Identifiant Peppol pour vos fournisseurs : quoi envoyer et vérifier

En Belgique, votre identifiant Peppol est 0208: suivi de votre numéro d'entreprise à dix chiffres, par exemple 0208:0123456749. Tout participant belge doit être inscrit sous cet identifiant : un fournisseur dont le logiciel envoie via Peppol vous trouve donc sans rien demander, et le SPF Finances recommande même aux entreprises de ne pas réclamer d'identifiant Peppol à leurs clients. Ce que vos fournisseurs ne savent pas si vous ne le leur dites pas, c'est à partir de quand vous recevez via Peppol, quelle société de votre groupe facturer et quelle référence mentionner. Ce guide pratique vous aide à le leur dire.

Il s'adresse aux entreprises belges qui reçoivent des factures fournisseurs, dans OrdoGrid ou ailleurs. Les règles détaillées de l'identifiant figurent dans Identifiant Peppol expliqué, la vérification de l'inscription d'un tiers dans Recherche de participant Peppol, et le traitement des factures reçues dans Recevoir les factures fournisseurs.

Le cadre réglementaire du message

Ce que disent les règles.

Ce que nous recommandons. Envoyez un court message par entité juridique une fois votre réception opérationnelle, même si aucune règle ne l'impose. Il fait basculer les fournisseurs qui envoient encore des PDF, évite les factures adressées à la mauvaise société d'un groupe et vous donne une référence pour rapprocher chaque facture d'une commande.

Ce que fait OrdoGrid. Lorsque vous activez la réception, OrdoGrid inscrit votre entreprise sous 0208: et les dix chiffres de votre numéro de TVA BE, pour les factures et les notes de crédit. Il n'inscrit pas d'identifiant basé sur le numéro de TVA (9925) et n'écrit pas à vos fournisseurs : vous envoyez le message depuis votre propre messagerie.

Identifiant Peppol (identifiant participant)

L'adresse à laquelle le réseau Peppol vous livre les documents. En Belgique, c'est le schéma 0208 suivi de votre numéro d'entreprise, écrit 0208:0123456749. Il identifie l'entité juridique, pas votre logiciel : il ne change pas quand vous changez de prestataire.

Qui a besoin d'un message, et lequel

Étape 1 : vérifier où arriveront les factures fournisseurs

1. Dans OrdoGrid, ouvrez Peppol puis l'onglet Statut.

2. Lisez le badge à côté de Statut d'inscription Peppol. Envoi + réception signifie que les factures fournisseurs arrivent dans l'Inbox d'OrdoGrid ; Envoi seul signifie qu'elles n'y arrivent pas.

3. Vérifiez que Réception (Inbox) indique Enregistré, avec « Depuis le » et une date, et qu'aucun avertissement n'indique que votre identifiant Peppol « est géré par un autre prestataire » : les factures iraient alors chez ce prestataire. S'il indique Non enregistré, cliquez sur Activer la réception. La page Réception Peppol affiche alors l'un de ces quatre états :

   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol : l'activation vous inscrit.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol : un autre prestataire reçoit pour vous et les factures y arrivent. OrdoGrid ne peut reprendre la réception qu'après votre désinscription chez ce prestataire, car OrdoGrid ne gère pas les clés de migration. Choisissez Continuer en envoi seul pour garder ce prestataire.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point : cliquez sur Activer la réception pour rattacher les documents entrants à cette entreprise.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié : OrdoGrid vous a trouvé sans pouvoir vérifier quel prestataire reçoit pour vous. Vérifiez d'abord lookup.peppol.org ; l'activation tente de vous inscrire via le point d'accès d'OrdoGrid et est refusée si un autre prestataire détient votre identifiant.

   Si l'avertissement Réception déjà liée sur la plateforme s'affiche aussi, une autre entreprise OrdoGrid reçoit pour ce numéro de TVA. Cliquez sur Libérer la réception dans l'onglet Statut de cette entreprise (propriétaire ou administrateur uniquement), puis revenez activer la réception ici. Si vous en êtes membre, Ouvrir … vous y mène.

4. Notez votre identifiant : si le bloc Annuaire Peppol du même onglet affiche un Identifiant Peppol, copiez-le ; sinon, il se compose de 0208: et des dix chiffres de votre numéro d'entreprise, sans points, espaces ni « BE ». Ce sont les chiffres de votre numéro de TVA belge.

5. Vérifiez de l'extérieur sur lookup.peppol.org, l'outil que recommande le SPF Finances : saisissez 0208: et vos dix chiffres. Vous devez apparaître comme inscrit, avec factures et notes de crédit lorsque les types de documents sont affichés. L'outil montre qui peut recevoir, pas qui peut envoyer.

