E-facturation B2B obligatoire en Belgique en 2026 : qui est concerné ?

Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise établie en Belgique doit émettre une facture électronique structurée à ses clients professionnels belges et doit pouvoir en recevoir de ses fournisseurs belges. Le format par défaut est Peppol BIS, transmis via le réseau Peppol. Pour ces flux, un PDF envoyé par e-mail n'est plus la facture.

Cette fiche de référence présente la règle légale, qui est concerné ou non, les documents visés et la marche à suivre quand une contrepartie ne peut pas recevoir. Le choix du canal facture par facture est traité dans B2B ou B2C en Belgique, le statut du PDF dans PDF ou facture structurée en Belgique et les amendes dans sanctions.

Ce que la loi impose depuis le 1er janvier 2026

Facture électronique structurée

Facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique (loi du 6 février 2024). Un PDF, un scan ou un fichier Word n'en est pas une, même signé.

Base légale et calendrier

La règle découle de la loi du 6 février 2024, de l'arrêté royal du 8 juillet 2025 (format, capacité, amendes), de l'arrêté royal du 17 décembre 2025 (notes de crédit, déduction, arrondis) et de la loi du 10 février 2026, commentée par la circulaire 2026/C/43 du SPF Finances.

Cette facture doit-elle être structurée ? Quatre questions

Répondez client par client, pas une fois pour toute l'entreprise :

1. Êtes-vous établi en Belgique et facturez-vous sous votre numéro de TVA belge ? Sinon, l'obligation belge ne vous vise pas.
2. Le client est-il un assujetti établi en Belgique qui communique son numéro de TVA belge, ou une unité TVA ? Un particulier, une entreprise étrangère ou un organisme non assujetti est hors champ.
3. L'opération est-elle exemptée par l'article 44 ? Les opérations exemptées par l'art. 44 du Code de la TVA (certains services médicaux, d'enseignement ou sociaux, par exemple) sont hors champ. Les opérations sous franchise de taxe ne sont pas des exemptions de l'art. 44 : elles sont visées.
4. S'agit-il d'une facture émise à partir du 1er janvier 2026, y compris une facture d'acompte ou une note de crédit qui corrige une facture structurée ?

Quatre fois oui : émettez une facture structurée. Il n'y a aucun seuil de montant ni de chiffre d'affaires : une facture de 40 € à une société belge est visée au même titre qu'une facture de 40 000 €.

Qui est concerné et qui ne l'est pas

Votre propre statut

Votre client, quand vous êtes concerné

Une entreprise qui ne vend qu'aux particuliers mais achète auprès d'entreprises belges doit, elle aussi, pouvoir recevoir.

Quels documents sont visés

Détails : FAQ du SPF Finances sur les questions spécifiques (en anglais).

Quand un client belge ne peut pas recevoir

La règle de repli (art. 53, § 2bis, alinéa 6, appliquée depuis le 1er janvier 2026) : si le destinataire ne peut pas techniquement recevoir, lui-même ou via un prestataire, vous n'êtes pas tenu d'émettre une facture structurée, mais vous devez émettre une facture ordinaire sur papier ou en PDF. Elle est valable et ouvre le droit à déduction si elle est complète. Le client reste en défaut quant à sa propre obligation de réception.

1. Vérifiez le client sur lookup.peppol.org, comme le recommande le SPF Finances : 0208: suivi de son numéro d'entreprise à dix chiffres. Un résultat montre qu'il peut recevoir, pas qu'il peut envoyer.
2. Aucun résultat : contrôlez le numéro de TVA que vous avez encodé et demandez au client quel prestataire reçoit pour lui.
3. Toujours injoignable : envoyez un PDF par e-mail si le client accepte les factures électroniques, sinon une facture papier.
4. Gardez la preuve de la vérification et de votre message.
5. Dès que le client peut recevoir, envoyez les nouvelles factures via Peppol. Ne renvoyez jamais les anciennes en structuré.

Cas voisins :

• Vous n'êtes pas prêt. Vous risquez l'amende ; le client peut refuser votre facture ; s'il accepte une facture établie sous une autre forme, il conserve son droit à déduction.
• Le client impose son portail. Il ne le peut pas sans votre accord écrit clair (FAQ B2B du SPF Finances, question 18).
• Vous convenez d'un autre format structuré (une liaison EDI, par exemple) : c'est permis s'il respecte la norme EN 16931 et fait l'objet d'un accord, de préférence écrit. Vous devez tout de même pouvoir utiliser Peppol BIS. Un PDF n'est pas un tel format.

