PDF ou facture structurée en Belgique : ce qui est valable depuis 2026

Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises assujetties établies en Belgique doit être une facture électronique structurée : des données qu'un logiciel peut traiter, envoyées par défaut au format Peppol BIS via le réseau Peppol. Un PDF peut l'accompagner comme copie lisible, mais seul, il ne constitue plus la facture dans ces cas, aussi soignée que soit sa mise en page et quel que soit son mode d'envoi.

Ce guide explique quand un PDF reste valable, comment se comparent les options hybrides, que faire quand un client demande autre chose et comment OrdoGrid envoie la facture structurée avec son PDF. Le champ d'application est détaillé dans l'obligation belge de facturation électronique B2B, et les données du fichier dans EN 16931 et UBL.

La règle : quel document est la facture

Ce que la loi impose. Une entreprise établie en Belgique doit émettre une facture électronique structurée pour ses livraisons et prestations à un client assujetti, lui aussi établi en Belgique, qui doit communiquer son numéro de TVA belge (art. 53, § 2bis, du Code de la TVA). Par défaut, il s'agit du format Peppol BIS dans sa version UBL, transmis via le réseau Peppol (art. 13ter de l'arrêté royal n° 1). Un autre format ou canal n'est permis que moyennant un accord entre les parties et doit respecter la norme européenne EN 16931 dans une syntaxe agréée. Même dans ce cas, chaque entreprise doit conserver les moyens techniques d'émettre et de recevoir des factures Peppol BIS (art. 13quater).

Facture électronique structurée

Facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique (définition insérée dans le Code de la TVA par la loi du 6 février 2024). Un PDF, même produit par un logiciel de facturation, est une mise en page destinée à des personnes, pas des données structurées.

Pour ces opérations, le SPF Finances précise que la facture structurée est la seule facture légalement requise. Une copie PDF ou papier peut être envoyée volontairement, et le client ne peut pas refuser une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ B2B, questions 11 et 12). Si le client n'est techniquement pas en mesure de recevoir, le fournisseur doit tout de même émettre une facture, sur papier ou en PDF (art. 53, § 2bis, alinéa 6, loi du 10 février 2026). La tolérance générale pour les entreprises qui n'étaient pas prêtes a pris fin le 31 mars 2026.

Tableau de décision : PDF ou structuré ?

PDF, formats hybrides et autres options comparés

« Hybride » recouvre deux modèles opposés : un PDF qui transporte des données XML (Factur-X, appelé ZUGFeRD en Allemagne) et une facture structurée qui transporte un PDF (Peppol BIS avec un PDF intégré). En Belgique, seul le second est le format par défaut.

Le SPF Finances recommande de conclure tout accord sur un autre format ou mode de transmission de manière explicite et écrite, car un accord implicite est difficile à prouver (FAQ sur la facturation électronique, question 13). OrdoGrid ne produit l'UBL que pour un envoi Peppol : il ne crée pas de fichiers Factur-X, et ses e-mails contiennent le PDF mais jamais le XML.

Ce que nous recommandons. Envoyez une facture Peppol BIS avec le PDF intégré à chaque client professionnel belge qui peut la recevoir. Si le PDF et les données divergent un jour, la facture est erronée : aucune règle ne fait primer l'un sur l'autre. Corrigez-la par une note de crédit dans le même format (via Peppol) et, si nécessaire, par une nouvelle facture, jamais par un autre PDF.

Ce que le logiciel du client fait de chaque format

Aucun des deux canaux ne prouve l'acceptation. Un statut de livraison Peppol confirme la livraison sur le réseau, pas que le client a lu ou approuvé la facture ; le Message Level Status que les prestataires introduisent progressivement en 2026 et 2027 est lui aussi un message entre prestataires. Seule une Invoice Response, facultative dans le Peppol standard, donne la décision du client, par exemple AP (acceptée) ou RE (rejetée).

Les annexes voyagent avec la facture

Ce que la loi impose. Les documents qui appuient une facture, comme un relevé d'heures, un bon de livraison ou une commande signée, font juridiquement partie de celle-ci. Ils doivent passer par le même canal : intégrés dans la facture UBL, ou via un lien dans celle-ci quand un fichier est trop volumineux. Les envoyer séparément par e-mail est contraire à la loi (FAQ B2B, questions 19 à 22). Peppol accepte les fichiers PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX et ODS intégrés (Peppol BIS Billing 3.0, section 7.2.10). Le SPF Finances ajoute que le XML peut déjà être utilisé si les deux parties sont d'accord (FAQ B2B, question 19), mais le XML ne figure pas encore sur la liste de codes Peppol : un fichier XML intégré est pour l'instant rejeté par la validation Peppol.

