Client hors Peppol : comment envoyer une facture valable

Lorsqu'un client belge assujetti ne peut pas recevoir de factures structurées sur Peppol, vous n'attendez pas et vous ne cessez pas de facturer. Vous émettez la facture dans les délais, sur papier ou en PDF, et cette facture est juridiquement valable ; c'est le client, et non vous, qui manque à son obligation de réception. Deux conditions vous protègent : le client doit réellement être incapable de recevoir, et un PDF envoyé par e-mail requiert son accord.

Ce guide s'adresse à toute personne qui facture des entreprises belges depuis OrdoGrid et voit Peppol — ignoré dans la fenêtre d'envoi. Le diagnostic d'un client introuvable est détaillé dans vérifier si un client peut recevoir sur Peppol. Le champ d'application de l'obligation est expliqué dans l'obligation belge de facturation électronique, et pourquoi un PDF seul ne suffit pas quand le client peut recevoir, dans PDF ou facture structurée.

Ce que dit la loi quand votre client ne peut pas recevoir

La règle de repli figure à l'art. 53, §2bis, alinéa 6, du Code de la TVA. Cet alinéa a été inséré par la loi du 10 février 2026, et le SPF Finances (l'administration fiscale fédérale) l'applique depuis le 1er janvier 2026, comme annoncé le 19 décembre 2025. Si le destinataire ne peut pas, pour des raisons techniques, recevoir une facture structurée, lui-même ou par un tiers, vous n'êtes pas tenu d'en émettre une, mais vous devez tout de même émettre une facture sur papier ou sous forme de fichier électronique non structuré, comme un PDF. L'exposé des motifs vise aussi bien le client sans logiciel adapté que celui qui n'est pas joignable sur le réseau.

La FAQ B2B du SPF Finances, question 8, précise :

• vous choisissez le mode de transmission, mais une facture électronique requiert l'accord du client sur une alternative sécurisée ;
• la facture ainsi envoyée est juridiquement valable et vous remplissez votre obligation de facturation ;
• une fois le client en mesure de recevoir, vous ne devez pas envoyer rétroactivement de factures structurées ; vous pouvez ajouter sur la facture une clause l'invitant à se mettre en règle.

Une infraction ne compte comme récidive que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente infraction sanctionnée ; voyez les sanctions de la facturation électronique.

La règle de repli ne déplace pas votre échéance : une facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit le fait générateur (art. 4, §1er, de l'arrêté royal n° 1). « Nous serons sur Peppol le mois prochain » ne justifie pas d'en différer l'émission.

Facture de repli

Une facture ordinaire, papier ou PDF, émise parce que le client ne peut techniquement pas recevoir de facture structurée. C'est l'unique facture légale de cette opération, pas une copie provisoire.

Étape 1 : confirmer que le client ne peut vraiment pas recevoir

La règle de repli repose sur un fait que vous devez pouvoir démontrer plus tard. OrdoGrid vérifie le numéro de TVA du client sur le réseau Peppol chaque fois que vous cliquez sur Envoyer. S'il trouve le client, Envoi électronique via Peppol est coché et la règle de repli ne s'applique pas. Sinon, lisez le motif.

Avant de conclure :

1. Dans Base Clients, ouvrez le client et, dans la fenêtre Modifier le client, saisissez à nouveau le N° de TVA : après environ une seconde, un encadré intitulé Registre belge (BCE) affiche la dénomination enregistrée pour ce numéro. Si c'est la dénomination officielle du client, le numéro est correct ; fermez la fenêtre sans cliquer sur Pré-remplir, sauf si vous voulez remplacer les données du client. Une faute de frappe produit aussi « non enregistré » et mettrait un numéro de TVA erroné sur votre facture de repli.
2. Sur lookup.peppol.org, l'outil cité par le SPF Finances dans sa FAQ Peppol (question 6), cherchez 0208: suivi des dix chiffres du numéro d'entreprise du client (son numéro à la BCE, la Banque-Carrefour des Entreprises). Conservez une capture d'écran datée.
3. Demandez au client s'il a un prestataire Peppol et à partir de quand il pourra recevoir sur Peppol. Une réponse écrite est votre meilleure preuve.

