Mercurius et facturation B2G : facturer les pouvoirs publics belges

Pour facturer un pouvoir public belge (une commune, un CPAS, une région, un service fédéral), vous envoyez une facture électronique structurée via Peppol au numéro d'entreprise de l'autorité, en mentionnant le numéro de bon de commande qu'elle vous a donné. Mercurius, géré par le SPF BOSA (Stratégie et Appui), est la salle de courrier du secteur public qui reçoit la facture du côté de l'autorité. Vous n'envoyez jamais « à Mercurius », et aucun compte Mercurius n'est nécessaire si votre logiciel envoie via Peppol.

Ce guide s'adresse aux fournisseurs du secteur public et à leurs comptables : quand la règle B2G s'applique, comment trouver l'identifiant Peppol et la référence de l'autorité, comment envoyer et suivre la facture dans OrdoGrid, et comment corriger un refus. L'obligation TVA entre entreprises est traitée dans l'obligation de facturation électronique B2B, les bons de commande pour tous les clients dans le numéro de commande sur la facture.

B2G et B2B : deux règles sur le même réseau

Dans les deux cas, l'identifiant Peppol du destinataire est 0208: suivi de son numéro d'entreprise. Vendre surtout au secteur public ne vous dispense pas de la règle B2B : depuis le 1er janvier 2026, une entreprise établie en Belgique avec un numéro de TVA doit pouvoir émettre et recevoir des factures Peppol BIS (art. 13quater de l'arrêté royal n° 1), par exemple de ses propres fournisseurs. L'absence de moyens techniques est sanctionnée de 1 500 €, puis 3 000 €, puis 5 000 € (arrêté royal n° 44). Un accès au portail Mercurius ne vous rend pas joignable pour ces factures.

Quand la facture électronique est obligatoire pour un acheteur public

Ce que la loi impose. La directive 2014/55/UE oblige les pouvoirs adjudicateurs à accepter les factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931. La Belgique est allée plus loin : l'art. 14/1 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics oblige les fournisseurs à envoyer leurs factures par voie électronique à tous les pouvoirs adjudicateurs, fédéraux, régionaux et locaux. L'arrêté royal du 9 mars 2022 a fixé les dates de départ selon la valeur du marché et l'exemption de 3 000 € HTVA ; l'arrêté royal du 4 septembre 2023 a reporté la dernière phase.

Une facture électronique est une facture structurée que l'acheteur peut traiter automatiquement. Le guide de la Région de Bruxelles-Capitale pour les entreprises précise qu'un fichier PDF, Excel ou XML envoyé par e-mail n'en est pas une et peut être refusé.

Pouvoir adjudicateur

Acheteur soumis à la législation sur les marchés publics (aanbestedende overheid en néerlandais). Selon la FAQ du SPF BOSA, vérifiez-le dans la recherche publique de la BCE : si la rubrique « Qualités » indique « Pouvoir adjudicateur- Depuis le [date] », l'obligation B2G s'applique.

Ce qu'est Mercurius, et ce qu'il n'est pas

Mercurius

La salle de courrier centrale du secteur public belge pour l'e-facturation et l'e-procurement, gérée par le SPF BOSA. Elle reçoit via Peppol les factures, notes de crédit et annexes au nom des pouvoirs adjudicateurs qui y sont raccordés, les transmet à leurs systèmes et renvoie leurs réponses.

Accès au portail. Vous vous connectez avec votre eID ou itsme. Les représentants légaux inscrits à la BCE y ont accès automatiquement ; toute autre personne, par exemple un collaborateur du service facturation, doit d'abord obtenir le rôle « Responsable facturation » via l'application « Ma gestion des rôles eGov » (FAQ Mercurius du SPF BOSA). Un compte sur le portail ne vous inscrit pas sur Peppol.

Comme vous envoyez à l'identifiant Peppol propre à l'autorité, peu vous importe qu'elle reçoive via Mercurius, son successeur ou un autre prestataire. Ce qui compte, c'est que l'identifiant soit inscrit au moment de l'envoi.

