Peppol ou EDI en Belgique : ce qui est conforme depuis 2026

Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises établies en Belgique doit être une facture électronique structurée conforme à la norme européenne EN 16931. Le format légal par défaut est Peppol BIS (UBL), envoyé via le réseau Peppol. Une liaison EDI existante ne peut transporter ces factures à la place que si les deux parties sont d'accord et que le message est une facture EN 16931 en UBL 2.1 ou en UN/CEFACT CII ; un message de facture EDIFACT classique n'est pas admis. Quel que soit l'accord, votre entreprise doit rester capable d'émettre et de recevoir des factures Peppol BIS.

Ce guide s'adresse aux fournisseurs dont les grands clients travaillent en EDI, via un VAN ou un portail, ainsi qu'aux équipes finance et IT qui gèrent ces flux. Il vous aide à classer chaque flux, à choisir le canal légal par client et à faire cohabiter EDI et Peppol sans facture en double. Pour savoir qui est soumis à l'obligation, voyez l'obligation de facturation électronique B2B en Belgique ; pour le contenu d'une facture structurée, voyez EN 16931 et UBL.

La règle : ce qu'une liaison EDI peut transporter depuis 2026

Ce que la loi exige. Un assujetti établi en Belgique doit émettre une facture électronique structurée pour ses livraisons et prestations à un client assujetti établi en Belgique qui doit lui communiquer son numéro de TVA belge (art. 53, § 2bis, du Code de la TVA). L'arrêté royal n° 1 fixe le format et le canal :

Le SPF Finances recommande de conclure tout accord sur un autre format ou canal de manière explicite et écrite, car un accord tacite ne peut se déduire que du comportement des parties et se prouve difficilement (FAQ sur la facturation électronique, question 13). Aucune partie ne peut imposer sa préférence : un client ne peut pas vous obliger à utiliser son portail sans votre consentement écrit et clair (FAQ B2B, question 18), et un client inscrit sur Peppol a, de ce fait, accepté d'y recevoir des factures structurées (question 9).

Liste européenne des syntaxes

Liste, adoptée en application de la directive 2014/55/UE, des deux syntaxes dans lesquelles une facture EN 16931 peut être exprimée : les messages de facture et de note de crédit UBL 2.1, et la Cross Industry Invoice (CII) D16B de l'UN/CEFACT. La Commission européenne précise que l'UN/EDIFACT n'y figure pas.

La norme prévoit bien une correspondance technique vers l'EDIFACT (CEN/TS 16931-3-4, INVOIC D16B). Mais comme l'EDIFACT ne figure pas sur la liste des syntaxes, le droit belge ne l'accepte pas, même entièrement aligné sur l'EN 16931 (Commission européenne, syntaxes requises).

EDI classique

Échange de données informatisé mis en place relation commerciale par relation commerciale : un format de message (souvent l'EDIFACT, comme le sous-ensemble EANCOM utilisé dans la distribution, ou le XML propre à l'acheteur) envoyé par un canal dédié à ce partenaire, par exemple un VAN (réseau à valeur ajoutée), l'AS2, le SFTP ou un portail fournisseur.

Quels flux sont valables pour une facture B2B belge soumise à l'obligation

En dehors de l'obligation belge (clients établis à l'étranger, particuliers), une facture EDIFACT reste une facture électronique ordinaire qui requiert l'accord du client. Les messages qui ne sont pas des factures, comme les commandes (ORDERS) et les avis d'expédition (DESADV), ne sont pas visés par l'obligation et peuvent rester en EDI.

Comparaison entre Peppol et l'EDI classique

Peppol est lui-même une forme d'EDI : des données structurées échangées entre systèmes. La différence tient au partage du réseau, des identifiants et des règles, si bien qu'une seule connexion atteint toutes les entreprises inscrites. Pour les bases du réseau, voir les points d'accès Peppol.

