Choisir un logiciel d'e-facturation en Belgique : checklist d'achat

Pour choisir un logiciel d'e-facturation en Belgique, commencez par vos flux réels : combien de factures vous envoyez, combien vous recevez et comment votre expert-comptable récupère les documents. Pour les opérations couvertes par l'obligation B2B belge, vérifiez l'émission et la réception structurées, les notes de crédit et l'export des originaux. Comparez ensuite les limites du plan et le coût total, pas seulement le prix d'appel. La réception illimitée peut suffire à une entreprise qui facture peu ; des projets, des paiements en ligne ou une API demandent une autre sélection.

Ce guide donne des critères éliminatoires, un script d'essai, les postes de coût avec la déduction de 120 % et un exemple de sélection chiffré. Il ne classe aucun produit. Le champ d'application légal est traité dans obligation de facturation électronique 2026 ; le fonctionnement des points d'accès dans point d'accès Peppol.

Ce que la loi attend de votre logiciel

La loi encadre les factures, pas les logiciels, mais ces règles déterminent ce qu'un outil doit savoir faire.

Pour ces flux, la facture structurée est la seule facture légale ; une copie PDF est facultative.

Les capacités nécessaires selon votre situation

L'effectif et la forme juridique ne changent rien : un indépendant avec trois clients professionnels a besoin des mêmes capacités qu'une société de cinquante personnes.

Critères indispensables : comment les tester

Chaque ligne est éliminatoire : si l'éditeur ne peut pas la montrer en fonctionnement, l'outil est écarté. Faites les tests dans cet ordre, en démo ou avec de vrais documents, et notez chaque résultat avec la date. Si un autre prestataire reçoit déjà pour vous, faites le test 1 dans le compte de démo de l'éditeur : ne déplacez pas votre inscription réelle juste pour tester un outil.

Pourquoi ces lignes : le SPF Finances demande de livrer au numéro d'entreprise du client sans lui demander d'identifiant Peppol, de refuser une facture qui ne vous est pas destinée par une réponse RE, et rappelle que Peppol ne détecte pas les doublons. Peppol BIS Billing évolue deux fois par an ; la version 3.0.21 est obligatoire depuis le 17 août 2026 : demandez comment l'éditeur suit le rythme. Les réseaux Peppol de test et de production sont séparés : demandez lequel la démo utilise. « Livré » signifie livré sur le réseau, ni accepté ni payé.

Vérifiez vous-même le point d'accès

Prestataire de services Peppol (point d'accès)

Entreprise certifiée pour connecter des entreprises à Peppol. En Belgique, elle adhère à OpenPeppol, signe une convention avec l'Autorité Peppol belge (SPF BOSA ; SPF Finances à partir de 2027), réussit des tests de conformité, obtient des certificats de production, puis figure sur les listes d'OpenPeppol et de l'autorité belge.

Un logiciel peut être lui-même prestataire ou passer par un prestataire, intégré ou en marque blanche. Les deux conviennent si vous pouvez nommer ce prestataire et le vérifier :

1. Demandez à l'éditeur la dénomination sociale de son prestataire de services Peppol.
2. Cherchez-la sur la liste OpenPeppol des prestataires certifiés, qui indique s'il est certifié comme point d'accès et comme SMP (le registre qui publie ce que vous pouvez recevoir), et quelle Autorité Peppol le supervise.
3. Après l'inscription, recherchez-vous sur lookup.peppol.org avec 0208: et votre numéro d'entreprise (exemple du SPF Finances lui-même : 0208:0308357159). Le résultat montre ce que vous pouvez recevoir, pas si vous pouvez envoyer.
4. Ne vous fiez pas au Peppol Directory : l'inscription y est volontaire et différée, elle ne prouve ni n'infirme la livraison.

Les règles belges imposent aux prestataires d'inscrire chaque participant belge sous son numéro d'entreprise (schéma 0208). Le numéro de TVA (schéma 9925) peut s'y ajouter, mais pas le remplacer.

