Clôture mensuelle : rapprocher documents, règlements et livraison
Une clôture par entité et devise intégrant factures, avoirs, encaissements, remboursements, preuves Peppol et exceptions historiques.
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L’essentiel
Rapprochez une même population et une même date limite entre sources, dette et argent, avec suivi distinct des exceptions de livraison et d'archive.
Avant de commencer
- Un périmètre et une date limite de clôture convenus
- Des registres de documents et de trésorerie confirmée
- L'accès aux règlements, mouvements et preuves de transmission
Résultats attendus
- Des écarts documentaires et de trésorerie expliqués
- Un dossier de clôture reproductible
- Un registre attribué des exceptions historiques et de livraison
Sur cette page
Le rapprochement mensuel explique comment l'activité commerciale devient une dette, comment l'argent modifie cette dette et quels documents ont été échangés. Ces populations sont liées, mais aucun statut unique ne les réconcilie. Une facture livrée peut rester impayée ; une facture réglée peut conserver une exception Peppol.
Le processus ci-dessous peut être exécuté manuellement ou avec une intégration. Il ne promet pas un export comptable automatique en un clic.
Fixer population et date limite
Documentez entité, devise, types, période et fuseau. Distinguez date de facture, occurrence du paiement et date d'enregistrement. Un encaissement enregistré tardivement peut concerner une période antérieure ; consignez le traitement comptable retenu.
Conservez les extractions source et produit avec leurs heures de collecte. Les listes API utilisent limite et décalage ; la limite maximale est 100. Lisez toutes les pages. Si des écritures continuent pendant l'extraction, suspendez le traitement par accord ou rapprochez les changements entre première et dernière photographie.
| Chantier | Responsable | Preuve |
|---|---|---|
| Factures et avoirs | Comptabilité | Population, identités et totaux bruts |
| Encaissements et remboursements | Trésorerie | Confirmations externes et mouvements |
| Écarts de règlement | Contrôleur | Pont financier par facture |
| Livraison et archives | Exploitation | Exceptions et restitution |
| Exhaustivité des extractions | Intégration | Filtres, pages et heures |
Séparez les devises. Le produit ne fournit ni conversion de devises ni portefeuille client compensant automatiquement plusieurs factures.
Rapprocher les documents avant les soldes
Associez factures et notes de crédit par external_id stable, espace d'intégration et type, puis identifiant produit et numéro. Des comptes identiques peuvent masquer une commande en double et une autre manquante de même montant.
Expliquez chaque document manquant, supplémentaire ou modifié. Le cycle deleted conserve un enregistrement ; il ne signifie pas disparition de la preuve comptable. Vérifiez lien des avoirs à la facture ou référence de facture externe, sans double comptage.
Comparez catégories fiscales et montants nets/bruts lorsque la correspondance comptable en dépend. Un traitement fiscal non pris en charge ne doit pas être forcé dans une catégorie générale pour terminer la clôture.
Construire le pont de règlement
Utilisez les valeurs de règlement faisant autorité :
outstanding = max(0, document_total - credits - payments + refunds)
refund_due = max(0, payments - refunds - (document_total - credits))
Les paiements incluent déjà les acomptes, nets des annulations. Les remboursements représentent l'argent effectivement rendu, net des annulations. Les crédits réduisent la dette commerciale sans prouver un mouvement de trésorerie.
Conservez par facture total original, avoirs liés, encaissements, remboursements et solde. Consultez l'historique lorsque le résumé diffère de la source. Les identités de mouvement distinguent une répétition technique d'un second paiement réel.
Exemple : acompte et remboursement tardif
La facture A vaut 121 €, avec acompte de 40 € puis paiement de 21 €. Les paiements sont de 61 € et la dette restante de 60 €. Compter encore l'acompte produirait un faux solde de 20 €.
La facture B, de 121 €, est entièrement réglée. Un avoir de 60,50 € crée ce montant à rembourser. La trésorerie rembourse le 30 septembre ; l'exploitation enregistre le 2 octobre. Conservez les deux dates et la décision de période du contrôleur. Le registre opérationnel doit relier confirmation externe et mouvement produit.
Traiter historiques et cas ouverts
Les anciennes factures marquées payées peuvent porter legacy_reconciliation_required. Ce drapeau ne crée pas d'encaissement. Inscrivez montant, preuves bancaires ou de caisse, pièces manquantes, correction proposée et responsable dans un registre séparé. Ne fabriquez pas un paiement pour supprimer l'alerte.
Un écart de mouvement exige confirmation du responsable de trésorerie. Après transmission, un écart financier peut nécessiter note de crédit ou correction de mouvement, car le contenu émis est figé. Les conflits d'identité vont à l'intégration avec le contenu source initial.
Suivez envois incertains, livraisons rejetées et originaux manquants indépendamment des règlements. Un paiement ne résout pas une transmission inconnue. La gestion des incidents convient aux anomalies importantes ou systémiques.
Constituer les preuves et transmettre
Le dossier contient périmètre fixé, extractions, heures, version de correspondance, totaux par devise, différences détaillées et décision de votre processus comptable. Ajoutez échantillon d'archives et liste d'exceptions de livraison.
L'acceptation exige des différences expliquées, un responsable et une date par cas résiduel, ainsi qu'une population et un pont reproductibles par une seconde personne. « Décalage temporel » nécessite l'événement réel et sa résolution attendue.
Reportez les cas ouverts à la période suivante et vérifiez leur résolution avant clôture. Les contrôles de facturation préviennent les récidives ; la fiabilité des intégrations corrige extraction et identité.