Pour aller plus loin : client hors Peppol.

Amendes, déduction de TVA et factures mal adressées

• Amendes. Absence de moyens techniques pour émettre et recevoir : 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième, 5 000 € pour chacune des suivantes (annexe à l'arrêté royal n° 44, section 2, rubrique I, point C). Une infraction ne compte comme deuxième que si elle est constatée au plus tôt trois mois après la précédente infraction sanctionnée. Fournisseur et client peuvent tous deux être sanctionnés, et les amendes classiques en matière de facturation restent applicables : sanctions.
• Déduction de TVA. En principe fondée sur la facture structurée, mais selon le principe de la primauté de la substance sur la forme, l'absence de format structuré peut être sanctionnée sans supprimer à elle seule la déduction sur une facture complète.
• Facture qui ne vous est pas destinée. Ne la comptabilisez pas et ne déduisez pas la TVA ; refusez-la par une Invoice Response au statut RE. Peppol ne détecte pas les doublons : vos contrôles doivent le faire.

Incitant fiscal : déduction de 120 % des frais d'e-facturation

Les petites sociétés et les indépendants personnes physiques peuvent déduire 120 % de leurs frais de facturation électronique structurée pour les périodes imposables 2024 à 2027 (art. 64ter du Code des impôts sur les revenus 1992) : abonnements à un logiciel de facturation, conseil pour la mise en œuvre et supplément d'e-facturation facturé séparément, mais pas les amortissements. Votre comptable s'en charge dans la déclaration (SPF Finances).

Comment OrdoGrid couvre l'envoi et la réception

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié. Il envoie factures et notes de crédit via Peppol pour les entreprises dotées d'un numéro de TVA BE, contrôle chaque fichier selon la norme EN 16931 et Peppol BIS Billing 3.0 avant l'envoi, et peut vous inscrire en réception sous 0208: suivi de votre numéro d'entreprise, l'identifiant exigé par le SPF Finances.

Ce qu'il ne décide pas. Il retrouve vos clients sur Peppol à partir de leur numéro de TVA au moment de l'envoi, mais ne vérifie pas s'ils sont établis en Belgique. Il ne bascule pas seul vers l'e-mail, n'émet pas d'autofactures et ne comptabilise pas les factures d'achat.

1. Dans Profil entreprise (seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier cette page), saisissez votre numéro de TVA BE dans Numéro de TVA (Optionnel).
2. Ouvrez Peppol et signez l'Autorisation Peppol : un nom saisi et une case à cocher, pas une signature électronique qualifiée.
3. Sur Réception Peppol, cliquez sur Activer la réception. Si la page affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : choisissez Continuer en envoi seul, ce qui est conforme tant que ce prestataire reçoit réellement.
4. Pour chaque facture, cliquez sur Envoyer : si le client est trouvé, Envoi électronique via Peppol est coché. La case Email est aussi cochée d'office dès que le client a une adresse e-mail : décochez-la sauf si le client a demandé une copie PDF, car les prestataires Peppol belges déconseillent le double envoi. Cliquez ensuite sur Sauvegarder & Envoyer. Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol signifie : appliquez la règle de repli. Laissez Email coché dans la même fenêtre pour envoyer le PDF si le client accepte les factures électroniques, ou envoyez une facture papier. Procédure complète : première facture Peppol.
5. Les factures reçues arrivent dans Peppol → Inbox. Répondre envoie une Invoice Response, par exemple RE Rejetée avec un code motif : recevoir les factures fournisseurs.

Un seul prestataire peut recevoir pour vous par type de document, et OrdoGrid ne gère pas les clés de migration : votre ancien prestataire doit d'abord vous désinscrire (configurer Peppol dans OrdoGrid).

Exemple chiffré : une semaine chez Atelier Nord SRL

Atelier Nord SRL, menuiserie établie à Anderlecht et soumise au régime normal de TVA, traite cinq documents la semaine du 5 octobre 2026, tous à 21 %. Les deux ventes à des entreprises sont des livraisons de biens sans installation qui ne quittent pas la Belgique : Studio Berg vient chercher ses panneaux sur mesure à l'atelier et les vitrines de Lumen sont livrées à une adresse en Belgique. Si Atelier Nord les posait dans le bâtiment d'un client qui dépose des déclarations périodiques à la TVA, ces travaux relèveraient du régime du cocontractant (art. 20 de l'arrêté royal n° 1) et la facture ne mentionnerait pas de TVA.

