Facture, note de crédit ou devis : quel document émettre en Belgique

En bref : chiffrez avec un devis, réclamez un acompte avec une demande de paiement, facturez dès que vous livrez ou êtes payé, et corrigez avec une note de crédit. Seules la facture et la note de crédit sont des documents TVA : elles seules passent par Peppol, et la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit celui où la TVA devient exigible.

Cette fiche de référence s'adresse aux indépendants et PME assujettis à la TVA en Belgique qui facturent avec OrdoGrid, ainsi qu'à leurs comptables. Elle explique ce que chaque document représente juridiquement, par quel canal il doit passer depuis le 1er janvier 2026 et comment OrdoGrid les relie. La correction pas à pas d'une facture se trouve dans Corriger, annuler ou créditer une facture émise, le cycle du devis dans Du devis à la facture et les acomptes dans Factures d'acompte.

Quel document pour quel moment

Ce que chaque document représente en droit belge

Devis : une offre sans effet TVA

Le devis (offerte en néerlandais) fixe le périmètre, le prix et la durée de validité de l'offre. L'accepter ne rend pas la TVA exigible ; c'est la livraison ou le paiement qui le fait. La TVA affichée sur un devis informe le client : ce n'est pas une taxe que vous devez.

• Un devis payé crée une obligation de facturer. Si le client paie tout ou partie du prix sur la base du devis, la TVA devient exigible sur le montant encaissé et vous devez émettre une facture au plus tard le 15 du mois suivant. Le devis ne la remplace jamais.
• Pas sur Peppol. L'obligation belge vise les factures et les documents qui les modifient, pas les offres. OrdoGrid envoie le devis par e-mail avec un lien où le client dépose le devis signé (PDF, PNG ou JPG), ce qui le passe en Accepté. C'est un dépôt de fichier, pas une signature électronique, et le client ne peut pas refuser en ligne.

Demande de paiement ou pro forma : réclamer l'argent d'abord

Une demande de paiement, souvent appelée facture pro forma, réclame un montant avant la livraison. Elle est permise, mais ce n'est pas votre facture : c'est le paiement lui-même qui déclenche la TVA et le délai de facturation.

• Une fois le montant payé, la facture d'acompte doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant (arrêté royal n° 1, art. 4). Elle mentionne la date d'encaissement si elle diffère de la date d'émission (art. 5, §1er, 5°) et, depuis le 1er janvier 2026, relève de l'obligation de facture structurée dans les mêmes cas que toute autre facture (art. 53, §2bis du Code de la TVA).
• La facture finale renvoie à la facture d'acompte et ne réclame pas une seconde fois la TVA déjà facturée (art. 5, §1er, 11°).

Dans OrdoGrid, une demande de paiement (série DP-) exige votre IBAN dans Profil entreprise, comporte un QR code SEPA et peut contenir un lien de paiement Stripe ; elle n'est jamais envoyée sur Peppol. Nous recommandons d'envoyer d'abord la demande et de facturer après le paiement, en datant la facture du jour où vous l'émettez : elle reste ainsi proche de la date où la TVA est devenue exigible. OrdoGrid imprime les Notes sur le PDF et les transmet dans le XML Peppol comme note au niveau du document (BT-22) : inscrivez donc les mentions légales, comme la date d'encaissement, dans Notes.

Facture : le document TVA

Fait générateur

L'événement qui fait naître la TVA : la livraison des biens ou l'achèvement de la prestation de services. La TVA devient exigible à ce moment, ou plus tôt sur tout montant encaissé à l'avance, et la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit celui où la TVA est devenue exigible.

• Quand elle est obligatoire. Toute livraison ou prestation à une entreprise ou à un autre assujetti, ou à une personne morale non assujettie comme un pouvoir public, doit être facturée, sauf les opérations exemptées par l'article 44 du Code de la TVA et certaines opérations financières et d'assurance (art. 53, §2). Pour les particuliers, seules les opérations listées à l'article 1er de l'arrêté royal n° 1 l'exigent, comme les bâtiments neufs, les travaux immobiliers et les véhicules.
• Quand l'émettre. Pour les opérations internes, l'émission de la facture ne rend plus la TVA exigible depuis le 1er janvier 2013 (voir les amendements du document de la Chambre 53 2450/002) : la TVA suit l'opération ou un paiement antérieur, et la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant. Pour les livraisons intracommunautaires de biens exemptées, la TVA devient encore exigible à l'émission de la facture, au plus tard le 15 du mois suivant (art. 17, §2 du Code de la TVA). Pour les services facturés par période, le délai court jusqu'au 15 du mois qui suit la période (AR n° 1, art. 4).
• Ce qu'elle contient. Les mentions de l'article 5 de l'AR n° 1, dont le prix unitaire hors TVA et le numéro de TVA du client : voir Mentions légales d'une facture belge.
• Comment elle circule. Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise établie en Belgique facture un client disposant d'un numéro de TVA belge au moyen d'une facture électronique structurée, par défaut en Peppol BIS sur le réseau Peppol. Une copie PDF est facultative, et le client ne peut pas refuser une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ du SPF Finances, Q11 et Q12). Voir E-facturation B2B obligatoire en Belgique en 2026.

