Groupes belges sur Peppol : un ID par société, unités TVA, fusions

Un groupe peut partager une équipe finance et un même prestataire Peppol, mais Peppol ne connaît pas le groupe. Chaque société belge qui émet ou reçoit des factures B2B visées par l'obligation est adressée sous son propre numéro d'entreprise (0208: suivi de dix chiffres), et chaque facture circule sous l'identité de la société qui a effectué ou reçu l'opération. Les membres d'une unité TVA ne font pas exception : chacun facture sous son propre sous-numéro TVA.

Dans OrdoGrid, un même compte utilisateur peut appartenir à toutes les sociétés du groupe et passer de l'une à l'autre, mais chaque société a son propre abonnement et son propre plan sous Facturation & Abonnement.

Ce guide s'adresse aux équipes finance, contrôleurs de gestion et conseillers qui gèrent plusieurs sociétés belges : quelle structure demande quelle identité, la configuration dans OrdoGrid, les factures intragroupe et mal adressées, et les fusions. Pour une seule société, suivez configurer Peppol dans OrdoGrid ; pour la structure d'un identifiant et le contrôle modulo 97, voyez l'identifiant Peppol expliqué.

La règle : une société assujettie, une identité Peppol

Ce que la loi exige. Depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique doit émettre une facture électronique structurée, ou la faire émettre en son nom, pour les opérations effectuées sous son numéro de TVA belge (ou sous le sous-numéro d'un membre d'une unité TVA) envers un assujetti établi en Belgique ou une unité TVA (art. 53, §2bis du Code de la TVA, modifié par la loi du 10 février 2026). Les opérations exemptées par l'article 44 sont exclues. Chaque société concernée doit aussi pouvoir recevoir, avec Peppol BIS sur le réseau Peppol comme format et canal par défaut. Chaque société du groupe est un assujetti distinct, sauf si elle fait partie d'une unité TVA.

Ce que Peppol exige. Le SPF Finances indique que toute société belge présente sur Peppol doit être enregistrée au minimum sous son numéro d'entreprise, schéma 0208, et que les prestataires y sont contractuellement tenus. Une valeur 0208 compte dix chiffres commençant par 0 ou 1, avec un contrôle modulo 97 ; la règle PEPPOL-COMMON-R043 rejette une facture dont la valeur 0208 échoue à ce contrôle.

Ce que fait OrdoGrid. Chaque société OrdoGrid a un numéro de TVA, une autorisation Peppol, un enregistrement de réception et une Inbox. OrdoGrid refuse un envoi Peppol lorsque le numéro de TVA du fournisseur sur la facture diffère de celui de la société active, et classe chaque facture reçue dans la société dont le numéro de TVA figure comme acheteur sur la facture.

Unité TVA (btw-eenheid)

Des personnes établies en Belgique, juridiquement indépendantes mais étroitement liées sur les plans financier, économique et organisationnel, considérées comme un seul assujetti pour la TVA (art. 4, §2 du Code de la TVA). L'unité dépose une seule déclaration sous son propre numéro ; chaque membre reçoit un sous-numéro TVA, le seul qu'il mentionne sur les factures et bons de commande qu'il émet.

Tableau de décision : quelle structure, quelle identité

Unités TVA : ce qui change sur Peppol

Ce que la loi exige.

• Sur les factures d'un membre, les données du fournisseur sont celles du membre concerné (arrêté royal n° 1, art. 5, §1er, 2°). Sur les contrats, factures, bons de commande et notes d'envoi qu'il délivre, un membre ne peut mentionner que son propre sous-numéro d'identification à la TVA (art. 30).
• Une opération envers une unité TVA, lorsque le membre acheteur doit communiquer son sous-numéro, relève de l'obligation de facture électronique structurée (art. 53, §2bis, 1°, b).
• Les opérations entre membres sont hors du champ de la TVA. Lorsqu'aucune facture n'est émise, le membre fournisseur émet un document particulier, et les conditions de format du §2bis s'y appliquent lorsqu'une facture structurée aurait autrement été requise (art. 53, §3).
• Le membre représentant dépose la déclaration unique de l'unité sous le numéro propre de l'unité (avis CNC 2010/13).