Ce que signifie « certifié » pour un point d'accès Peppol

En Belgique, un prestataire de services Peppol adhère à OpenPeppol, signe la convention de prestataire de services Peppol avec l'Autorité Peppol belge, réussit des tests de conformité avec des certificats de test, reçoit ses certificats de production, puis figure sur les listes de prestataires certifiés d'OpenPeppol et de l'Autorité (Autorité Peppol belge). Le SPF BOSA exerce ce rôle depuis 2016 ; le SPF Finances le reprend à partir de 2027. Pour vérifier un prestataire, y compris un prestataire EDI qui propose aussi Peppol, cherchez-le sur la liste des prestataires certifiés d'OpenPeppol, qui indique l'autorité Peppol de chacun. OpenPeppol impose en outre à ses prestataires une certification ISO/IEC 27001 ou un équivalent approuvé au plus tard le 1er octobre 2027 ; cette obligation pèse sur le prestataire, pas sur vous.

Les coûts à comparer

Demandez des offres poste par poste, car les prix varient selon le prestataire et le volume. Les petites sociétés et les indépendants personnes physiques peuvent déduire 120 % des frais de logiciels de facturation servant à émettre, envoyer et recevoir des factures structurées, comme les abonnements et le conseil de mise en œuvre, mais pas les amortissements, pour les périodes imposables 2024 à 2027 (loi du 6 février 2024) ; demandez à votre comptable si vos frais EDI ou VAN sont admissibles.

Tester un flux de factures EDI existant en six questions

Faites ce contrôle pour chaque client qui reçoit vos factures en dehors de Peppol.

1. Quelle est la syntaxe du message de facture ? EDIFACT, XML propriétaire ou fichier plat : non conforme pour un client soumis à l'obligation, passez au choix du canal ci-dessous. UBL 2.1 ou CII D16B : continuez.
2. Le message déclare-t-il et respecte-t-il l'EN 16931 ? L'identifiant de spécification (BT-24) devrait commencer par urn:cen.eu:en16931:2017, et votre prestataire devrait pouvoir montrer un rapport de validation sans erreur, selon les règles officielles de l'EN 16931, pour de vraies factures et notes de crédit.
3. Existe-t-il un accord écrit qui précise le format, le canal, les types de documents (factures et notes de crédit) et la date de début ?
4. Les deux parties peuvent-elles toujours émettre et recevoir en Peppol BIS ? Vérifiez votre propre inscription et celle du client sur lookup.peppol.org en saisissant 0208: suivi du numéro d'entreprise. La recherche montre la capacité de réception, pas celle d'envoi : pour l'envoi, demandez une confirmation écrite au client (ou à votre propre prestataire).
5. Les annexes sont-elles jointes au message lui-même ? Les pièces justificatives font juridiquement partie de la facture et doivent emprunter le même canal, pas un e-mail séparé (FAQ B2B, questions 19 à 22).
6. Est-ce le seul canal pour ces factures ? Nous recommandons un seul canal : une seconde copie en facture Peppol, en PDF ou en dépôt sur un portail n'est pas interdite (une copie PDF est facultative), mais Peppol ne détecte pas les doublons et le forum des prestataires de services Peppol belges déconseille le double envoi.

Un flux qui satisfait aux six questions peut être maintenu. Les questions 1, 2, 4 et 5 sont des conditions légales : chaque « non » implique de faire passer ce client sur Peppol ou de corriger le flux avant la prochaine facture. Les questions 3 et 6 sont nos recommandations : un accord peut légalement être implicite, mais un accord écrit rend le flux prouvable, et un canal unique évite la double comptabilisation.

Choisir le canal client par client

Faire cohabiter EDI et Peppol sans facture en double

Ce que nous recommandons.