Note de crédit : le document rectificatif d'une facture émise

La note de crédit est le document rectificatif visé à l'article 12 de l'arrêté royal n° 1 : elle doit faire référence à la facture qu'elle corrige. Elle peut prendre la forme d'une facture simplifiée comportant une référence spécifique et non équivoque à la facture initiale et les mentions modifiées (art. 13), sauf pour les livraisons et acquisitions intracommunautaires, les ventes à distance et les opérations en autoliquidation, qui exigent un document rectificatif complet. Elle s'inscrit dans le même facturier de sortie que vos factures (art. 14, §2).

• Même format que l'original. Un document qui modifie une facture électronique structurée est lui-même une facture structurée, dans le même format (art. 53, §2bis) : une facture Peppol se corrige donc sur Peppol (FAQ du SPF Finances, Q5). Une note de crédit émise en 2026 pour une facture PDF de 2025 n'est soumise à aucune exigence de format : un PDF convient si le client l'accepte (Q23).
• Mention de reversement de TVA. Lorsque la note de crédit vous permet de récupérer de la TVA facturée, l'arrêté royal n° 4, art. 4, §1er, impose sur l'exemplaire du client la mention « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite » dans les situations visées à l'article 79 du Code de la TVA. Vérifiez les cas avec votre comptable. OrdoGrid l'ajoute automatiquement, dans la langue des documents, à toute note de crédit qui restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA : elle s'imprime sur le PDF et figure dans le XML Peppol. Contrôlez-la dans l'Aperçu du PDF.
• Totale ou partielle. Si le montant baisse, ne créditez que la partie supprimée ; si le taux de TVA, le régime ou le client est erroné, nous recommandons de créditer la totalité et d'émettre une nouvelle facture. Si le crédit dépasse ce que le client doit encore, le panneau Règlement de la facture affiche À rembourser.

Dans les écrans d'OrdoGrid, une note de crédit part toujours d'une facture existante (l'API publique accepte aussi un numéro de facture externe) ; elle ne peut pas dépasser le solde encore créditable de la facture, et une fois enregistrée, ses montants sont figés et elle ne peut pas être supprimée. Une facture entièrement créditée affiche Annulée.

Les reçus dans OrdoGrid

Un reçu (page Reçus) constate un paiement déjà reçu (date, mode, référence). Il est créé avec le statut Payé, numéroté R-, et n'est jamais envoyé sur Peppol. Il ne remplace pas la facture due à une entreprise : même lorsqu'un ticket de caisse est remis à un client assujetti ou à une personne morale non assujettie, une facture doit encore être émise (FAQ du SPF Finances, Q16). Facturer transforme un reçu en facture. Pour en regrouper plusieurs, sélectionnez-les et utilisez Facture : les reçus de clients sans numéro de TVA forment une seule facture au nom du client « Divers », alors que chaque client assujetti a besoin de la sienne.

Format et canal depuis le 1er janvier 2026

OrdoGrid ne propose Peppol que pour les factures et les notes de crédit, seulement si votre entreprise a un numéro de TVA belge, et n'envoie qu'à un client dont le numéro de TVA est trouvé sur le réseau au moment de l'envoi. Le 8 septembre 2026, les prestataires de services Peppol belges ont recommandé de ne pas envoyer en plus une copie par e-mail à un client qui reçoit sur Peppol, car elle risque d'être comptabilisée deux fois. Si le client est introuvable, voir Envoyer une facture à un client hors Peppol.

Numérotation : la loi et les formats par défaut d'OrdoGrid

L'arrêté royal n° 1 exige que chaque facture et note de crédit porte un numéro séquentiel, « basé sur une ou plusieurs séries », qui l'identifie de façon unique (art. 5, §1er, 1°). Les notes de crédit s'inscrivent dans le même facturier de sortie que les factures (art. 14, §2), mais rien ne les oblige à partager la série des factures ni à en avoir une propre : une série distincte pour les notes de crédit est un choix licite. Devis et demandes de paiement ne sont soumis à aucune règle de numérotation TVA.