Le bloc Annuaire Peppol du même onglet est le contrôle propre à OrdoGrid indiquant si votre entreprise est trouvée ; lorsqu'elle est connue, sa ligne Access point de réception indique où votre identifiant est inscrit : Notre access point (le point d'accès d'OrdoGrid) ou Autre prestataire. N'envoyez pas vos fournisseurs vers la recherche publique du Peppol Directory : l'inscription y est facultative et indexée avec retard ; une absence ne signifie donc pas que l'on ne peut pas vous joindre.

Étape 2 : choisir les informations à transmettre

N'indiquez ni le nom de votre point d'accès (le réseau le trouve à partir de votre identifiant), ni un numéro d'unité d'établissement, ni une adresse e-mail proposée comme autre canal pour les factures.

Étape 3 : envoyer le message

Utilisez la version dans la langue du fournisseur et complétez les éléments entre crochets : un message par entité juridique.

Objet : [Dénomination] reçoit désormais ses factures via Peppol

Madame, Monsieur,

À partir du [date], [dénomination] reçoit ses factures et notes de
crédit via le réseau Peppol. Merci de nous adresser toutes vos
factures via Peppol à partir de cette date et non plus par e-mail,
afin qu'aucune facture ne soit comptabilisée deux fois.

Dénomination : [dénomination inscrite à la BCE]
Numéro d'entreprise : [0000.000.000]
Identifiant Peppol : 0208:[dix chiffres]
Numéro de TVA : BE [0000.000.000]
Adresse de facturation : [rue et numéro, code postal, commune]
Référence à mentionner : notre numéro de bon de commande, à défaut
le nom de la personne qui a commandé
Questions sur une facture : [e-mail ou téléphone de la comptabilité]

Merci d'envoyer aussi vos notes de crédit via Peppol et de joindre les
annexes à la facture Peppol. Ne renvoyez pas les factures déjà
envoyées par e-mail. Si votre logiciel ne nous trouve pas,
prévenez-nous avant de passer par l'e-mail.

Avec nos salutations distinguées,

Onderwerp: [Naam] ontvangt facturen voortaan via Peppol

Geachte mevrouw, geachte heer,

Vanaf [datum] ontvangt [naam] facturen en creditnota's via het
Peppol-netwerk. Gelieve vanaf die datum al uw facturen via Peppol
te sturen en niet langer per e-mail, zodat geen enkele factuur
twee keer geboekt wordt.

Naam: [naam zoals ingeschreven in de KBO]
Ondernemingsnummer: [0000.000.000]
Peppol-ID: 0208:[tien cijfers]
Btw-nummer: BE [0000.000.000]
Facturatieadres: [straat en nummer, postcode, gemeente]
Te vermelden referentie: ons bestelbonnummer, anders de naam van
wie de bestelling plaatste
Vragen over een factuur: [e-mail of telefoon van de boekhouding]

Stuur ook uw creditnota's via Peppol en voeg bijlagen toe aan de
Peppol-factuur. Stuur facturen die u al per e-mail bezorgde niet
opnieuw. Vindt uw software ons niet, laat het ons dan weten voor u
terugvalt op e-mail.

Met vriendelijke groeten,

Subject: [Legal name] now receives invoices on Peppol

Dear Sir or Madam,

From [date], [legal name] receives invoices and credit notes on the
Peppol network. Please send all your invoices to us on Peppol from
that date and no longer by email, so that no invoice is booked twice.

Legal name: [name as registered in the KBO/BCE]
Enterprise number: [0000.000.000]
Peppol ID: 0208:[ten digits]
VAT number: BE [0000.000.000]
Invoicing address: [street and number, postcode, municipality]
Reference to quote: our purchase order number, otherwise the name
of the person who ordered
Questions about an invoice: [accounts payable email or phone]

Please send credit notes on Peppol too, and attach supporting documents
to the Peppol invoice. Do not resend invoices already emailed.
If your software cannot find us, please let us know before falling
back on email.

Kind regards,

Étape 4 : suivre la bascule

Tenez une ligne par fournisseur dans un tableur : fournisseur et langue, date d'envoi du message, dernière facture PDF (numéro et date), première facture Peppol (numéro et date), statut (passé à Peppol, pas prêt, envoie en double, mauvaise entité ou sans réponse) et action suivante avec une date.

Un fournisseur est passé à Peppol lorsque sa première facture apparaît dans Peppol → Inbox ; les propriétaires et administrateurs reçoivent aussi un e-mail intitulé « [Peppol] 1 nouveau document reçu ». Ouvrez le document, vérifiez que le Client affiché est bien votre entité juridique, puis mettez la ligne à jour. Relancez les fournisseurs sans réponse après deux ou trois semaines.

