EN 16931 et UBL : les données que doit contenir une facture structurée

Une facture électronique structurée est un fichier de données, pas l'image d'une facture. Trois couches la définissent : EN 16931, la norme européenne qui énumère les termes métier qu'une facture peut contenir et les règles qui les relient ; UBL 2.1, la syntaxe XML dans laquelle Peppol échange ces termes ; et Peppol BIS Billing 3.0, la spécification Peppol qui restreint et complète EN 16931 pour le réseau. Depuis le 1er janvier 2026, le droit belge fait de Peppol BIS dans sa version UBL, envoyé via Peppol, le format par défaut des factures B2B visées par l'obligation. Vous n'écrivez jamais le XML : vous saisissez des données commerciales correctes, et votre logiciel de facturation en fait un fichier valide.

Cette référence s'adresse aux dirigeants, aux services financiers et aux comptables qui veulent savoir ce que contient le fichier et pourquoi un envoi peut être refusé, ainsi qu'aux développeurs qui y associent leurs données. Elle traite du modèle de données et de la correspondance des champs. Pour le profil Peppol et les types de documents, voyez Peppol BIS Billing ; pour corriger une erreur précise, erreurs de validation Peppol ; pour les mentions exigées par la loi, mentions légales d'une facture en Belgique.

Trois couches pour une seule facture : EN 16931, UBL et Peppol BIS

Terme métier (BT)

Un élément de données numéroté d'EN 16931, comme BT-1 (numéro de facture) ou BT-48 (identifiant TVA de l'acheteur). Les groupes sont numérotés BG et les règles métier BR. Les messages de validation et la documentation des logiciels utilisent ces numéros.

Ce que la loi impose. Selon l'article 13ter de l'arrêté royal n° 1 (en vigueur depuis le 1er janvier 2026), l'assujetti tenu d'émettre une facture structurée l'établit conformément à la norme européenne, au format Peppol BIS dans la version UBL, et la transmet via le réseau Peppol. Un autre format ou un autre canal n'est permis que moyennant un accord entre les parties, et il doit rester conforme à la norme européenne et à la liste des syntaxes prévue par la directive 2014/55/UE. Le SPF Finances recommande de conclure cet accord par écrit (FAQ Q13). Même dans ce cas, l'article 13quater exige que vous disposiez des moyens techniques d'émettre et de recevoir des factures Peppol BIS. Qui est concerné : obligation de facturation électronique B2B en Belgique.

Le fichier structuré est la facture ; le PDF en est une copie

Pour les opérations B2B visées, la facture électronique structurée est depuis le 1er janvier 2026 la seule facture légalement requise. Une copie PDF est facultative, et le client ne peut pas refuser une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ B2B du SPF Finances, Q11 et Q12). Aucune règle ne dit que le XML « l'emporte » sur un PDF qui affiche autre chose : si les deux divergent, la facture est erronée. Corrigez-la par une note de crédit et une nouvelle facture, pas par un nouveau PDF. Plus de détails : PDF ou facture structurée.

Les données de la facture, et où OrdoGrid les prend

Les tableaux ci-dessous reprennent les termes métier d'une facture envoyée depuis OrdoGrid à un client belge. « Obligatoire » signifie exigé par EN 16931 ou par Peppol BIS ; ce que demande la loi TVA est traité dans la section suivante. Les écrans de facturation d'OrdoGrid sont en français, quelle que soit la langue de l'interface.

Document et parties

Paiement

Les notes de crédit ne contiennent pas d'instructions de paiement.

Lignes, ventilation de la TVA et totaux

Qui exige quoi : loi TVA, Peppol BIS et OrdoGrid

La loi TVA détermine ce que la facture doit dire ; Peppol BIS détermine la structure du fichier ; OrdoGrid alimente les deux à partir des mêmes champs.

Catégories de TVA : S, Z, E, AE, K, G et O

Chaque ligne et chaque ventilation de TVA portent un code de catégorie issu de la liste UNCL5305. La catégorie découle du traitement TVA de l'opération, que vous déterminez avec votre comptable ; l'article Régimes de TVA sur les factures belges explique ces traitements. Dans OrdoGrid, vous choisissez le traitement sous Options de TVA, et OrdoGrid fixe la catégorie.

