Archivage des factures en Belgique : 7 ans, XML Peppol et preuves

Le droit belge de la TVA vous impose de conserver toutes les factures que vous émettez ou recevez, ainsi que leurs copies, pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture. Certaines factures liées à l'immobilier professionnel peuvent devoir être gardées 15 ou 25 ans. Pour les factures Peppol, conservez le XML structuré effectivement échangé, accompagné d'un PDF lisible, et gardez votre propre copie : un logiciel qui héberge les fichiers n'en fait pas votre archive.

Ce guide couvre les dates de conservation, la question XML ou PDF, les preuves à classer, l'export depuis OrdoGrid et une routine testable. Pour la valeur juridique d'une facture PDF, voyez PDF versus facture structurée ; pour la remise mensuelle des pièces, voyez transmission au comptable.

Combien de temps conserver les factures, et à partir de quand

Pour une société dont l'exercice correspond à l'année civile, les dates TVA et impôts sur les revenus coïncident pour une facture émise cette année-là. Avec une autre date de clôture, elles peuvent différer : nous recommandons de retenir la plus tardive. Ces durées sont des minimums. Conserver plus longtemps est permis, mais c'est un choix, pas une obligation.

Calculer la date de fin de n'importe quelle facture

Prenez l'année de la facture, ajoutez sept et conservez le document jusqu'au 31 décembre de cette année-là. Les factures fournisseurs suivent la date d'émission du fournisseur.

Toutes les factures d'une même année civile ont la même date de fin : vous pouvez donc revoir et détruire une année à la fois. Avant toute destruction, nous recommandons de vérifier que l'année ne contient ni facture à 15 ou 25 ans, ni note de crédit ou autre document daté d'une année ultérieure, ni document visé par un contrôle fiscal, ni facture litigieuse.

Où les conserver

Le guide officiel de conservation fixe ces règles :

• Lieu. Un assujetti établi en Belgique conserve ses factures en Belgique, sauf s'il les conserve électroniquement avec un accès complet et en ligne depuis la Belgique. Vous devez pouvoir les produire sans délai au SPF Finances (l'administration fiscale fédérale).
• Cloud et tiers. Le recours au cloud ou à un prestataire est autorisé si les obligations légales sont respectées ; si un prestataire ne peut pas les respecter, c'est à vous de trouver une autre solution.
• Pas d'agrément. Le SPF Finances ne donne pas d'approbation préalable et n'agrée aucun système d'archivage.
• Sauvegarde. Une sauvegarde est obligatoire : une panne informatique a les mêmes conséquences que des archives papier détruites par un incendie.
• Accès lors d'un contrôle. Le SPF Finances peut accéder aux fichiers, les télécharger et les utiliser, les exiger sous une forme lisible, copier ou traiter les données.
• Conséquences. Si l'authenticité et l'intégrité ne peuvent être démontrées, le SPF Finances peut refuser la déduction de la TVA et infliger une amende au fournisseur comme au client.

XML, PDF ou les deux : ce que disent les textes

Deux textes officiels s'appliquent. Le guide de conservation permet de conserver les factures sur papier ou sous forme électronique, quel que soit leur format d'origine, mais recommande fortement de garder le XML original. Une conversion vers un autre format n'est permise que si l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité restent garanties, et elle alourdit nettement votre charge de la preuve. La FAQ B2B (Q17) ajoute que le destinataire doit conserver la facture électronique structurée pendant toute la durée de conservation et en garantir la lisibilité, généralement via un PDF ou un outil de visualisation dont le contenu reste intact.

Notre recommandation : gardez le XML comme facture et un PDF comme copie lisible. Archiver uniquement le PDF des factures Peppol n'est pas un raccourci : c'est une position que vous devrez défendre lors d'un contrôle.

Authenticité, intégrité, lisibilité

Les trois garanties à maintenir depuis l'émission ou la réception jusqu'à la fin de la conservation : vous pouvez montrer qui a émis la facture (authenticité de l'origine), son contenu n'a pas changé (intégrité du contenu) et une personne peut la lire (lisibilité). Une empreinte (hash) relevée au moment de l'export est un moyen simple d'étayer l'intégrité.

Quel fichier est la facture ?

Ce qu'il faut classer avec chaque facture

Exporter votre archive depuis OrdoGrid

Ce que fait OrdoGrid. Avant chaque envoi Peppol, OrdoGrid enregistre le XML et le PDF exacts transmis, avec leurs empreintes SHA-256 et les versions de validation. Les paiements et notes de crédit ultérieurs ne les réécrivent pas. Les documents reçus restent dans l'Inbox, et seuls les brouillons éligibles (sans paiement, sans transmission Peppol, sans document lié) peuvent être supprimés.

