Numérotation des factures en Belgique : séries et notes de crédit

Toute facture TVA belge doit porter un numéro qui suit le précédent dans sa série et qui identifie cette facture, et elle seule. La loi vous laisse tenir une ou plusieurs séries : une série distincte pour les notes de crédit ou un compteur qui repart chaque année relève donc de votre choix. Ce qui est exclu, c'est d'attribuer le même numéro à deux documents ou de modifier un numéro une fois la facture entre les mains du client.

Cette page est la référence du centre de connaissances OrdoGrid pour la numérotation. Elle couvre ce que la loi exige, les choix qu'elle vous laisse, la façon dont OrdoGrid attribue les numéros, et la gestion du changement d'année, des brouillons supprimés, des corrections et d'un changement d'outil. Pour les autres mentions obligatoires, voyez Mentions légales sur les factures belges.

Ce que la loi exige, et ce qu'elle vous laisse

L'article 5, §1er, 1° de l'arrêté royal n° 1 (l'arrêté TVA sur la facturation) impose la date d'émission et « un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries » qui identifie la facture de façon unique et sous lequel elle est inscrite au facturier de sortie. La facture simplifiée exige le même type de numéro (art. 13). Les notes de crédit et autres documents rectificatifs sont inscrits dans le même facturier que les factures qu'ils corrigent (art. 14, §2, 2°) et doivent faire référence à la facture rectifiée (art. 12).

Depuis le 1er janvier 2025, les assujettis soumis au régime de la franchise sont dispensés de tenir les facturiers uniquement s'ils classent les factures et documents qu'ils reçoivent, émettent ou établissent suivant une série ininterrompue de numéros de classement et tiennent le registre visé à l'art. 14, §5 (art. 14, §4). Cette série de classement sans interruption est une condition de la dispense ; elle s'ajoute au numéro séquentiel propre à chaque facture. OrdoGrid ne tient ni cette série de classement ni ce registre : convenez avec votre expert-comptable de la façon de classer ces documents.

Facturier de sortie

Le registre (boek voor uitgaande facturen en néerlandais) dans lequel un assujetti inscrit, sous leur numéro, toutes les factures et notes de crédit qu'il émet. Votre expert-comptable le tient souvent sous la forme du journal des ventes.

Choisir vos séries

Notes de crédit : même série ou série distincte ?

Les deux sont licites. L'AR n° 1 n'impose pas de série distincte pour les notes de crédit ; il impose une référence à la facture rectifiée. Nous recommandons une série propre, par exemple NC-2026-0009 : le compteur des factures reste facile à contrôler et les notes de crédit faciles à retrouver. C'est aussi le seul schéma pris en charge par OrdoGrid, puisque chaque type de document a son propre compteur.

Une note de crédit partielle reçoit elle aussi son propre numéro de note de crédit. Ne reprenez pas le numéro de la facture avec un suffixe du type « -bis ».

Lorsque la facture d'origine était une facture électronique structurée, la note de crédit doit être émise dans le même format, donc en pratique via Peppol (art. 53, §2bis du Code de la TVA). OrdoGrid l'envoie comme note de crédit UBL dont la référence de facturation (BT-25) reprend le numéro de la facture d'origine. Peppol ne vérifie pas si un document fait doublon avec un envoi antérieur (FAQ du SPF Finances, Q4) : c'est à vous, et au logiciel de votre client, de repérer un numéro réutilisé ou en double. Pour en savoir plus : note de crédit sur Peppol.

Comment OrdoGrid numérote les documents

Les noms des types de documents et la plupart des libellés de l'éditeur et des paramètres sont en français dans toutes les langues de l'interface.

Variables : {YYYY} année, {YY} année sur deux chiffres, {MM} mois, {####} compteur (le nombre de # fixe le nombre de chiffres). Les devis créés avec Devis proposition suivent le modèle {YYYY}-{CLIENT_SLUG}-{###} lorsque le client a un Slug devis. Devis, reçus et demandes de paiement ne prennent jamais de numéro de facture.

L'année et le mois proviennent de la Date au moment où OrdoGrid propose le numéro (la date du jour à l'ouverture de l'éditeur) : un format avec {YYYY} repart à 0001 chaque année, un format avec {MM} chaque mois. Si vous changez ensuite la Date pour une autre année ou un autre mois, le N° n'est pas recalculé : vérifiez-le et corrigez-le avant la première sauvegarde.