1. Fixez un seul canal légal de facturation par client et notez-le dans la fiche client (dans OrdoGrid, le champ Notes du client).
2. N'envoyez jamais la même facture par deux canaux. Peppol ne détecte pas les doublons (FAQ spécifique du SPF Finances, question 4), et le 8 septembre 2026, le forum des prestataires de services Peppol belges a recommandé d'envoyer uniquement via Peppol lorsque le destinataire y reçoit.
3. Envoyez une note de crédit dans le même format que la facture qu'elle corrige, et par le même canal. Pour une facture structurée, le même format est une exigence légale (art. 53, § 2bis, al. 3, du Code de la TVA) et le même canal est notre recommandation ; une note de crédit relative à une facture émise avant 2026 n'est soumise à aucune exigence de format.
4. Gardez la réception Peppol active même si tous vos clients travaillent en EDI : vos fournisseurs belges enverront leurs factures à votre inscription Peppol.
5. Si certaines factures sont émises depuis un autre système, attribuez-leur une série de numéros distincte. La numérotation peut reposer sur une ou plusieurs séries, chacune séquentielle et unique (art. 5, § 1er, 1°, de l'arrêté royal n° 1).

Dans OrdoGrid : Peppol, pas d'EDI

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid se connecte à Peppol par un point d'accès certifié. Il ne propose ni EDIFACT, ni AS2, ni connexion VAN, ni dépôt sur des portails acheteurs : il ne produit le fichier UBL que pour un envoi Peppol, et ses e-mails contiennent le PDF sans XML. L'envoi Peppol exige une entreprise avec un numéro de TVA BE et une Autorisation Peppol signée. Le premier envoi complet est décrit dans envoyer votre première facture Peppol.

Pour vérifier si un client qui demande de l'EDI peut recevoir via Peppol, puis lui envoyer la facture :

1. Dans Clients, ouvrez ou créez le client avec son N° de TVA. Si le client exige un bon de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures. Il n'existe pas de champ d'identifiant Peppol : OrdoGrid retrouve le client à partir de son numéro de TVA au moment de l'envoi.
2. Créez la facture avec Nouvelle facture et saisissez le numéro de commande dans N° bon de commande. OrdoGrid l'envoie comme référence de l'acheteur (BT-10) ; Peppol BIS exige une référence de l'acheteur ou une référence de commande sur chaque facture (règle PEPPOL-EN16931-R003). OrdoGrid n'a pas de champ distinct pour la référence de commande (BT-13) : si l'acheteur rapproche les factures des commandes uniquement grâce à la BT-13, convenez avec lui qu'il lise la BT-10.
3. Cliquez sur Envoyer. Pendant Vérification de l'éligibilité..., OrdoGrid recherche le client ; s'il le trouve, Envoi électronique via Peppol est coché.
4. Décochez Email sauf si le client a demandé une copie, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.
5. Suivez l'envoi dans Peppol → Outbox. Traité signifie livraison sur le réseau, pas acceptation. Si le client envoie une réponse à la facture (Invoice Response) et que votre réception est chez OrdoGrid, elle apparaît avec la facture.

Si la fenêtre affiche Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, vérifiez le numéro de TVA auprès du client et recherchez 0208: suivi de son numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org avant de recourir à la solution de repli.

Recevoir quand votre prestataire EDI vous a déjà inscrit. La réception d'un type de document Peppol ne peut se trouver que chez un seul prestataire à la fois. Si votre prestataire EDI ou ERP vous a inscrit, Réception Peppol affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol : choisissez Continuer en envoi seul et continuez à recevoir chez lui. En mode envoi seul, les réponses (Invoice Response) que vos clients envoient à propos de vos factures OrdoGrid sont elles aussi acheminées vers cette inscription : consultez-les chez votre autre prestataire, car elles n'arrivent pas dans OrdoGrid. Pour transférer la réception vers OrdoGrid, le prestataire actuel doit d'abord vous désinscrire, car OrdoGrid ne prend pas en charge la procédure Peppol de clé de migration. Lorsque vous cliquez sur Activer la réception, OrdoGrid inscrit 0208: suivi de votre numéro d'entreprise, types de documents d'autofacturation compris, et Peppol → Statut affiche votre Identifiant Peppol.