Ce qu'OrdoGrid ne fait pas. Ce n'est pas un service d'archivage légal : il n'offre ni durée de conservation ni garantie d'archivage pour vos documents, et il n'existe pas d'export complet en un clic.

Factures et notes de crédit Peppol sortantes

1. Ouvrez Peppol, puis l'onglet Outbox, et cliquez sur Actualiser.
2. Pour un document, cliquez sur l'icône de téléchargement (info-bulle Télécharger) de sa ligne et choisissez XML, puis recommencez pour PDF.
3. Pour un lot, cochez les lignes et cliquez sur Télécharger dans la barre de sélection. Vous obtenez un ZIP du type peppol_outbox_2026-10-13.zip avec un dossier xml/ et un dossier pdf/.
4. Ouvrez le ZIP et vérifiez que chaque document a son XML. S'il en manque un, téléchargez-le individuellement (étape 2) et classez-le avec le lot.
5. Pour le PDF de la facture tel qu'émis, ouvrez la facture depuis Factures et cliquez sur Document original dans le panneau Règlement. Le Relevé actuel est une vue datée des paiements et des notes de crédit : gardez-le éventuellement comme preuve de paiement, jamais comme facture.

Factures Peppol entrantes

1. Ouvrez Peppol → Inbox et cliquez sur Actualiser.
2. Cochez les documents et cliquez sur Télécharger. Le ZIP contient le XML du fournisseur dans xml/ et le PDF éventuellement joint dans pdf/.
3. Pour une seule facture, utilisez l'icône de téléchargement de sa ligne : XML donne la facture structurée telle que reçue, PDF une copie lisible. Si le fournisseur n'a joint aucun PDF, OrdoGrid produit un PDF récapitulatif : classez-le comme copie lisible, pas comme facture.

Pour traiter les documents reçus : boîte de réception Peppol.

Factures envoyées uniquement par e-mail

Cela couvre les factures de repli, les consommateurs et la plupart des clients étrangers.

1. Dans Factures, cochez les factures et cliquez sur Télécharger pour obtenir un ZIP de leurs PDF, ou utilisez PDF sur une ligne. Faites de même dans Notes de Crédit pour les notes de crédit envoyées par e-mail.
2. Les e-mails envoyés depuis OrdoGrid contiennent le PDF et aucun XML : le PDF est la facture.
3. Ne modifiez pas une facture déjà envoyée. Tant qu'aucun paiement n'est enregistré et qu'elle n'est pas envoyée via Peppol, OrdoGrid permet de la rouvrir avec Éditer quand même, ce qui régénère le PDF : votre copie ne correspondrait plus à ce que le client a reçu. Corrigez plutôt par note de crédit (notes de crédit sur Peppol).

Via l'API publique

Pour un archivage automatisé, créez une clé dans Clés API avec la permission peppol:read, plus invoices:read pour les PDF de factures et credit_notes:read pour les PDF de notes de crédit.

1. GET /api/v1/peppol/documents?direction=outbound (ou inbound) liste les documents avec leur identifiant de document Peppol OrdoGrid, distinct de l'identifiant de la facture.
2. GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml renvoie le XML conservé et GET /api/v1/peppol/documents/{id}/pdf le PDF transmis. Les transmissions conservées sont contrôlées par rapport à leur empreinte enregistrée.
3. GET /api/v1/invoices/{id}/pdf?view=original renvoie le PDF de la facture tel qu'émis ; view=current renvoie le relevé de règlement daté.
4. PEPPOL_ARCHIVE_HASH_MISMATCH est un incident d'intégrité : conservez l'erreur et contactez le support. XML_NOT_AVAILABLE ou PDF_NOT_AVAILABLE signifie que le fichier n'est pas stocké : notez-le et cherchez une autre copie (votre export, la contrepartie). Régénérer un document ne récupère jamais l'original.

Exemple chiffré : une chaîne de facturation, de l'émission à la date de destruction

Atelier Nord SRL (Namur) facture Brouwerij Verhaegen NV (Gand). Les deux sociétés sont établies en Belgique et assujetties à la TVA.

Le panneau Règlement affiche alors un Solde à payer de 0,00 €, tandis que le Document original montre toujours 1 234,20 €. C'est correct : la facture telle qu'émise ne change jamais, les paiements et les notes de crédit figurent dans le Relevé actuel.

Dossier d'archive 2026/sortantes/F-2026-0042/ :

• F-2026-0042.xml et F-2026-0042.pdf (depuis l'Outbox et le Document original)
• NC-2027-0001.xml et NC-2027-0001.pdf
• F-2026-0042_releve_2027-01-25.pdf (Relevé actuel, nommé comme relevé)
• une ligne d'index avec les dates de livraison, les deux références bancaires et l'empreinte SHA-256 de chaque fichier

Conservation : F-2026-0042 du 1er janvier 2027 au 31 décembre 2033 ; NC-2027-0001 du 1er janvier 2028 au 31 décembre 2034. Nous recommandons de garder toute la chaîne jusqu'au 31 décembre 2034, la date la plus tardive.

