Autofacturation Peppol en Belgique : accord, acceptation, réception

En autofacturation, c'est votre client qui établit et émet la facture des biens ou services que vous lui fournissez, en votre nom et pour votre compte. Vous restez le vendeur et le traitement TVA ne change pas : vous déclarez l'opération et, sauf autoliquidation par le client, la TVA. La loi belge ne l'admet qu'avec un accord préalable et une procédure d'acceptation de chaque facture. Depuis le 1er janvier 2026, une autofacture qui relève de l'obligation belge de facturation électronique B2B doit être structurée ; sur Peppol, elle circule sous un type de document d'autofacturation distinct, et c'est vous, le fournisseur, qui devez être inscrit pour le recevoir.

Ce guide s'adresse aux fournisseurs dont les clients établissent les factures (un distributeur qui compte vos livraisons, une plateforme qui calcule votre commission), aux acheteurs qui envisagent l'autofacturation et à leurs comptables. Pour l'obligation en général, voyez l'obligation belge de facturation électronique B2B ; pour les notes de crédit que vous émettez vous-même, voyez les notes de crédit sur Peppol.

Qui fait quoi en autofacturation

Les deux conditions légales

Un client ne peut émettre une facture électronique structurée pour son fournisseur que s'il existe un accord préalable entre les deux parties et si chaque facture fait l'objet d'une procédure d'acceptation par le fournisseur (art. 53, §2bis du Code de la TVA, inséré par la loi du 6 février 2024). Le SPF Finances confirme dans sa FAQ B2B (question 10) que ces règles restent inchangées et que l'autofacturation est possible via Peppol.

Ni la loi ni la FAQ n'imposent de forme. Les notes explicatives de la Commission européenne sur les règles de facturation (non contraignantes, note B-4) précisent que les parties fixent elles-mêmes les modalités, que « préalable » signifie conclu avant la première autofacture et que les parties doivent pouvoir prouver l'existence de l'accord. L'acceptation peut être expresse ou implicite : décrite dans l'accord, ou démontrée par le traitement de la facture ou l'encaissement du paiement par le fournisseur. Si vous optez pour une acceptation tacite (par exemple, une autofacture est réputée acceptée sauf contestation dans les cinq jours ouvrables), inscrivez-la dans la convention et validez-la avec votre comptable.

Ce que la convention doit prévoir

Notre recommandation, pas un modèle légal :

Ce que doit contenir une facture d'autofacturation

Une autofacture est une facture TVA complète : toutes les mentions de l'art. 5, §1er de l'arrêté royal n° 1 s'appliquent, avec vos données en qualité de fournisseur (liste complète : mentions légales des factures en Belgique). Points d'attention :

• Parties. Votre nom, l'adresse de votre siège et votre numéro de TVA comme fournisseur ; ceux du client comme client, même si c'est lui qui l'envoie.
• La mention d'autofacturation. « Autofacturation » en français, « factuur uitgereikt door afnemer » en néerlandais, obligatoire lorsque le cocontractant émet la facture au nom et pour le compte du fournisseur (art. 5, §1er, 9°ter). La version anglaise de la directive TVA dit « Self-billing » (art. 226, point 10 bis). Nous n'avons pas vérifié de libellé officiel allemand : pour des autofactures en allemand, interrogez votre comptable.
• Votre traitement TVA. Taux (21 %, 12 % ou 6 %) et total de la TVA en euros, comme sur vos propres factures. En cas d'autoliquidation, « Autoliquidation » (« Btw verlegd » en néerlandais) les remplace (9°bis). Sous le régime de la franchise des petites entreprises, pas de TVA et la mention « Régime particulier de la franchise de taxe » (« Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting » en néerlandais) (10°quater).
• Numéro. Séquentiel et unique, « basé sur une ou plusieurs séries » (art. 5, §1er, 1°). Les notes de la Commission admettent une série distincte par client, y compris pour les autofactures. En pratique, le client tient une série par fournisseur, comme AF-SUD-2026-0038, qui ne se confond jamais avec votre propre série F-2026-… (numérotation des factures).
• Dates. La date d'émission, et la date ou la période de l'opération si elle diffère (5°). Le délai est le délai ordinaire : le 15 du mois qui suit le fait générateur.
• Format. Dans le périmètre de l'obligation 2026, une facture électronique structurée ; une copie PDF est facultative.

Comment l'autofacturation circule sur Peppol

Peppol dispose d'une spécification propre à l'autofacturation, Peppol BIS Self-Billing 3.0, à côté de Peppol BIS Billing 3.0 utilisé pour les factures ordinaires. Le SPF Finances confirme le type de document distinct, le fait que c'est le fournisseur qui s'inscrit pour le recevoir, et le maintien de l'accord préalable et de l'acceptation de chaque document (FAQ spécifique, question 22).

