Corriger un envoi Peppol en échec ou une facture Peppol refusée

Un envoi Peppol en échec et une facture refusée sont deux problèmes différents. Un envoi en échec signifie que le réseau n'a pas livré la facture : corrigez la cause et renvoyez la même facture, avec le même numéro, ou envoyez cette même facture par e-mail si le client ne peut pas recevoir sur Peppol. Un refus signifie que le client a reçu la facture et ne la traitera pas : elle reste dans vos livres, et vous ne la créditez que si son contenu est réellement erroné.

Ce guide s'adresse aux fournisseurs établis en Belgique qui envoient depuis OrdoGrid (l'envoi Peppol exige un numéro de TVA BE). Il tranche une seule question : renvoyer, envoyer par e-mail ou créditer. Les contrôles avant envoi figurent dans Erreurs de validation Peppol ; les notes de crédit, soldes et remboursements dans Corriger, annuler ou créditer une facture émise.

Quatre situations, quatre corrections différentes

Si le résultat Peppol après Sauvegarder & Envoyer affiche « Peppol transmission failed; reconcile the archived transmission before retrying », ou si la facture apparaît désormais dans Peppol → Outbox, une tentative a eu lieu : traitez-la comme la situation 2 ou 3, pas comme la situation 1.

Un échec de transport ne change rien à ce que dit la facture : il n'y a rien à corriger. Un document rectificatif, en pratique une note de crédit, est requis lorsqu'une facture doit être corrigée après son émission (arrêté royal n° 1, art. 12) : c'est la situation 4 quand le client a raison, jamais les situations 1 à 3 à elles seules.

Invoice Response

Message Peppol par lequel le logiciel du client communique sa décision sur votre facture, par exemple AP (approuvée), RE (rejetée) ou UQ (demande de précisions). Il est distinct de la livraison : Traité signifie que le réseau a livré la facture, pas que le client l'a acceptée ou payée. Dans Peppol BIS standard, l'envoi d'une réponse est facultatif.

Ce qu'exige la loi, quelle que soit l'erreur

Ce que nous recommandons : un seul canal par facture. Le 8 septembre 2026, le forum belge des prestataires Peppol a recommandé de ne pas envoyer de copie par e-mail à un client qui reçoit sur Peppol ; c'est une recommandation, pas une interdiction.

Ce que fait OrdoGrid : il valide et archive le XML et le PDF exacts avant la transmission, renvoie cette archive lors d'une relance, refuse une nouvelle tentative tant qu'un résultat antérieur n'est pas éclairci, et ne bascule jamais de lui-même vers l'e-mail. Il n'a pas de mode test Peppol.

Pouvez-vous encore modifier la facture ?

OrdoGrid verrouille les montants, la TVA, le client et le numéro d'une facture dès qu'il a trouvé le client sur Peppol et commencé à préparer la transmission, même si celle-ci échoue ensuite. Un paiement enregistré les verrouille aussi. Les notes restent modifiables, mais une relance renvoie la facture telle qu'elle a été préparée. Si vous tentez de modifier une facture verrouillée, OrdoGrid affiche :

Ce document enregistré ne peut plus être modifié. Annulez vos modifications pour le renvoyer, ou ouvrez ses détails depuis la liste pour enregistrer une correction.

Ce sont les deux voies de ce guide : annuler vos modifications et renvoyer la même facture (section C), ou enregistrer une correction, c'est-à-dire, dans OrdoGrid, une note de crédit créée à partir de la facture dans Factures (section E).

La facture reste modifiable si OrdoGrid s'est arrêté avant toute préparation (section A) et qu'aucun paiement n'est enregistré. Même alors, ne la modifiez que si le client ne l'a pas déjà reçue autrement, par exemple par e-mail.

Corriger dans OrdoGrid

A. Peppol a été ignoré ou l'envoi s'est arrêté

Avant l'envoi, le bloc Peppol de la fenêtre Envoyer indique l'état. Après Sauvegarder & Envoyer, les résultats affichent Sauvegarde, Email et Peppol, avec Des erreurs sont survenues. si l'un a échoué. Les erreurs apparaissent aussi brièvement dans une notification : faites une capture d'écran, car la ligne de l'Outbox ne montre ensuite qu'un badge.

Rouvrez ensuite la même facture, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché, décochez Email sauf si le client veut une copie, et cliquez une seule fois sur Sauvegarder & Envoyer.