OrdoGrid tient une série par type : F-2026-0031 pour les factures, NC-2026-0005 pour les notes de crédit, D-2026-0014 pour les devis, DP-2026-0006 pour les demandes de paiement et R-2026-0102 pour les reçus. Il propose le numéro suivant, l'enregistre dès la première sauvegarde (y compris en brouillon) et refuse un doublon, mais n'impose pas une série sans trou : cela reste votre responsabilité. Le propriétaire ou un administrateur modifie les formats dans Profil entreprise → Formats de numérotation après un clic sur Modifier ; le format DP- des demandes de paiement n'y est pas modifiable. Voir Numérotation des factures en Belgique.

Relier les documents dans OrdoGrid

Du devis à la facture

1. Dans Devis, cliquez sur Nouveau devis, ajoutez les lignes et vérifiez la date de validité (Validité, 30 jours par défaut). Un devis envoyé passe automatiquement en Expiré après cette date.
2. Cliquez sur Envoyer : le devis part uniquement par Email, avec le lien de réponse. Si le client accepte par e-mail ou sur papier, passez le devis en Accepté avec Statut et gardez la preuve ; s'il refuse, choisissez Refusé.
3. Le moment venu, le bouton Facturer de la ligne du devis ouvre une nouvelle facture avec la fenêtre d'import (Articles à importer) : cochez les lignes du devis, cliquez sur Importer n article(s) et adaptez-les pour l'acompte ou la facture partielle. Le devis est lié sous Devis lié. Les factures partielles suivantes partent de l'icône +, Créer une facture partielle, sur la même ligne. N'utilisez Convertir en facture que si rien n'a encore été facturé sur le devis : cochez un devis Accepté et cliquez sur ce bouton ; OrdoGrid crée une facture brouillon pour la totalité du devis, datée du jour, et le devis passe en Converti. Les factures d'acompte ou partielles déjà émises ne sont pas déduites.
4. Si le client exige un bon de commande, une fenêtre Bon de commande requis vous demande d'abord son numéro.
5. Vérifiez la facture, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché pour un client dans le champ de l'obligation, décochez Email sauf si le client a demandé une copie, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.

De la demande de paiement ou de la facture au document suivant

• Demande de paiement. Dans Paiements → Demandes (page Demandes de paiement), cliquez sur Nouvelle demande et envoyez-la par e-mail. À l'arrivée de l'argent, cliquez sur Facture dans sa ligne : OrdoGrid crée immédiatement une facture brouillon avec le numéro suivant, en reprenant les lignes, les notes, la date d'émission et l'échéance de la demande. Ouvrez-la, remplacez la date par celle du jour où vous émettez la facture, inscrivez la date d'encaissement dans Notes, enregistrez le paiement avec Enregistrer un paiement et envoyez-la.
• Note de crédit. Dans Factures, cochez une facture et cliquez sur Note de crédit, ou passez par Notes de Crédit → Nouvelle note de crédit → Sélectionner une facture. Gardez ou réduisez les lignes préremplies, indiquez le motif dans Notes (OrdoGrid ajoute lui-même l'éventuelle mention de reversement), enregistrez et envoyez-la par le même canal que l'original. La procédure complète, remboursements compris, figure dans Corriger, annuler ou créditer une facture émise.

Exemple chiffré : du devis à la note de crédit

Pixelwerk SRL, studio web à Namur, refait le site web de Brouwerij Van Damme BV, une brasserie gantoise. Les deux sont assujetties à la TVA en Belgique et Van Damme reçoit sur Peppol sous son numéro d'entreprise. Le devis prévoit 30 % à la commande et le solde à la livraison.

Le devis n'entre jamais dans les chiffres TVA. La note de crédit elle-même affiche des montants positifs ; le signe moins montre son effet.