Quand le problème est de votre côté. Si vous ne pouvez pas envoyer, par exemple parce que l'Autorisation Peppol n'est pas signée, la règle de repli ne vous protège pas. C'est vous qui êtes en défaut, et votre client peut en principe refuser votre facture ; s'il accepte la facture établie sous une autre forme, il conserve son droit à déduction (FAQ B2B, question 7).

Étape 2 : choisir le canal de repli

Étape 3 : obtenir l'accord du client par écrit

Ce que les règles exigent. Pour un envoi électronique, l'accord du client et, selon le SPF Finances (FAQ B2B, question 8), une méthode sécurisée convenue entre vous. Aucune forme ni formulation n'est imposée, et le SPF Finances ne définit pas « sécurisée ».

Ce que nous recommandons. Convenez-en par e-mail, pour pouvoir le démontrer plus tard, en précisant le format (PDF), l'adresse et la durée (jusqu'à ce que le client puisse recevoir sur Peppol). En pratique, « sécurisée » signifie une adresse communiquée par le client lui-même, comme la boîte de sa comptabilité fournisseurs, un PDF plutôt qu'un fichier modifiable, et un accusé de réception pour la première facture. Les versions anglaise, néerlandaise et allemande de cet article proposent le modèle ci-dessous dans ces langues.

Objet : nos factures tant que vous n'êtes pas encore sur Peppol

Madame, Monsieur,

Le [date], nous n'avons pas trouvé [dénomination], numéro d'entreprise [0000.000.000], sur le réseau Peppol. Comme le permet l'article 53, §2bis, du Code de la TVA, nous vous enverrons nos factures en PDF jusqu'à ce que vous puissiez recevoir des factures structurées sur Peppol.

Pourriez-vous nous confirmer par retour d'e-mail :

1. que vous acceptez de recevoir nos factures en PDF par e-mail ;
2. l'adresse à utiliser ;
3. la date à laquelle vous prévoyez d'être joignable sur Peppol sous 0208:[numéro d'entreprise].

Les factures envoyées en PDF ne seront pas renvoyées sur Peppol ; dès votre inscription, les nouvelles factures passeront uniquement par Peppol.

Bien cordialement, [nom, entreprise]

La clause facultative sur la facture peut tenir en une phrase dans son champ Notes, par exemple : « Facture émise en PDF car votre société ne pouvait pas recevoir de factures structurées sur Peppol le [date]. Merci de vous inscrire pour recevoir sur Peppol. » Le SPF Finances n'impose aucune formulation.

Étape 4 : envoyer la facture de repli depuis OrdoGrid

OrdoGrid ne bascule pas automatiquement vers l'e-mail : c'est vous qui choisissez le canal.

1. Ouvrez la facture et, si vous utilisez la clause, ajoutez-la dans Notes, qui figure sur le PDF.
2. Cliquez sur Envoyer. La fenêtre Envoyer la facture affiche Peppol — ignoré avec le motif.
3. Vérifiez que Email est coché et que l'adresse est celle confirmée par le client ; corrigez-la dans le champ si nécessaire. Sans e-mail enregistré pour le client, la fenêtre affiche Aucun email configuré : saisissez l'adresse.
4. Cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. OrdoGrid enregistre, envoie la facture par e-mail avec son PDF en pièce jointe et affiche le résultat par canal. Le statut passe de Brouillon à Envoyée.
5. Variante aux étapes 2 à 4, pour rédiger votre propre objet ou message : dans la liste des factures, utilisez l'action Envoyer par email (dans le panneau de la facture, la même action s'appelle Envoyer) : remplissez Sujet de l’email et Message personnalisé (optionnel), laissez Joindre le PDF du document coché et cliquez sur Envoyer l’email.
6. Variante papier, à la place des étapes 2 à 4 : cliquez sur PDF, imprimez et postez la facture, puis passez le statut à Envoyée avec l'action Statut.
7. Dans Base Clients, notez dans les Notes du client la date et le résultat de la vérification, le canal convenu et l'adresse.

