Clients et fournisseurs étrangers : Peppol et l'obligation belge

L'obligation belge de facturation électronique structurée est une règle nationale : depuis le 1er janvier 2026, elle vise les factures entre entreprises établies en Belgique. Les entreprises étrangères, y compris celles qui n'ont qu'un numéro de TVA belge, en sont exclues ; la succursale belge d'une société étrangère ne l'est pas. En dehors de l'obligation, vous pouvez toujours utiliser Peppol dès que l'autre partie y est inscrite.

Ce guide s'adresse aux entreprises belges qui ont des clients ou des fournisseurs à l'étranger, aux succursales belges de groupes étrangers et à leurs comptables. Il répond à la question du canal : Peppol, PDF ou les deux. La TVA à facturer à un client étranger et les mentions à imprimer sont traitées dans Facturer des clients à l'étranger. Le champ d'application complet de l'obligation est détaillé dans L'obligation belge de facturation électronique.

La facture est-elle visée ? Tableaux de décision par contrepartie

L'obligation de l'article 53, § 2bis, du Code de la TVA s'applique lorsque les trois conditions sont réunies :

1. le fournisseur est un assujetti établi en Belgique et facture sous son numéro de TVA belge ;
2. le client est un assujetti établi en Belgique qui doit communiquer son numéro de TVA belge pour l'opération, ou une unité TVA belge ;
3. l'opération n'est pas exemptée par l'article 44 du Code de la TVA.

Les fournisseurs soumis au régime forfaitaire (article 56) et les fournisseurs en faillite sont exclus de l'obligation d'émettre ; voir l'obligation belge de facturation électronique.

Le SPF Finances applique ce critère d'établissement depuis le 1er janvier 2026, et la loi du 10 février 2026 (Moniteur belge du 20 février 2026) l'a inscrit dans le Code : une entreprise sans siège ni établissement stable en Belgique échappe à l'obligation d'émettre comme à celle de recevoir, même si elle a un numéro de TVA belge. Les factures adressées à des clients d'autres pays de l'UE ou hors UE ne sont pas visées non plus.

Établi en Belgique

Avoir le siège de l'activité, ou un établissement stable comme une succursale, en Belgique. Un numéro de TVA belge à lui seul ne fait pas d'une entreprise étrangère une entreprise établie ici. Savoir si un bureau donné constitue un établissement stable est une question de TVA à trancher avec votre comptable.

Factures que vous envoyez

Factures que vous recevez

La FAQ B2B du SPF Finances indique encore que la loi doit être modifiée au sujet des entreprises non établies. Cette modification est en vigueur depuis le 20 février 2026.

Le canal ne change rien au contenu TVA. L'autoliquidation, l'exemption intracommunautaire et l'export suivent les mêmes règles, que vous envoyiez par Peppol ou par e-mail : voir Facturer des clients à l'étranger.

Un numéro de TVA belge ne prouve pas l'établissement

Depuis la modification de 2026, le numéro de TVA BE d'un client vous en dit moins qu'avant. Une société étrangère peut en détenir un sans siège ni succursale ici, par exemple parce qu'elle effectue des opérations taxables en Belgique. Le SPF Finances précise que l'entreprise non établie doit informer elle-même ses cocontractants de sa situation, mais c'est vous qui choisissez le canal. Avant la première facture :

1. Demandez au client s'il a son siège ou un établissement stable en Belgique, et quelle entité passe la commande.
2. Obtenez la réponse par écrit : un e-mail ou une clause dans la confirmation de commande suffit pour votre dossier.
3. Notez-la dans le champ Notes de la fiche client dans OrdoGrid, pour que la personne qui facture ensuite la voie. C'est notre recommandation, pas une obligation légale.
4. Si le client se dit établi en Belgique mais ne peut pas recevoir sur Peppol, appliquez la règle de repli : émettez une facture ordinaire et gardez la preuve, comme expliqué dans envoyer une facture à un client hors Peppol.

Peppol au-delà des frontières : identifiants et joignabilité

Peppol est un réseau international. Le SPF Finances présente son usage hors de Belgique comme volontaire et indique que l'annuaire Peppol montre quels clients, même internationaux, sont prêts à recevoir.

