Retrouver une facture enregistrée sans créer de doublon

Vous avez commencé une facture, l'avez enregistrée, puis avez quitté l'éditeur. Ou une erreur est apparue et vous ne savez pas ce qui a été conservé. Avant de choisir Nouvelle facture, recherchez le document initial : la facture peut exister même si une étape ultérieure de PDF ou d'envoi a échoué.

Ce guide concerne les factures clients enregistrées. La partie Peppol décrit l'envoi pris en charge par OrdoGrid pour les fournisseurs belges. Un texte jamais enregistré est un autre cas : ne supposez pas que le navigateur le restaurera à la réouverture.

Rassembler les éléments permettant de l'identifier

Notez le client, la période facturée, l'heure approximative de création et tout numéro ou lien de facture conservé. Si une erreur est apparue, gardez son texte. Vous n'avez pas besoin de comprendre un code interne pour expliquer les faits à l'assistance.

Vérifiez aussi l'entreprise sélectionnée dans OrdoGrid. Lorsque vous travaillez avec plusieurs dossiers d'entreprise, il est facile de rechercher la facture au mauvais endroit.

Par exemple, vous avez préparé huit journées de conseil de septembre pour le Client A à 600 € la journée, puis quitté l'écran après l'enregistrement. Cherchez d'abord ce document de septembre, avant de créer une nouvelle facture de huit journées.

Retrouver l'original dans Factures

Ouvrez Factures et cherchez le document par son numéro ou son client. Examinez la date, la description, la période et le total pour confirmer qu'il s'agit de celui que vous prépariez. Deux mois peuvent avoir exactement le même montant : ce seul critère ne suffit pas.

Ouvrez les détails ou choisissez l'action au crayon, Modifier. Vérifiez si la facture est encore un brouillon modifiable, déjà émise, ou associée à un envoi ou à un règlement.

Si plusieurs documents sont possibles, comparez-les avant tout envoi. Gardez leurs numéros et demandez de l'aide si vous ne savez pas lequel est valable. Ne supprimez pas une facture émise ou payée simplement parce qu'elle semble être un doublon.

Terminer le même brouillon modifiable

Si le brouillon initial est toujours modifiable et n'a pas été émis :

1. Ouvrez cette facture enregistrée, pas l'écran de nouvelle facture.
2. Vérifiez le client sélectionné et la référence d'achat requise.
3. Relisez dates, devise, descriptions, quantités, prix et traitement de TVA confirmé pour la transaction.
4. Utilisez Aperçu du PDF et examinez le résultat.
5. Choisissez Enregistrer. Si vous revenez à la liste, rouvrez la même facture et vérifiez les modifications.

Conservez son numéro. Ne le changez pas pour contourner un problème et ne modifiez pas une facture émise d'un ancien mois pour représenter le brouillon manquant.

Vérifiez les pièces jointes et les justificatifs convenus avant l'envoi. Une facture enregistrée ne prouve pas que chaque dernière modification ou chaque fichier en attente a été sauvegardé. Contrôlez le document réel plutôt que votre souvenir de la saisie.

Si l'enregistrement semblait avoir échoué

L'enregistrement de la facture et la génération du PDF sont des étapes distinctes. Un message peut donc signaler un échec ultérieur alors que la facture existe. Lorsque la création est connue, OrdoGrid conserve l'identité enregistrée pour qu'une nouvelle tentative dans cet éditeur reprenne le même document.

Si vous avez quitté ou rechargé la page, retrouvez et rouvrez d'abord la facture enregistrée. Si le PDF est indisponible, conservez l'identité du document et demandez de l'aide ; ne créez pas une deuxième facture uniquement pour obtenir un PDF.

La même prudence s'applique après la conversion d'un devis ou la facturation de temps suivi. Cherchez la facture produite avant de répéter l'action. Un travail déjà lié à une facture enregistrée ne doit pas être facturé à nouveau parce qu'une étape suivante a échoué.

Si vous ne trouvez aucun document et ignorez si la création a abouti, communiquez à l'assistance l'entreprise, le client, l'heure approximative et l'erreur. Recommencez seulement après avoir établi qu'aucune facture n'a été enregistrée pour ce travail.

Vérifier l'envoi avant de le relancer

L'enregistrement, l'envoi d'un email et une transmission Peppol sont des événements distincts. Pour une facture Peppol belge, ouvrez Peppol → Outbox, puis Actualiser ou Vérifier pour consulter le résultat.

S'il est en attente ou incertain, contactez l'assistance avant toute relance. Ne créez pas de facture de remplacement et ne passez pas par un autre canal pour contourner ce doute. Un aperçu PDF en erreur ne prouve pas non plus que le client n'a rien reçu.

Relancez uniquement après un rejet de transmission confirmé, avec le même original inchangé lorsque l'application le permet. Ne remplacez pas les montants ou la TVA d'une facture émise. Si son contenu doit changer, demandez au comptable comment établir une correction liée à cette facture. Un échec de transport ne nécessite pas à lui seul une note de crédit.

Confirmer que la reprise est terminée

Rouvrez le document final et contrôlez numéro, client, période, totaux et fichiers. Vérifiez séparément le résultat de tout envoi. Si le client a payé, enregistrez uniquement l'encaissement confirmé dans Règlement.

Vous devez disposer d'une seule facture identifiable pour ce travail, avec ses données et son historique. Conservez ce numéro et poursuivez avec le suivi des paiements ou la transmission au comptable.