• Studio Berg BV est établie en Belgique : Atelier Nord décoche Email, la facture part uniquement via Peppol et l'Outbox affiche Traité (livraison sur le réseau, pas acceptation). Deux panneaux sont abîmés : Atelier Nord sélectionne F-2026-0142 dans Factures et clique sur Note de crédit. Celle-ci corrige une facture structurée, elle passe donc aussi par Peppol. Studio Berg doit désormais 4 840,00 € − 484,00 € = 4 356,00 €.
• Mme Claes est une consommatrice. Des travaux de rénovation dans son logement exigent une facture (art. 1er de l'arrêté royal n° 1), mais pas une facture structurée ; OrdoGrid affiche Pas de numéro de TVA client. Le taux de 21 % simplifie l'exemple : les taux réduits pour les travaux dans les logements dépendent de conditions non traitées ici.
• Lumen SAS détient un numéro de TVA belge, mais a confirmé par écrit n'avoir ni siège ni établissement stable en Belgique : aucune des deux parties n'est tenue. Elle est inscrite sur Peppol sous son numéro d'entreprise belge, ce qui vaut accord ; Atelier Nord y envoie donc quand même la facture.
• Houthandel Vermeulen BV doit facturer en structuré et Atelier Nord doit pouvoir recevoir : la facture arrive dans Peppol → Inbox et est rapprochée du bon de livraison avant paiement.

Contrôle : après la note de crédit, les ventes HTVA s'élèvent à 9 100,00 € et la TVA de 1 911,00 € en représente exactement 21 %.

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures émises et reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), plus longtemps pour certaines factures liées à des biens immeubles, en garantissant authenticité, intégrité et lisibilité : archivage des factures.

Ce que nous recommandons. Gardez le XML d'origine de chaque facture structurée, le résultat de la recherche et l'échange avec le client qui justifient chaque facture de repli, les confirmations écrites d'établissement, tout accord sur un autre format, ainsi qu'une capture datée de Peppol → Statut.

Ce que fait OrdoGrid. Il archive le XML et le PDF exacts de chaque envoi Peppol. Téléchargez-les depuis la ligne de l'Outbox ; pour les documents reçus, sélectionnez les lignes dans Peppol → Inbox et téléchargez le ZIP avec ses dossiers xml et pdf. OrdoGrid n'est pas un système d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation : classez ces téléchargements dans vos propres archives.

Questions fréquentes

La facturation électronique est-elle obligatoire en Belgique en 2026 ?

Oui, depuis le 1er janvier 2026, pour les opérations entre entreprises établies en Belgique, sauf celles exemptées par l'art. 44 : vous émettez des factures structurées et devez pouvoir en recevoir. Les factures aux particuliers et transfrontalières sont hors champ.

Peppol lui-même est-il obligatoire ?

Peppol BIS via Peppol est le format légal par défaut. Un autre format EN 16931 exige un accord, de préférence écrit, et vous devez quand même pouvoir utiliser Peppol BIS. Un PDF n'est pas un tel format.

L'obligation s'applique-t-elle sous le régime de la franchise de taxe ?

Oui. Les franchisés émettent des factures structurées vers leurs clients professionnels belges, sans TVA et avec la mention de franchise, et doivent pouvoir recevoir.

Mon client belge n'est pas sur Peppol. Puis-je envoyer un PDF ?

Oui, selon la règle de repli, s'il ne peut pas techniquement recevoir : un PDF s'il accepte les factures électroniques, sinon une facture papier. La facture ainsi émise est valable. Gardez la preuve de votre vérification et ne renvoyez pas cette facture via Peppol par la suite.

Mon client peut-il m'imposer son portail de facturation ?

Non, pas sans votre accord écrit clair. En principe, les factures structurées passent par Peppol.

Les notes de crédit doivent-elles passer par Peppol ?

Oui lorsqu'elles corrigent une facture structurée. Une note de crédit de 2026 portant sur une facture PDF de 2025 n'est soumise à aucune exigence de format.

Est-ce que je perds ma déduction de TVA si un fournisseur m'envoie un PDF ?

Pas en soi : selon la primauté de la substance sur la forme, une facture complète reste déductible, mais la partie qui n'avait pas les moyens d'envoyer ou de recevoir risque une amende.

Dois-je transmettre mes données de facturation à l'administration ?

Pas aujourd'hui. L'accord de gouvernement fédéral prévoit l'e-reporting pour 2028 ; un avant-projet de loi approuvé par le Conseil des ministres le 18 juillet 2026 n'est pas encore une loi, et aucun texte officiel ne fixe encore de date de début précise.