Chaque participant est identifié par un code de schéma et un identifiant. Les participants belges doivent être inscrits au minimum sous 0208 avec leur numéro d'entreprise ; le schéma 9925 (numéro de TVA belge) peut s'y ajouter, mais pas le remplacer. Les entreprises étrangères utilisent les schémas de leur pays. Exemples tirés de la liste EAS de Peppol (version de mai 2026) :

Vérifier la joignabilité. OrdoGrid vérifie automatiquement quand vous cliquez sur Envoyer (voir les étapes ci-dessous). Pour vérifier vous-même, utilisez le service Lookup d'OpenPeppol avec le code de schéma et l'identifiant. Il indique si l'entreprise peut recevoir, pas si elle peut envoyer. L'annuaire Peppol est facultatif et mis à jour avec retard : une entreprise absente de l'annuaire n'est pas forcément absente du réseau. D'autres conseils figurent dans rechercher un participant Peppol.

Une recherche infructueuse signifie « introuvable sous cet identifiant ». Une société néerlandaise inscrite uniquement sous son numéro KvK ne sera pas trouvée sous son numéro de TVA. Demandez au client sous quel identifiant il est inscrit. Ne demandez pas d'identifiant Peppol à vos clients belges : le SPF Finances le déconseille, car le numéro d'entreprise est l'identifiant par défaut.

Les pays voisins ont leurs propres règles

Certains clients étrangers sont désormais soumis aux règles de facturation électronique de leur propre pays. Ces règles visent les entreprises de ce pays ; elles ne changent rien à l'obligation belge, mais elles expliquent pourquoi un client peut vous demander une facture structurée.

Selon la circulaire du BMF, la facture d'un fournisseur belge sans établissement en Allemagne n'est pas soumise à l'obligation allemande. Pour la France, demandez au client comment il souhaite recevoir vos factures et soumettez les questions de droit français à un conseiller en France.

Pas à pas dans OrdoGrid

Créer le client étranger

1. Ouvrez Clients, cliquez sur Ajouter un client et choisissez Assujetti à la TVA comme Type de client.
2. Saisissez le N° de TVA avec son préfixe pays, par exemple NL859301448B01. OrdoGrid le recherche et affiche la source : VIES (UE), Registre belge (BCE) ou Registre français. Cliquez sur Pré-remplir. Numéro de TVA invalide signifie : vérifiez le numéro avec le client. VIES ne couvre que les numéros de l'UE : pour un client hors UE, par exemple avec un numéro GB ou CH, la recherche ne peut pas le confirmer ; saisissez alors vous-même le nom et l'adresse.
3. Vérifiez le Nom de l'entreprise, l'adresse et le Pays.
4. Dans Notes, indiquez le statut d'établissement et la façon dont vous l'avez vérifié, puis cliquez sur Créer le client.

La fiche client n'a pas de champ d'identifiant Peppol : vous ne pouvez pas saisir l'identifiant Peppol d'un client étranger. OrdoGrid le déduit du numéro de TVA au moment de l'envoi.

Envoyer la facture

1. Dans Factures, cliquez sur Nouvelle facture et choisissez le client avec Sélectionner un client. Lorsque le numéro de TVA du client a un préfixe pays différent du vôtre, la section Options de TVA de la barre latérale Récapitulatif affiche Client étranger (NL) ; une société étrangère facturée sous un numéro de TVA BE n'a pas ce bandeau. Choisissez le traitement TVA sous Options de TVA ; l'option Autoliquidation n'est proposée que si les deux numéros de TVA ont des préfixes pays différents.
2. Cliquez sur Envoyer. OrdoGrid vérifie le numéro de TVA du client sur le réseau Peppol, sous les schémas d'identifiant qu'il connaît pour ce pays (par exemple 9944 pour un numéro néerlandais), puis interroge l'annuaire Peppol.
3. Lisez le bloc Peppol et agissez en conséquence :

4. Cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Si Peppol est ignoré, OrdoGrid n'envoie rien automatiquement par e-mail : la case Email doit être cochée.
5. Suivez l'envoi Peppol dans Peppol → Outbox. Traité signifie que la facture est arrivée au point d'accès du client ; cela ne signifie pas qu'elle a été acceptée ni payée. Vérifier actualise le statut immédiatement.