Trouver l'identifiant Peppol de l'autorité et la référence qu'elle contrôle

1. Identifiez la bonne entité juridique. Prenez le nom figurant sur le bon de commande, pas la ville : une commune et son CPAS sont des entités distinctes ayant chacune son propre numéro d'entreprise. Dans la recherche publique de la BCE, notez le numéro d'entreprise à dix chiffres, la qualité « Pouvoir adjudicateur » et l'existence éventuelle d'un numéro de TVA actif.
2. Vérifiez qu'elle reçoit sur Peppol. Saisissez 0208: suivi des dix chiffres sur lookup.peppol.org, comme le recommande le SPF Finances. Chaque participant belge doit être inscrit au moins sous son numéro d'entreprise : inutile de demander un « identifiant Peppol ». Voir rechercher un participant Peppol.
3. Obtenez la référence que l'autorité contrôle. Les autorités rapprochent la facture de leur bon de commande ; la FAQ du SPF BOSA cite un numéro de bon de commande erroné comme cause habituelle de refus. Si le bon n'est pas clair, demandez au service achats quel numéro mentionner.

La règle Peppol PEPPOL-EN16931-R003 rejette toute facture ou note de crédit sans référence acheteur ni référence de commande. OrdoGrid remplit toujours la référence acheteur, cette règle ne vous bloque donc jamais. Si une autorité exige son numéro de commande en BT-13, OrdoGrid ne peut pas remplir ce champ : signalez-lui qu'il figure dans la référence acheteur, ou utilisez le portail pour cet acheteur.

Envoyer une facture B2G depuis OrdoGrid

OrdoGrid n'a pas de fonction propre à Mercurius : un acheteur public inscrit sur Peppol est un destinataire comme un autre. Il vous faut une entreprise avec un numéro de TVA BE et une Autorisation Peppol signée ; voir configurer Peppol dans OrdoGrid.

1. Créez le client. Ouvrez Clients dans la barre latérale (page Base Clients), cliquez sur Ajouter un client, choisissez Assujetti à la TVA (le seul type de client avec un champ de numéro) et saisissez le numéro dans N° de TVA. La recherche complète le nom et l'adresse à partir du Registre belge (BCE).
2. Rendez le bon de commande obligatoire. Cochez Exiger un bon de commande pour les factures. Format dans les notes (par défaut PO: {input}) détermine comment le numéro est recopié dans les notes. Enregistrez avec Créer le client.
3. Préparez la facture. Dans Factures, cliquez sur Nouvelle facture, sélectionnez le client et saisissez les lignes avec Quantité, Prix Unitaire et TVA. Réglez l'Échéance sur le délai de paiement du marché ; par défaut, 30 jours.
4. Saisissez le numéro de bon de commande. Dans la section Documents et Références de la barre latérale, remplissez N° bon de commande ; OrdoGrid refuse d'enregistrer la facture sans ce numéro pour ce client. Joignez les documents demandés par le marché, en restant sous 2 Mo au total et de préférence en PDF, PNG, JPEG, CSV ou XLSX, formats acceptés par Peppol.
5. Envoyez via Peppol. Cliquez sur Envoyer. Envoi électronique via Peppol est coché lorsque l'autorité est trouvée sur le réseau. Nous recommandons de décocher Email sauf si l'autorité a demandé une copie : le forum belge des prestataires Peppol déconseille d'envoyer deux fois la même facture. Cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Détails : envoyer votre première facture Peppol.
6. Suivez la livraison. Ouvrez Peppol → Outbox. Traité signifie livré sur le réseau ; Vérifier actualise le statut d'un document.

Une fois la facture envoyée via Peppol, ses montants et ses lignes sont verrouillés. Les corrections passent par une note de crédit.

Exemple chiffré : du mobilier pour une commune

Atelier Nord SRL, à Namur (numéro d'entreprise 0123.456.749), a remporté un marché de fourniture de mobilier pour la Commune de Valdor (numéro d'entreprise 0987.654.394) ; les deux sont fictives. Le marché a été publié en avril 2026 pour une valeur estimée de 18 000 € HTVA : la facture électronique est donc obligatoire. Le 2 octobre 2026, la commune envoie le bon de commande COM-2026-441 ; la livraison a lieu le 9 octobre.

