaque RE a été suivi d'une note de crédit.
2. Comparez l'Inbox avec les factures PDF reçues par e-mail de fournisseurs pas encore sur Peppol, pour que rien ne soit comptabilisé deux fois.

En fin de mois

1. Dans Inbox, cochez les lignes datées du mois et cliquez sur Télécharger. Votre navigateur enregistre un ZIP nommé peppol_inbox_ suivi de la date du jour (par exemple peppol_inbox_2026-11-02.zip, et non du mois exporté), avec un dossier xml/ (les factures structurées) et un dossier pdf/ (les PDF des fournisseurs).
2. Rédigez une courte note qui liste les documents rejetés, les questions en cours et quelle note de crédit corrige quelle facture. Vos réponses ne figurent pas dans le ZIP.
3. Rangez le ZIP et la note dans votre archive et transmettez-les à votre comptable ; voir la transmission au comptable. Si votre formule comprend la Comptabilité, justifiez aussi chaque paiement bancaire avec le document reçu, sous Transactions.

Exemple chiffré : Dubois & Fils en octobre 2026

Dubois & Fils SRL, une menuiserie liégeoise (numéro d'entreprise 0745.123.415, identifiant Peppol 0208:0745123415), reçoit dans OrdoGrid. Sa société sœur Dubois Immo SRL (0761.234.521) est une entreprise OrdoGrid distincte qui y reçoit aussi.

En fin de mois, Dubois & Fils télécharge le ZIP d'octobre (quatre fichiers XML) et ajoute une note pour son comptable. Le comptable enregistre la F2026-0412 avec 210,00 € de TVA déductible et la NC-2026-0031 avec 21,00 € de TVA à reverser : l'achat net s'élève à 900,00 € hors TVA et 189,00 € de TVA, et le décaissement net à 1 210,00 € − 121,00 € = 1 089,00 €. La facture 2026-0877 et sa note de crédit sont conservées comme preuves, sans être comptabilisées ni déduites.

Les preuves à conserver

Ce qu'exige la loi. Conservez les factures reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; les factures liées à la révision de la TVA sur des biens immobiliers peuvent exiger 15 ou 25 ans. L'authenticité, l'intégrité et la lisibilité doivent être garanties pendant toute la période. Le SPF Finances n'agrée aucun système d'archivage et recommande vivement de conserver le XML d'origine (SPF Finances ; détails dans l'archivage des factures en Belgique).

Ce que fait OrdoGrid. Les documents reçus restent dans l'Inbox avec leur XML, leurs pièces jointes et vos réponses, mais OrdoGrid n'est pas une archive légale et ne garantit aucune durée de conservation.

Ce que nous recommandons de conserver chaque mois :

• le ZIP avec les fichiers XML et les PDF des fournisseurs ; pour un document sans PDF, ajoutez le PDF récapitulatif d'OrdoGrid depuis le menu de téléchargement de la ligne si vous voulez une copie lisible ;
• votre note mensuelle avec chaque réponse envoyée (code, date, motif), car les réponses ne sont pas dans le ZIP ;
• les e-mails échangés avec les fournisseurs sur les rejets, les questions et les notes de crédit ;
• la preuve de paiement de chaque facture payée.

Questions fréquentes

Pourquoi l'Inbox indique-t-elle que la réception n'est pas disponible ?

La réception n'est pas active pour cette entreprise dans OrdoGrid (Mode : Envoi seul). Le message s'affiche qu'un autre prestataire reçoive pour vous ou que personne ne le fasse. Cliquez sur Activer la réception : la page Réception Peppol vous indique votre cas. Si un autre prestataire reçoit pour vous, continuez avec lui ou faites-vous désinscrire avant d'activer la réception dans OrdoGrid.

La facture légale, est-ce le PDF ou les données structurées ?

Les données structurées reçues via Peppol. Le PDF est une copie facultative, et vous ne pouvez pas rejeter une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ B2B du SPF Finances, Q11 et Q12). Si les deux diffèrent, demandez au fournisseur de corriger la facture.

Mon fournisseur envoie encore ses factures en PDF par e-mail. Que faire ?

Demandez-lui d'envoyer via Peppol à votre numéro d'entreprise. Tant qu'il n'est pas prêt, vous pouvez refuser le PDF, mais si vous l'acceptez, vous conservez votre droit à déduction (FAQ B2B, Q7). Ne le comptabilisez jamais une seconde fois s'il arrive ensuite via Peppol.

Comment distinguer une note de crédit d'une facture dans l'Inbox ?

La liste affiche les deux avec le badge Reçu et un montant positif. Ouvrez la ligne : une note de crédit n'a pas de bloc Paiement, et le PDF du fournisseur la désigne et cite la facture qu'elle corrige. Sans PDF du fournisseur, le PDF récapitulatif du menu de téléchargement de la ligne indique en titre qu'il s'agit d'une note de crédit.

Puis-je supprimer un document de l'Inbox ?

Non. Les documents reçus ne peuvent pas être supprimés dans OrdoGrid. Rejetez un document qui ne vous concerne pas et gardez-le, avec votre réponse, comme preuve.

Marquer un document comme lu, est-ce l'approuver ?

Non. Lu et non lu ne sont que des repères, partagés par toute l'entreprise. OrdoGrid n'a ni circuit d'approbation ni journal d'achats ; une réponse AP est facultative et informe le fournisseur, pas votre comptable.