Être payé à temps en Belgique : délais, rappels et intérêts de retard

La plupart des retards de paiement se préviennent avant l'envoi de la facture. Convenez d'un délai que la loi autorise, indiquez une vraie date d'échéance et donnez au client des coordonnées de paiement qu'une application bancaire ou un logiciel comptable peut reprendre sans ressaisie. Après l'échéance, un calendrier de rappels précis et la connaissance de ce que le droit belge vous permet de réclamer font le reste.

Ce guide s'adresse aux indépendants et petites entreprises belges qui facturent avec OrdoGrid, et à ceux qui suivent leurs paiements clients. Il distingue ce que la loi impose, ce que nous recommandons et ce que fait OrdoGrid. L'enregistrement d'un paiement reçu, même partiel, est détaillé dans Suivre une facture et enregistrer un paiement partiel. La référence de paiement belge elle-même est expliquée dans Communication structurée (OGM) : format, chiffres de contrôle, usage.

Délais de paiement : ce que le droit belge autorise

Entre entreprises, les délais de paiement sont régis par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, renforcée par la loi du 14 août 2021 avec effet au 1er février 2022.

Transaction commerciale

Transaction entre entreprises, ou entre entreprises et pouvoirs publics, portant sur des biens, des services ou des travaux contre rémunération. Une entreprise est toute organisation autre qu'un pouvoir public qui agit dans le cadre d'une activité économique ou professionnelle indépendante, y compris une personne physique indépendante. Les ventes aux consommateurs ne sont pas visées.

Ce que nous recommandons : convenez du délai par écrit avant de commencer, dans le devis accepté par le client ou dans des conditions générales acceptées avec la commande, et indiquez une date sur la facture plutôt que seulement « 30 jours ». Des conditions qui apparaissent pour la première fois sur la facture sont plus faciles à contester.

OrdoGrid propose une Échéance égale à la date de facture plus 30 jours. Cela ne correspond au délai légal par défaut que si le client reçoit la facture le jour même, comme lors d'un envoi Peppol ou par e-mail le jour de l'émission.

Rendre chaque facture facile à payer

Aucun de ces éléments n'est une mention TVA au sens de l'arrêté royal n° 1, mais ils déterminent la vitesse à laquelle l'argent arrive. Vérifiez d'abord les mentions TVA dans Mentions obligatoires sur une facture belge : la checklist 2026 : une correction coûte plus de temps qu'un rappel.

Configurer OrdoGrid

Une seule fois par entreprise

1. Ouvrez Profil entreprise dans le menu du profil. Sous Informations bancaires, saisissez votre IBAN et choisissez votre banque pour le BIC. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier cette page.
2. Dans l'onglet CGV, rédigez vos conditions de facturation avec le Configurateur de CGV par défaut : délai de paiement, intérêts de retard, indemnité, manière de contester une facture.
3. Pour les paiements par carte, avec le plan Business : ouvrez Paiements → Liens de paiement. Si aucun compte Stripe n'est connecté, OrdoGrid affiche Connecter Stripe ; collez les clés de votre propre compte Stripe.

Sur chaque facture

1. Créez-la avec Nouvelle facture et sélectionnez le client.
2. Renseignez d'abord la Date, puis réglez l'Échéance sur la date convenue : modifier la date remet l'Échéance à la date + 30 jours. Il n'existe pas de délai par défaut par client.
3. Cliquez sur le bloc de paiement dans l'aperçu. Dans Informations de paiement, vérifiez l'IBAN et la Communication, choisissez QR Code SEPA (virement bancaire) ou Lien de paiement (paiement en ligne), puis Enregistrer.
4. Remplacez le texte par défaut des Notes par vos vraies conditions.
5. Si le client exige un bon de commande, cochez une fois Exiger un bon de commande pour les factures dans sa fiche client : le champ N° bon de commande apparaît alors sous Documents et Références ; complétez-le. Cochez Inclure dans le PDF sous Conditions de vente.
6. Cliquez sur Envoyer, puis Sauvegarder & Envoyer : via Peppol pour un client professionnel inscrit sur le réseau, sinon par e-mail. Voir Envoyer votre première facture Peppol dans OrdoGrid.