Points d'attention :

• Un seul régime par document. Dans OrdoGrid, tout régime autre que Standard met toutes les lignes à 0 %, et l'éditeur refuse d'enregistrer ou d'envoyer une facture ou une note de crédit en Standard qui mélange 0 % et d'autres taux. Si une opération est autoliquidée et une autre taxée, émettez deux factures.
• Clauses TVA étendues. Le SPF Finances demande de reprendre les clauses étendues, comme la mention d'autoliquidation, dans une note au niveau du document (BT-22) et dans le motif d'exonération (BT-120) (FAQ Q11). Le client ne devrait pas refuser une facture qui indique « reverse charge » sans la mention détaillée, mais sans elle la clause qui transfère la responsabilité au client ne peut produire ses effets, ce qui concerne surtout le fournisseur (FAQ Q27). OrdoGrid envoie le texte qu'il imprime en BT-120 et dans la note au niveau du document ; sous Régime cocontractant, c'est la mention complète de l'art. 20, § 3, traduite sur les documents en anglais et en allemand.
• Mention de franchise. Sous Régime de la franchise de taxe, OrdoGrid imprime la mention exigée depuis le 1er janvier 2025, « Régime particulier de la franchise de taxe » ou « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting », sur les documents en français et en néerlandais. Il n'existe pas de libellé officiel en anglais ni en allemand : les documents dans ces langues portent une traduction ; choisissez donc le français ou le néerlandais comme Langue des documents si vous voulez le texte officiel. Une entreprise dont le siège d'exploitation se trouve en région de langue néerlandaise doit de toute façon utiliser le néerlandais.
• Livraisons intracommunautaires de biens. Les règles BR-IC-11 et BR-IC-12 (bloquantes) exigent aussi la date de livraison effective ou la période de facturation, et le pays de livraison. OrdoGrid transmet toujours les deux en Livraison intracommunautaire (voir BT-72 et BT-80 plus haut) : indiquez donc la date réelle dans Date de livraison / prestation lorsqu'elle diffère de la date de facture. Une note de crédit portant sur une facture émise en dehors d'OrdoGrid est refusée tant que cette date n'est pas remplie. Vous pouvez envoyer ces factures et notes de crédit via Peppol lorsqu'OrdoGrid trouve le client sur le réseau à partir de son numéro de TVA ; les factures transfrontalières sortent du champ de l'obligation belge, l'envoi par e-mail reste donc possible.
• Hors champ (O). La catégorie O ne peut pas être combinée avec d'autres catégories sur une même facture (BR-O-11). À titre de solution temporaire, le SPF Finances accepte des lignes hors champ en catégorie E avec un texte de motif (FAQ Q8). OrdoGrid ne propose pas O : demandez à votre comptable comment facturer ces lignes.

Exemple chiffré : une facture à deux taux, terme par terme

Agrifourniture Hesbaye SRL à Hannut (numéro d'entreprise 0451.823.624) vend à Jardins Verhaegen SRL à Wavre (numéro d'entreprise 1006.239.101, un numéro récent qui commence par 1). Jardins Verhaegen exige un bon de commande sur chaque facture : sa fiche client a donc la case Exiger un bon de commande pour les factures cochée. La facture F-2026-0187 est datée du 5 octobre 2026, les marchandises sont livrées le même jour et l'échéance est le 4 novembre 2026.

Les engrais sont soumis au taux de 6 % sauf s'ils sont mélangés à des produits phytopharmaceutiques, et ces derniers sont passés de 12 % à 21 % le 1er mars 2026 (arrêté royal du 14 février 2026). Depuis le 1er janvier 2026, les factures structurées émises dans le cadre de l'obligation B2B suivent les règles d'arrondi d'EN 16931 (arrêté royal n° 8, art. 1er, alinéa 4), qui calculent la TVA par catégorie et par taux :

• 6 % : 736,00 € × 6 % = 44,16 €.
• 21 % : 257,40 € × 21 % = 54,054 €, arrondi à 54,05 €.
• Total hors TVA 993,40 € ; total de la TVA 98,21 € ; total TVA comprise 1 091,61 €.