Ce que nous recommandons. Comme chaque membre conserve son numéro d'entreprise et ne communique que son sous-numéro aux fournisseurs, enregistrez chaque membre qui émet ou reçoit des factures sous 0208 + son propre numéro d'entreprise, et demandez aux fournisseurs d'indiquer comme acheteur le membre et son sous-numéro, jamais le numéro de l'unité.

Ce que fait OrdoGrid. Créez une société par membre, avec son propre sous-numéro dans Numéro de TVA ; Activer la réception déduit l'identifiant Peppol de ces dix chiffres. Confirmez le sous-numéro de chaque membre avec votre conseiller avant d'activer la réception. Une facture qui mentionne le numéro de l'unité comme acheteur ne correspond à aucune société membre. OrdoGrid ne propose pas de type « document particulier » pour les opérations entre membres.

Un prestataire pour toutes les sociétés, ou plusieurs ?

Un prestataire peut héberger de nombreux identifiants de participant : tout le groupe peut donc passer par le même prestataire ; dans OrdoGrid, chaque société garde toutefois son propre abonnement et son propre plan. Chaque identifiant ne peut recevoir que chez un seul prestataire à la fois : un nouveau prestataire ne peut l'enregistrer qu'après la désinscription par l'ancien, sauf si les deux utilisent la procédure Peppol de clé de migration. L'envoi ne nécessite aucun enregistrement de réception.

Configurer le groupe dans OrdoGrid

1. Établissez le registre des entités. Une ligne par personne morale : dénomination, numéro d'entreprise (contrôlé modulo 97), numéro de TVA ou sous-numéro, statut TVA, concernée ou non par l'obligation, prestataire de réception actuel.
2. Créez une société par numéro de TVA. Dans le menu du profil, Créer une nouvelle entreprise ouvre le formulaire de création (Créez une entreprise supplémentaire). Choisissez Entreprise, saisissez le Numéro de TVA (le nom et l'adresse sont préremplis depuis le registre belge), suivez les étapes et cliquez sur Créer l'entreprise. Le créateur en devient propriétaire. Ne créez jamais une deuxième société pour un numéro de TVA déjà présent dans OrdoGrid.
3. Donnez les accès société par société. Dans chaque société, le propriétaire invite ses collègues sous Équipe comme Administrateur (crée, envoie, enregistre les paiements) ou Lecteur (lecture seule). Être administrateur de la mère ne donne aucun accès à une filiale. Propriétaires et administrateurs reçoivent les e-mails de notification Peppol de la société.
4. Changez de société avant chaque action avec Changer d'entreprise dans le menu du profil. Documents, clients, autorisation et clés API appartiennent à la société active.
5. Signez l'autorisation. Peppol → Autorisation Peppol : saisissez le Nom complet du signataire, cochez la déclaration, puis cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Il s'agit d'un nom saisi et d'une case à cocher, pas d'une signature électronique qualifiée ; faites signer une personne habilitée à engager la société.
6. Choisissez la réception. Sur Réception Peppol, Activer la réception enregistre 0208: + le numéro d'entreprise ; Continuer en envoi seul laisse la réception ailleurs. Réception déjà liée sur la plateforme signifie qu'une autre société OrdoGrid avec ce numéro de TVA détient la réception ; Ouvrir … vous y mène si vous en êtes membre.
7. Vérifiez l'onglet Statut. Envoi (Outbox) indique Autorisé, Réception (Inbox) Enregistré, et Annuaire Peppol → Identifiant Peppol affiche l'identifiant à communiquer aux fournisseurs ; son Access point de réception doit indiquer Notre access point pour une entreprise qui reçoit via OrdoGrid, tandis qu'Autre prestataire signifie que les factures de cette entreprise arrivent ailleurs. Vérifiez-le sur lookup.peppol.org avec 0208: + le numéro ; la recherche ne prouve que la capacité de réception.
8. Créez les sociétés sœurs comme clients (Assujetti à la TVA, N° de TVA) dans chaque société qui les facture. Les fiches clients sont propres à chaque société.
9. Informez les fournisseurs société par société, chacune avec sa dénomination, son numéro de TVA et son identifiant Peppol : communiquer votre identifiant Peppol aux fournisseurs.

