Communication structurée (OGM) : format, chiffres de contrôle, usage

La communication structurée est la référence de paiement belge de 12 chiffres écrite +++123/4567/89002+++. Votre client la recopie dans son virement, les banques la transmettent telle quelle, et votre extrait de compte indique alors exactement quelle facture a été payée. C'est un standard bancaire, pas une mention TVA : le numéro de facture reste votre référence légale, et la communication structurée se place à côté de votre IBAN.

Cette fiche de référence explique le format et les chiffres de contrôle, le trajet de la référence (virement, Peppol, QR code), la façon dont OrdoGrid la remplit et s'en sert pour rapprocher les paiements, et ce qu'il faut faire quand un paiement arrive sans elle. Délais de paiement, rappels et intérêts de retard : voir Être payé à temps en Belgique. Enregistrer l'argent reçu : voir Suivre une facture et enregistrer un paiement partiel.

Communication structurée (VCS / OGM)

Référence de paiement belge de 12 chiffres, affichée +++123/4567/89002+++, dont les deux derniers chiffres contrôlent les dix premiers (modulo 97). VCS signifie virement avec communication structurée, OGM overschrijving met gestructureerde mededeling. Febelfin, la fédération du secteur financier belge, appelle ce standard OGM-VCS.

Obligation légale ou recommandation ?

Ce que la loi exige. Rien en matière de référence de paiement. Ni le Code de la TVA ni l'article 5 de l'arrêté royal n° 1, qui énumère les mentions de la facture, n'en demandent une, et Peppol BIS Billing 3.0 définit le BT-83 comme facultatif. Aucune règle TVA n'oblige non plus votre client à utiliser la référence : demandez-la dans vos conditions de paiement.

Ce que les banques appliquent. Les règles OGM-VCS de Febelfin couvrent en Belgique les virements SEPA, les virements instantanés et les domiciliations. Les banques en Belgique valident les chiffres de contrôle quand un payeur encode la référence à l'écran. Les payeurs qui chargent des paiements groupés sont vivement invités à les valider. La banque du bénéficiaire doit vous transmettre la référence dans vos extraits (électroniques).

Ce que nous recommandons. Une communication structurée par facture, inchangée dans chaque rappel de cette facture. Jamais une référence fixe par client ou par contrat : des paiements de factures différentes porteraient la même clé, ce qui annule tout l'intérêt. Les factures récurrentes suivent la même règle (factures récurrentes en Belgique).

Le format : 12 chiffres, un contrôle

Sur la facture, la référence s'affiche avec des signes plus et des barres obliques, comme dans l'exemple de Febelfin +++010/8068/17183+++. Dans le virement lui-même, ce sont les 12 chiffres seuls : 010806817183. L'émetteur choisit librement les dix premiers chiffres ; les deux derniers se calculent.

Calculer les chiffres de contrôle

1. Prenez la base de dix chiffres, complétée par des zéros à gauche si nécessaire.
2. Divisez-la par 97 et gardez le reste (de 0 à 96).
3. Si le reste vaut 0, prenez 97. Sinon, prenez le reste, écrit sur deux chiffres (2 devient 02).
4. Ajoutez les deux chiffres de contrôle à la base et groupez les 12 chiffres en 3/4/5 entre des signes +++.

Vérifier une référence en 30 secondes

Retirez les signes plus et les barres obliques, prenez les dix premiers chiffres et divisez-les par 97. Dans un tableur, =MOD(20260042;97) renvoie 40 ; les zéros de tête ne changent pas le résultat. La référence est valable si le reste est égal aux deux derniers chiffres, ou si le reste vaut 0 et que les deux derniers chiffres sont 97.

Le trajet de la référence

Peppol transporte la facture, y compris la référence dont le logiciel du client a besoin pour préparer le virement. La banque transporte l'argent et vous renvoie la référence. L'un ne remplace pas l'autre : le badge Traité dans Peppol → Outbox signifie que le réseau a livré la facture, pas qu'elle a été acceptée ou payée.

Payeurs hors de Belgique

Les règles OGM-VCS de Febelfin lient les banques en Belgique. Une banque étrangère peut n'offrir aucun champ pour une communication structurée belge : le payeur la tape alors en communication libre, ou l'oublie. L'équivalent international est la référence de créancier ISO 11649 : RF, deux chiffres de contrôle calculés comme pour un IBAN, puis jusqu'à 21 lettres ou chiffres. Construite à partir des mêmes chiffres de facture, elle donnerait RF88 2026 0042.

Ce que nous recommandons : gardez la référence belge et demandez aux clients étrangers de la coller telle quelle dans la communication libre ; le rapprochement d'OrdoGrid la reconnaît aussi à cet endroit (voir plus bas). N'utilisez une référence RF que si le système de paiement du client exige une référence de créancier internationale. OrdoGrid ne génère pas de références RF, mais vous pouvez en saisir une dans Communication. Le rapprochement bancaire d'OrdoGrid ne reconnaît que le format belge à 12 chiffres : un paiement qui cite une référence RF n'est donc pas justifié automatiquement. Justifiez-le vous-même dans Comptabilité → Transactions ou enregistrez-le avec Enregistrer un paiement.