Vérifications. La BCE indique « Pouvoir adjudicateur- Depuis le [date] » et un numéro de TVA actif (toutes les autorités n'en ont pas ; voir les cas particuliers). Sur lookup.peppol.org, 0208:0987654394 reçoit les factures et notes de crédit Peppol BIS.

Facture F-2026-0187, datée du 12 octobre 2026, échéance le 11 novembre 2026 :

Total TVAC : 12 100,00 €. N° bon de commande contient COM-2026-441 : le XML le transmet comme référence acheteur et les notes indiquent « PO: COM-2026-441 ». Atelier Nord décoche Email, clique sur Sauvegarder & Envoyer, et l'après-midi même l'Outbox affiche Traité.

Correction. Le 20 octobre, la commune signale une chaise endommagée. Atelier Nord sélectionne F-2026-0187 dans Factures, clique sur Note de crédit et réduit les lignes à une seule chaise :

Les notes de crédit n'ont pas de champ de bon de commande : Atelier Nord ajoute « PO: COM-2026-441 » dans Notes. Comme la note de crédit rembourse de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA, OrdoGrid ajoute lui-même, dans la langue du document, la mention « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite », sur le PDF et dans le XML ; Atelier Nord la vérifie dans Aperçu du PDF. L'arrêté royal n° 4 (art. 4, § 1er) impose cette mention sur le double envoyé au client dans les situations de l'art. 79 du Code de la TVA, pour que le fournisseur récupère la TVA ; un crédit comme celui-ci en relève normalement, mais vérifiez-le avec votre comptable (voir corriger ou créditer une facture). Le XML reprend cette mention et les Notes dans sa note du document (BT-22) : le numéro de commande n'y parvient donc à l'autorité que sous forme de texte libre. Le XML de la note de crédit transmet comme référence acheteur son propre numéro NC-2026-0009 (une note de crédit n'a pas non plus de communication de paiement), et ne la rattache de façon structurée à la commande que par la référence de facturation à F-2026-0187. Avant la première note de crédit, demandez à l'autorité si elle l'accepte. Solde : 12 100,00 € − 193,60 € = 11 906,40 € (9 840,00 € HTVA + 2 066,40 € de TVA). Quand la commune paie le 6 novembre, Atelier Nord enregistre les 11 906,40 € avec Enregistrer un paiement et la facture passe à Payée. Atelier Nord conserve les deux documents au moins jusqu'au 31 décembre 2033.

Suivre la facture : statuts OrdoGrid et Mercurius

Les réponses de facture arrivent chez le prestataire qui détient votre inscription Peppol : avec la réception activée dans OrdoGrid, elles s'affichent sur la facture ; en mode Envoi seul, elles vont chez le prestataire qui détient votre inscription et, s'il n'y en a aucun, elles ne peuvent pas vous parvenir (et vous ne remplissez pas non plus l'obligation B2B de réception).

Refus et autres problèmes

Procédure complète : corriger une facture Peppol refusée.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Autorité sans numéro de TVA. Les organismes publics non assujettis n'en ont généralement pas, et le SPF BOSA demande alors d'omettre le numéro de TVA de l'acheteur sur la facture. OrdoGrid n'a pas de champ « numéro d'entreprise » : il trouve le destinataire à partir du N° de TVA, imprime ce numéro après « TVA: » sur le PDF et l'envoie comme identifiant TVA de l'acheteur. OrdoGrid ne peut donc pas envoyer de facture Peppol conforme à une autorité sans numéro de TVA. Ne saisissez pas son numéro d'entreprise précédé de BE dans N° de TVA : OrdoGrid l'enverrait et l'imprimerait comme numéro de TVA de l'acheteur, un élément qui doit justement être omis. Pour un tel acheteur, utilisez le portail Mercurius tant qu'il reste disponible, ou un autre outil Peppol capable d'adresser l'identifiant 0208 de l'autorité sans numéro de TVA.

Petits marchés ou marchés anciens. Hors du champ de l'arrêté, les documents du marché peuvent tout de même imposer la facture électronique. Lisez-les avant d'envoyer une facture papier ou PDF.

Travaux immobiliers. Le régime du cocontractant (art. 20 de l'arrêté royal n° 1) ne s'applique que si le client dépose des déclarations TVA périodiques ; sinon, vous facturez la TVA normalement. N'acceptez pas une suggestion Régime cocontractant d'OrdoGrid si les conditions ne sont pas remplies ; vérifiez avec votre comptable.