En pratique :

• Votre inscription conditionne la réception. Votre client ne peut vous transmettre des autofactures que si votre identifiant Peppol est inscrit pour la facture et la note de crédit d'autofacturation. Vérifiez sur lookup.peppol.org avec 0208: suivi de votre numéro d'entreprise.
• Pas encore de message d'acceptation Peppol. En octobre 2026, le forum belge des prestataires Peppol indique que les messages de statut (Invoice Responses) pour l'autofacturation ne seraient pas possibles, une demande de modification ayant été introduite. Menez la procédure d'acceptation hors Peppol, comme convenu.
• Le contrôle manuel est permis. Le traitement automatique des autofactures n'est pas une obligation légale (FAQ B2B, question 23).

Quelle situation est la vôtre ?

Dans OrdoGrid : recevoir des autofactures en tant que fournisseur

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié. L'activation de la réception inscrit 0208: suivi de votre numéro d'entreprise pour les factures et notes de crédit BIS Billing, les Invoice Responses, les Message Level Responses ainsi que la facture et la note de crédit d'autofacturation.

Ce qu'il ne fait pas. Il n'émet pas de documents d'autofacturation et n'offre pas de circuit d'acceptation pour ceux-ci. Il n'affiche pas non plus les autofactures qui vous sont adressées : OrdoGrid rattache chaque facture ou note de crédit reçue à une entreprise d'après le numéro de TVA de l'acheteur ; or, dans une autofacture, c'est vous le vendeur, de sorte que le document n'est pas rattaché à votre entreprise et n'apparaît pas dans votre Inbox. Le logiciel de votre client peut néanmoins indiquer que l'autofacture a été remise, car l'activation de la réception inscrit les types de documents d'autofacturation. Tant que le support OrdoGrid n'a pas confirmé le contraire, convenez que le client vous envoie aussi une copie PDF et XML de chaque autofacture, et menez l'acceptation à partir de cette copie.

1. Ouvrez Peppol. Si vous êtes redirigé vers Autorisation Peppol, saisissez le Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Il s'agit d'une simple déclaration saisie au clavier, pas d'une signature électronique qualifiée.
2. Sur Réception Peppol, cliquez sur Activer la réception. Si la page affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : demandez-lui si votre inscription couvre les types de documents d'autofacturation, car un seul prestataire peut recevoir un type de document donné pour vous.
3. Dans l'onglet Statut, sous Annuaire Peppol, copiez votre Identifiant Peppol dans la convention.
4. Vérifiez sur lookup.peppol.org avec 0208: et votre numéro d'entreprise que la facture et la note de crédit d'autofacturation figurent bien dans la liste. Gardez une capture d'écran datée.
5. Avant la première autofacture, contactez le support OrdoGrid. Contrôlez chaque autofacture à partir de la copie PDF et XML que votre client vous envoie ; ne l'attendez pas dans Inbox.
6. Acceptez ou contestez chaque autofacture par le canal prévu dans la convention, pas avec Répondre (Invoice Response) : les messages de statut Peppol pour l'autofacturation ne sont pas encore disponibles.
7. Ne facturez pas une seconde fois les mêmes opérations avec Nouvelle facture. Les opérations hors convention partent comme d'habitude : cliquez sur Envoyer, vérifiez que Envoi électronique via Peppol est coché, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.
8. Transmettez les autofactures (les copies envoyées par votre client) à votre comptable, qui les enregistre comme factures de vente. Les autofactures n'apparaissent pas sous Factures : Enregistrer un paiement ne s'y applique donc pas ; suivez leur paiement dans votre comptabilité ou votre rapprochement bancaire.

Si vous êtes l'acheteur

Exemple chiffré : livraisons hebdomadaires de pain

La Boulangerie Sud SRL à Namur (TVA BE 0476.543.281, identifiant Peppol 0208:0476543281) livre des pains au levain aux quatre magasins de Supermarché Nord SA (TVA BE 0412.876.540). Leur convention, signée le 1er juillet 2026 avant la première autofacture, prévoit :

• une autofacture chaque lundi, sur la base des bons de livraison signés en magasin ;
• la série AF-SUD-2026-… pour les autofactures et AFC-SUD-2026-… pour les notes de crédit d'autofacturation ;
• des documents en français portant la mention « Autofacturation », envoyés en Peppol BIS Self-Billing vers 0208:0476543281, avec une copie PDF et XML envoyée par e-mail à la boulangerie ;
• une acceptation réputée sauf contestation par e-mail de la boulangerie dans les cinq jours ouvrables ;
• un paiement 30 jours après l'autofacture.

Avant de commencer, la boulangerie a activé la réception dans OrdoGrid, vérifié lookup.peppol.org et prévu de contrôler chaque autofacture à partir de la copie reçue par e-mail, car les autofactures n'apparaissent pas dans l'Inbox d'OrdoGrid.