Comment OrdoGrid remplit la référence

Ce que fait OrdoGrid :

• Quand vous ouvrez Nouvelle facture, OrdoGrid propose le numéro suivant et remplit Communication avec une communication structurée construite à partir des dix derniers chiffres de ce numéro, complétés par des zéros, plus le contrôle modulo 97. Avec le format par défaut F-{YYYY}-{####}, la facture F-2026-0042 reçoit +++002/0260/04240+++.
• La référence figure dans le cadre de paiement de l'aperçu et du PDF (libellé Communication, Mededeling, Reference ou Verwendungszweck selon la Langue des documents), dans l'e-mail envoyé depuis OrdoGrid avec votre IBAN, dans le QR Code SEPA, et dans la facture Peppol en BT-83, avec une courte note de conditions de paiement qui reprend l'échéance et la référence.
• Le texte que vous tapez dans Communication remplace la communication structurée partout : PDF enregistré, QR code et Peppol. Seule exception : Aperçu du PDF, qui affiche toujours la référence construite à partir du N°. OrdoGrid ne vérifie pas les chiffres de contrôle d'une référence que vous saisissez.
• Un champ Communication vide est reconstruit à partir du numéro de facture à l'enregistrement.
• Dupliquer donne à la copie une nouvelle référence, basée sur son propre numéro.
• Les notes de crédit ne portent ni communication, ni QR code, ni bloc de paiement Peppol.
• Sans IBAN sur la facture (par défaut celui de Profil entreprise), il n'y a pas de QR code, et la facture Peppol n'a pas de bloc de paiement, donc pas de BT-83. Il en va de même lorsqu'il ne reste rien à payer (Montant à payer à zéro).

Si votre format de numérotation produit plus de dix chiffres, seuls les dix derniers sont utilisés. Placez le compteur à la fin du format, pour que les dix derniers chiffres changent d'une facture à l'autre. Les formats de numérotation sont expliqués dans Numérotation des factures en Belgique.

Les étapes sur chaque facture

1. Une fois par entreprise : ouvrez Profil entreprise et, sous Informations bancaires, saisissez votre IBAN et choisissez votre banque pour le BIC. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier cette page.
2. Créez la facture avec Nouvelle facture, sélectionnez le client et gardez ou modifiez le numéro dans N°.
3. Cliquez sur le cadre de paiement dans l'aperçu. Dans Informations de paiement, vérifiez que l'IBAN est correct et choisissez QR Code SEPA. Si vous avez modifié le numéro dans N°, videz Communication : OrdoGrid la reconstruit à partir du numéro définitif à l'enregistrement de la facture. Sinon, vérifiez que Communication affiche une référence +++. Cliquez ensuite sur Enregistrer dans cette fenêtre : les informations de paiement sont appliquées, mais la facture n'est pas encore enregistrée.
4. Pour confirmer la référence définitive avant l'envoi, enregistrez la facture avec Enregistrer dans l'en-tête de l'éditeur et ouvrez-la avec l'action PDF de la liste des factures. Ne vous fiez pas à Aperçu du PDF pour cela : il reconstruit actuellement la référence à partir du N° et n'affiche pas le contenu de Communication.
5. Envoyez avec Envoyer, puis Sauvegarder & Envoyer.
6. Après l'envoi, ne touchez plus à Communication : votre client a déjà la référence, et le XML livré par Peppol ne change pas.

Rapprocher les paiements reçus dans OrdoGrid

Avec un abonnement qui inclut la Comptabilité (Business sur la page des tarifs) :

1. Ouvrez Comptabilité → Importer et importez votre extrait bancaire : CODA, CAMT.053, MT940, OFX, CSV, ou PDF pour certaines banques.
2. Ouvrez Comptabilité → Transactions. Pour chaque paiement reçu, OrdoGrid propose des factures ouvertes. Une correspondance exacte de la communication structurée est le signal décisif. OrdoGrid reconnaît aussi les 12 chiffres quand le payeur les a tapés en communication libre, avec ou sans signes plus et barres obliques. Les brouillons ne sont pas proposés.
3. Cliquez sur Auto-justifier pour justifier en une fois les transactions dont la référence correspond exactement à une facture ouverte. Les suggestions fondées uniquement sur le montant, la date, le nom du client ou le numéro de facture attendent votre décision. Auto-justifier justifie toutefois aussi les paiements que vous avez effectués pour des factures Peppol reçues lorsque le montant correspond, même sans référence. Vérifiez ensuite ces lignes dans Comptabilité → Transactions.
4. Chaque justification enregistre un paiement de type Virement bancaire dans le panneau Règlement de la facture : la facture affiche Payée, ou Partiellement payée si le montant reçu est inférieur. N'enregistrez pas une seconde fois le même paiement à la main.

Sans la Comptabilité, ouvrez la facture, cliquez sur Enregistrer un paiement dans Règlement, choisissez Virement bancaire, saisissez le montant reçu et indiquez la référence de transaction de la banque ou la communication dans Référence. La procédure complète est dans Suivre une facture et enregistrer un paiement partiel.

