Sanctions e-facturation en Belgique : amendes de 1 500 à 5 000 €

Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise établie en Belgique et soumise à l'obligation de facturation électronique structurée doit disposer des moyens techniques d'émettre et de recevoir des factures électroniques structurées. À défaut, le SPF Finances peut lui infliger une amende fixe : 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour chaque infraction suivante. Les amendes ordinaires pour factures manquantes, tardives ou incorrectes continuent de s'appliquer en parallèle.

Cette fiche de référence s'adresse aux dirigeants, comptables et équipes financières qui veulent évaluer leur risque et y remédier. Le champ d'application est expliqué dans l'obligation belge de facturation électronique ; la marche à suivre quand un client ne peut pas recevoir figure dans envoyer une facture à un client hors Peppol.

Les amendes prévues par la loi

La nouvelle infraction est libellée ainsi : « Non-disposition des moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée ». Cette disposition sanctionne une situation, pas une facture : le montant est identique, que vos factures totalisent 200 € ou 200 000 €. Le SPF Finances reprend ces amendes à la question 26 de sa FAQ et confirme que sa politique d'amendes de 2018 reste d'application.

Moyens techniques d'émettre et de recevoir

Être en mesure, vous-même ou via un prestataire, d'envoyer et de recevoir des factures et des notes de crédit au format Peppol BIS, le format basé sur UBL utilisé sur le réseau Peppol. En Belgique, cela suppose d'être enregistré sur Peppol au minimum sous le schéma 0208 avec votre numéro d'entreprise à 10 chiffres de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), et d'avoir publié votre capacité à recevoir des factures et notes de crédit Peppol BIS Billing. L'art. 13quater de l'arrêté royal n° 1 exige ces moyens même si vous avez convenu d'un autre format avec un client.

Comment la deuxième infraction et les suivantes sont comptées

Une infraction ne compte comme deuxième infraction ou infraction suivante que si l'administration la constate au plus tôt trois mois après la précédente infraction ayant donné lieu à une amende.

L'arrêté ne sanctionne pas chaque facture : l'infraction est l'absence de moyens. Il ne précise pas combien d'infractions un même contrôle peut constater ; ne supposez donc ni qu'une amende couvre toutes les factures passées, ni que chaque facture est sanctionnée.

Qui peut être sanctionné : le fournisseur, le client ou les deux

La FAQ du SPF Finances (questions 7, 8 et 24) répond aux situations courantes. « Dans le champ » vise une opération entre deux entreprises établies en Belgique, pour laquelle le client doit communiquer son numéro de TVA belge.

La mesure de repli figure à l'art. 53, § 2bis, alinéa 6, du Code de la TVA, inséré par la loi du 10 février 2026 ; le SPF Finances l'applique depuis le 1er janvier 2026. Elle protège le fournisseur, pas le destinataire : un client qui ne peut pas recevoir reste en défaut au regard de sa propre obligation.

Quel volet de l'obligation vous concerne

Tolérance et contrôle : situation au 13 octobre 2026

Au 13 octobre 2026, l'avis du 7 avril 2026 reste la dernière actualité du SPF Finances sur la facturation électronique.

Vérifier et combler vos lacunes dans OrdoGrid

OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié. Il n'envoie sur Peppol que pour les entreprises disposant d'un numéro de TVA belge, et la réception s'active séparément. Il ne transmet rien au SPF Finances et ne peut pas vous dire si vous êtes dans le champ.