Ce que fait OrdoGrid. Les fichiers ajoutés sous Documents et Références dans l'éditeur de facture sont inclus par défaut dans la facture Peppol (2 Mo au total pour l'ensemble des annexes d'une facture). L'éditeur accepte aussi DOC, DOCX, XLS et GIF, mais Peppol non (règle PEPPOL-EN16931-CL001) et l'envoi échoue : convertissez-les d'abord en PDF. Quand vous envoyez depuis la liste des factures avec Envoyer à Peppol, la fenêtre de confirmation propose Fichiers additionnels (optionnel) pour des fichiers PDF, CSV, PNG, JPEG, XLSX ou ODS de 5 Mo maximum chacun, et ajoute automatiquement le PDF de la facture comme document principal.

Quand le client demande autre chose

Comment OrdoGrid envoie la facture structurée et son PDF

Votre entreprise doit avoir un numéro de TVA BE et une Autorisation Peppol signée ; le premier envoi complet est décrit dans envoyer votre première facture Peppol.

1. Enregistrez la facture, puis cliquez sur Envoyer dans l'en-tête de l'éditeur. La fenêtre Envoyer la facture s'ouvre.
2. Attendez la fin de Vérification de l'éligibilité.... Quand OrdoGrid trouve le client sur Peppol à partir de son numéro de TVA, Envoi électronique via Peppol est coché.
3. Décidez du sort de la case Email. Elle est cochée d'office dès que le client a une adresse e-mail ; laissée cochée, elle fait aussi partir le PDF par e-mail en même temps que l'envoi Peppol, soit une deuxième copie de la même facture. Décochez-la sauf si le client a demandé une copie.
4. Vérifiez les annexes sous Documents et Références : elles voyagent dans la facture Peppol.
5. Cliquez une seule fois sur Sauvegarder & Envoyer. Un résultat s'affiche pour Sauvegarde, Email et Peppol.
6. Ouvrez Peppol → Outbox. Traité signifie livraison sur le réseau, pas acceptation ni paiement.

Si le bloc Peppol affiche Peppol — ignoré, OrdoGrid ne bascule pas de lui-même vers l'e-mail, mais la case Email reste cochée si le client a une adresse : décochez-la sauf si l'e-mail est le bon canal. Avec Pas de numéro de TVA client, l'e-mail convient pour un particulier ; pour une entreprise, ajoutez son numéro de TVA. Avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, vérifiez le numéro avec le client, puis suivez client hors Peppol. Avec Impossible de vérifier le statut Peppol du client, fermez la fenêtre et réessayez plus tard ; ce n'est pas la preuve que le client ne peut pas recevoir.

Pour envoyer via Peppol plus tard, par exemple après avoir envoyé un PDF par erreur, utilisez le bouton en forme de globe Envoyer à Peppol dans la liste Factures ; sa fenêtre affiche un aperçu du PDF et Client inscrit sur Peppol. Une fois la facture envoyée via Peppol, ses montants sont verrouillés : les corrections passent par une note de crédit, elle aussi envoyée via Peppol.

Exemple chiffré : une facture, trois parcours

Atelier Nord SRL, une menuiserie de Namur, a posé un comptoir de bar en chêne pour la Brasserie Delvaux SRL à Bruxelles. Les deux sociétés sont assujetties à la TVA et établies en Belgique, et la Brasserie Delvaux reçoit via Peppol. Son numéro de bon de commande, BC-7781, est encodé dans N° bon de commande.

Parcours 1 : PDF seul (à tort ici). Le 12 octobre, la responsable administrative envoie le PDF par e-mail. Le comptable de la Brasserie Delvaux répond que la société reçoit via Peppol et demande la facture structurée. Si un encodeur avait retapé le PDF avec 541,50 € de TVA au lieu de 514,50 €, la TVA déductible et le montant payé auraient tous deux été trop élevés de 27,00 €, sans que personne ne s'en aperçoive avant le rapprochement. La solution : envoyer la même facture, F-2026-0042, avec Envoyer à Peppol dans la liste Factures, et demander au client de ne comptabiliser que la facture Peppol, le PDF envoyé par e-mail ne valant que comme copie ; jamais un second numéro pour la même vente.