Votre propre configuration se trouve dans Peppol → Statut : Envoi (Outbox) doit indiquer Autorisé. Réception (Inbox) ne concerne que la réception, y compris les Invoice Responses des clients, qui n'arrivent dans OrdoGrid qu'en Mode : Envoi + réception. Ne transférez pas votre réception Peppol depuis un prestataire existant pour résoudre une erreur d'envoi. Voir Configurer Peppol dans OrdoGrid.

B. La transmission est toujours en cours

Créé, En file, En attente et Nouvelle tentative signifient que la tentative suit son cours. Cliquez sur Vérifier sur la ligne de l'Outbox ou sur Actualiser en haut. Selon le SPF Finances, la plupart des factures arrivent en quelques minutes à quelques heures ; après un jour ouvrable sans Traité, contactez le support OrdoGrid. Ne cliquez pas à nouveau, n'envoyez pas de copie par e-mail et ne dupliquez pas la facture. Les badges en détail : Statut de livraison Peppol.

C. Erreur : renvoyer la même facture

1. Corrigez d'abord la cause ; s'il s'agissait de l'inscription du client, vérifiez qu'elle est réglée (section D).
2. Dans Factures, cliquez sur l'icône en forme de globe de la ligne de la facture (info-bulle Envoyer à Peppol). Elle n'est de nouveau active qu'après une erreur ; sinon, elle indique Déjà envoyé sur Peppol.
3. Contrôlez l'aperçu PDF et Client inscrit sur Peppol, puis cliquez une seule fois sur Envoyer à Peppol. N'ajoutez pas de fichiers sous Fichiers additionnels (optionnel) : une relance les ignore et réutilise le XML et le PDF archivés (même numéro, mêmes montants, même client). OrdoGrid ne transmet réellement à nouveau que si le point d'accès a refusé d'emblée la première tentative. Si le réseau avait déjà accepté la facture et que l'erreur a été signalée ensuite, OrdoGrid ne l'envoie pas une seconde fois : un message de réussite peut s'afficher, mais le badge de l'Outbox ne change pas.
4. Dans Peppol → Outbox, cliquez sur Vérifier jusqu'à ce que la ligne affiche Traité. Si elle indique toujours Erreur après la relance, contactez le support au lieu de cliquer à nouveau.

Si OrdoGrid refuse la relance parce que la transmission précédente doit d'abord être clarifiée, cette tentative a peut-être atteint le réseau. Arrêtez-vous et transmettez au support les éléments listés sous « Contacter le support ». Si la facture elle-même est erronée, une relance livrerait une facture erronée : créditez-la et remplacez-la (section E).

D. Pas sur Peppol, ou client introuvable

1. Comparez le numéro de TVA de la facture avec la fiche du client à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Le numéro d'une autre société du groupe peut sembler correct et désigner un autre destinataire.
2. Cherchez sur lookup.peppol.org, comme le conseille le SPF Finances : 0208: suivi du numéro d'entreprise à dix chiffres. L'outil montre si le client peut recevoir. Plus de détails : Vérifier si un client belge peut recevoir vos factures via Peppol.
3. Demandez au service facturation du client son inscription Peppol, ou une confirmation écrite qu'il ne peut pas encore recevoir.
4. Numéro erroné et envoi arrêté par OrdoGrid avant la transmission : corrigez le client (section A) et envoyez. Facture livrée à une autre société : mauvais destinataire (section E).
5. Le client confirme qu'il ne peut pas recevoir : envoyez la même facture par e-mail. Cliquez dessus dans Factures, choisissez Envoyer dans le panneau latéral, laissez Joindre le PDF du document coché dans Envoyer par email et cliquez sur Envoyer l’email. Même numéro, pas de nouvelle facture.
6. Rappelez au client que, depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique doit pouvoir recevoir des factures structurées, sauf s'il n'effectue que des opérations exemptées en vertu de l'article 44 du Code de la TVA. L'absence des moyens techniques de réception est sanctionnée d'une amende de 1 500 € pour une première infraction (arrêté royal n° 44, annexe, section 2, rubrique I, point C). Envoyez les factures suivantes sur Peppol, mais ne renvoyez jamais celle-ci.

Déjà envoyé signifie que le réseau signale la facture comme déjà envoyée : ne la renvoyez pas ; interrogez le client, puis le support s'il ne l'a pas reçue.

