Corriger une facture Peppol avec une note de crédit structurée

Une facture partie sur Peppol reste telle qu'elle a été émise. Vous la corrigez par une note de crédit distincte, qui y fait référence et passe elle aussi par Peppol : depuis le 1er janvier 2026, la loi belge considère un document qui modifie une facture électronique structurée comme une facture électronique structurée à part entière, émise dans le même format. Une note de crédit PDF envoyée par e-mail, ou une facture modifiée renvoyée sous le même numéro, ne la remplace pas.

Plan nécessaire dans OrdoGrid. La création et l'envoi de notes de crédit sont inclus dans Starter et Business, pas dans le plan gratuit. Cette distinction concerne l'émission depuis OrdoGrid ; elle ne limite pas la réception Peppol du plan gratuit. Comparer les fonctions et tarifs.

Ce guide traite du volet structuré de la correction : quand Peppol est obligatoire, ce que contient un CreditNote UBL, ce qu'OrdoGrid y met, comment l'envoyer et le vérifier, et comment la note de crédit arrive chez votre client et dans la déclaration TVA. Pour choisir entre note de crédit partielle, note de crédit totale et nouvelle facture, et pour enregistrer un remboursement, voyez Corriger, annuler ou créditer une facture émise. Si c'est l'envoi Peppol lui-même qui a échoué, commencez par Corriger un envoi Peppol en échec ou une facture Peppol refusée.

Quand la note de crédit doit passer par Peppol

Le format de la note de crédit suit celui de la facture qu'elle corrige (art. 53, §2bis du Code de la TVA, inséré par la loi du 6 février 2024). Le SPF Finances le confirme dans sa FAQ sur la facturation électronique : les notes de crédit et de débit qui modifient une facture structurée doivent donc aussi être envoyées via Peppol (question 5).

Ce que le droit belge exige de la note de crédit

En TVA, la note de crédit est un document rectificatif. Quel que soit le canal, l'arrêté royal n° 1 fixe les deux premières règles ci-dessous, et l'arrêté royal n° 4 la troisième :

• Référence. Elle fait référence à la facture qu'elle rectifie (art. 12, §3). Établie comme facture simplifiée (art. 13), elle comporte « une référence spécifique et non équivoque » à la facture initiale et les mentions modifiées, sa date et son numéro séquentiel, vos nom, adresse et numéro de TVA, le numéro de TVA du client (ou ses nom et adresse), la nature des biens ou services, ainsi que la base d'imposition et la TVA par taux.
• Numérotation. Un numéro séquentiel et unique, « basé sur une ou plusieurs séries » (art. 5, §1er, 1°), inscrit dans le même facturier de sortie que les factures (art. 14, §2). Une série distincte est une pratique courante, pas une obligation légale ; OrdoGrid utilise par défaut NC-2026-0001, NC-2026-0002, etc.
• Mention de TVA à reverser. Lorsque la note de crédit vous permet de récupérer la TVA facturée, l'arrêté royal n° 4, art. 4, §1er, impose que l'exemplaire du client porte « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite » dans les situations visées à l'article 79 du Code de la TVA. Les notes de crédit concernées dépendent du motif de la restitution : vérifiez avec votre comptable, et faites-lui contrôler le libellé imprimé par OrdoGrid si votre note de crédit n'est pas en français. Le guide de correction détaille cette mention.

Comment Peppol transporte une note de crédit

Note de crédit ou facture négative

Peppol BIS Billing 3.0 prévoit deux façons de créditer (section 5.6). Dans une note de crédit, c'est le type de document qui crédite et les montants gardent leur signe : ils sont donc normalement positifs. Dans une facture négative, c'est une facture ordinaire aux montants négatifs qui crédite. L'émetteur peut choisir l'une ou l'autre ; le destinataire doit accepter les deux. OrdoGrid émet toujours des notes de crédit.

Le code de type 381

La règle PEPPOL-EN16931-P0101 (bloquante) autorise les codes de type 381, 396, 81, 83 et 532 pour les notes de crédit. Le 381 est la note de crédit commerciale, et un destinataire qui n'a pas de processus distinct pour les autres codes les traite comme des 381. OrdoGrid envoie 381. Les notes de crédit d'autofacturation (type 261) relèvent d'une spécification distincte, Peppol BIS Self-Billing. Factures et notes de crédit sont aussi des types de documents distincts sur le réseau, et le destinataire doit être inscrit pour les deux : voyez Peppol BIS Billing 3.0 : profil, identifiants et types de documents.