Exemple chiffré : Atelier Nord BV fait basculer ses fournisseurs

Atelier Nord BV est une menuiserie gantoise, numéro d'entreprise 0123.456.749 (TVA BE 0123.456.749, identifiant Peppol 0208:0123456749). Sa société sœur Atelier Nord Services BV, fondée après septembre 2023, a son propre numéro d'entreprise 1987.654.318 et sa propre entreprise OrdoGrid avec réception active (0208:1987654318).

Le 28 août 2026, la gestionnaire administrative ouvre Peppol → Statut : Envoi + réception, et Réception (Inbox) indique Enregistré ; lookup.peppol.org trouve 0208:0123456749. Le 31 août, elle envoie le message en néerlandais à trois fournisseurs flamands et le message en français à un imprimeur namurois, avec le 1er septembre comme date de début.

La gestionnaire administrative transmet aussi la note par e-mail à Elektro Claes, au cas où ce fournisseur ne serait pas inscrit pour recevoir les réponses de facture (Invoice Responses). Le 14 septembre, Elektro Claes envoie à Atelier Nord BV une note de crédit de 1 452,00 € faisant référence à la facture 2026/554, et une nouvelle facture de 1 452,00 € à Atelier Nord Services BV. Atelier Nord classe ensemble la facture rejetée, sa réponse et la note de crédit pour son expert-comptable. Fin septembre, trois fournisseurs sur quatre facturent via Peppol ; l'Imprimerie Ledoux doit encore être relancée, et la prochaine facture de De Smet montrera si la copie par e-mail a cessé.

Confusions d'identifiant fréquentes chez les fournisseurs

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Le message daté envoyé à chaque fournisseur et leurs réponses, surtout les réponses « pas prêt ».
• Votre liste de suivi, jusqu'à ce que tous vos fournisseurs réguliers soient passés à Peppol.
• Au démarrage et après tout changement de prestataire : une capture d'écran datée de Peppol → Statut montrant Réception (Inbox) : Enregistré avec la date « Depuis le », et un résultat daté de lookup.peppol.org. Ils montrent à partir de quand vous pouviez recevoir, point déterminant pour l'amende de 1 500 €.
• La première facture Peppol de chaque fournisseur : dans l'Inbox, sélectionnez les lignes et téléchargez-les en ZIP, avec un dossier xml/ et un dossier pdf/. Le ZIP ne contient pas vos réponses ; pour chaque RE envoyé, gardez une capture d'écran datée de Réponses envoyées sur ce document.

Conservez les factures reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; les factures liées à la révision de la TVA sur des biens immobiliers peuvent devoir être conservées 15 ou 25 ans. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation : rangez les ZIP dans vos propres archives.

Questions fréquentes

Dois-je communiquer mon identifiant Peppol à mes fournisseurs ?

Aucune règle ne l'impose. Tout participant belge doit être inscrit sous 0208 et son numéro d'entreprise : les fournisseurs présents sur Peppol vous trouvent donc, et le SPF Finances indique qu'ils ne devraient pas avoir à le demander. Un message reste utile pour dire à partir de quand vous recevez, quelle entité facturer et quelle référence mentionner.

Mon numéro de TVA est-il mon identifiant Peppol ?

Pas dans OrdoGrid. Le schéma 9925 avec le numéro de TVA est un identifiant valable et facultatif, mais celui que tout participant belge doit avoir est 0208 avec le numéro d'entreprise, et c'est le seul qu'OrdoGrid inscrit.

Mon numéro d'entreprise commence par 1. Quel est mon identifiant Peppol ?

0208, deux-points et vos dix chiffres, par exemple 0208:1987654318. N'ajoutez pas de zéro devant : une valeur qui ne compte pas exactement dix chiffres échoue au contrôle de format.

Nous recevons dans l'outil de notre expert-comptable et n'utilisons OrdoGrid que pour envoyer. Que dire aux fournisseurs ?

Rien de neuf. Votre identifiant Peppol reste le même et les factures fournisseurs continuent d'arriver dans cet outil. Gardez OrdoGrid en envoi seul ; son Inbox reste vide.

Un fournisseur continue d'envoyer des factures PDF par e-mail. Puis-je les refuser ?

En principe oui, s'il est tenu de vous envoyer des factures structurées. Si vous acceptez le PDF, vous conservez votre déduction de TVA. Comptabilisez-le une fois, et jamais une seconde fois si la même facture arrive ensuite via Peppol.