Format Peppol et facture UBL : quelles données dans le fichier
Format Peppol (BIS Billing) et facture UBL : ce qu'est le fichier XML, quels champs une facture B2B belge doit porter, et comment ça fonctionne avant l'envoi.
Mis à jour
Une facture UBL est le fichier XML que le logiciel de l'acheteur comptabilise. Le format Peppol pour les factures est Peppol BIS Billing : les mêmes faits, avec les règles du réseau. Vous n'avez pas besoin de l'arbre XML. Vous devez renseigner correctement les faits métier.
Le réseau : Qu'est-ce que Peppol ?. PDF versus fichier structuré : PDF versus facture structurée.
Trois noms, un fichier
| Nom | Rôle |
|---|---|
| EN 16931 | Quels faits une e-facture doit pouvoir porter (parties, lignes, TVA, totaux) |
| UBL | La syntaxe XML de ces faits |
| Format Peppol (BIS Billing) | Le profil que les points d'accès attendent sur Peppol |
- Facture UBL
Universal Business Language : l'encodage XML de la facture. « Facture UBL », « facture XML » et « facture Peppol » désignent en pratique le même fichier structuré, pas un PDF.
Un PDF généré à partir des mêmes données est une copie. Si le XML a 6 % de TVA et le PDF 21 %, c'est le XML qui compte.
Checklist des champs (B2B belge)
| Zone | Ce qui doit être juste |
|---|---|
| Identité vendeur | Raison sociale, adresse, numéro d'entreprise / TVA selon votre outil |
| Identité acheteur | Idem pour le client ; un mauvais numéro est le rejet classique |
| Numéro et date de facture | Numéro unique dans votre séquence ; vraie date d'émission |
| Devise | En général EUR pour le B2B belge domestique |
| Lignes | Description, quantité, prix unitaire, montant net de ligne |
| TVA | Taux ou régime par ligne ou groupe ; base et montant TVA cohérents avec les lignes |
| Totaux | Net, TVA et TTC qui concordent avec les lignes |
| Paiement | IBAN (et communication structurée si vous en utilisez une) |
| Références (si l'acheteur les exige) | Numéro de commande ou de contrat pour le rapprochement AP |
Souvent utiles aussi : date de livraison, centre de coût ou référence acheteur, contact en cas de litige. Mentions légales : mentions légales facture Belgique.
Exemple
Atelier Nord SRL facture SRL Horizon F2026-118 pour 10 châssis, TVA 21 %. Le fichier Peppol (facture UBL) porte le vendeur 0208:0123456789, le numéro d'entreprise de l'acheteur, les dix lignes, la base TVA, le montant TVA et des totaux qui s'additionnent. Le PDF du chef de chantier est rendu depuis ce XML. Si le numéro acheteur manque dans le XML, la validation échoue même si le PDF est joli.
Avant d'envoyer
- Remplissez chaque champ obligatoire que votre outil signale pour ce client.
- Revérifiez le numéro d'entreprise de l'acheteur (dix chiffres, y compris les zéros initiaux).
- Contrôlez le calcul TVA : nets de lignes + TVA = totaux d'en-tête.
- Lancez la validation avant envoi si le produit le propose (erreurs de validation).
- Archivez l'original structuré, pas seulement la vue PDF.
Erreurs fréquentes
- Numéro acheteur faux ou incomplet dans le XML
- Totaux qui ne correspondent pas aux lignes
- Traitement TVA qui ne colle pas à la fourniture
- Archivage PDF uniquement
- Croire que « livré sur Peppol » prouve que les données étaient correctes
FAQ
Qu'est-ce qu'une facture UBL ?
Une facture encodée en UBL (XML). C'est le fichier structuré que le logiciel de l'acheteur lit. Ce n'est pas un PDF.
Quel est le format Peppol ?
Pour les factures : Peppol BIS Billing, fondé sur EN 16931 en UBL. C'est un profil (champs et règles), pas un second document à côté de la facture UBL.
Comment fonctionne une facture UBL ?
Votre outil remplit les faits métier. Il produit un XML UBL. Le point d'accès l'envoie sur Peppol. Chez l'acheteur, le logiciel mappe les champs sans ressaisie.
Dois-je écrire le XML à la main ?
Non. Le logiciel de facturation génère l'UBL depuis vos écrans. Votre travail : parties, lignes, TVA et totaux justes.
Une facture UBL est-elle obligatoire ?
Pour le B2B belge dans le périmètre, l'obligation porte sur une facture structurée. En pratique ce fichier est une facture UBL au format Peppol. Voir l'obligation 2026.
Le PDF et l'UBL, c'est la même chose ?
Non. Le PDF est une vue. L'UBL est la source pour la conformité et la comptabilisation. Les deux peuvent venir des mêmes données.