1. 2 mars. Pixelwerk envoie par e-mail le devis D-2026-0014 : une ligne « Refonte du site web », 8 000,00 € à 21 %. Rien n'est livré ni payé : aucune TVA n'est due.
2. 9 mars. Van Damme dépose le devis signé, qui passe en Accepté. Toujours aucune facture à émettre.
3. 16 mars. Van Damme vire 2 904,00 €, soit 30 % de 9 680,00 €. La TVA sur 2 400,00 € devient exigible en mars : la facture doit être émise au plus tard le 15 avril.
4. 18 mars. Pixelwerk clique sur Facturer sur le devis, importe sa ligne, la renomme « Acompte 30 % – refonte du site web (devis D-2026-0014) », inscrit « Paiement reçu le 16/03/2026 » dans Notes et fixe 2 400,00 €. Avant la première sauvegarde, Pixelwerk coche Je confirme que le montant total de la facture a déjà été reçu (virement bancaire, 16/03/2026) : la facture affiche Montant à payer 0,00 € et Peppol transmet les 2 904,00 € comme déjà payés. Pixelwerk envoie ensuite F-2026-0031 sur Peppol.
5. 30 avril. Le site est mis en ligne : la TVA sur le solde devient exigible et la facture finale doit être émise au plus tard le 15 mai.
6. 4 mai. Avec Créer une facture partielle, Pixelwerk crée F-2026-0047 pour 5 600,00 € HTVA avec la ligne « Refonte du site web – solde du devis D-2026-0014 » et, dans Notes, « Acompte facturé : F-2026-0031 du 18/03/2026, 2 400,00 € + TVA 504,00 € » : les 504,00 € déjà facturés ne sont pas réclamés une seconde fois. Le site ayant été mis en ligne avant la date de la facture, Pixelwerk indique le 30 avril 2026 dans Date de livraison / prestation. Envoi sur Peppol.
7. 12 mai. Les parties conviennent de supprimer le module de réservation en ligne, d'une valeur de 500,00 € HTVA. Depuis F-2026-0047, Pixelwerk crée la note de crédit NC-2026-0005 de 500,00 € + 105,00 € de TVA. Sa ligne indique « Réduction – module de réservation en ligne », et le motif figure dans Notes. OrdoGrid ajoute lui-même « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite », car la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA. L'original est passé par Peppol, la note de crédit aussi.
8. Paiement. Règlement de F-2026-0047 affiche Notes de crédit 605,00 € et Solde à payer 6 171,00 €. Van Damme le paie : 2 904,00 € + 6 171,00 € = 9 075,00 €, soit le total facturé.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Factures et notes de crédit, en PDF et, pour Peppol, le XML disponible dans Peppol → Outbox : 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit l'émission (Code de la TVA, art. 60, modifié par la loi du 18 décembre 2025), plus longtemps pour les documents liés à la révision des déductions sur les biens immobiliers. Conserver le XML d'origine est vivement recommandé.
• Le devis et son acceptation (devis signé déposé ou e-mail du client) : ce ne sont pas des documents TVA, mais ils prouvent le prix convenu et les conditions de l'acompte.
• La ligne d'extrait bancaire de chaque acompte, qui date l'exigibilité de la TVA sur l'acompte.
• Le motif de chaque note de crédit : e-mail du client, réponse Peppol ou accord écrit.

Pour votre comptable, sélectionnez des lignes dans Factures ou Notes de Crédit et cliquez sur Télécharger (info-bulle « Télécharger en ZIP ») ; sur la page Peppol, une sélection se télécharge en ZIP avec les dossiers xml/ et pdf/. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne donne aucune garantie de conservation : voir Archivage des factures en Belgique.

Questions fréquentes

Un devis a-t-il un effet TVA ?

Non. La TVA devient exigible à la livraison ou à l'achèvement du travail, ou à l'encaissement d'un acompte. Si le client paie sur la base du devis, la TVA est exigible sur ce paiement et vous devez le facturer au plus tard le 15 du mois suivant.

Peut-on envoyer un devis ou une pro forma sur Peppol ?

Non. L'obligation belge de 2026 vise les factures et les notes de crédit ou de débit qui les modifient. OrdoGrid envoie devis et demandes de paiement par e-mail ; l'option Peppol n'apparaît que pour les factures et les notes de crédit.

Une facture pro forma est-elle une vraie facture ?

Non. Une pro forma ou une demande de paiement ne fait que réclamer un paiement ; elle ne remplace pas la facture. Une fois payée, émettez la facture de ce montant au plus tard le 15 du mois suivant ; dans OrdoGrid, cliquez sur Facture sur la demande de paiement.

Quand dois-je émettre la facture exactement ?

Au plus tard le 15 du mois qui suit celui où la TVA est devenue exigible : à la livraison des biens, à l'achèvement de la prestation de services ou, plus tôt, à l'encaissement d'un acompte. Pour les services facturés par période, au plus tard le 15 du mois qui suit la fin de la période.

Les notes de crédit doivent-elles avoir leur propre série ?

Non. La loi autorise une ou plusieurs séries et inscrit les notes de crédit dans le même facturier de sortie que les factures. OrdoGrid utilise par défaut une série NC- distincte, que le propriétaire ou un administrateur peut modifier dans Profil entreprise → Formats de numérotation.

Toutes les notes de crédit doivent-elles passer par Peppol en 2026 ?

Seulement celles qui corrigent une facture envoyée en facture électronique structurée. Une note de crédit relative à une facture PDF de 2025 n'est soumise à aucune exigence de format et peut être un PDF si le client l'accepte.

Puis-je envoyer une facture négative au lieu d'une note de crédit ?

Peppol BIS Billing accepte une facture négative comme alternative à la note de crédit, et les systèmes récepteurs doivent gérer les deux (BIS Billing 3.0, section 5.6). OrdoGrid émet les corrections sous forme de notes de crédit, envoyées sur Peppol en UBL CreditNote portant le numéro de la facture d'origine.