Que faire pour un canal EDI convenu. Si vous convenez avec un client d'UBL ou de CII sur son canal EDI, OrdoGrid ne peut pas assurer cette transmission. Émettez les factures de ce client depuis l'outil de votre prestataire EDI, dans une série de numéros distincte, et ne les envoyez pas aussi depuis OrdoGrid.

Exemple chiffré : une enseigne qui demande des factures EANCOM

Cartonnages Lemaire SRL, fabricant d'emballages à Mouscron, facture 38 clients professionnels belges via Peppol depuis OrdoGrid. En septembre 2026, elle décroche un contrat avec Bouwmarkt Verhaegen NV, une chaîne de bricolage établie à Malines. Selon le manuel fournisseur de Verhaegen, rédigé en 2019, les commandes sont envoyées en messages EANCOM ORDERS et les factures doivent revenir en messages EANCOM INVOIC (EDIFACT, répertoire D96A), le tout via son VAN.

1. Vérifier l'acheteur. La responsable administrative de Lemaire saisit 0208: et le numéro d'entreprise de Verhaegen sur lookup.peppol.org et constate qu'il est inscrit pour recevoir des factures et des notes de crédit Peppol BIS Billing. Elle enregistre une capture d'écran datée.
2. Classer le flux. L'EANCOM INVOIC est de l'EDIFACT : il ne peut pas constituer la facture légale pour ce client belge, avec ou sans accord. La comptabilité fournisseurs de Verhaegen confirme par e-mail que factures et notes de crédit arriveront uniquement via Peppol, dès la première facture, sans copie PDF ni EDIFACT. Les commandes continuent d'arriver par le VAN ; la loi ne les vise pas.
3. Envoyer la facture. La première livraison fait l'objet de la facture F-2026-0318, datée du 5 octobre 2026 et échéant le 4 novembre 2026, avec le numéro de commande de Verhaegen, 4500098812, dans N° bon de commande.

Le total TVAC, qui est aussi le montant à payer, s'élève à 6 969,60 €. L'EN 16931 calcule la TVA sur le total de la catégorie à 21 % : 21 % × 5 760,00 € = 1 209,60 €. OrdoGrid valide le fichier avant la livraison : 5 760,00 € + 1 209,60 € doit donner exactement 6 969,60 €. Quelques minutes après Sauvegarder & Envoyer, la ligne de Peppol → Outbox affiche Traité. OrdoGrid envoie 4500098812 comme référence de l'acheteur (BT-10) ; il n'a pas de champ distinct pour la référence de commande (BT-13). Avant le premier envoi, la comptabilité fournisseurs de Verhaegen a confirmé à la responsable administrative de Lemaire qu'elle rapproche les factures Peppol des commandes grâce à la BT-10 : la facture est donc rapprochée de sa commande EDI sans ressaisie.

4. Corriger par une note de crédit. Le 9 octobre, Verhaegen signale 100 présentoirs endommagés pendant le transport. Lemaire sélectionne F-2026-0318 dans la liste Factures et clique sur Note de crédit. OrdoGrid préremplit toutes les lignes de la facture : la ligne des caisses d'expédition est supprimée et la quantité de présentoirs ramenée à 100. La note de crédit NC-2026-0027 porte sur 100 × 4,20 € = 420,00 € plus 88,20 € de TVA, soit 508,20 € au total, et fait référence à F-2026-0318. Le comptable de Lemaire confirme que l'article 79 du Code de la TVA s'applique, et OrdoGrid ajoute lui-même la mention « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite » (arrêté royal n° 4, art. 4, § 1er), car la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA. La note de crédit part via Peppol comme la facture. Le solde ouvert de F-2026-0318 tombe à 6 969,60 € − 508,20 € = 6 461,40 €.
5. La variante. Si Verhaegen avait exigé son VAN, la seule option conforme aurait été un accord écrit sur une facture EN 16931 en UBL 2.1 ou CII D16B via ce VAN, les deux entreprises restant capables d'utiliser Peppol. Lemaire aurait alors émis les factures de Verhaegen depuis l'outil de son prestataire EDI, dans une série distincte, par exemple V-2026-0001, et non depuis OrdoGrid.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Les preuves à conserver