Calculer la TVA par bidon (42,90 € × 21 % = 9,009 €, arrondi à 9,01 €, × 6 = 54,06 €) donnerait un cent de plus. La norme calcule la TVA sur le total par taux, et OrdoGrid fait de même.

Extrait simplifié de l'UBL pour la ventilation de la TVA et les totaux :

<cbc:BuyerReference>4500127</cbc:BuyerReference>
<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">98.21</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">736.00</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">44.16</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>6</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">257.40</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">54.05</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>21</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:LineExtensionAmount>
  <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:TaxExclusiveAmount>
  <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:TaxInclusiveAmount>
  <cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:PrepaidAmount>
  <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

Les totaux doivent concorder exactement après arrondi au cent : la somme des montants nets des lignes égale BT-106 (BR-CO-10), BT-109 égale BT-106 moins les remises plus les frais au niveau du document (BR-CO-13), BT-110 est la somme des montants de TVA de la ventilation (BR-CO-14), BT-112 égale BT-109 plus BT-110 (BR-CO-15) et BT-115 égale BT-112 moins BT-113 plus BT-114 (BR-CO-16). Ailleurs, la validation est plus souple : PEPPOL-EN16931-R120 (montant net de ligne) et R040 (remise ou frais en pourcentage) tolèrent un écart de 0,02, et BR-CO-17 accepte un montant de TVA par catégorie qui s'écarte de moins de 1,00 de la base imposable multipliée par le taux. La loi belge exige toutefois la TVA par taux arrondie au cent, comme calculé plus haut. Pour une ligne d'arrondi issue de prix TVAC, voyez prix TVAC, remises et arrondis.

Variante : autoliquidation dans la construction (AE)

Menuiserie Lambert SRL pose dix châssis à 450,00 € pièce dans un immeuble de bureaux pour Horizon Construct SRL, qui dépose des déclarations TVA périodiques. Avec Régime cocontractant, le fichier contient une seule ventilation : catégorie AE, 0 %, base imposable 4 500,00 €, TVA 0,00 €, code de motif VATEX-EU-AE et, comme texte, la mention de cocontractant qu'OrdoGrid imprime sur le PDF, qui ouvre aussi la note au niveau du document (BT-22). BT-110 vaut 0,00 €, BT-112 et BT-115 valent 4 500,00 €. Horizon Construct reprend elle-même la TVA dans sa déclaration périodique : 945,00 € au taux normal de 21 %. Les numéros de TVA du vendeur et de l'acheteur, exigés par la règle BR-AE-02 (pour l'acheteur, le numéro de TVA ou un identifiant d'enregistrement légal), figurent tous deux dans le fichier, et la mention qu'OrdoGrid imprime est le texte complet de l'art. 20, § 3.

Vérifier les données avant d'envoyer depuis OrdoGrid

1. Dans Profil entreprise, complétez Nom de l'entreprise, Numéro de TVA (Optionnel), qui doit commencer par BE pour Peppol, Adresse, Code postal, Ville, Pays et, pour des données de paiement dans le fichier, IBAN. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier cette page.
2. Dans Base Clients, ouvrez le client (Ajouter un client ou Modifier le client). Choisissez Assujetti à la TVA, saisissez le N° de TVA et laissez la recherche remplir le nom et l'adresse (badge Registre belge (BCE)), puis vérifiez le Pays. Si le client émet des bons de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures.
3. Dans l'éditeur (Nouvelle facture), vérifiez N°, Date et Échéance, puis remplissez chaque ligne : Description, Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA.
4. Sous Options de TVA, choisissez le régime. Tout régime autre que Standard met toutes les lignes à 0 %.
5. Sous Documents et Références, remplissez le N° bon de commande : ce champ est affiché, et obligatoire, lorsque la fiche client exige un bon de commande ; pour un autre client, ouvrez-le avec Ajouter un N° bon de commande. Dans le bloc de paiement, gardez la Communication qu'OrdoGrid remplit (une communication structurée calculée à partir du numéro de facture), et ajoutez dans Notes toute mention légale qu'OrdoGrid n'imprime pas.
6. Cliquez sur Aperçu du PDF, puis sur Envoyer. Vérifiez que la case Envoi électronique via Peppol est cochée et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.
7. Avant la transmission, OrdoGrid génère l'UBL et le contrôle selon le schéma UBL 2.1, les règles EN 16931 (artefacts de validation 1.3.16) et les règles Peppol BIS Billing 3.0.21. Si le contrôle du schéma ou une règle bloquante échoue, rien n'est envoyé (les avertissements ne bloquent pas) : le résultat affiche une erreur sur la ligne Peppol et le message Des erreurs sont survenues. Corrigez les données, puis relancez l'envoi.
8. Dans Peppol → Outbox, Traité signifie que le réseau a livré le fichier. Cela ne veut dire ni que le client l'a accepté, ni que les données étaient justes.