L'e-mail part de contact@ordogrid.com au nom de votre entreprise, et les réponses arrivent à l'adresse e-mail de votre entreprise ; prévenez le client pour que son filtre anti-spam ne le bloque pas. Il ne contient jamais de XML UBL et n'a pas d'accusé de lecture : demandez une confirmation. L'historique apparaît sous Envoi et Paiement dans le panneau latéral de la facture.

Étape 5 : quand le client rejoint Peppol

1. Confirmez. Cherchez le client sur lookup.peppol.org, ou cliquez sur Envoyer pour la facture suivante : Envoi électronique via Peppol est alors coché automatiquement.
2. Envoyez les nouvelles factures uniquement sur Peppol. Décochez Email dans la fenêtre d'envoi. En septembre 2026, le forum belge des prestataires Peppol a recommandé d'envoyer exclusivement via Peppol lorsque le destinataire peut y recevoir ; c'est une recommandation, pas une règle. Peppol ne détecte pas lui-même les doublons (FAQ « questions spécifiques », question 4).
3. Ne touchez pas aux factures de repli. Le bouton en forme de globe Envoyer à Peppol de la liste des factures reste disponible pour elles, puisqu'elles ne sont jamais passées par Peppol ; l'utiliser livrerait deux fois la même facture. Le garde-fou Déjà envoyé sur Peppol du bouton en forme de globe (Déjà envoyé via Peppol dans la fenêtre d'envoi) bloque seulement un second envoi Peppol.
4. Corrections. La règle selon laquelle une note de crédit suit le format de la facture initiale (art. 53, §2bis, du Code de la TVA) ne s'applique que si l'original est une facture structurée (FAQ « questions spécifiques », questions 5 et 23). Pour un original en PDF, aucun format n'est imposé, et une note de crédit en PDF reste possible si le client l'accepte. Convenez du canal d'une telle note de crédit avec le client et votre comptable. Dans OrdoGrid, une note de crédit se crée à partir de la facture avec le bouton Note de crédit et s'envoie comme une facture.

Exemple chiffré : un client qui rejoint Peppol tardivement

Graphisme Renard SRL, un studio graphique namurois, a refait le site web de Ferronnerie Dumont SRL, une entreprise de ferronnerie liégeoise. Toutes deux sont assujetties et établies en Belgique. Le site a été mis en ligne le 30 septembre 2026 : la facture doit donc être émise au plus tard le 15 octobre 2026.

1. Lundi 12 octobre. Envoyer affiche Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Renard ressaisit le numéro dans la fiche client : l'encadré Registre belge (BCE) affiche Ferronnerie Dumont SRL, le numéro est donc correct. lookup.peppol.org ne trouve rien pour 0208:0987654394, 9925:BE0987654394 ni pour le nom ; Renard conserve les captures d'écran.
2. Le même jour. Au téléphone, la gérante de Dumont explique que l'entreprise vient de signer avec un prestataire Peppol et prévoit de pouvoir recevoir sur Peppol début novembre. Renard envoie la demande d'accord de l'étape 3.
3. Mercredi 14 octobre. Dumont confirme par e-mail : PDF à l'adresse de sa comptabilité.
4. Jeudi 15 octobre. Renard date F-2026-0118 de ce jour, ajoute la clause dans Notes, laisse seulement Email coché avec l'adresse confirmée et clique sur Sauvegarder & Envoyer. Les Notes du client indiquent : « 12/10/2026 : pas sur Peppol (0208, 9925, nom). 14/10 : PDF par e-mail accepté. F-2026-0118 envoyée par e-mail le 15/10. »
5. Mardi 3 novembre. Dumont annonce son inscription ; lookup.peppol.org affiche 0208:0987654394 avec les factures et notes de crédit Peppol BIS.
6. Jeudi 5 novembre. F-2026-0131 pour l'hébergement et la maintenance d'octobre : 250,00 € + 52,50 € de TVA (21 %) = 302,50 €. Envoi électronique via Peppol est coché ; Renard décoche Email et envoie. Dans Peppol → Outbox, la ligne passe de En file à Traité (livré sur le réseau ; cela ne signifie pas que le client l'a accepté).
7. Vendredi 13 novembre. Dumont paie 4 840,00 € ; Renard l'enregistre avec Enregistrer un paiement dans le panneau Règlement, et la facture affiche Payée. F-2026-0118 n'a jamais été renvoyée.