Ce que contiennent la communication et le QR code

• Sur une nouvelle facture, OrdoGrid remplit la Communication avec une communication structurée formée des dix derniers chiffres du numéro de facture proposé et des deux chiffres de contrôle modulo 97. Pour F-2026-0042, cela donne +++002/0260/04240+++.
• Vous pouvez saisir votre propre texte. Un champ vide est régénéré à partir du numéro de facture à l'enregistrement : videz-le donc si vous avez modifié le numéro dans N°. Dupliquer donne une nouvelle référence à la copie.
• Le QR Code SEPA suit le format de l'European Payments Council (EPC069-12) : votre nom, IBAN, BIC, le Montant à payer et la communication. OrdoGrid place actuellement la référence belge dans le champ de communication libre du QR code ; seule une référence commençant par RF va dans le champ structuré. Les lignes directrices de Febelfin pour les QR codes sur facture, applicables en Belgique depuis le 1er février 2026, la placent au contraire dans le champ de référence structurée (voir Communication structurée (OGM) : format, chiffres de contrôle, usage). Demandez aux payeurs de vérifier la référence dans leur application bancaire avant de confirmer.
• Le QR code exige un IBAN et n'apparaît ni sur les notes de crédit ni sur les factures sans montant restant à payer.

Paiements par carte avec un lien de paiement Stripe

• Prérequis : le plan Business (voir la page des tarifs) et votre propre compte Stripe. Stripe facture ses propres frais selon votre contrat Stripe.
• Créer le lien : choisissez Lien de paiement, puis Générer le lien de paiement dans Informations de paiement, où le lien s'affiche avec Copier le lien ; ou Générer un lien de paiement sous Envoi et Paiement dans la barre latérale de l'éditeur, puis Copier ou Ouvrir. Le QR code du PDF ouvre alors la page de paiement.
• Montant : le solde restant dû au moment de la création du lien. Le lien ne tient pas compte des virements reçus ensuite ; vérifiez-le avec Ouvrir avant de le renvoyer.
• Règlement : dès que Stripe confirme le paiement, OrdoGrid enregistre un paiement par carte du montant payé dans Règlement et passe la facture à Payée quand plus rien n'est dû. Transmettez vos relevés de frais Stripe à votre comptable.

Sur Peppol, les données de paiement sont intégrées à la facture

Lors d'un envoi Peppol, OrdoGrid inscrit les données de paiement dans la facture structurée (UBL), pour que le logiciel du client puisse programmer le virement avec la bonne référence.

Sans IBAN sur la facture, OrdoGrid n'envoie aucune instruction de paiement (BT-81, BT-83, BT-84), seulement l'échéance (BT-9) et les conditions de paiement (BT-20). Les notes de crédit et les factures sans montant à payer ne contiennent pas de bloc de paiement. Le numéro de bon de commande va dans la référence acheteur.

Livraison, acceptation et paiement sont trois choses distinctes. Traité dans Peppol → Outbox signifie que le réseau a livré la facture, rien de plus. Le client peut répondre par une Invoice Response, affichée sur la facture dans OrdoGrid : UQ (Sous question) ou RE (Rejetée) signifie qu'il faut cesser les rappels et régler le problème, et PD (Payée) est une déclaration du client, pas votre preuve bancaire. Voir Réponses Peppol aux factures : que signifient AP, RE, UQ et PD ?.

Après l'échéance : OrdoGrid signale, vous agissez

Une vérification automatique fait passer une facture du statut Envoyée au statut En retard dès le début du jour de son Échéance. Elle n'envoie rien au client et ne calcule aucun intérêt. Les étapes de rappel sont des statuts que vous choisissez vous-même avec l'action Statut dans la liste des factures ou dans le panneau latéral de la facture.

Payée et Partiellement payée ne se choisissent pas simplement : ils découlent d'Enregistrer un paiement dans Règlement. Payée s'affiche dès que plus rien n'est dû, à toute étape d'Envoyée à Recouvrement. Partiellement payée ne s'affiche que tant que la facture n'est pas passée au statut En retard : ensuite, une facture partiellement payée garde En retard, votre étape de rappel ou Recouvrement, et le solde reste visible dans Règlement. Une facture que vous envoyez en dehors d'OrdoGrid reste Brouillon et ne passe jamais au statut En retard : passez-la au statut Envoyée avec Statut.

Une routine de rappels (notre recommandation)

Entre entreprises, la loi n'impose aucun calendrier de rappels : les intérêts et les 40 € s'appliquent sans rappel. Une routine fixe permet pourtant de régler la plupart des factures sans litige.

Envoyez les rappels depuis votre propre messagerie avec le PDF obtenu via l'action PDF ; après un paiement partiel, ajoutez le Relevé actuel du Règlement. Gardez la même communication structurée dans tous les rappels et demandez si un bon de commande, une approbation ou un litige retient le paiement. Pour un consommateur, le premier rappel doit être gratuit et suivi d'au moins 14 jours avant tout frais.