La référence à la facture d'origine (BG-3)

Référence à la facture précédente (BG-3)

Le groupe d'une note de crédit ou d'une facture Peppol qui désigne une facture antérieure : son numéro (BT-25) et, si nécessaire, sa date d'émission (BT-26). En UBL, c'est cac:BillingReference/cac:InvoiceDocumentReference.

La validation Peppol n'impose pas le lien avec l'original, mais le droit belge, lui, l'exige : créez donc toujours une note de crédit belge à partir de sa facture. Comme OrdoGrid envoie le numéro sans la date, ce numéro doit être unique à lui seul, ce qui est le cas des numéros OrdoGrid. Certaines règles nationales vont plus loin : les fournisseurs néerlandais doivent indiquer la référence (règle NL-R-001).

« P9 » n'est pas une règle de validation : l'EN 16931 désigne ainsi un processus métier, les notes de crédit ou factures à montants négatifs. Si un validateur signale un problème de référence, cherchez BR-55 ou PEPPOL-EN16931-R008.

Les autres champs à contrôler

Envoyer une note de crédit via Peppol depuis OrdoGrid

Il vous faut le rôle de propriétaire ou d'administrateur, et la facture d'origine doit exister dans OrdoGrid.

1. Partez de la facture. Dans Factures, cochez la facture et cliquez sur Note de crédit. Ou ouvrez Notes de Crédit, cliquez sur Nouvelle note de crédit et choisissez la facture dans Sélectionner une facture.
2. Vérifiez le lien. Dans la barre latérale, Facture d'origine affiche le Numéro et la Date de l'original : ce numéro devient le BT-25. OrdoGrid ne reprend pas le numéro de bon de commande du client dans le XML de la note de crédit : si le client en a besoin, indiquez-le dans Notes, qui figurent sur le PDF et dans le XML comme note au niveau du document (BT-22), et non comme référence de commande (BT-13), et dites au client où le trouver.
3. Fixez ce que vous créditez. Gardez toutes les lignes pour une note de crédit totale ; supprimez des lignes ou réduisez Quantité ou Prix Unitaire pour une note partielle. Gardez des montants positifs et laissez Options de TVA comme sur l'original. Le total ne peut dépasser le solde encore créditable de la facture.
4. Indiquez le motif dans Notes, puis contrôlez l'Aperçu du PDF, y compris la mention de TVA à reverser qu'OrdoGrid ajoute s'il y a lieu.
5. Enregistrez. Cliquez sur Enregistrer. Dès ce premier enregistrement, les montants sont verrouillés et la note de crédit ne peut plus être supprimée.
6. Envoyez via Peppol. Cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché, décochez Email, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Depuis la liste, le bouton en forme de globe Envoyer à Peppol fait de même après un écran de confirmation qui avertit Action irréversible - Vérifiez le contenu avant d'envoyer.
7. Confirmez la livraison. Dans Peppol → Outbox, cliquez sur Vérifier dans la ligne de la note de crédit. Traité signifie que le réseau a livré la note de crédit ; cela ne dit rien de l'approbation du client.
8. Conservez le XML. Le menu de téléchargement de la ligne propose XML et PDF : les fichiers exacts transmis.

OrdoGrid effectue les mêmes contrôles que pour une facture, dont la validation du XML selon les règles EN 16931 et Peppol BIS Billing 3.0.21. Quand le réseau Peppol accepte l'envoi, une note de crédit encore en Brouillon passe d'elle-même en Envoyée ; un envoi par e-mail ne change pas son statut. Les autres statuts, comme Traitée, se règlent avec Statut.

Exemple 1 : note de crédit partielle pour une quantité facturée en trop

Atelier Nord SRL (Liège) envoie le 12 mars 2026 la facture F-2026-0118 via Peppol à Groep Verhaegen NV (Malines), en reprenant le bon de commande PO-45821 de Verhaegen. L'Outbox affiche Traité le jour même.