E. Le client a refusé la facture

Les onglets Récent et Inbox de Peppol affichent une bannière comme 1 nouvelle réponse reçue. Ouvrez la facture dans Outbox : Réponses reçues montre chaque réponse avec son badge et sa Note. En Mode : Envoi seul, les réponses n'arrivent pas dans OrdoGrid ; interrogez le client.

OrdoGrid affiche le badge de la réponse et la Note du client, pas le code de motif lui-même. Si la note ne dit pas ce qui ne va pas, demandez au client quel motif il a indiqué. Codes de motif qu'un client peut invoquer (liste Peppol) : REF références incorrectes (refacturez avec le numéro de commande du client ; si N° bon de commande n'apparaît pas, cochez Exiger un bon de commande pour les factures sur la fiche client) ; PRI, QTY, ITM prix, quantités ou articles non conformes aux attentes ; LEG informations légales incorrectes (vérifiez avec votre comptable) ; REC, UNR destinataire inconnu ou transaction non reconnue (peut-être la mauvaise société) ; PAY, FIN conditions de paiement ou financières ; OTH autre.

La loi exige seulement un document rectificatif qui fait référence à la facture. Après un RE, nous recommandons une note de crédit totale et une nouvelle facture plutôt qu'un crédit partiel : le client ne traitera pas la facture refusée, et un crédit partiel porterait sur une facture qu'il n'a jamais comptabilisée. Votre comptable peut en décider autrement.

1. Dans Factures, cochez la facture et cliquez sur Note de crédit. Gardez toutes les lignes et indiquez le motif dans Notes. OrdoGrid ajoute lui-même la mention de reversement de TVA lorsque la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA.
2. Contrôlez l'Aperçu du PDF, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché, décochez Email et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.
3. Cliquez sur Dupliquer pour copier l'original, corrigez la copie (en cas de mauvais destinataire, choisissez le bon client avec Sélectionner un client), vérifiez le nouveau N°, indiquez « Remplace la facture … » dans Notes et envoyez-la sur Peppol.

Détails : Corriger, annuler ou créditer une facture émise et Réponses aux factures Peppol.

Exemple 1 : le client n'est pas sur Peppol

Graphisme Delvaux SRL (Liège) conçoit un logo et une carte pour la Brasserie du Parc SRL (Namur), assujettie à la TVA et établie en Belgique. Le travail s'est terminé le 28 septembre 2026 : la facture doit être émise au plus tard le 15 octobre.

1. Dans Envoyer, le bloc Peppol affiche Peppol — ignoré : Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Rien n'a été transmis ; la facture est encore modifiable.
2. Le numéro de TVA correspond à la fiche BCE ; lookup.peppol.org ne trouve rien sous 0208: et le numéro d'entreprise.
3. La brasserie confirme le jour même par e-mail qu'elle n'a pas encore de prestataire Peppol.
4. Avec uniquement Email coché, Graphisme Delvaux clique sur Sauvegarder & Envoyer : F-2026-0042 part en PDF, même numéro, mêmes montants, et passe en Envoyée. En vertu de la règle de repli, c'est une facture valable.
5. Le 20 octobre, la brasserie rejoint Peppol. La facture de novembre part sur Peppol ; F-2026-0042 n'est jamais renvoyée.

Preuves : la capture datée de la recherche, l'e-mail du client et l'e-mail envoyé.

Exemple 2 : refus pour un prix erroné

Kobalt IT SRL (Wavre) réalise en septembre 2026 un audit du réseau de Transport Wauters SA (Charleroi) pour 900,00 € HTVA (devis D-2026-0031). Kobalt reçoit sur Peppol via OrdoGrid (Mode : Envoi + réception), si bien que les réponses de ses clients y arrivent.