Exemple chiffré : le groupe Nord

Nord Holding SA détient Atelier Nord SRL (menuiserie) et Nord Logistics SRL (entreposage) ; elles ne forment pas d'unité TVA. Nord Holding facture des honoraires de gestion avec TVA aux deux filiales : les trois sociétés sont donc concernées. La contrôleuse de groupe, Sofie Peeters, est administratrice des trois sociétés OrdoGrid.

Les trois numéros passent le contrôle modulo 97 : pour Atelier Nord, les huit premiers chiffres (07123456, soit 7 123 456) divisés par 97 laissent un reste de 67, et 97 − 67 = 30, les deux derniers chiffres.

Facture intragroupe : Atelier Nord livre des caisses d'emballage à Nord Logistics

Le 28 septembre 2026, Atelier Nord livre à Nord Logistics 40 caisses d'emballage en bois sur mesure. Ce sont des biens meubles, pas des travaux immobiliers : Atelier Nord facture 21 % de TVA. Les deux sociétés sont des assujettis belges distincts : la facture doit être une facture électronique structurée (Peppol BIS via Peppol, sauf accord sur un autre format structuré) émise au plus tard le 15 du mois suivant, soit le 15 octobre 2026.

1. Changer d'entreprise → Atelier Nord SRL.
2. Factures → Nouvelle facture. N° propose F-2026-0187 ; Date 5 octobre 2026 ; Échéance est fixée par défaut au 4 novembre 2026. Client Nord Logistics SRL, BE 0798.765.405 ; une ligne à 21 %, option de TVA Standard, avec la Description « Caisses d'emballage en bois, livrées le 28 septembre 2026 » pour que la facture indique la date de livraison.
3. Envoyer : Envoi électronique via Peppol est coché car Nord Logistics est trouvée sur le réseau. Sofie décoche Email et clique sur Sauvegarder & Envoyer.
4. Peppol → Outbox : la ligne passe à Traité : la facture a été livrée sur le réseau, ce qui ne veut pas dire qu'elle est acceptée ou payée.
5. Changer d'entreprise → Nord Logistics SRL, puis Peppol → Actualiser. F-2026-0187 apparaît dans l'Inbox avec 5 000,00 € HTVA. Sofie la vérifie à l'aide du bon de livraison : Répondre → AP Acceptée.

Facture fournisseur mal adressée

Le 8 octobre 2026, Scierie Lemaire SRL (BE 0734.567.835) facture des planches de chêne commandées par Atelier Nord sous le bon de commande AN-2026-044 : 2 400,00 € + 504,00 € de TVA = 2 904,00 €, facture SL-2026-311. Son employé a choisi le mauvais client : la facture désigne Nord Logistics comme acheteur et arrive dans l'Inbox de Nord Logistics.

1. Nord Logistics ne la paie pas, ne la comptabilise pas et ne déduit pas la TVA. Le SPF Finances indique qu'une facture qui ne vous est pas destinée doit être refusée, par exemple avec le code RE (FAQ spécifique Q28).
2. Dans l'Inbox de Nord Logistics : Répondre → RE Rejetée, code motif REC (destinataire inconnu), note « Commandé par Atelier Nord SRL, BE 0712.345.630, bon de commande AN-2026-044. »
3. Scierie Lemaire corrige SL-2026-311 par une note de crédit adressée à Nord Logistics (Q29) et facture à nouveau Atelier Nord. La note de crédit arrive dans l'Inbox de Nord Logistics, la nouvelle facture dans celle d'Atelier Nord.
4. Sofie classe ensemble la facture, la réponse et la note de crédit.

Variante : si les sociétés Nord formaient une unité TVA

La livraison des caisses serait hors du champ de la TVA : pas de TVA de 1 050,00 €. Atelier Nord émettrait un document particulier (ou une facture sans TVA), qui doit tout de même respecter les conditions de la facture électronique structurée du §2bis (art. 53, §3 du Code de la TVA). OrdoGrid ne sait pas produire de document particulier ; Sofie conviendrait de la méthode avec le conseiller du groupe. Scierie Lemaire indiquerait toujours le sous-numéro d'Atelier Nord comme acheteur, et Atelier Nord recevrait toujours sur 0208:0712345630. Le numéro propre de l'unité servirait à sa déclaration TVA, pas aux factures fournisseurs.

