Facturer le temps enregistré sur un projet sans double facturation

Dans OrdoGrid, les heures enregistrées sur un projet deviennent des lignes de facture en une seule étape : fixez d'abord les taux, chronométrez le travail avec le timer ou saisissez-le manuellement, puis cliquez sur Facturer le temps. Dès que vous enregistrez la facture obtenue, son temps est marqué Facturé et ne peut plus être refacturé ni modifié.

Ce guide s'adresse aux indépendants et aux petites agences qui facturent à l'heure ; les Projets font partie du plan Business (page des tarifs, octobre 2026). Pour une facture mensuelle que vous rédigez vous-même, en jours ou au forfait, consultez Facturer un mois de prestations d'indépendant à votre client. L'envoi Peppol proprement dit est expliqué dans Envoyer votre première facture Peppol dans OrdoGrid.

Ce que la loi belge exige pour une facture d'heures

Quand facturer les heures

Le délai dépend de l'organisation du travail, pas du moment où vous cliquez sur Facturer le temps (arrêté royal n° 1, art. 4).

Ce que la facture doit mentionner

Si vous êtes établi en Belgique et facturez un client identifié à la TVA en Belgique, la facture doit être, depuis le 1er janvier 2026, une facture électronique structurée, envoyée en principe via Peppol, sauf si vos services sont exemptés de TVA en vertu de l'article 44 du Code de la TVA ; le PDF n'est qu'une copie facultative. Si le client ne peut techniquement pas recevoir de factures via Peppol, vous devez quand même émettre la facture dans le délai légal, sous une autre forme, par exemple un PDF par e-mail (art. 53, § 2bis du Code de la TVA, modifié par la loi du 10 février 2026) ; voir Client hors Peppol : comment envoyer une facture valable.

La loi n'exige pas l'approbation de vos heures par le client, ni un relevé d'heures, ni un numéro de bon de commande : ces éléments relèvent de votre contrat ou des procédures du client. Nous recommandons de faire approuver les heures par écrit avant de les facturer : la plupart des contestations se règlent alors par une simple vérification, sans note de crédit.

Comment le bouton « Facturer le temps » transforme les sessions en lignes de facture

Taux figé

Le taux horaire qu'OrdoGrid fige sur une session au moment où elle est enregistrée (à l'arrêt du timer ou à l'enregistrement d'une saisie manuelle) : le taux propre à la tâche s'il existe, sinon le taux horaire du projet à ce moment-là. Modifier un taux par la suite ne change pas les sessions déjà enregistrées.

Facturer le temps reprend les sessions terminées de tous les membres de l'équipe sur le projet qui ne sont pas encore facturées ni réservées. Un timer encore en cours et le temps enregistré hors du projet sont exclus. Le Mode de facturation (Forfait, T&M ou Mixte) n'est qu'une étiquette pour votre propre suivi : Facturer le temps fonctionne de la même façon dans tous les modes.

Configurer le projet avant de saisir du temps

1. Allez dans Projets → Tous les projets et cliquez sur Nouveau projet.
2. Dans Essentiels, saisissez le Nom du projet et sélectionnez le client sous Clients.
3. Dans Planning, choisissez la Devise, indiquez le Taux horaire hors TVA et choisissez un Mode de facturation.
4. Cliquez sur Créer le projet et ajoutez vos tâches. Donnez à une tâche son propre Taux horaire uniquement s'il diffère de celui du projet ; un champ vide affiche Défaut du projet.

