Choisir un logiciel de e-facturation en Belgique : checklist acheteur
Critères pour les PME belges : émission et réception, point d'accès certifié, UBL/BIS, recherche, notes de crédit, archive et export comptable. Pas de classement produit.
Mis à jour
- Belgique
Achetez des capacités, pas des logos
Les PME belges ont besoin d'un outil qui émet et reçoit des factures structurées sur Peppol, garde l'expert-comptable productif, et évite les contournements PDF. Cette checklist porte uniquement sur les critères ; elle ne classe pas de produits.
Passerelle : point d'accès Peppol. Inscription : enregistrement Peppol en Belgique.
Critères indispensables
| Critère | Réussite | Échec |
|---|---|---|
| Émettre et recevoir | Sortant + entrant dans un produit (ou AP + boîte clairs) | « On envoie Peppol » mais l'entrant est un PDF e-mail |
| Point d'accès certifié | AP Peppol nommé (intégré ou partenaire) | « Livraison électronique » vague sans AP |
| UBL / Peppol BIS Billing | Facture EN 16931 UBL + profils CreditNote | XML propriétaire ou « PDF avec métadonnées » |
| Recherche de participant | Vérifier l'ID acheteur avant envoi | Envoi à l'aveugle ; échecs après transmission |
| Notes de crédit | CreditNote structurée avec référence | Note de crédit PDF manuelle seulement |
| Archive | Original structuré avec piste d'audit | Seul le PDF rendu est gardé |
| Export comptable | Export/API stable (UBL, CSV ou lien certifié) | Resaisie à l'écran ou téléchargements épars |
- Point d'accès certifié
Prestataire Peppol autorisé à connecter des participants au réseau pour la découverte et l'échange de documents selon les règles de confiance et de conformité Peppol.
Comment vérifier chaque critère
Émission et réception. Un outil « sortie seule » laisse les factures fournisseurs hors canal. Confirmez une vraie boîte de réception avant de signer.
Point d'accès. Demandez quel AP est utilisé et s'il est certifié Peppol. Intégré ou white-label : OK. « On e-mail un XML » n'est pas un point d'accès.
UBL / BIS. Le produit doit produire des documents Peppol BIS Billing, y compris CreditNotes avec référence (notes de crédit structurées).
Recherche. Les opérateurs doivent lancer une recherche de participant (0208 + numéro d'entreprise) et voir la capacité de réception avant envoi.
Archive et export. Conservez le XML faisant foi (plus PDF optionnel) pour la durée exigée (archivage des factures). L'expert-comptable doit récupérer le même jeu structuré via export, API ou portail, sans resaisie.
Atouts après les indispensables
| Extra | Pourquoi ça aide |
|---|---|
| Valider avant envoi | Attrape tôt les erreurs EN 16931 / BIS |
| Statut IMR / livraison | Montre accepté, refusé, en question |
| Multi-entités / multi-TVA | Groupes sans chaos Peppol partagé |
| Permissions par rôle | Sépare émetteur, valideur, comptable |
| Repli hors Peppol | Processus clair si la recherche échoue |
Séquence de décision
- Marquez les non négociables du tableau des indispensables
- Ne gardez que les outils qui passent émission+réception + AP certifié + BIS
- Exécutez le script d'essai avec votre parcours de numéro d'entreprise
- Impliquez l'expert-comptable sur export et archive (onboarding Peppol clients)
- Signez quand entrant, notes de crédit et export sont prouvés, pas promis