Une routine simple pour une facture professionnelle occasionnelle

Pour quelques factures professionnelles, une courte checklist suffit. Elle évite de perdre une référence, d'oublier le paiement ou de créer une deuxième facture pour la même vente. Reprenez les mêmes vérifications pour chaque acheteur, même si vous ne le facturez qu'une fois.

Ce guide concerne une entreprise belge envoyant une facture B2B occasionnelle par Peppol dans OrdoGrid. Pour votre premier envoi, commencez par le parcours de première facture.

Demander les bonnes données à l'acheteur

Avant de créer la facture, demandez quelle organisation juridique doit être facturée. Collectez raison sociale, identifiant TVA/entreprise, adresse complète et contact pour les questions. Vérifiez si numéro de commande ou référence acheteur est nécessaire.

Une entreprise peut commander un atelier dans un bâtiment alors qu'une autre société du groupe est l'acheteur. Utilisez l'entité juridique confirmée, pas le nom du lieu ni le nom personnel de votre contact.

Convenez de la description, quantité, prix, devise et conditions de paiement. Pour un acompte, gardez la preuve du montant réellement payé. Une promesse de paiement n'est pas un encaissement.

Vérifier votre configuration puis la maintenir

Contrôlez société active, profil, TVA, adresse et coordonnées bancaires. Dans Peppol → Statut, consultez les possibilités d'envoi. Complétez l'autorisation si demandée et si vous pouvez signer pour l'entreprise.

La réception se configure séparément. Si un autre service reçoit vos factures, vérifiez cet arrangement avant de le changer. L'envoi sortant actuel prend en charge les fournisseurs belges.

Après cette première vérification, revoyez la configuration lorsque données d'entreprise ou de paiement changent. Il n'est pas nécessaire de recréer le client ou de refaire la configuration pour chaque facture correctement préparée.

Créer une facture compréhensible

Ouvrez Factures → Nouvelle facture. Sélectionnez le client enregistré ou ajoutez l'acheteur depuis le sélecteur. La recherche TVA peut aider ; comparez le résultat aux données confirmées.

Décrivez la vente avec des termes reconnaissables, par exemple « Atelier sur site — 24 septembre 2026 », plutôt que « Services ». Saisissez quantité, prix, devise, dates et référence d'achat. Vérifiez le numéro proposé.

Utilisez le traitement TVA confirmé par votre comptable pour votre activité et cette vente. Le taux d'un autre vendeur n'est pas un raccourci fiable. Vérifiez si les prix incluent la TVA, puis sous-total, taxe et total dans Totaux. Prévisualisez le PDF et enregistrez.

Envoyer, vérifier puis suivre le paiement

Rouvrez la facture enregistrée si nécessaire et choisissez Envoyer. Vérifiez que Peppol est coché. Email est une option distincte, parfois déjà cochée lorsqu'une adresse existe. Confirmez une fois avec Sauvegarder & Envoyer.

Retrouvez le document dans Peppol → Outbox. Actualiser ou Vérifier permet de contrôler la livraison. Attendez si le traitement continue. En cas de résultat incertain ou erreur incomprise, conservez le numéro et sollicitez le support avant de recommencer.

La livraison et le paiement sont distincts. Notez l'échéance dans votre liste habituelle de rappels et contrôlez la preuve bancaire. Confirmez le montant reçu avant d'enregistrer un paiement. La présence sur Peppol ne signifie pas que l'argent est arrivé.

Garder un dossier simple et utile

Conservez numéro, client, vente, échéance, livraison, preuve de paiement et emplacement des pièces. Téléchargez XML et PDF disponible depuis le menu du document Peppol.

Garder l'original structuré est fortement recommandé. Les indications belges permettent aussi d'autres formes de conservation si authenticité, intégrité et lisibilité restent garanties. Appliquez les instructions de conservation convenues avec votre comptable.

Conservez le numéro de facture et l’erreur exacte. Vous pouvez corriger un brouillon encore modifiable qui n’a pas été émis. Ne remplacez pas les montants ou la TVA d’une facture émise ; demandez à votre comptable comment établir une correction reliée à cette facture. Recommencez l’envoi uniquement après un rejet confirmé de la transmission, avec le même original inchangé lorsque c’est autorisé. Si le résultat est incertain, contactez le support avant toute nouvelle tentative. Un échec de transport seul n’exige pas de note de crédit.

Avant la prochaine facture, recherchez la même vente dans la liste. Ce petit geste évite de la facturer deux fois lorsque vous avez oublié un enregistrement précédent.