Suivre le temps pour que les heures soient justes

• Timer. Démarrez-le depuis l'en-tête du projet, depuis l'onglet Temps du projet (choisissez une tâche ou Projet (sans tâche), puis Démarrer) ou depuis Projets → Timer. Pause et Reprendre excluent les minutes de pause ; Stop termine la session. Chaque personne n'a qu'un timer actif à la fois : en démarrer un autre arrête le premier (« Timer précédent arrêté automatiquement. »).
• Timer sans projet. Rattachez-le avec Associer à un projet tant qu'il tourne encore ; OrdoGrid ne le propose que pour le timer en cours, et le temps hors projet ne peut pas être facturé.
• Saisie manuelle. Dans l'onglet Temps, cliquez sur Saisie manuelle, remplissez Heures, Minutes, Date, Tâche et une note facultative, puis Enregistrer. La saisie est enregistrée comme commençant à 9 h ce jour-là, au taux en vigueur au moment où vous l'enregistrez.
• Corrections. Le crayon modifie le Début, la Fin et la note d'une session ; la corbeille la supprime. Ils n'apparaissent que sur vos propres sessions terminées qui ne figurent sur aucune facture.
• Statut. Chaque session affiche Facturable, Facturation en cours (réservée par une facture en cours d'enregistrement) ou Facturé. Cochez Non facturé seulement pour voir exactement ce que Facturer le temps reprendra.
• Travail interne. Aucun interrupteur n'exclut une session de la facturation : saisissez le travail interne ou non facturable dans un projet interne distinct.

Créer la facture à partir du temps enregistré

1. Arrêtez tout timer en cours. Dans l'onglet Temps, cochez Non facturé seulement et comparez les heures avec celles que le client a approuvées. Corrigez les sessions maintenant : elles sont verrouillées dès le premier enregistrement.
2. Cliquez sur Facturer le temps, dans l'en-tête du projet ou dans l'onglet Temps ou Documents. Pour ne facturer qu'une tâche, ouvrez-la, allez dans Documents liés, cliquez sur Lier document, choisissez Factures, puis Nouveau.
3. Vérifiez le client, le N° proposé, la Date (aujourd'hui) et l'Échéance (aujourd'hui plus 30 jours). Si les travaux ou la période facturés se sont terminés avant aujourd'hui, cliquez sur Date de livraison / prestation, sous Échéance dans le panneau Récapitulatif, et indiquez leur dernier jour.
4. Relisez chaque ligne : reformulez les descriptions que le client ne reconnaîtrait pas, surtout « Temps projet », gardez les dates, contrôlez les quantités et les prix unitaires. Ajoutez un forfait ou des frais avec Ajouter un article.
5. Gardez 21 % pour un client belge soumis au régime normal de TVA. Pour un client à l'étranger ou un régime particulier, choisissez le régime sous Options de TVA (voir Régimes de TVA des factures belges : lequel appliquer, que mentionner).
6. Si le client travaille avec des bons de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures sur sa fiche, puis saisissez le numéro dans N° bon de commande, sous Documents et Références. Sur Peppol, OrdoGrid l'envoie comme référence de l'acheteur ; à défaut, il envoie la communication de paiement ou le numéro de facture, car Peppol exige une référence de l'acheteur ou de commande (règle PEPPOL-EN16931-R003).
7. Remplacez le nom du projet dans Notes par vos conditions de paiement si vous les imprimez d'habitude.
8. Joignez le relevé d'heures approuvé si le client le souhaite : PDF, CSV ou XLSX, jusqu'à 2 Mo au total. Les annexes sont transmises dans la facture Peppol, comme l'attend le SPF Finances ; ne les envoyez pas séparément par e-mail.
9. Cliquez sur Enregistrer. À partir de ce moment, les sessions affichent Facturé, même si la facture est encore un Brouillon.
10. Cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché et confirmez avec Sauvegarder & Envoyer. Vérifiez le résultat dans Peppol → Outbox.

Exemple chiffré : les heures de septembre pour une entreprise de logistique

Sophie Claes, designer UX indépendante à Gand soumise au régime normal de TVA, travaille pour Verhaeghe Logistics SA à Courtrai sur le projet « Refonte de la boutique en ligne » (EUR, Taux horaire du projet 85 €). La tâche « Recherche utilisateurs » a son propre taux de 95 €. Pour la deuxième phase, à partir du 15 septembre, les parties ont convenu de 90 € : Sophie a donc modifié le taux du projet ce jour-là. Le client a approuvé le relevé d'heures de septembre le 1er octobre, avec le bon de commande PO-2026-1187.

Le 2 octobre, elle clique sur Facturer le temps. La facture F-2026-0042 est datée du 2 octobre 2026, échéance le 1er novembre 2026 :

Sophie saisit le numéro PO-2026-1187, indique le 30 septembre 2026, fin du mois facturé, dans Date de livraison / prestation, joint le relevé d'heures approuvé en PDF, enregistre et envoie via Peppol, bien avant le 15 octobre, date limite pour un décompte mensuel. Dans l'en-tête du projet, Non facturé tombe à 0,00 € (0h 00m) et Facturé affiche 2 808,71 €. Attention : Facturé inclut la TVA, alors que Valeur non facturée, dans l'onglet Temps, correspond aux heures multipliées par le taux, hors TVA.