La certification qui compte est celle du prestataire Peppol. Ne la confondez pas avec deux régimes sans rapport : le SPF Finances n'agrée aucun système d'archivage, et le système de caisse enregistreuse (SCE) relève d'un régime distinct, pour les tickets de caisse.

Émettre et recevoir : un seul prestataire par type de document

La couche d'adressage de Peppol ne connaît qu'une inscription par identifiant de participant : un seul prestataire à la fois peut recevoir un type de document donné pour votre numéro d'entreprise. L'émission ne demande aucune inscription.

Avant de changer, fixez une date de bascule, demandez si l'ancien et le nouveau prestataire gèrent tous deux la clé de migration (OrdoGrid ne la gère pas) et exportez votre archive : changer de point d'accès Peppol.

En ligne, installé et caisse enregistreuse

• En ligne ou installé. Les deux conviennent si le chemin Peppol est réel : un programme installé connecté à un prestataire certifié passe ; un outil en ligne qui n'envoie que des PDF par e-mail échoue.
• Lieu de conservation. Le cloud est admis. Une entreprise établie en Belgique conserve ses factures en Belgique, sauf si elle y a un accès complet en ligne depuis la Belgique, et doit prévoir une sauvegarde (conseils d'archivage du SPF Finances).
• Caisse enregistreuse. Un ticket de caisse ne remplace pas la facture due à un client professionnel (FAQ du SPF Finances). Si ce client est une entreprise belge, la facture doit être structurée : un commerce qui vend aussi aux professionnels a besoin des deux fonctions.

Coûts : ce que vous payez réellement

Vous n'achetez pas d'« identifiant Peppol » à l'État : votre prestataire inscrit votre numéro d'entreprise dans le cadre de son service. Vous payez le logiciel et le service du prestataire, souvent dans un même abonnement.

La déduction majorée de 120 %

Ce que prévoit la loi. Les petites sociétés et les indépendants personnes physiques peuvent déduire à 120 % leurs frais d'e-facturation pour les périodes imposables 2024 à 2027 (art. 64ter du Code des impôts sur les revenus 1992, rétabli par la loi du 6 février 2024). Le SPF Finances cite les abonnements périodiques aux logiciels de facturation, les frais de conseil engagés spécifiquement pour préparer ou mettre en œuvre l'obligation, et le supplément d'e-facturation sur un abonnement existant s'il est facturé séparément. Les amortissements ne sont jamais éligibles : une licence activée n'ouvre pas droit aux 120 % ; les actifs numériques acquis à partir du 1er janvier 2025 peuvent en revanche bénéficier d'une déduction pour investissement de 20 %.

Ce que nous recommandons. Demandez à l'éditeur de faire apparaître les frais d'e-facturation sur des lignes distinctes et laissez votre expert-comptable appliquer la déduction. La page du SPF ne vise que le conseil pour préparer ou mettre en œuvre l'obligation ; selon des résumés professionnels, la circulaire 2026/C/46 exclut le conseil sur le choix d'un logiciel. Ne comptez pas sur les 120 % pour un conseil de sélection et vérifiez auprès de votre expert-comptable.

Exemple chiffré : Atelier Nord SRL compare quatre outils

Atelier Nord SRL, menuiserie de quatre personnes à Namur et petite société au sens fiscal, émet environ 25 factures par mois (dont 22 à des entreprises belges) et reçoit environ 40 factures fournisseurs. Jusqu'en 2025, elle envoyait ses factures en PDF par e-mail et transmettait un tableur à son expert-comptable. Les prix sont indicatifs, hors TVA.

Étape 1 : critères éliminatoires.

Étape 2 : score pondéré (0 = non montré, 1 = partiellement, 2 = entièrement montré ; points = poids × note).

C obtient 80 sur 100 et D 77,5 : l'écart est assez faible pour que le coût tranche.