• Proposé : à l'ouverture de Nouvelle facture, OrdoGrid propose le numéro existant le plus élevé du même modèle, plus un (Génération du numéro... s'affiche entre-temps). Vous pouvez le remplacer dans N°.
• Enregistré : le numéro est mémorisé dès la première sauvegarde, même en Brouillon. Corrigez un brouillon sauvegardé ; ne créez pas de nouvelle facture pour obtenir un autre numéro.
• Unique : factures, notes de crédit, reçus et demandes de paiement partagent un même ensemble de numéros par société. La sauvegarde échoue si le numéro existe déjà.
• Sans garantie de continuité : si vous saisissez F-2026-0150 après F-2026-0142, la proposition suivante sera F-2026-0151 ; les numéros sautés restent manquants.
• Suppression d'un brouillon : le bouton Supprimer libère le numéro du brouillon. Il est réservé aux brouillons sans paiement, sans transmission Peppol, sans document lié, sans lien de paiement ni external_id d'API. Si le brouillon portait le numéro le plus élevé, le document suivant le reprend ; sinon, la suppression laisse un trou.
• Figé : le numéro ne peut pas changer tant que le document a des pièces jointes. Dès qu'un paiement est enregistré ou qu'une transmission Peppol est préparée, il est figé avec le contenu financier. Une note de crédit sauvegardée l'est aussi.

Modifier un format de numérotation

1. Ouvrez Profil entreprise, onglet Profil, section Paramètres de facturation. Le propriétaire et les administrateurs peuvent la modifier ; les lecteurs non.
2. Sous Formats de numérotation, cliquez sur Modifier pour déverrouiller les champs.
3. Adaptez Format factures, Format notes de crédit, Format devis ou Format reçus, ou cochez Année ou Mois sous Options d'affichage. Aperçu montre le premier numéro du nouveau format.
4. Cliquez sur Sauvegarder. Verrouiller annule au contraire les modifications de format non sauvegardées.
5. Ouvrez Nouvelle facture et vérifiez le N° proposé avant de sauvegarder le premier document.

Un nouveau modèle démarre en général son propre compteur à 1 : un changement en cours d'année crée donc une deuxième série pour cette année. Si les anciens numéros correspondent encore au nouveau modèle (par exemple si vous ne changez que le nombre de #), le compteur continue ; vérifiez le N° proposé. Changez de format au 1er janvier si possible ; sinon, notez la date, le dernier numéro de l'ancienne série et le premier de la nouvelle.

Avant et après l'envoi : ce qui peut changer sous le même numéro

Dans Peppol → Outbox, Traité signifie que le document a été remis via le réseau, pas que votre client l'a accepté.

Exemple chiffré : Atelier Nord SRL

Atelier Nord SRL, un studio de design liégeois, utilise les formats par défaut. Sa dernière facture de 2025 est F-2025-0188, datée du 22 décembre 2025.

Le 2 janvier 2026, il facture des prestations de décembre à Imprimerie Dubois SA. La facture est datée du 2 janvier 2026 : OrdoGrid propose donc F-2026-0001, et la période de décembre figure dans la Description de la ligne. Le délai courait jusqu'au 15 janvier 2026 (AR n° 1, art. 4 : le 15 du mois qui suit le fait générateur).

Le 6 octobre 2026, il envoie F-2026-0142 à Imprimerie Dubois SA via Peppol, et Peppol → Outbox affiche Traité. Le 7 octobre, un brouillon F-2026-0143 destiné à un autre client devient inutile avant tout envoi et est supprimé. Comme c'est le numéro le plus élevé, sa suppression permet à la facture suivante de reprendre F-2026-0143 sans trou.

Le 8 octobre, le client signale que 10 heures avaient été convenues, et non 12. F-2026-0142 est figée : Atelier Nord la sélectionne dans Factures, clique sur Note de crédit, ramène la ligne préremplie à 2 heures et émet NC-2026-0009 le 9 octobre, avec référence à F-2026-0142 du 6 octobre 2026, puis l'envoie via Peppol.

Dans le panneau Règlement de la facture, le Solde à payer tombe à 1 028,50 €. Aucun numéro n'a changé.

Passer d'un autre outil en cours d'année

Aucun numéro ne peut être émis deux fois, et quiconque contrôle votre comptabilité doit voir où une série s'arrête et où la suivante commence. OrdoGrid ne connaît que les numéros qu'il contient : sa première proposition en 2026 reste F-2026-0001 tant que vous n'intervenez pas.

• Poursuivre la même série (recommandé). Réglez Format factures sur le modèle de l'ancien outil, par exemple {YYYY}-{###} si votre dernier numéro était 2026-041. Saisissez 2026-042 dans N° sur votre première facture OrdoGrid ; OrdoGrid propose ensuite 2026-043, et ainsi de suite. Si l'ancien outil utilisait déjà F-2026-0041, saisissez simplement F-2026-0042.
• Ouvrir une nouvelle série. Gardez F-{YYYY}-{####} uniquement si ses numéros ne peuvent pas entrer en conflit avec les anciens, et convenez-en avec votre expert-comptable. Notez la date du changement, le dernier ancien numéro et le premier nouveau.