Dès qu'une facture a été préparée ou envoyée via Peppol, ses montants sont verrouillés ; corrigez-les par une note de crédit (corriger ou créditer une facture).

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Le XML tel qu'envoyé. Dans Peppol → Outbox, utilisez le téléchargement XML, ou sélectionnez des lignes pour obtenir un ZIP avec un dossier xml et un dossier pdf. OrdoGrid archive le XML et le PDF exacts qu'il a envoyés, avec les versions de validation et les empreintes SHA-256.
• Le PDF tel qu'émis : Document original dans le panneau Règlement reste inchangé.
• Les accords : tout accord écrit pour utiliser un autre format ou canal que Peppol BIS (art. 13ter) et les instructions du client sur les références ou bons de commande.

La loi TVA impose de conserver les factures pendant 7 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; les documents liés à la révision de la TVA sur les biens immobiliers doivent être conservés plus longtemps. Le SPF Finances recommande vivement de conserver le XML original. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal : gardez vos propres copies, voyez l'archivage des factures.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?

La norme européenne de facturation électronique. Sa partie 1 définit les termes métier qu'une facture de base peut contenir, comme les parties, les lignes, la ventilation de la TVA et les totaux, ainsi que les règles qui les relient. Peppol BIS Billing 3.0 repose sur la version 2017 ; la version 2026, publiée en mai 2026, ne change rien à ce que vous devez faire aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'UBL, et est-ce le seul format XML ?

UBL 2.1 est l'une des deux syntaxes XML reconnues par EN 16931 ; l'autre est UN/CEFACT CII. Peppol BIS Billing impose UBL, et le droit belge désigne Peppol BIS dans sa version UBL comme format par défaut. Une autre syntaxe n'est possible que d'un commun accord avec votre client.

Le numéro de bon de commande est-il obligatoire sur une facture Peppol ?

Pas selon la loi TVA. Peppol BIS exige une référence acheteur ou une référence de commande sur chaque facture et note de crédit (règle PEPPOL-EN16931-R003). OrdoGrid remplit toujours la référence acheteur : avec le bon de commande si vous l'avez saisi, sinon avec la communication ou le numéro de facture.

L'IBAN et la date d'échéance sont-ils obligatoires ?

Ce ne sont pas des mentions TVA, et Peppol BIS 3.0.21 n'exige ni l'un ni l'autre : la règle BR-CO-25 sur l'échéance a été supprimée dans cette version (mai 2026). OrdoGrid transmet toujours l'échéance. Si votre IBAN est renseigné, il transmet aussi l'IBAN et la communication (générée à partir du numéro de facture si vous avez laissé la Communication vide), ce qui permet au logiciel du client de préparer le paiement.

Si le PDF et le XML diffèrent, lequel compte ?

Aucun ne prévaut en vertu d'une règle. Pour les factures B2B visées, la facture structurée est la facture légale, mais un PDF contradictoire signifie que la facture contient une erreur. Émettez une note de crédit et une nouvelle facture.

Dois-je écrire ou modifier le XML ?

Non. OrdoGrid génère l'UBL à partir de votre profil, de la fiche client et de la facture, et le valide avant la transmission. Si la validation échoue, corrigez les données dans OrdoGrid, pas le XML.