1. Ouvrez le statut. Allez dans Peppol → Statut. Sous Statut d'inscription Peppol, le badge indique Envoi + réception ou Envoi seul ; les onglets de documents affichent Mode : Envoi + réception ou Mode : Envoi seul.
2. Envoi. Envoi (Outbox) doit afficher Autorisé avec votre numéro de TVA. Sinon, ouvrez Autorisation Peppol, saisissez le Nom complet du signataire, cochez la case de confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation.
3. Réception. Réception (Inbox) doit afficher Enregistré avec une date « Depuis le ». S'il affiche Non enregistré et qu'aucun autre prestataire ne reçoit pour vous, cliquez sur Activer la réception : OrdoGrid enregistre 0208: suivi de votre numéro d'entreprise pour les factures et notes de crédit Peppol BIS, entre autres types de documents.
4. Réception ailleurs. Si Réception Peppol affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire détient votre inscription. Choisissez Continuer en envoi seul et assurez-vous que la boîte de réception de ce prestataire est réellement suivie.
5. Identité. Sous Annuaire Peppol, notez votre Identifiant Peppol et les Documents supportés. Vérifiez de l'extérieur sur lookup.peppol.org en saisissant 0208: et votre numéro d'entreprise ; l'outil indique si vous pouvez recevoir, pas si vous pouvez envoyer.
6. Envoyez via Peppol les factures dans le champ. Dans l'éditeur, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Dans Peppol → Outbox, Traité signifie livré sur le réseau, pas accepté ; traitez sans attendre les envois en Erreur. Si la fenêtre d'envoi indique Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, vérifiez sur lookup.peppol.org et gardez le résultat daté comme preuve que le client ne pouvait pas recevoir, puis envoyez par Email si le client accepte les factures PDF (sinon sur papier).
7. Surveillez la boîte de réception. Inbox affiche un badge de non-lus, et les propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail à l'arrivée de nouveaux documents. Actualiser récupère immédiatement les nouveaux documents.

La configuration pas à pas est décrite dans configurer Peppol dans OrdoGrid, et le traitement des factures reçues dans recevoir les factures fournisseurs.

Exemple chiffré : une lacune de réception constatée lors d'un contrôle TVA

Depuis janvier 2026, Menuiserie Lambert SRL, à Liège, facture ses travaux à des entrepreneurs belges via Peppol avec OrdoGrid. Lors de la configuration, elle a cliqué sur Continuer en envoi seul, et aucun autre prestataire ne reçoit pour elle. Ses fournisseurs lui envoient donc des PDF en vertu de la mesure de repli, par exemple :

Ce PDF est une facture valable, et Lambert conserve sa déduction de 504,00 € car la facture contient toutes les mentions légales. Lambert est en revanche exposée à l'amende pour absence de moyens.

Le tableau ci-dessous compare trois scénarios. Scénario A : Lambert comble la lacune le lendemain du constat. Scénario B : la lacune reste ouverte et seuls les constats indiqués sont sanctionnés. Scénario C : un nouveau constat dans les trois mois qui suivent le premier.

Si Lambert ne corrige jamais la lacune, trois constats aux premières dates possibles coûtent 1 500 € + 3 000 € + 5 000 € = 9 500 €, et chaque constat suivant ajoute 5 000 €, quelle que soit la valeur des factures concernées.

Dans le scénario A, à partir du 13 mai 2026, Bois Dethier ne peut plus invoquer la mesure de repli et doit envoyer ses factures à Lambert sous forme structurée. Ses factures PDF antérieures restent valables, et le SPF Finances demande de ne pas les renvoyer via Peppol.

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Une capture d'écran datée de Peppol → Statut (Envoi (Outbox) : Autorisé, Réception (Inbox) : Enregistré avec sa date « Depuis le », et Autorisations (n)), ainsi qu'un résultat daté de lookup.peppol.org pour votre identifiant 0208:.
• Si un autre prestataire reçoit pour vous : votre contrat ou sa confirmation écrite.
• Le XML et le PDF de chaque facture et note de crédit envoyée et reçue. Sur la page Peppol, sélectionnez des lignes et téléchargez un ZIP contenant les dossiers xml et pdf ; les intégrations peuvent utiliser GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml. Conservez-les 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission ; voir l'archivage des factures.
• Pour chaque facture émise selon la mesure de repli : une preuve datée que le client ne pouvait pas recevoir, et le PDF envoyé.
• Les accords écrits relatifs à tout format autre que Peppol BIS.
• Toute notification d'amende, votre requête ou recours, et la décision.

OrdoGrid archive le XML et le PDF exacts de chaque transmission Peppol et ne les réécrit pas, mais il n'offre ni service d'archivage légal ni garantie de conservation. Gardez vos propres copies.

