Envoyer votre première facture Peppol dans OrdoGrid

Ce guide vous accompagne dans l'envoi de votre première facture Peppol avec OrdoGrid, de la vérification de votre entreprise jusqu'à la lecture du résultat et la conservation des fichiers. Partez d'une prestation réelle au prix convenu : OrdoGrid n'a pas de mode test Peppol, tout ce que vous envoyez arrive chez votre client.

La configuration complète est décrite dans configurer Peppol dans OrdoGrid. Les libellés cités sont ceux de l'écran, dont beaucoup restent en français quelle que soit la langue de l'interface.

Les intitulés de l'aperçu de la facture (N°, Échéance, Sous-total HTVA, Total TVAC, Montant à payer, Communication et les noms des régimes de TVA) suivent Profil entreprise → Langue des documents, et non la langue de l'interface. Ce guide les montre avec des documents en français, le réglage par défaut ; en néerlandais, ils deviennent Nr., Vervaldatum, Subtotaal excl. BTW, Totaal incl. BTW, Te betalen bedrag et Mededeling. Une entreprise dont le siège d'exploitation se trouve en région de langue néerlandaise doit rédiger en néerlandais les mentions obligatoires de ses factures (décret flamand du 19 juillet 1973).

Cette facture doit-elle passer par Peppol ?

Ce que la loi impose. Depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique doit émettre une facture électronique structurée à un client assujetti lui aussi établi en Belgique (siège ou établissement stable) et identifié à la TVA (art. 53, § 2bis, du Code de la TVA, modifié par la loi du 10 février 2026). Par défaut, il s'agit du format Peppol BIS transmis via le réseau Peppol (art. 13ter de l'arrêté royal n° 1) ; un autre format EN 16931 suppose un accord. La facture structurée est alors la seule facture légale ; une copie PDF reste facultative (FAQ B2B du SPF Finances).

1. Vérifier que votre entreprise peut envoyer

1. Dans Profil entreprise (seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier cette page), contrôlez Nom de l'entreprise, Adresse, IBAN et Numéro de TVA (Optionnel). Le formulaire l'indique comme facultatif, mais un assujetti doit mentionner son numéro de TVA sur chaque facture (art. 5, § 1er, 2°, de l'arrêté royal n° 1), et OrdoGrid n'envoie via Peppol que pour un numéro commençant par BE. Les sociétés et associations indiquent leur forme juridique, l'adresse de leur siège, leur numéro d'entreprise et la mention « RPM » suivie du tribunal de l'entreprise compétent dans le champ Mentions légales (pied de page des factures) du profil, comme l'exige l'article 2:20 du Code des sociétés et des associations : OrdoGrid imprime ce texte en pied de page de chaque PDF de facture et le transmet dans la facture Peppol comme informations juridiques complémentaires du vendeur (BT-33).
2. Ouvrez Peppol. Tant que votre numéro de TVA n'est pas autorisé, vous voyez Autorisation Peppol : saisissez le Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Il s'agit d'une simple confirmation par nom saisi, pas d'une signature électronique qualifiée ; ne signez que si vous pouvez engager l'entreprise.
3. Sur Réception Peppol, choisissez Activer la réception ou Continuer en envoi seul. L'envoi fonctionne dans les deux cas. Si vous voyez Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : continuez en envoi seul.
4. Dans Peppol → Statut, vérifiez que Envoi (Outbox) indique Autorisé.

La réception est facultative dans OrdoGrid, pas en droit : tout assujetti soumis à l'obligation doit pouvoir émettre et recevoir des factures structurées (art. 13quater de l'arrêté royal n° 1). L'absence de ces moyens techniques est punie d'une amende de 1 500 €, puis de 3 000 € pour une deuxième infraction et de 5 000 € pour chacune des suivantes (arrêté royal n° 44).

2. Identifier correctement le client

Facturez l'entreprise qui a commandé la prestation (la société elle-même, ou l'indépendant en personne), pas une personne de contact ni une enseigne. Demandez sa dénomination, son numéro de TVA (BE suivi du numéro d'entreprise à dix chiffres ; les plus récents commencent par 1), l'adresse du siège, l'éventuel numéro de bon de commande et une adresse e-mail pour les questions de facture. Vérifiez aussi qu'elle est établie en Belgique : un numéro de TVA BE ne le prouve pas à lui seul.

Dans Base Clients, cliquez sur Ajouter un client, choisissez Assujetti à la TVA comme Type de client et saisissez le N° de TVA. OrdoGrid remplit nom et adresse depuis la Banque-Carrefour des Entreprises (badge Registre belge (BCE)) ou VIES ; comparez-les avec les données du client. Si le client travaille avec des bons de commande, cochez Exiger un bon de commande pour les factures : la facture affiche alors N° bon de commande.

Il n'existe pas de champ « identifiant Peppol » sur la fiche client : OrdoGrid trouve le client à partir de son numéro de TVA au moment de l'envoi. Pour vérifier avant, le SPF Finances renvoie à lookup.peppol.org : saisissez 0208: suivi des dix chiffres du numéro d'entreprise, sans BE, points ni espaces, par exemple 0208:0123456749 (voir recherche d'un participant Peppol). Un résultat montre que le client peut recevoir, pas qu'il peut envoyer.