Le 16 mars, Verhaegen signale n'avoir commandé qu'un jeu de plans, pas deux. La facture reste telle quelle. Le 17 mars, Atelier Nord crée la note de crédit NC-2026-0014 à partir de F-2026-0118, ne garde que la ligne des plans et met Quantité à 1, indique dans Notes le motif et le bon de commande PO-45821, et l'envoie via Peppol. Comme la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA, OrdoGrid ajoute lui-même la mention de TVA à reverser, qui voyage avec le texte des Notes dans la note au niveau du document (BT-22).

Résultat : le panneau Règlement de F-2026-0118 affiche Notes de crédit 242,00 € et Solde à payer 968,00 € (1 210,00 € − 242,00 €). Dans la déclaration de la période au cours de laquelle la cause de la restitution est survenue (mars 2026, ou le premier trimestre pour un déclarant trimestriel), Atelier Nord inscrit 200,00 € en grille 49 et 42,00 € en grille 64. Verhaegen, qui avait déduit la TVA, inscrit 200,00 € en grille 85 et reverse 42,00 € en grille 63.

Exemple 2 : mauvais régime de TVA, note de crédit totale et nouvelle facture

Renov Plus SRL (Namur) plafonne les murs d'un immeuble de bureaux existant pour Bouwbedrijf Peeters BV (Hasselt), un entrepreneur qui dépose des déclarations TVA périodiques. La facture F-2026-0131 du 4 mai 2026 applique 21 % de TVA et est livrée via Peppol. Peeters signale que les travaux relèvent de l'autoliquidation dans la construction (régime du cocontractant, art. 20 de l'arrêté royal n° 1) : c'est Peeters qui doit la TVA.

1. La note de crédit reflète la facture qu'elle annule : catégorie S à 21 %, pas la catégorie AE corrigée. OrdoGrid reprend le régime Standard de F-2026-0131 ; n'y touchez pas.
2. NC-2026-0016 part via Peppol avec BT-25 = F-2026-0131. La facture affiche désormais Notes de crédit 3 025,00 €, Solde à payer 0,00 € et Annulée dans la liste.
3. La nouvelle facture F-2026-0139 utilise Options de TVA → Régime cocontractant, qui met toutes les lignes à 0 % et envoie la catégorie AE. Sur les documents en français et en néerlandais, OrdoGrid imprime la mention officielle complète de l'article 20, §3, et l'envoie dans le fichier Peppol (voir Autoliquidation et cocontractant : facturer des travaux en Belgique). Ajoutez « Remplace la facture F-2026-0131, créditée par la note de crédit NC-2026-0016 » dans Notes, pour que Peeters puisse rapprocher les documents.

Effet TVA : Renov Plus inscrit 2 500,00 € en grille 49 et 525,00 € en grille 64 pour la note de crédit, et 2 500,00 € en grille 45 pour la nouvelle facture. Peeters inscrit 2 500,00 € en grille 85, reverse en grille 63 la part des 525,00 € qu'il avait déduite et autoliquide la TVA sur F-2026-0139.

Quand vous recevez une note de crédit

• Pouvoir la recevoir. BIS Billing impose aux destinataires d'accepter aussi bien les notes de crédit que les factures négatives. Activer la réception dans OrdoGrid inscrit les deux types de documents ; dans Peppol → Statut, Documents supportés sous Annuaire Peppol doit afficher Facture et Note de crédit.
• L'accepter, ne jamais la payer. Selon la FAQ du SPF Finances (Q23), le client doit accepter une note de crédit structurée, même si elle corrige une facture PDF de 2025 ; celle qui corrige une facture structurée a de toute façon le format requis. L'accepter ne demande aucune réponse (Invoice Response). Elle réduit ce que vous devez : convenez avec le fournisseur d'un remboursement ou d'une déduction sur une facture ultérieure.
• Vérifier le signe. Un fournisseur peut vous créditer par une facture aux montants négatifs : regardez le total, pas seulement le type de document.
• La rapprocher. L'Inbox montre le fournisseur, le numéro, la date, les lignes et les totaux, mais OrdoGrid ne comptabilise pas les notes de crédit et ne les rapproche pas des factures. La référence à l'original figure dans le XML (BG-3) et normalement sur le PDF du fournisseur. Pour votre comptable, sélectionnez les lignes sur la page Peppol et téléchargez le ZIP, avec ses dossiers xml/ et pdf/.
• Ne pas comptabiliser ce qui ne vous concerne pas. Une note de crédit n'appelle normalement aucune réponse. Celle qui ne vous est pas destinée ne doit pas être comptabilisée, comme l'indique la FAQ Q28 pour les factures : prévenez directement le fournisseur pour qu'il la corrige. Voyez Recevoir les factures fournisseurs Peppol, les contrôler et y répondre.