Attendre l'inscription aurait rendu F-2026-0118 tardive ; cliquer sur Envoyer à Peppol pour cette facture le 3 novembre aurait livré deux fois la même facture de 4 840,00 €.

Clients hors de cette procédure

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi exige. Conservez les factures pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60, §3, du Code de la TVA, tel que modifié par la loi du 18 décembre 2025, qui a ramené ce délai de dix à sept ans). Aucun texte n'impose la manière de documenter une recherche.

Ce que nous recommandons. Pouvoir montrer pourquoi chaque facture de repli n'est pas passée par Peppol.

Ce que fait OrdoGrid. Il conserve vos documents mais ne donne aucune garantie d'archivage : exportez régulièrement vos propres copies, par exemple en sélectionnant des lignes dans la liste des factures puis en cliquant sur Télécharger (info-bulle : Télécharger en ZIP).

Questions fréquentes

Une facture envoyée par e-mail est-elle valable en 2026 si mon client n'est pas sur Peppol ?

Oui, si le client ne peut techniquement pas recevoir de factures structurées. Le SPF Finances indique que la facture envoyée par un autre moyen est juridiquement valable et remplit votre obligation de facturation. L'envoi par e-mail requiert l'accord du client sur une alternative sécurisée ; une facture papier, non.

Puis-je recevoir une amende si j'envoie un PDF parce que mon client n'est pas sur Peppol ?

Pas pour l'usage de la règle de repli. C'est le client qui risque 1 500 €, puis 3 000 €, puis 5 000 € faute de moyens de réception. Vous restez exposé aux amendes ordinaires si la facture est tardive ou incomplète, ou si le client pouvait en réalité recevoir, par exemple quand l'échec venait d'un numéro erroné.

Dois-je renvoyer la facture sur Peppol quand mon client s'inscrit ?

Non. Le SPF Finances indique que les fournisseurs ne doivent pas envoyer de factures structurées rétroactivement. N'envoyez sur Peppol que les nouvelles factures et n'utilisez pas Envoyer à Peppol pour les précédentes.

Mon client est sur Peppol mais demande un PDF. Puis-je le lui envoyer par e-mail à la place ?

Non. Entre entreprises établies en Belgique, la facture structurée est la seule facture légale lorsque le client peut recevoir. Envoyez-la sur Peppol ; une copie PDF est facultative et ne la remplace pas.

Combien de temps puis-je continuer à envoyer des factures PDF au même client ?

Tant qu'il ne peut techniquement pas recevoir. La loi ne vous fixe pas de date limite, mais vérifiez à nouveau avant chaque facture ; OrdoGrid le fait à chaque clic sur Envoyer. Le client, lui, reste exposé aux amendes.

OrdoGrid bascule-t-il automatiquement vers l'e-mail si le client n'est pas sur Peppol ?

Non. La fenêtre d'envoi affiche Peppol — ignoré avec le motif, et c'est vous qui décidez : cocher Email, ou télécharger le PDF pour un envoi papier.

Puis-je inscrire moi-même mon client sur Peppol ?

Non. Seul le client peut s'inscrire, via le prestataire Peppol de son choix. En attendant, émettez des factures de repli.