Si vous recevez une notification d'amende

La politique d'amendes du SPF Finances, instruction 2018/I/41 (nos 39 à 56), décrit la procédure :

1. Lisez la notification. Elle doit mentionner les voies de recours et le service compétent ; à défaut, le délai de recours ne prend pas cours.
2. Comblez d'abord la lacune et gardez une preuve datée : les règles de remise examinent si vous respectez l'obligation sanctionnée au moment où vous introduisez votre demande.
3. Choisissez une voie. Introduisez un recours administratif facultatif, ou une requête en remise ou en réduction de l'amende sur la base de l'art. 9 de l'arrêté du Régent du 18 mars 1831, adressée au service indiqué dans la notification (en général le directeur de centre). Vous pouvez aussi saisir directement le juge fiscal (le tribunal de première instance) : en TVA, il n'existe pas de recours administratif préalable obligatoire.
4. Surveillez les délais. Aucun délai légal ne s'applique à une requête en remise, mais le SPF Finances vous invite à l'introduire dans les trois mois et suspend le recouvrement pendant cette période.
5. Ne comptez pas sur une remise automatique. La politique prévoit la remise de l'amende pour certaines premières infractions commises de bonne foi, mais sa mise à jour du 1er janvier 2025 est antérieure à la nouvelle amende et ne la mentionne pas. Une amende remise compte toujours comme infraction sanctionnée pour la suite (n° 56).

Routine recommandée

Ce sont nos recommandations, pas des obligations légales.

1. Vérifiez chaque nouveau client professionnel belge sur lookup.peppol.org avant la première facture, et gardez le résultat.
2. Consultez l'Inbox Peppol au moins chaque semaine et transmettez les factures reçues à la personne qui les comptabilise.
3. Revérifiez Statut chaque trimestre et après tout changement de prestataire ou de numéro de TVA.

Par ailleurs, les petites sociétés et les indépendants peuvent déduire 120 % des abonnements à un logiciel de facturation électronique pour les périodes imposables 2024 à 2027 ; parlez-en à votre comptable.

Faites l'audit complet de mise en conformité avec la checklist e-facturation 2026.

Questions fréquentes

Quel est le montant de l'amende si je ne suis pas sur Peppol en Belgique ?

1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour chaque infraction suivante, en vertu de l'arrêté royal n° 44 modifié par l'arrêté royal du 8 juillet 2025. Les montants sont fixes et ne dépendent pas de la valeur de vos factures.

La période de tolérance s'applique-t-elle encore ?

Non. La tolérance générale couvrait la période du 1er janvier au 31 mars 2026, et celle pour l'autofacturation a pris fin le 30 juin 2026. En dehors de ces tolérances, le SPF Finances ne renonce à infliger une amende que dans des circonstances exceptionnelles, après une analyse individuelle.

Mon client peut-il être sanctionné si je lui envoie une facture PDF ?

Si vous envoyez un PDF parce que vous ne pouvez pas émettre de factures structurées, c'est vous qui êtes exposé ; votre client peut refuser la facture, ou l'accepter et garder sa déduction. Si vous envoyez un PDF parce que votre client ne peut pas recevoir, c'est lui qui est exposé et votre facture est valable.

Suffit-il de pouvoir envoyer si je ne peux pas recevoir ?

Non. Sauf exemption de réception, activez la réception dans OrdoGrid ou assurez-vous qu'un autre prestataire reçoit pour vous.

Chaque facture non structurée donne-t-elle lieu à une amende distincte ?

L'amende pour absence de moyens vise une situation, pas chaque facture, et l'arrêté ne précise pas combien d'infractions un même contrôle peut constater. Une facture structurée manquante ou inexacte peut en outre entraîner une amende proportionnelle.

Ai-je trois mois pour corriger après une amende ?

Non. Les trois mois déterminent seulement quand un nouveau constat compte comme deuxième infraction ou infraction suivante. Un nouveau constat reste possible pendant ces trois mois.

Les amendes TVA ordinaires en matière de facturation s'appliquent-elles encore ?

Oui. Les amendes des arrêtés royaux n° 41 et n° 44 pour factures manquantes, incorrectes ou tardives s'appliquent aussi aux factures structurées.

Comment contester une amende liée à la facturation électronique ?

La notification doit mentionner vos voies de recours : un recours administratif facultatif, une requête en remise ou en réduction sur la base de l'art. 9 de l'arrêté du Régent du 18 mars 1831, ou une action devant le juge fiscal. Le SPF Finances vous invite à introduire une requête dans les trois mois ; associez-y votre comptable.