Intérêts de retard et 40 € pour les clients professionnels

Ce que prévoit la loi du 2 août 2002 (art. 2, 5, 6 et 7) :

• Quand : si vous avez rempli vos propres obligations et n'êtes pas payé à l'échéance, le montant impayé porte intérêt dès le lendemain, de plein droit et sans mise en demeure, sauf si le client prouve qu'il n'est pas responsable du retard.
• Sur quoi : le montant impayé, TVA figurant sur la facture comprise.
• Taux : sauf convention contraire, le taux de l'opération principale de refinancement de la BCE majoré de 8 points et arrondi au demi-point supérieur ; le taux BCE du 1er janvier vaut pour le premier semestre, celui du 1er juillet pour le second. Le ministre des Finances publie le taux au Moniteur belge.
• 2026 : le taux BCE était de 2,15 % au 1er janvier et de 2,40 % au 1er juillet 2026 (taux directeurs de la BCE), soit 10,15 % et 10,40 %, arrondis tous deux à 10,5 %. Le chiffre officiel est l'avis du SPF Finances pour chaque semestre ; consultez le nouvel avis pour 2027.
• 40 € : lorsque des intérêts sont dus, le montant impayé est majoré de plein droit d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Une indemnisation raisonnable des autres frais de recouvrement, y compris l'indemnité de procédure, peut s'y ajouter.
• Contrat : vos conditions peuvent prévoir un autre taux. Exclure les intérêts est considéré comme manifestement abusif ; exclure les 40 € est présumé l'être. Si le débiteur est un pouvoir public, le taux légal s'applique quoi que dise le contrat.

Ce que nous recommandons : réclamez les intérêts et les 40 € par écrit, dans le deuxième rappel ou la mise en demeure, avec le calcul. Y renoncer pour un bon client reste votre choix. Ne les ajoutez jamais à la facture d'origine : une facture émise ne se réécrit pas, et OrdoGrid verrouille ses montants dès qu'elle a un paiement ou a été envoyée via Peppol. Demandez à votre comptable comment documenter et comptabiliser la réclamation.

Exemple chiffré : 60 jours de retard sur F-2026-0042

Atelier Lemaire SRL, à Namur, facture une mission de conseil à Verhaegen Logistics BV, à Gand. Le devis accepté prévoit un paiement à 30 jours date de facture.

1. Dès le 30 octobre, jour de l'échéance, OrdoGrid affiche En retard ; les intérêts ne courent qu'à partir du 31 octobre.
2. Le 2 novembre, Atelier Lemaire envoie un rappel aimable par e-mail et choisit 1er rappel.
3. Le 16 novembre, le deuxième rappel mentionne les intérêts de 10,5 % et les 40 € : 2e rappel.
4. Le 1er décembre, un recommandé fixe une date ultime au 11 décembre : Dernier rappel.
5. Le 29 décembre, 2 420,00 € arrivent avec la bonne communication. Enregistrer un paiement fait passer la facture à Payée.

Atelier Lemaire réclame 81,77 € par lettre et ne touche pas à F-2026-0042. Après un paiement partiel, les intérêts ne courent plus que sur le solde impayé. Si un retard se prolonge jusqu'en 2027, vérifiez le taux publié pour 2027.

Consommateurs : premier rappel gratuit et frais plafonnés

Lorsque le client est un consommateur, c'est-à-dire une personne physique qui achète en dehors de toute activité professionnelle, le livre XIX du Code de droit économique s'applique : depuis le 1er septembre 2023 pour les nouveaux contrats et, selon le SPF Économie, depuis le 1er décembre 2023 pour les plus anciens. Dans OrdoGrid, ces clients ont généralement le type Particulier, mais ce type ne tranche pas la question : une organisation sans numéro de TVA n'est pas un consommateur.

• Premier rappel gratuit. Aucun frais pour le premier rappel après une échéance impayée. Pour des livraisons régulières, comme un abonnement, les rappels pour trois échéances impayées par année civile sont gratuits ; les suivants coûtent au maximum 7,50 € plus les frais postaux.
• Sur un support durable, comme une lettre ou un e-mail. Vous devez pouvoir prouver que vous avez respecté ces règles.
• Contenu du premier rappel : le montant restant dû et le montant de la clause indemnitaire réclamé en cas de non-paiement dans les 14 jours ; votre nom et votre numéro d'entreprise ; le produit ou service et sa date d'exigibilité ; le délai de 14 jours.
• Délai d'attente : au moins 14 jours civils, qui commencent le troisième jour ouvrable après l'envoi d'un rappel papier, ou le lendemain de l'envoi d'un e-mail.
• Ensuite : des intérêts au maximum au taux légal B2B (10,5 % en 2026) sur le solde, et/ou, seulement si vos conditions la prévoient expressément, une indemnité forfaitaire dans les plafonds ci-dessous. Une PME peut alors faire courir les intérêts dès le lendemain de l'envoi du rappel.
• Rien d'autre. Une clause indemnitaire comportant d'autres montants est interdite et réputée non écrite. Un bureau de recouvrement de dettes de consommateurs doit être inscrit auprès du SPF Économie.