Recevoir des factures de fournisseurs étrangers

• Un fournisseur étranger présent sur Peppol peut envoyer à votre identifiant belge : 0208: suivi de votre numéro d'entreprise. Vous le trouvez dans Peppol → Statut, sous Annuaire Peppol, à la ligne Identifiant Peppol. La réception doit être active dans OrdoGrid (Réception Peppol → Activer la réception) ; si un autre prestataire détient votre inscription, les factures arrivent chez lui.
• Les factures reçues apparaissent dans Peppol → Inbox. Le volet affiche Fournisseur, Numéro, Date d'échéance et Devise, les lignes et les totaux. Voir recevoir des factures fournisseurs.
• OrdoGrid n'a pas de journal des achats. Lorsque vous êtes redevable de la TVA sur la facture d'un fournisseur étranger (autoliquidation), votre comptable la comptabilise. Si vous n'avez pas encore reçu cette facture, l'arrêté royal n° 1 (art. 9) vous impose d'établir vous-même un document au plus tard le 15 du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible.
• Une facture qui ne vous est pas destinée : cliquez sur Répondre et envoyez RE Rejetée avec un code motif.
• Peppol ne détecte pas les doublons. Si un fournisseur envoie la même facture par e-mail et par Peppol, comptabilisez-la une seule fois.

Si votre entreprise n'est pas identifiée à la TVA en Belgique

OrdoGrid n'envoie et ne reçoit sur Peppol que pour les entreprises qui ont un numéro de TVA BE. Sinon, l'envoi s'arrête avec le message « Peppol n'est disponible que pour les entreprises enregistrées en Belgique ». Une succursale belge qui a son propre numéro de TVA BE peut être configurée comme entreprise distincte dans OrdoGrid via Créer une nouvelle entreprise, avec sa propre Autorisation Peppol (une par numéro de TVA) et sa propre réception sous 0208.

Exemple chiffré : quatre factures, quatre réponses

Delvaux Engineering BV, à Courtrai (TVA BE 0745.312.861), entretient des machines industrielles et vend des pièces de rechange. Le 30 septembre 2026, elle facture ses prestations de septembre :

F-2026-0181, pas à pas. Havenlicht a confirmé par e-mail n'avoir ni siège ni succursale en Belgique, et Delvaux a vérifié son numéro de TVA dans VIES le 24 septembre 2026 ; les deux informations figurent dans les Notes du client. La barre latérale affiche Client étranger (NL) ; Delvaux choisit Autoliquidation, la ligne passe à 0 % et TVA indique 0,00. Quand Delvaux clique sur Envoyer, OrdoGrid trouve Havenlicht sous le schéma 9944 et coche Envoi électronique via Peppol ; Delvaux décoche Email et clique sur Sauvegarder & Envoyer. Le fichier Peppol porte la catégorie TVA AE, le code d'exemption VATEX-EU-AE et les deux numéros de TVA, et l'Outbox affiche Traité une fois la facture livrée.

F-2026-0182. Ateliers Lambert est aussi sur Peppol, sous le schéma 9957 : OrdoGrid coche donc Peppol, et Delvaux envoie la facture par ce canal. Sous Livraison intracommunautaire, le fichier porte la date de livraison saisie sur la facture ou, à défaut, la date de facture, et la France, tirée de l'adresse du client, comme pays de livraison (voir l'avertissement ci-dessus). Delvaux conserve la lettre de voiture CMR signée et le relevé bancaire prouvant le paiement du transporteur comme preuves du transport (voir Facturer des clients à l'étranger).

F-2026-0183. Le client est une société britannique, mais la prestation est fournie à sa succursale d'Anvers, établie en Belgique, qui a communiqué son numéro de TVA BE. La facture est visée. OrdoGrid trouve la succursale sous 0208:1012437597 et l'envoie via Peppol. Si la succursale n'avait pas été trouvée, Delvaux aurait tout de même émis la facture selon la règle de repli, en PDF par e-mail si la succursale avait accepté ce canal, sinon sur papier, et gardé une trace datée de la recherche infructueuse et de cet accord ; c'est la succursale, et non Delvaux, qui aurait manqué à son obligation de réception.

F-2026-0184. OrdoGrid recherche Kessler sous 0208:1015880208 et 9925:BE1015880208 ainsi que dans l'annuaire Peppol, et affiche Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Kessler a confirmé par écrit n'avoir ni siège ni succursale en Belgique et accepter les factures PDF : l'e-mail est donc le bon canal et aucune preuve de repli n'est nécessaire. Delvaux conserve la confirmation de Kessler.