Procédez de même pour les notes de crédit. Ne ressaisissez pas d'anciennes factures avec Nouvelle facture pour faire avancer le compteur : vous créeriez un doublon de factures déjà émises. Conservez les originaux dans l'archive ou l'export de l'ancien outil.

Importer, sur la page Factures, est différent : il reprend le PDF d'une facture déjà émise avec son numéro d'origine et l'enregistre par défaut comme Envoyée. Les numéros importés qui suivent Format factures comptent pour la proposition suivante. Vérifiez que chaque import garde son numéro d'origine et ne renvoyez jamais une facture importée par e-mail ou via Peppol.

Erreurs fréquentes

Si un brouillon semble avoir disparu, suivez Retrouver une facture enregistrée sans créer de doublon avant de créer un nouveau numéro. La conversion des devis est traitée dans l'article Du devis à la facture en Belgique.

Pièces à conserver

• Votre facturier de sortie ou journal des ventes, généralement tenu par votre expert-comptable. OrdoGrid n'exporte pas de journal ; les listes Factures et Notes de Crédit (Numéro / Client / Montant / Date / Statut) et le bouton Télécharger (« Télécharger en ZIP ») vous fournissent les documents.
• Une fiche de suivi de la numérotation : chaque changement de format, chaque migration et chaque numéro manquant avec sa raison, par exemple « F-2026-0097 : brouillon supprimé le 3 juin 2026, jamais envoyé ».
• Les originaux Peppol : dans Peppol → Outbox, sélectionnez les lignes et téléchargez le ZIP contenant le XML et le PDF.
• Conservation : gardez factures et notes de crédit 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; certains documents liés à des biens immobiliers doivent être conservés plus longtemps. Voir Archivage des factures.

Questions fréquentes

Les numéros de facture belges doivent-ils se suivre sans trou ?

La loi impose un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie chaque facture de façon unique. Évitez les trous et consignez par écrit la raison de tout numéro manquant, par exemple un brouillon supprimé avant envoi. OrdoGrid n'impose pas de numérotation continue : ce contrôle vous revient.

Les notes de crédit peuvent-elles partager la série des factures ?

La loi le permet, puisqu'elle admet une ou plusieurs séries et n'impose pas de série distincte pour les notes de crédit. OrdoGrid utilise une série propre (NC-) pour les notes de crédit et lie chacune à sa facture d'origine.

Puis-je repartir à 0001 chaque année ?

L'arrêté ne prescrit aucun format. Avec l'année dans le numéro, comme dans F-2026-0001, chaque numéro reste unique. C'est pour cette raison que le format par défaut d'OrdoGrid repart chaque année. Consultez votre expert-comptable si votre schéma sort de l'ordinaire.

J'ai émis 41 factures avec un autre outil cette année. Comment continuer dans OrdoGrid ?

Alignez le format des factures sur l'ancien modèle et saisissez le numéro 42 à la main sur votre première facture OrdoGrid. OrdoGrid poursuit ensuite à partir du numéro le plus élevé de ce modèle. Notez la date du changement et le dernier numéro émis dans l'ancien outil.

Puis-je supprimer un brouillon et réutiliser son numéro ?

Oui, si rien n'est sorti de l'entreprise. Seuls les brouillons sans paiement, sans transmission Peppol, sans document lié, sans lien de paiement ni external_id d'API peuvent être supprimés. Supprimer le brouillon le plus élevé permet à la facture suivante de reprendre son numéro ; toute autre suppression laisse un trou à documenter.

Puis-je changer le numéro d'une facture après l'avoir envoyée ?

Non. Une fois la facture chez le client, son numéro est définitif. OrdoGrid le fige après un paiement ou une transmission Peppol. Pour corriger le contenu, émettez une note de crédit et, si nécessaire, une nouvelle facture avec un nouveau numéro.

Devis, reçus et demandes de paiement utilisent-ils des numéros de facture ?

Non. Dans OrdoGrid, ils ont leurs propres séries (D-, R-, DP-). Lorsqu'un devis ou un reçu est facturé, la facture obtenue prend le numéro suivant de la série des factures.

Les sociétés d'un même groupe peuvent-elles partager un compteur ?

En règle générale, non. Sauf si elles forment une unité TVA, les sociétés dotées chacune de leur propre numéro d'entreprise sont des assujettis distincts, chacun avec son facturier de sortie et sa série. Au sein d'une unité TVA, chaque membre facture encore avec ses propres données : gardez une série distincte par membre, sauf autre schéma convenu avec votre expert-comptable. Dans OrdoGrid, chaque société a ses propres formats et compteurs.