1. Lundi 21 septembre 2026. Supermarché Nord émet AF-SUD-2026-0038 pour les livraisons du 14 au 19 septembre : 400 pains au levain de 800 g à 2,65 € hors TVA, TVA à 6 %, envoyée sur Peppol en type 389.
2. Mercredi 23 septembre. En comparant avec ses bons de livraison, la boulangerie constate que le 17 septembre le magasin de Namur a refusé 20 pains d'une caisse endommagée, comme l'indique le bon de livraison signé. Elle conteste par e-mail, dans les cinq jours, bon de livraison à l'appui.
3. Jeudi 24 septembre. Supermarché Nord émet la note de crédit d'autofacturation AFC-SUD-2026-0004 pour 20 pains, renvoyant à AF-SUD-2026-0038 du 21 septembre (type 261, avec cette facture comme référence).
4. Vendredi 25 septembre. La boulangerie confirme par e-mail qu'elle accepte les deux documents.
5. Mercredi 21 octobre. Supermarché Nord paie 1 067,42 €.

400 × 2,65 € = 1 060,00 €, et 6 % de ce montant font 63,60 € ; la note de crédit porte sur 20 × 2,65 € = 53,00 € plus 3,18 € de TVA. La boulangerie déclare 60,42 € de TVA due sur ces livraisons dans sa déclaration TVA de la période, avec ses autres ventes ; Supermarché Nord déduit les mêmes 60,42 €. Une commande de gâteaux pour l'anniversaire d'un magasin, le 26 septembre, sort du périmètre de la convention : la boulangerie la facture elle-même dans OrdoGrid, dans sa propre série F-2026-….

Erreurs à éviter

Preuves à conserver

• La convention signée et datée qui montre qu'elle précède la première autofacture, avec ses annexes, avenants et toute suspension ou résiliation.
• Pour chaque autofacture et note de crédit d'autofacturation : le XML, le PDF éventuel, la trace d'acceptation (confirmation, ou délai de contestation écoulé sans contestation) et toute contestation avec son issue.
• Les données à la base de chaque autofacture : bons de livraison, tickets de pesée, relevés de ventes ou de commissions.
• La preuve que vous pouviez recevoir : un résultat daté de lookup.peppol.org listant les types de documents d'autofacturation, et une capture d'écran de votre onglet Statut.
• Durée de conservation : 7 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture (art. 60 du Code de la TVA, rétabli par la loi du 18 décembre 2025), davantage pour les documents liés à la révision de la TVA sur les biens immobiliers. Gardez le XML, pas seulement le PDF. OrdoGrid n'offre aucune garantie d'archivage : conservez vos propres copies (voyez l'archivage des factures en Belgique).

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'autofacturation en Belgique ?

Votre client établit et émet la facture de votre opération, en votre nom et pour votre compte. Vous restez le vendeur et déclarez l'opération et, sauf autoliquidation, la TVA. Il faut un accord préalable, une procédure d'acceptation de chaque facture et la mention Autofacturation (factuur uitgereikt door afnemer en néerlandais).

La convention d'autofacturation doit-elle être écrite ?

La loi exige un accord préalable sans en imposer la forme. Vous devez pouvoir prouver qu'il existait avant la première autofacture : une convention écrite, datée et signée par les deux parties est donc vivement recommandée.

L'acceptation d'une autofacture peut-elle être tacite ?

Selon les notes explicatives de la Commission, l'acceptation peut être expresse ou implicite, convenue à l'avance ou démontrée par le traitement ou le paiement. Les textes belges n'imposent pas de forme. Inscrivez tout délai d'acceptation réputée dans la convention et validez-le avec votre comptable.

Qui doit être inscrit sur Peppol pour l'autofacturation ?

Le fournisseur. C'est le client qui envoie la facture ou la note de crédit d'autofacturation : le fournisseur doit donc être inscrit pour les types de documents d'autofacturation.

Puis-je envoyer des autofactures depuis OrdoGrid ?

Non. OrdoGrid n'émet que des factures (type 380) et des notes de crédit (type 381) Peppol ordinaires, avec votre entreprise comme vendeur. Utilisez un logiciel qui gère Peppol BIS Self-Billing, ou laissez vos fournisseurs vous facturer.

Puis-je recevoir des autofactures avec OrdoGrid ?

L'activation de la réception inscrit votre identifiant Peppol pour les types de documents d'autofacturation : le réseau les remet donc à OrdoGrid. Mais OrdoGrid rattache les documents reçus d'après le numéro de TVA de l'acheteur, si bien qu'une autofacture dans laquelle vous êtes le vendeur n'apparaît pas dans votre Inbox. Demandez à votre client une copie PDF et XML de chaque autofacture, contactez le support OrdoGrid avant la première et menez l'acceptation hors d'OrdoGrid.

La tolérance pour l'autofacturation est-elle toujours en vigueur ?

Non. Elle a pris fin le 30 juin 2026. Les règles et amendes ordinaires s'appliquent ; une remise d'amende n'est accordée qu'exceptionnellement, après analyse individuelle.

Un bordereau d'achat est-il une autofacture ?

Pas nécessairement. Les documents d'achat établis pour des agriculteurs soumis au régime agricole particulier relèvent de l'arrêté royal n° 22, avec leurs propres règles de facturation électronique depuis le 1er janvier 2026. Demandez à votre comptable quel régime s'applique.