1. 1er octobre : F-2026-0043 affiche Traité en quelques minutes.
2. 5 octobre : 1 nouvelle réponse reçue ; sous Réponses reçues, Rejetée avec la note « PRI – prix convenu 900 EUR HTVA, devis D-2026-0031 », dans laquelle le client a repris son code de motif, PRI. Le devis confirme le prix.
3. 6 octobre : Kobalt crée NC-2026-0007 avec Note de crédit, garde la ligne entière, note « prix erroné, voir devis D-2026-0031 » et l'envoie sur Peppol. F-2026-0043 affiche Annulée.
4. Kobalt duplique F-2026-0043, met 900,00 € et lie D-2026-0031 sous Devis lié. N° propose F-2026-0044 ; Notes : « Remplace la facture F-2026-0043, créditée par la note de crédit NC-2026-0007 ». TVA 900,00 € × 21 % = 189,00 €, total 1 089,00 €, envoyée sur Peppol avant l'échéance du 15 octobre.
5. TVA de Kobalt : 210,00 € facturés, 210,00 € crédités, 189,00 € facturés : 189,00 € dus au total.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Le message exact ou une capture d'écran, avec date et heure.
• Le XML et le PDF transmis, via le menu de téléchargement de la ligne de l'Outbox (ou un ZIP des lignes sélectionnées).
• Client incapable de recevoir : résultat daté de la recherche, sa confirmation écrite, l'e-mail envoyé.
• Refus : l'entrée Réponses reçues, les e-mails du client, la note de crédit et la facture de remplacement.
• Vos échanges avec le support.

Conservez factures et notes de crédit 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025). OrdoGrid archive ce qu'il a transmis, mais n'est pas un service d'archivage légal.

Contacter le support : quoi envoyer

Écrivez au support OrdoGrid à contact@ordogrid.com :

Objet : envoi Peppol F-2026-0045 – résultat à vérifier
Entreprise et numéro de TVA : …
Facture : F-2026-0045 – client et numéro de TVA : …
Envoyée le : 12 octobre 2026 vers 14 h 20, via Sauvegarder & Envoyer
Message affiché : « … » (capture jointe)
Badge Outbox : Erreur – relance refusée / pas tentée
Client contacté : oui ou non, et sa réponse

Via l'API publique, les codes sont PEPPOL_CLIENT_NOT_FOUND (rien n'a été envoyé ; vérifiez le client), PEPPOL_TRANSMISSION_REJECTED (transmission refusée : échec de transport certain, pas un refus du client ; relancez le même document), PEPPOL_TRANSMISSION_UNCERTAIN (ne renvoyez pas ; lisez transmission_state et clarifiez le résultat avec OrdoGrid) et DOCUMENT_FINANCIAL_CONTENTS_LOCKED (créditez et refacturez). Un délai d'attente dépassé (timeout) ne prouve pas l'échec : ne relancez jamais avec un nouvel external_id.

Questions fréquentes

Un envoi Peppol en échec m'oblige-t-il à établir une note de crédit ?

Non. Une note de crédit corrige une facture au contenu erroné. Un échec de transport ne change rien à la facture : renvoyez-la, ou envoyez-la par e-mail si le client ne peut pas recevoir sur Peppol.

Puis-je supprimer la facture en échec et recommencer ?

Non. Dès qu'OrdoGrid a préparé une transmission Peppol, la facture ne peut plus être supprimée et son numéro reste dans votre série de numérotation. Renvoyez-la, envoyez-la par e-mail ou créditez-la si elle est erronée.

Mon client recevra-t-il la facture deux fois si je la renvoie ?

Une relance renvoie la même facture et le même numéro, et OrdoGrid refuse une nouvelle tentative tant que le résultat d'une précédente est inconnu. Peppol lui-même ne détecte pas les doublons : n'ajoutez donc pas de copie par e-mail.

Mon client n'est pas sur Peppol. Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture valable ?

Oui. Lorsque le client ne peut techniquement pas recevoir une facture structurée, vous devez quand même émettre la facture sous une autre forme, par exemple un PDF (art. 53, § 2bis du Code de la TVA). Gardez-en la preuve et ne renvoyez pas cette facture sur Peppol plus tard.

Un refus annule-t-il ma facture ?

Non. Un RE signifie que le client ne la traitera pas, mais la facture reste dans votre facturier de sortie. Si elle est erronée ou envoyée à la mauvaise société, annulez-la par une note de crédit Peppol et émettez une nouvelle facture.

Le client a déjà payé. Que faire ?

Si seul l'envoi a échoué, la facture est correcte : enregistrez le paiement reçu avec Enregistrer un paiement dans Règlement. Si vous créditez une facture payée, Règlement affiche À rembourser ; enregistrez le remboursement une fois l'argent sorti de votre compte.

Puis-je tester ma correction sur un réseau Peppol de test ?

Pas dans OrdoGrid : il n'existe aucun mode test ou bac à sable Peppol, et chaque envoi atteint le réseau réel. Contrôlez la facture avec Aperçu du PDF avant l'envoi.