Fusions, nouvelles sociétés et autres changements d'identité

Traitez chaque changement comme une nouvelle décision d'identité et faites confirmer les dates d'effet et les conséquences TVA par votre conseiller.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Intégrations : une clé API par société

Les clés API OrdoGrid sont liées à une société : une clé agit pour une seule société, et aucun en-tête ne la fait basculer vers une autre. Dans chaque société :

1. Créez une clé sous Clés API.
2. Appelez GET /api/v1/me pour confirmer la société visée.
3. Notez le nom de la clé (jamais le secret) dans le registre des entités.
4. Testez avec une vraie facture, car il n'existe pas d'environnement de test.

Voir intégration de l'API publique.

Preuves à conserver

• Le registre des entités, daté et validé par le contrôleur de groupe.
• Par société : une capture d'écran de l'onglet Statut (autorisation avec « Signé par … », réception, Identifiant Peppol) et le résultat de lookup.peppol.org.
• Le message de chaque société à ses fournisseurs, avec sa date, et les documents de votre conseiller sur l'unité TVA et les fusions.
• Chaque facture mal adressée, avec votre réponse RE et la note de crédit du fournisseur.
• Par société, les XML et PDF échangés (sélectionnez les lignes sur Peppol et téléchargez le ZIP), conservés sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025).

Questions fréquentes

Chaque société belge d'un groupe a-t-elle besoin de son propre identifiant Peppol ?

Oui, si elle émet ou reçoit des factures B2B visées par l'obligation : chaque société est un assujetti distinct, sauf unité TVA, et doit être enregistrée au minimum sous 0208 suivi de son propre numéro d'entreprise.

Un seul point d'accès peut-il servir toutes les sociétés du groupe ?

Oui. Chaque identifiant ne reçoit que chez un seul prestataire à la fois : une société qui garde un autre prestataire utilise OrdoGrid en envoi seul.

Deux sociétés OrdoGrid peuvent-elles partager un numéro de TVA pour la réception ?

Non. Une seule société OrdoGrid par numéro de TVA peut détenir la réception ; la seconde reçoit le message Réception déjà liée sur la plateforme.

Comment une unité TVA doit-elle s'enregistrer sur Peppol ?

Nous recommandons d'enregistrer chaque membre qui émet ou reçoit des factures sous 0208 suivi de son propre numéro d'entreprise. Le SPF Finances n'a pas de règle spécifique : validez avec votre conseiller.

Les factures entre sociétés du groupe doivent-elles passer par Peppol ?

Entre assujettis distincts établis en Belgique, pour les opérations non exemptées par l'article 44, la facture doit être une facture électronique structurée : Peppol BIS via Peppol par défaut, sauf si les deux sociétés conviennent d'un autre format structuré. Au sein d'une unité TVA, les opérations sont hors du champ de la TVA. Lorsqu'aucune facture n'est émise, le membre fournisseur émet un document particulier, soumis aux mêmes conditions de format structuré (art. 53, §3 du Code de la TVA).

La société mère peut-elle émettre les factures d'une filiale ?

Elle peut les émettre au nom de la filiale, mais la filiale reste le fournisseur, avec sa dénomination, son numéro de TVA et son identifiant Peppol. Dans OrdoGrid, le personnel de la mère travaille comme administrateur dans la société de la filiale.

Que faire d'une facture adressée à la mauvaise société du groupe ?

Ne la comptabilisez pas et ne déduisez pas la TVA. Refusez-la avec Répondre → RE en indiquant la bonne société ; le fournisseur émet une note de crédit et une nouvelle facture.

Que devient l'identifiant Peppol de la société absorbée après une fusion ?

Gardez-le en réception pendant une période de transition convenue, refusez les factures mal adressées, puis libérez la réception, ce qui désinscrit l'identifiant.