Ce que la loi exige. Conservez les factures émises et reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), en garantissant l'authenticité de l'origine, l'intégrité et la lisibilité pendant toute la période. La conservation du XML d'origine n'est pas obligatoire, mais le SPF Finances la recommande vivement.

Ce que nous recommandons.

Ce que fait OrdoGrid. Pour chaque envoi Peppol, OrdoGrid archive le XML et le PDF exacts transmis, avec leurs empreintes (hashes). Téléchargez-les depuis la ligne de l'Outbox (XML ou PDF), ou sélectionnez des lignes pour obtenir un ZIP. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation.

Questions fréquentes

Mon client, une enseigne de distribution, exige des factures EDIFACT. Suis-je en règle ?

Pas si l'enseigne est une entreprise établie en Belgique : l'EDIFACT ne figure pas sur la liste européenne des syntaxes et ne peut donc pas porter la facture légale, même avec un accord. Envoyez du Peppol BIS, ou convenez par écrit d'une facture EN 16931 en UBL ou CII sur son canal EDI.

Peppol n'est-il qu'une autre forme d'EDI ?

Techniquement, il s'agit bien d'un échange structuré entre systèmes, mais sur un réseau ouvert dont les identifiants, le transport (AS4) et les règles sont communs, et que vous rejoignez par un seul prestataire certifié de votre choix. En Belgique, c'est aussi le format légal par défaut des factures B2B.

Mon client peut-il m'imposer son réseau EDI ou son portail ?

Pas unilatéralement. La règle par défaut est Peppol BIS ; un autre format ou canal requiert l'accord des deux parties, et le SPF Finances précise qu'un portail exige votre consentement écrit et clair. Un contrat fournisseur peut néanmoins créer une pression commerciale : négociez sa clause de facturation.

Pouvons-nous garder l'EDI pour les commandes et les avis d'expédition ?

Oui. L'obligation vise les factures et les notes de crédit et de débit qui les corrigent. Les commandes, avis d'expédition et autres messages peuvent rester en EDI.

Si nous convenons d'UBL via AS2, avons-nous encore besoin de Peppol ?

Oui. L'article 13quater de l'arrêté royal n° 1 exige les moyens techniques d'émettre et de recevoir en Peppol BIS même lorsqu'un autre format est convenu. Leur absence est sanctionnée d'une amende de 1 500 € pour une première infraction, de 3 000 € pour la deuxième et de 5 000 € pour chacune des suivantes.

Mon prestataire EDI et OrdoGrid peuvent-ils tous deux gérer notre trafic Peppol ?

L'envoi peut se faire depuis plusieurs outils. La réception d'un type de document ne peut se trouver que chez un seul prestataire ; dans OrdoGrid, choisissez Continuer en envoi seul si un autre prestataire détient votre inscription. Les réponses à vos factures (Invoice Response) arrivent alors chez ce prestataire.

OrdoGrid peut-il envoyer de l'EDIFACT ou déposer sur un portail acheteur ?

Non. OrdoGrid transmet du Peppol BIS par un point d'accès certifié et envoie des PDF par e-mail. Il ne crée aucun fichier EDIFACT et n'a aucune connexion AS2, VAN ou portail.

Traité dans l'Outbox signifie-t-il que l'acheteur a accepté la facture ?

Non. Ce statut confirme la livraison sur le réseau. Seule une réponse à la facture (Invoice Response), facultative dans Peppol standard, donne la décision de l'acheteur, par exemple AP (acceptée) ou RE (rejetée).