Autre identifiant. Certaines entités utilisent aussi un GLN. OrdoGrid n'atteint que les identifiants 0208 (numéro d'entreprise) ou 9925 (numéro de TVA BE) déduits du numéro du client. Demandez à l'autorité de confirmer son inscription 0208, que les règles belges imposent à chaque participant.

Autorité assujettie qui achète pour une activité taxée. La règle B2B peut alors s'appliquer aussi ; le SPF Finances n'a pas publié de position spécifique, mais les deux règles mènent à la même facture Peppol.

Notes de crédit à une autorité. Les notes de crédit d'OrdoGrid n'ont ni champ de bon de commande ni communication de paiement. Un numéro de commande ajouté dans Notes atteint l'autorité sur le PDF et dans la note du document (BT-22) du XML, mais seulement comme texte libre : le XML transmet comme référence acheteur le numéro de la note de crédit elle-même, et comme référence de facturation le numéro de la facture d'origine. Avant votre première note de crédit à une autorité, demandez-lui si cela suffit pour la rattacher à la commande.

Fournisseurs sans numéro de TVA belge. OrdoGrid n'envoie via Peppol que pour les entreprises avec un numéro de TVA BE. Le portail Mercurius exige une inscription à la BCE et une connexion par eID belge ou itsme : un fournisseur étranger envoie donc via un point d'accès Peppol qui le dessert (FAQ Mercurius du SPF BOSA).

Preuves à conserver

Conservez factures et notes de crédit sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, rétabli par la loi du 18 décembre 2025). Mercurius est une salle de courrier, pas votre archive, et OrdoGrid ne donne aucune garantie de conservation : exportez vos propres copies. Voir l'archivage des factures.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la plateforme Mercurius ?

La salle de courrier centrale du secteur public belge, gérée par le SPF BOSA. Elle reçoit via Peppol les factures électroniques destinées aux pouvoirs adjudicateurs et les transmet à leurs systèmes comptables. Le service actuel s'arrête en décembre 2026 et passe sur une nouvelle plateforme.

Faut-il un compte Mercurius pour facturer une commune ?

Non, si votre logiciel envoie via Peppol : vous envoyez au numéro d'entreprise de la commune et Mercurius reçoit de son côté. Un compte n'est utile que pour saisir des factures à la main ou consulter leur statut.

Mercurius est-il mon point d'accès Peppol ?

Non. Votre point d'accès, utilisé via votre logiciel de facturation, envoie vos factures ; Mercurius reçoit pour les autorités. Un compte Mercurius ne vous permet pas de recevoir les factures de vos propres fournisseurs.

Un PDF par e-mail suffit-il pour un acheteur public ?

Pas pour les marchés couverts par la règle B2G : un PDF n'est pas une facture électronique structurée et peut être refusé. Pour les marchés exemptés, suivez les documents du marché.

Comment trouver l'identifiant Peppol d'un pouvoir public ?

Cherchez son numéro d'entreprise dans la BCE et saisissez 0208: suivi des dix chiffres sur lookup.peppol.org. Vérifiez qu'il s'agit bien de l'entité nommée sur le bon de commande, par exemple le CPAS plutôt que la commune.

Où mettre le numéro de bon de commande dans OrdoGrid ?

Dans la barre latérale de la facture, section Documents et Références, champ N° bon de commande, qui apparaît dès que le client exige un bon de commande. OrdoGrid l'envoie comme référence acheteur.

Ma facture affiche Traité mais l'autorité n'a pas payé. Que faire ?

Traité signifie seulement que la facture a été livrée. Consultez le portail Mercurius si vous y avez accès, ou interrogez le service comptable de l'autorité avec le numéro de facture et la date de livraison. Ne renvoyez pas la facture.

Facturer des pouvoirs publics via Peppol couvre-t-il mon obligation B2B ?

Seulement le volet envoi. Depuis le 1er janvier 2026, vous devez aussi pouvoir recevoir les factures structurées de vos fournisseurs belges : activez la réception dans OrdoGrid ou gardez-la chez un autre prestataire.