En avril 2026, Atelier Nord reçoit aussi la facture 2026/1187 de Drukkerij Peeters BV, datée du 3 avril 2026 : 450,00 € HTVA + TVA 21 % 94,50 € = 544,50 €. Son XML provient du ZIP de l'Inbox, et elle est conservée jusqu'au 31 décembre 2033.

Une routine qui tient la route en cas de contrôle

Il s'agit de notre pratique recommandée, pas d'une procédure légale.

1. Exportez chaque mois. Après la clôture du mois, téléchargez les ZIP de l'Outbox et de l'Inbox ainsi que les PDF des factures et notes de crédit envoyées uniquement par e-mail (pour les factures, via Document original). Faites-le dans la même séance que vos contrôles de fin de mois.
2. Stockez sous votre contrôle. En Belgique ou avec un accès complet et en ligne depuis la Belgique, un dossier par année et par flux (sortant/entrant), modifiable par une ou deux personnes seulement, plus une sauvegarde ailleurs.
3. Indexez chaque fichier. Une ligne par document : numéro, date, flux (sortant/entrant), numéro de TVA de la contrepartie, noms de fichiers, empreinte SHA-256 et date de fin de conservation. Sous Windows : Get-FileHash .\F-2026-0042.xml -Algorithm SHA256. Sous macOS ou Linux : shasum -a 256 F-2026-0042.xml.
4. Testez une restitution chaque trimestre. Un collègue choisit une facture sortante, une facture fournisseur, une note de crédit et un PDF de repli datant d'au moins un an. À partir du seul numéro, il retrouve les fichiers, recalcule les empreintes, ouvre le XML dans un visualiseur ou le PDF et contrôle les montants dans la comptabilité. Notez la date, les documents, le résultat et les manques.
5. Faites le point une fois par an. Chaque mois de janvier, listez l'année arrivée à échéance (en janvier 2027 : les factures datées de 2019). Écartez les factures à 15 ou 25 ans, les contrôles, les litiges et toute chaîne contenant un document plus récent (par exemple NC-2027-0001, classée avec F-2026-0042, à garder jusqu'au 31 décembre 2034), ne détruisez le reste qu'avec l'accord de votre expert-comptable et consignez ce qui a été détruit.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver les factures en Belgique ?

Au moins sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture, pour les factures émises et reçues (art. 60, § 3, Code de la TVA). Certaines factures immobilières peuvent exiger 15 ou 25 ans. Le délai de dix ans de 2022 a été supprimé en décembre 2025.

Puis-je ne garder que le PDF d'une facture Peppol ?

C'est risqué. La FAQ B2B indique que le destinataire doit conserver la facture structurée pendant toute la durée, et le guide de conservation recommande fortement le XML original car une conversion alourdit nettement la charge de la preuve. Gardez le XML et utilisez le PDF comme copie lisible.

OrdoGrid est-il mon archive légale ?

Non. OrdoGrid conserve vos documents et les fichiers exacts de chaque envoi Peppol, mais n'annonce aucune durée de conservation ni garantie d'archivage. Exportez régulièrement vos fichiers vers un lieu que vous maîtrisez.

Puis-je stocker mes factures dans le cloud ou hors de Belgique ?

Oui, si les obligations légales sont respectées. Une entreprise établie en Belgique doit conserver ses factures en Belgique, sauf conservation électronique avec un accès complet et en ligne depuis la Belgique, et pouvoir les produire sans délai. Prévoyez une sauvegarde.

Quand puis-je détruire une facture datée de 2026 ?

À partir du 1er janvier 2034, sauf si elle relève d'une période de révision de 15 ou 25 ans, d'un contrôle fiscal ou d'un litige. Convenez de la destruction avec votre expert-comptable et consignez-la.

Comment récupérer le XML d'une facture fournisseur reçue dans OrdoGrid ?

Ouvrez Peppol, puis Inbox. Pour un document, cliquez sur l'icône de téléchargement de sa ligne et choisissez XML ; pour plusieurs, cochez-les et cliquez sur Télécharger : le ZIP contient le XML dans son dossier xml. Les intégrateurs peuvent aussi passer par l'API publique avec la permission peppol:read.

Faut-il conserver les notes de crédit avec la facture d'origine ?

Oui, nous recommandons de les classer ensemble et de garder la chaîne jusqu'à la date de fin la plus tardive. Chaque durée se calcule à partir de la date du document : la conservation d'une note de crédit émise un an plus tard prend fin un an plus tard.