Les notes de crédit dans la déclaration TVA

OrdoGrid ne prépare pas la déclaration TVA ; votre comptable s'en charge. L'aide INTERVAT du SPF Finances classe les notes de crédit ainsi (cadre II, cadre III, cadre IV, cadre V) :

La TVA se régularise dans la déclaration de la période au cours de laquelle la cause de la restitution est survenue, et non dans celle de la facture d'origine (arrêté royal n° 4, art. 5, §1er, tel que remplacé par l'arrêté royal du 20 février 2004).

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Le XML et le PDF de la facture d'origine et de chaque note de crédit, tels que transmis : téléchargement depuis l'Outbox ou ZIP de la page Peppol. Le SPF Finances recommande vivement de conserver le XML original.
• Le statut de livraison et toute réponse (Invoice Response) envoyée par le client.
• Le motif de la correction : e-mail du client, commande ou réponse Peppol.
• Pour les restitutions de TVA, le registre exigé par l'arrêté royal n° 4, art. 4, §1er : convenez avec votre comptable de qui le tient.

Conservez-les 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit l'émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; voyez Archivage des factures en Belgique. OrdoGrid archive le XML et le PDF exacts de chaque envoi Peppol, ainsi que leurs empreintes, mais n'est pas un service d'archivage légal et ne donne aucune garantie de conservation.

Questions fréquentes

Puis-je envoyer une note de crédit PDF pour une facture Peppol ?

Pas pour une facture envoyée comme facture électronique structurée depuis le 1er janvier 2026 : la note de crédit doit suivre le même format et passer par Peppol (art. 53, §2bis du Code de la TVA, FAQ du SPF Finances Q5). Un PDF reste possible pour une note de crédit sur une facture PDF de 2025, si le client l'accepte.

BillingReference est-il obligatoire sur une note de crédit Peppol ?

Peppol BIS Billing le rend facultatif et exige seulement le numéro de facture dans chaque référence présente (BR-55). Le droit belge impose une référence à la facture rectifiée : une note de crédit belge doit donc toujours la comporter. OrdoGrid la remplit toujours avec le numéro de la facture d'origine.

Qu'est-ce que P9 sur une note de crédit Peppol ?

Ce n'est pas une règle de validation. L'EN 16931 désigne par P9 le processus métier des notes de crédit ou factures à montants négatifs. Les erreurs de référence viennent de BR-55 (numéro de facture manquant) ou de PEPPOL-EN16931-R008 (élément vide).

Quel code de type utilise une note de crédit Peppol ?

En général 381, la note de crédit commerciale. La règle P0101 admet aussi 396, 81, 83 et 532, que les destinataires peuvent traiter comme des 381. OrdoGrid envoie 381 ; les notes de crédit d'autofacturation relèvent de la spécification d'autofacturation.

Puis-je envoyer une facture négative au lieu d'une note de crédit ?

Peppol BIS Billing le permet, et tout destinataire doit accepter les deux formes. OrdoGrid émet toujours des notes de crédit aux montants positifs ; vous pouvez en revanche recevoir des factures négatives de vos fournisseurs.

Une note de crédit peut-elle corriger plusieurs factures ?

Le format Peppol le permet en répétant la référence à la facture précédente ou, pour de nombreuses factures, en indiquant la période de facturation et une note. Dans OrdoGrid, chaque note de crédit est liée à une facture : émettez-en une par facture.

Dois-je corriger la déclaration TVA de la facture d'origine ?

Non. Selon l'arrêté royal n° 4, la TVA se récupère dans la déclaration de la période au cours de laquelle la cause de la restitution est survenue. Votre comptable inscrit une note de crédit délivrée en grille 48 ou 49 (sa TVA éventuelle en grille 64) et une note de crédit reçue en grille 84 ou 85 (la TVA éventuelle à reverser en grille 63).