Étape 3 : documents d'essai. Avec l'outil C, Atelier Nord envoie une facture qu'elle devait de toute façon émettre : F2026-0042 à Studio Berg BV, à Gand, pour six étagères en chêne sur mesure à 110,00 €, livrées sans pose : 660,00 € HTVA, 138,60 € de TVA à 21 %, 798,60 € au total. L'outil montre que Studio Berg peut recevoir, valide le fichier et indique la livraison dans la matinée ; le XML se télécharge. Son fournisseur Houthandel Vermeulen BV envoie une facture d'achat de 1 000,00 € plus 210,00 € de TVA, qui arrive dans la boîte de réception avec XML et PDF.

Étape 4 : coût annuel et déduction.

La déduction supplémentaire plus élevée de D pèse bien moins que ses 180 € de coût en plus : Atelier Nord choisit C. L'économie d'impôt supplémentaire due aux 120 % vaut 152 € multipliés par son taux d'imposition ; l'expert-comptable en calcule le montant exact.

Comment OrdoGrid répond à cette checklist

Choisir le plan adapté à votre activité

Le plan gratuit pour toujours d'OrdoGrid n'est pas un essai de 14 jours. Il reste sans limite de durée et sans carte bancaire, avec une réception Peppol illimitée et une facture envoyée par mois. Vérifiez les fonctions nécessaires avant de choisir :

Les prix payants sont mensuels et hors TVA. Leur essai de 14 jours est distinct du plan gratuit permanent. La réception illimitée ne signifie pas que le stockage du plan gratuit est illimité.

Découvrir l'envoi et la réception Peppol avec OrdoGrid, puis comparer les limites et les tarifs. Si l'offre correspond à votre besoin, créez un compte gratuit.

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié ; il n'est pas lui-même prestataire de services Peppol.

Le plan gratuit pour toujours n'inclut ni les notes de crédit ni l'envoi par email. Si vous devez tester ces fonctions, utilisez l'essai de 14 jours d'un plan payant : ce n'est pas la durée de validité du plan gratuit. Retrouvez les conditions et les fonctions dans les tarifs OrdoGrid.

Ce qu'OrdoGrid ne fait pas. Pas de mode test Peppol ni de clé de migration : pour transférer la réception vers OrdoGrid, votre ancien prestataire doit d'abord vous désinscrire. Un numéro de TVA ne peut recevoir que dans une seule entreprise OrdoGrid. Pas de journal d'achats ni de circuit d'approbation, pas d'émission d'autofactures, pas d'envoi automatique des factures récurrentes (elles sont préparées en brouillon), pas de rappels automatiques, pas de choix de devise, pas d'authentification unique ni à deux facteurs (rôles : Propriétaire, Administrateur, Lecteur) et pas d'export complet du compte en un clic. OrdoGrid n'est pas un système d'archivage certifié et ne garantit aucune durée de conservation.

Pour mener l'essai dans OrdoGrid :

1. Dans Profil entreprise, encodez votre numéro de TVA BE dans Numéro de TVA (Optionnel).
2. Ouvrez Peppol → Autorisation Peppol : saisissez le Nom complet du signataire, cochez la confirmation, cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Il s'agit d'un nom saisi et d'une case à cocher, pas d'une signature électronique qualifiée.
3. Sur la page Réception Peppol, cliquez sur Activer la réception. Si l'écran affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : choisissez Continuer en envoi seul ou faites-vous d'abord désinscrire par ce prestataire.
4. Dans Peppol → Statut, relevez l'Identifiant Peppol et vérifiez-le sur lookup.peppol.org.
5. Cliquez sur Envoyer, gardez Envoi électronique via Peppol coché et décochez Email, coché d'office dès que le client a une adresse e-mail, pour que la facture ne parte pas deux fois. Cliquez ensuite sur Sauvegarder & Envoyer et suivez Peppol → Outbox : Traité signifie livré sur le réseau, pas accepté. Détails : première facture Peppol et configurer Peppol dans OrdoGrid.

Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi exige. Conservez les factures émises et reçues 7 ans à partir du 1er janvier suivant l'année d'émission, en garantissant l'authenticité de l'origine, l'intégrité et la lisibilité ; les factures liées à des biens immobiliers peuvent exiger 15 ou 25 ans. Le SPF Finances n'agrée aucun système d'archivage : la responsabilité reste la vôtre. Voir archivage des factures.

Ce que nous recommandons. Gardez les résultats datés de l'essai, le contrat qui nomme le prestataire de services Peppol, une capture d'écran de lookup.peppol.org montrant votre inscription, tout accord écrit sur un format autre que Peppol, les factures justifiant la déduction de 120 % et la procédure de sortie.

Ce que vous fournit OrdoGrid. Les téléchargements XML et PDF depuis Peppol → Outbox, le XML de chaque document reçu depuis Inbox ou un ZIP de plusieurs documents (sélectionnez les lignes, puis téléchargez) et l'onglet Statut comme preuve d'inscription. Classez-les dans votre propre archive.

Questions fréquentes

Que doit faire un logiciel d'e-facturation en Belgique en 2026 ?

Selon la loi, il doit vous permettre d'émettre et de recevoir des factures et notes de crédit Peppol BIS, normalement via un prestataire de services Peppol certifié ; un outil qui ne produit que des PDF ne respecte pas l'obligation pour les factures B2B belges. En pratique, il devrait aussi vérifier le client avant l'envoi, conserver le XML original (vivement recommandé par le SPF Finances) et l'exporter vers votre expert-comptable.

Peppol est-il gratuit ?

Vous n'achetez pas d'identifiant Peppol à l'État : le prestataire inscrit votre entreprise. Le coût dépend du logiciel, du volume et des fonctions ; certains plans sont gratuits. OrdoGrid propose un plan gratuit pour toujours, sans carte bancaire, avec réception Peppol illimitée et une facture envoyée par mois. Les notes de crédit et l'envoi par email nécessitent un plan payant.

Puis-je déduire un logiciel d'e-facturation à 120 % ?

Oui, en tant que petite société ou indépendant, pour les abonnements, le conseil de mise en œuvre et un supplément d'e-facturation facturé séparément, pour les périodes imposables 2024 à 2027. Les amortissements ne sont pas éligibles. Votre expert-comptable applique la déduction.

Puis-je garder mon ancien outil pour recevoir et envoyer avec un nouveau ?

Oui. L'émission ne demande aucune inscription et l'ancien prestataire garde votre inscription 0208 pour la réception. Les réponses de vos clients à vos factures ne vous parviennent alors que par l'ancien prestataire.

Comment changer de point d'accès sans perdre de factures ?

Exportez votre archive, fixez une date de bascule et, si les deux prestataires gèrent la clé de migration Peppol, faites-la utiliser ; sinon, demandez à l'ancien prestataire de vous désinscrire juste avant l'inscription par le nouveau. Vérifiez lookup.peppol.org le jour même.

Un logiciel qui fait des factures PDF suffit-il encore ?

Non, pas à lui seul. Il peut encore servir pour les factures hors obligation, comme les factures aux particuliers ou transfrontalières, et pour la facture de repli à un client belge qui ne peut techniquement pas recevoir, mais il vous faut aussi les moyens d'émettre et de recevoir des factures structurées.

Le logiciel de facturation doit-il être en ligne ?

Non. Un programme installé connecté à un prestataire Peppol certifié convient, à condition qu'il reçoive aussi et que vos factures restent accessibles depuis la Belgique avec une sauvegarde.

Les indépendants et les entreprises en franchise de TVA sont-ils concernés ?

Oui. La taille et la forme juridique ne comptent pas, et les entreprises sous le régime de la franchise émettent des factures structurées à leurs clients professionnels belges et doivent pouvoir recevoir. Seules les entreprises qui n'effectuent que des opérations exemptées par l'article 44, et celles qui n'ont ni siège ni établissement stable en Belgique, échappent à la fois à l'obligation d'émettre et à celle de recevoir.