Quand c'est vous qui payez. Dans Peppol → Inbox, une facture reçue affiche un bloc Paiement avec Bénéficiaire, IBAN, Montant, Communication et un QR code. Recopiez la communication à l'identique. Si le fournisseur n'a envoyé aucune référence de paiement, OrdoGrid affiche à sa place le numéro de facture du fournisseur : c'est une communication libre, pas une communication structurée. Vérifiez donc le PDF du fournisseur avant de payer.

Exemple chiffré : deux factures du même montant

Le 5 octobre 2026, Atelier Mertens SRL (Liège) envoie par Peppol deux factures à Brasserie Delvaux SA (Namur), toutes deux payables au 4 novembre 2026.

Les deux bases valent 20 260 002 (97 × 208 866) plus 40 ou 41, ce qui donne les chiffres de contrôle. La suite :

1. 20 octobre : 1 210,00 € arrivent avec +++002/0260/04341+++. Auto-justifier les affecte à F-2026-0043, qui affiche Payée. Sans la référence, un virement de 1 210,00 € de Brasserie Delvaux pourrait concerner l'une ou l'autre facture.
2. 28 octobre : 1 000,00 € arrivent avec +++002/0260/04240+++. F-2026-0042 affiche Partiellement payée, avec 210,00 € restant dus.
3. Après le 4 novembre : votre rappel réclame les 210,00 € restants avec la même référence, +++002/0260/04240+++, et non une nouvelle.
4. 12 novembre : 210,00 € arrivent avec cette référence et sont justifiés de la même manière ; F-2026-0042 affiche Payée.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• La facture telle qu'émise (Document original dans Règlement) et, pour Peppol, le XML qui porte la référence en BT-83, téléchargeable depuis Peppol → Outbox.
• La ligne d'extrait bancaire avec montant, date et communication : le fichier CODA ou camt.053, ou l'extrait PDF.
• L'Historique des mouvements du panneau Règlement de la facture, et la justification dans Comptabilité → Transactions.
• Les rappels envoyés, chacun avec la même référence.
• Les échanges écrits avec un client qui a payé avec une référence fausse ou absente.

Les factures se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission : voir Archivage des factures en Belgique. Demandez à votre comptable combien de temps garder les extraits bancaires avec votre comptabilité.

Questions fréquentes

Que signifie OGM sur une facture belge ?

OGM est l'abréviation néerlandaise d'un virement avec communication structurée ; VCS est l'abréviation française. C'est la référence de 12 chiffres affichée +++002/0260/04240+++ que vous recopiez telle quelle dans le virement, pour que l'extrait du bénéficiaire relie le paiement à cette facture.

La communication structurée est-elle obligatoire sur une facture belge ?

Non. Elle ne figure pas parmi les mentions de l'article 5 de l'arrêté royal n° 1, et Peppol BIS traite la référence de paiement (BT-83) comme facultative. Le numéro de facture séquentiel, lui, est obligatoire. La communication structurée est un standard bancaire de Febelfin que nous recommandons sur toute facture payée par virement.

Comment vérifier qu'une communication structurée est valable ?

Prenez les dix premiers chiffres et divisez-les par 97. Le reste doit être égal aux deux derniers chiffres ; un reste de 0 correspond à 97. Dans un tableur, =MOD(20260042;97) renvoie 40, ce qui correspond à +++002/0260/04240+++.

Puis-je garder la même communication structurée pour un client chaque mois ?

Nous le déconseillons. Des paiements de factures différentes porteraient la même référence et ne pourraient plus être rapprochés automatiquement. Donnez à chaque facture sa propre référence, et réutilisez-la uniquement dans les rappels de cette même facture.

Puis-je saisir ma propre référence dans OrdoGrid ?

Oui, dans Communication sous Informations de paiement. Votre texte remplace alors la référence générée sur le PDF, dans le QR code et dans la facture Peppol. OrdoGrid ne vérifie pas ses chiffres de contrôle : contrôlez-les d'abord, et gardez-la unique.

Peppol exige-t-il une communication structurée ?

Non. Le BT-83 est un champ facultatif de Peppol BIS. OrdoGrid le remplit avec la communication lorsque la facture porte votre IBAN et qu'il reste un montant à payer, pour que le logiciel du client prépare le virement avec la bonne référence.

Un paiement est arrivé sans la référence : que faire ?

Comparez montant, date et client avec vos factures ouvertes, puis justifiez la transaction dans Comptabilité → Transactions ou enregistrez-la avec Enregistrer un paiement. Demandez au client d'utiliser la référence la prochaine fois ; n'adaptez pas la facture au paiement.

Un client étranger peut-il payer avec une communication structurée ?

En général oui, en communication libre : les banques étrangères ne sont pas liées par le standard Febelfin et n'ont pas toujours de champ dédié. Demandez au client de coller la référence telle quelle. Si son système exige une référence internationale, la référence RF ISO 11649 est l'alternative.