Ce que devient le temps facturé

Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent supprimer, et uniquement un brouillon sans paiement, sans transmission Peppol, sans document lié ni lien de paiement. Si ce brouillon portait le dernier numéro de la série, OrdoGrid propose à nouveau ce numéro pour la facture suivante.

Corriger du temps après l'émission de la facture

Ne modifiez pas une facture émise. Dans Factures, sélectionnez-la et cliquez sur Note de crédit pour créer une note de crédit qui y fait référence ; si la facture est partie via Peppol, la note de crédit doit suivre le même chemin. La procédure complète se trouve dans Corriger, annuler ou créditer une facture émise en Belgique.

Une note de crédit créée depuis la facture n'est pas liée automatiquement au projet. Pour que le montant Facturé du projet reste juste, liez-la : onglet Documents du projet → Lier document → Notes de crédit → sélectionnez-la.

Suite de l'exemple : en octobre, Verhaeghe rappelle que la coordination est comprise dans le contrat. Sophie émet la note de crédit NC-2026-0007 pour 1,5 heure : 135,00 € plus 28,35 € de TVA, soit 163,35 €, en référence à F-2026-0042. Une fois la note liée, Facturé affiche 2 645,36 € (2 808,71 € − 163,35 €). La session du 29 septembre reste Facturé, ce qui est correct : elle ne doit pas revenir en octobre.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• L'accord : taux horaires, changements de taux datés, règle d'arrondi, éventuel numéro de bon de commande.
• L'approbation des heures par le client, par e-mail ou relevé signé. OrdoGrid n'a pas d'export de relevé d'heures : conservez la version que vous avez envoyée.
• La facture telle qu'envoyée : le XML et le PDF depuis Peppol → Outbox (un par un ou en ZIP), avec ses annexes.
• Chaque note de crédit, avec sa raison.

La loi belge impose de conserver les factures pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025). OrdoGrid ne fournit pas de service d'archivage légal : gardez vos propres copies.

Questions fréquentes

Puis-je facturer seulement une partie des heures d'un projet ?

Facturer le temps reprend toujours tout le temps terminé et non facturé du projet. Pour facturer une seule tâche, partez de cette tâche via Documents liés. Supprimer des lignes dans le brouillon ne garde pas le temps pour plus tard.

Pourquoi ne puis-je plus modifier une saisie de temps ?

La session figure sur une facture (Facturé ou Facturation en cours), ou elle appartient à un collègue. Si la facture est encore un brouillon non émis, supprimez d'abord ce brouillon ; sinon, corrigez la facture par une note de crédit.

J'ai supprimé le brouillon de facture. Puis-je refacturer le temps ?

Oui. Dès que la suppression aboutit, les sessions repassent en Facturable. Vérifiez avec Non facturé seulement, puis cliquez à nouveau sur Facturer le temps.

Pourquoi la même tâche apparaît-elle sur deux lignes ?

Des taux horaires différents ont été figés sur les sessions, par exemple après un changement de taux en cours de mois. Chaque taux garde sa propre ligne : le client voit quelles heures ont été facturées à quel prix.

Dois-je joindre un relevé d'heures à la facture ?

La loi belge ne l'exige pas : la facture doit décrire les services et indiquer quantités, prix unitaires et TVA. Si votre contrat ou votre client demande un relevé, joignez-le à la facture pour qu'il soit transmis avec le message Peppol.

Une note de crédit rend-elle le temps de nouveau facturable ?

Non. Les sessions créditées restent Facturé et ne reviennent jamais dans Facturer le temps. Pour facturer des heures corrigées, créez vous-même la nouvelle facture avec Nouvelle facture ou Dupliquer.

OrdoGrid envoie-t-il automatiquement les heures ou des rappels à mon client ?

Non. OrdoGrid n'envoie rien à votre client tant que vous n'envoyez pas vous-même la facture, par exemple avec Envoyer, et il n'existe pas de rappels de paiement automatiques.