Exemple : Mme Claes doit 400,00 € TVAC sur la facture F-2026-0057, échue le 30 octobre 2026. Un rappel gratuit part par e-mail le 3 novembre ; les 14 jours courent donc du 4 au 17 novembre. À partir du 18 novembre, si les conditions de vente le prévoient, l'entreprise peut réclamer au maximum 30 € + 10 % × (400,00 € − 150,00 €) = 55,00 €, plus des intérêts de 10,5 % par an au maximum.

Quand le client ne paie toujours pas

Abandonnée est un statut, pas une écriture comptable : il ne modifie aucun montant, ne crée aucune note de crédit et ne change rien à votre TVA ; le solde reste visible dans Règlement. Il retire toutefois la facture des créances et de la prévision de trésorerie dans Comptabilité. La récupération de la TVA sur une créance qui s'avère irrécouvrable obéit à des règles spécifiques : convenez de l'approche et des preuves avec votre comptable. Nous déconseillons d'émettre une note de crédit uniquement pour solder une créance irrécouvrable : elle indique au client que le montant n'est plus dû.

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

La facture et vos documents bancaires et comptables doivent de toute façon être conservés 7 ans (voir Archivage des factures en Belgique : 7 ans, XML Peppol et preuves). Conservez tous les éléments suivants au moins jusqu'au paiement ou à la clôture de la réclamation :

• Le devis accepté, le contrat ou les conditions générales contenant le délai de paiement. Si le client a accepté votre devis en ligne en téléversant la copie signée, le devis affiche Accepté ; gardez ce fichier.
• La facture telle qu'émise (Document original dans Règlement) et, pour Peppol, son statut dans Peppol → Outbox.
• La preuve d'envoi et de réception, comme la date de livraison Peppol ou l'e-mail envoyé : le délai légal par défaut court à partir de la réception.
• Chaque rappel avec sa date et son canal ; pour un consommateur, la preuve de la date d'envoi du premier rappel.
• Les preuves de dépôt des recommandés (et, le cas échéant, les accusés de réception), les réponses du client et les éventuelles Invoice Responses.
• Les extraits bancaires, l'Historique des mouvements du Règlement, vos rapports Stripe, votre calcul d'intérêts et l'avis de taux utilisé.

Questions fréquentes

Puis-je réclamer des intérêts de retard si ma facture ne les mentionne pas ?

Pour un client professionnel, oui : la loi du 2 août 2002 accorde de plein droit les intérêts au taux légal et l'indemnité forfaitaire de 40 €. Pour un consommateur, une indemnité forfaitaire n'est possible que si vos conditions la prévoient expressément, et les intérêts éventuels sont plafonnés au taux légal B2B ; aucun des deux ne peut être réclamé avant le rappel gratuit et les 14 jours. Sans clause, consultez un avocat avant de réclamer des intérêts.

Quel est le taux d'intérêt de retard belge en 2026 ?

La formule légale appliquée aux taux de la BCE donne 10,5 % pour les deux semestres de 2026. Le chiffre qui fait foi est l'avis du SPF Finances publié au Moniteur belge pour chaque semestre.

OrdoGrid envoie-t-il automatiquement les rappels de paiement ?

Non. Il fait passer une facture envoyée au statut En retard dès son échéance. C'est vous qui choisissez les statuts de rappel et qui envoyez les rappels.

L'indemnité de 40 € est-elle automatique ?

Entre entreprises, elle est due de plein droit dès que des intérêts de retard sont dus, mais vous devez quand même la réclamer. Elle ne s'applique pas aux consommateurs, pour qui seules les indemnités du livre XIX existent.

Traité dans l'Outbox Peppol signifie-t-il que le client a accepté la facture ?

Non. Cela signifie que le réseau Peppol l'a livrée. Une acceptation, une question ou un refus arrive sous forme d'Invoice Response, et le paiement n'apparaît que sur votre compte bancaire.

Mon client est-il obligé d'utiliser la communication structurée ?

Aucune loi n'y oblige le payeur : c'est un standard bancaire belge. Rappelez-la dans chaque relance et rapprochez à la main un paiement qui arrive sans elle avant de l'enregistrer.