Parcours 2 : Peppol avec le PDF intégré (correct). La responsable ouvre F-2026-0042, clique sur Envoyer, laisse Envoi électronique via Peppol coché, décoche Email et clique sur Sauvegarder & Envoyer. Quelques minutes plus tard, l'Outbox affiche Traité. Le logiciel de la Brasserie Delvaux lit :

OrdoGrid valide le fichier avant la livraison : 2 450,00 + 514,50 doit donner exactement 2 964,50 (règle BR-CO-15). Rien n'est retapé chez le client.

Parcours 3 : repli pour un client qui ne peut pas recevoir. La même semaine, Atelier Nord facture au Garage Lambert SRL, à Liège, 400,00 € + 84,00 € de TVA = 484,00 € (F-2026-0043). La fenêtre d'envoi affiche Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Atelier Nord vérifie le numéro de TVA, ne trouve rien pour 0208: suivi du numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org, conserve une capture d'écran datée, obtient l'accord écrit du Garage Lambert pour recevoir des PDF et envoie uniquement par Email. Le PDF est une facture valable, et c'est le Garage Lambert qui s'expose à des amendes faute de pouvoir recevoir. Quand il rejoint Peppol en décembre, F-2026-0043 n'est pas renvoyée ; seules les nouvelles factures passent par Peppol.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), en garantissant l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité pendant toute cette période. Certaines factures liées à l'immobilier professionnel peuvent devoir être gardées 15 ou 25 ans. Le destinataire conserve la facture structurée elle-même ; un PDF ou une visionneuse peut assurer la lisibilité, sans modifier le contenu (FAQ B2B, question 17). Conserver le XML d'origine n'est pas obligatoire, mais le SPF Finances le recommande vivement (conseils d'archivage). Plus d'informations : archivage des factures en Belgique.

Ce que fait OrdoGrid. Pour chaque envoi Peppol, il archive le XML et le PDF exacts transmis, avec leurs empreintes (hash). Téléchargez-les depuis la ligne de l'Outbox (XML ou PDF), ou sélectionnez des lignes pour obtenir un ZIP avec un dossier xml/ et un dossier pdf/. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation.

Ce que nous recommandons.

Questions fréquentes

Une facture PDF est-elle encore valable en Belgique en 2026 ?

Entre deux entreprises assujetties établies en Belgique, pour des opérations non exemptées par l'art. 44 du Code de la TVA, pas à elle seule : la facture électronique structurée est la seule facture légale et le PDF une copie facultative. Le PDF reste la facture pour les consommateurs, pour les clients hors obligation et en repli.

Factur-X ou ZUGFeRD est-il accepté en Belgique ?

Uniquement comme alternative convenue avec le client, de préférence par écrit. Son XML intégré doit respecter l'EN 16931, et les deux parties doivent toujours pouvoir envoyer et recevoir des factures Peppol BIS. OrdoGrid ne produit pas de Factur-X.

Mon client veut aussi le PDF par e-mail. Est-ce permis ?

Oui, comme copie. Envoyez la facture via Peppol et indiquez que l'e-mail est une copie, afin que la facture ne soit pas comptabilisée deux fois. Les prestataires Peppol belges recommandent d'envoyer uniquement via Peppol quand le client y reçoit.

Où mettre les relevés d'heures et les bons de livraison ?

Dans la facture Peppol, en annexe au format PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX ou ODS. Le SPF Finances considère ces annexes comme faisant partie de la facture : les envoyer séparément par e-mail est contraire à la loi.

La comptabilité de notre client veut encore du papier. Que faire ?

Si le client peut recevoir via Peppol, envoyez la facture structurée et, si vous le souhaitez, envoyez par la poste une copie papier portant la mention « copie ». S'il ne peut vraiment pas recevoir, une facture papier ou PDF est le repli légal et c'est le client qui s'expose à des amendes.

Mon client peut-il déduire la TVA sur une facture PDF ?

En principe, la déduction repose sur la facture structurée. Le SPF Finances applique la primauté du fond sur la forme : une facture PDF ou papier qui contient toutes les mentions légales ne perd pas la déduction pour cette seule raison, mais des amendes liées au format restent possibles (FAQ spécifique, question 24).

Quel fichier archiver, le PDF ou le XML ?

Conservez la facture pendant au moins sept ans. Le format d'origine n'est pas obligatoire, mais le SPF Finances recommande vivement de garder le XML ; gardez le PDF à côté comme copie lisible.