Ce qui change en 2028 et en 2030

• E-reporting belge. La transmission des données de facturation à l'administration est prévue pour 2028 par l'accord de gouvernement fédéral. Le Conseil des ministres a approuvé un avant-projet de loi le 18 juillet 2026 ; ce n'est pas encore une loi. Aujourd'hui, aucune donnée de facture n'est transmise à l'administration.
• Règles européennes (ViDA). La directive (UE) 2025/516 du Conseil introduit la facturation électronique et la déclaration numérique des opérations intra-UE ; les États membres doivent appliquer ces règles à partir du 1er juillet 2030. Le SPF Finances indique que l'obligation s'appliquera alors aussi à la facturation entre États membres ; la Belgique n'a pas encore transposé ces règles. Détails dans e-reporting 2028 et ViDA.

Cas particuliers

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Pour chaque client avec un numéro de TVA BE et une adresse à l'étranger : sa déclaration écrite sur son établissement. Pour les clients de l'UE : votre vérification VIES.
• Pour chaque facture visée envoyée hors Peppol : la date et le résultat de la recherche infructueuse, comme preuve que le client ne pouvait pas recevoir, et, pour un PDF envoyé par e-mail, l'accord du client sur ce canal.
• Tout accord sur un autre format ou canal avec un client visé ; le SPF Finances recommande un accord écrit.
• Factures envoyées : le PDF et, pour les envois Peppol, le XML. Dans Peppol → Outbox, sélectionnez les lignes et téléchargez le ZIP, qui contient un dossier xml/ et un dossier pdf/.
• Factures reçues : le ZIP groupé depuis Peppol → Inbox.

Conservez les factures 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025). OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal : gardez vos propres copies.

Questions fréquentes

L'obligation Peppol belge s'applique-t-elle aux factures pour des clients étrangers ?

Non. Elle vise les factures entre entreprises établies en Belgique. Les factures à des clients d'autres pays de l'UE ou hors UE peuvent être envoyées sur papier ou en PDF accepté par le client. Les règles européennes sur la facturation électronique intra-UE s'appliquent à partir du 1er juillet 2030.

Mon client est étranger mais a un numéro de TVA belge. Peppol ou PDF ?

Tout dépend de son établissement. S'il a un siège ou un établissement stable en Belgique, la facture est visée et passe par Peppol. Sinon, elle est hors obligation depuis le 1er janvier 2026 et un PDF est valable. Si le client est inscrit sur Peppol, y envoyer la facture est correct dans les deux cas.

La succursale belge d'une société étrangère est-elle visée ?

Oui, lorsque la succursale est votre client ou votre fournisseur. Elle est établie en Belgique, doit émettre des factures structurées et doit pouvoir en recevoir. Une société qui a une succursale belge doit aussi communiquer son numéro de TVA BE pour les opérations qui ont lieu en Belgique, même effectuées pour son établissement à l'étranger ; ces factures sont également visées.

Puis-je envoyer une facture Peppol à un client dans un autre pays ?

Oui, si le client est inscrit sur Peppol ; le SPF Finances considère l'inscription comme un accord pour recevoir des factures structurées. OrdoGrid trouve le client à partir de son numéro de TVA quand vous cliquez sur Envoyer. C'est aussi le cas des factures sous Livraison intracommunautaire : OrdoGrid y ajoute la date et le pays de livraison exigés par Peppol.

Quel identifiant Peppol une entreprise étrangère utilise-t-elle ?

Un schéma de son pays, par exemple 9944 pour un numéro de TVA néerlandais, 9957 pour un français ou 9930 pour un allemand, ou un numéro de registre comme le KvK ou le SIRET. Le schéma 0208 est réservé aux numéros d'entreprise belges.

Dois-je accepter les factures Peppol de fournisseurs étrangers ?

Un fournisseur étranger sans établissement en Belgique n'est pas tenu d'utiliser Peppol. S'il envoie quand même via Peppol, votre inscription vaut accord de réception, et la facture apparaît dans Peppol → Inbox dans OrdoGrid.

Une entreprise sans numéro de TVA belge peut-elle envoyer des factures Peppol avec OrdoGrid ?

Non. OrdoGrid ne propose Peppol qu'aux entreprises qui ont un numéro de TVA BE. Une succursale belge qui a son propre numéro de TVA BE peut être configurée comme entreprise distincte dans OrdoGrid.