3. Créer et vérifier la facture

1. Ouvrez Factures, cliquez sur Nouvelle facture puis sur Sélectionner un client.
2. Contrôlez N°, Date et Échéance (par défaut, date de facture plus 30 jours). La loi exige un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie chaque facture de façon unique (art. 5, § 1er, 1°, de l'arrêté royal n° 1). OrdoGrid propose le numéro suivant, par exemple F-2026-0001, et le fixe dès le premier enregistrement, même en brouillon. Si vous avez déjà facturé cette année avec un autre outil, poursuivez cette séquence ou ouvrez une série clairement distincte et prévenez votre comptable : OrdoGrid n'impose pas une numérotation sans trou.
3. Ajoutez les lignes avec Ajouter un article. Nommez la prestation et sa période (« Maintenance du site web — septembre 2026 ») : la loi exige la nature du service et sa date lorsqu'elle diffère de celle de la facture. Dans ce cas, cliquez aussi sur Date de livraison / prestation, sous Échéance dans le panneau Récapitulatif, et indiquez par exemple le dernier jour du mois facturé.
4. Le Prix Unitaire s'entend hors TVA par défaut. Pour un prix convenu TVA comprise, cochez Prix unitaires TVAC (TVA incluse) sous Totaux ; un écart d'un cent apparaît en Arrondi. Via Peppol, le XML contient le prix unitaire hors TVA qu'exige une facture complète (art. 5, § 1er, 8°, de l'arrêté royal n° 1), mais dans ce mode le PDF affiche des prix TVA comprise (colonne Prix TVAC). Si le PDF doit servir de facture légale, par exemple en solution de repli, décochez la case avant d'émettre la facture : le PDF affiche alors les prix unitaires hors TVA et les montants ne changent pas. Détails : prix TVAC, remises et arrondis.
5. Appliquez le taux confirmé par votre comptable (21 % par défaut dans OrdoGrid) et laissez Options de TVA sur Standard. Sous le régime de la franchise, choisissez plutôt Régime de la franchise de taxe : toutes les lignes passent à 0 % et aucune TVA n'est facturée. Le Régime cocontractant ne s'applique pas du seul fait que vous et votre client êtes assujettis belges : il vise les travaux immobiliers et opérations assimilées énumérés à l'art. 20 de l'arrêté royal n° 1, pour un client qui dépose des déclarations TVA périodiques, et exige une mention légale complète, qu'OrdoGrid imprime avec ce régime. Dans le doute, ne choisissez jamais un régime à 0 % : demandez à votre comptable.
6. La Communication est préremplie avec une communication structurée belge (+++…+++) construite à partir du numéro de facture.
7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Aperçu du PDF pour voir la facture telle que votre client la recevra.

Les mentions légales à contrôler dans l'aperçu

Vérifiez ces mentions exigées par l'art. 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 :

1. Le numéro et la date de la facture, ainsi que la date de la prestation si elle diffère.
2. Le nom, l'adresse et le numéro de TVA des deux parties.
3. Pour chaque ligne et chaque taux : description, quantité, prix unitaire hors TVA (voir le point 4), base d'imposition, taux et montant total de la TVA, ainsi que l'éventuelle mention d'autoliquidation, d'exemption ou de franchise réglée sous Options de TVA.

Échéance, IBAN, communication structurée et numéro de bon de commande ne sont pas des mentions TVA. Détails : mentions légales d'une facture belge.

4. Enregistrer, puis choisir Peppol

Restez sur la facture enregistrée. Si vous êtes revenu à la liste, rouvrez cette facture : une copie donnerait un second numéro pour une seule vente.

1. Cliquez sur Envoyer dans l'en-tête de l'éditeur pour ouvrir Envoyer la facture.
2. Lisez le bloc Peppol (tableau ci-dessous). Si le client est trouvé, Envoi électronique via Peppol est coché.
3. Email est coché si le client a une adresse. Le PDF est déjà intégré à la facture Peppol : décochez Email, sauf si le client a demandé une copie.
4. Cliquez une seule fois sur Sauvegarder & Envoyer. Un résultat s'affiche pour Sauvegarde, Email et Peppol, puis Redirection vers vos factures dans 3s... ou Des erreurs sont survenues.

5. Contrôler la livraison dans l'Outbox

Ouvrez Peppol, onglet Outbox, et retrouvez la facture par son Numéro. Vérifier sur la ligne contrôle immédiatement ; Actualiser rafraîchit la page.

La plupart des factures arrivent en quelques minutes à quelques heures (SPF Finances) ; au-delà d'un jour ouvrable, contactez le support OrdoGrid. Détails : statut de livraison Peppol.

« Livré » ne désigne que la livraison sur le réseau. Traité confirme que le réseau Peppol a livré votre facture, pas que votre client l'a lue, approuvée ou payée. Distinguez trois signaux :

1. Statut réseau : le badge de l'Outbox.
2. Réponse commerciale : une Invoice Response, affichée dans un bandeau tel que 1 nouvelle réponse reçue sur les onglets Récent et Inbox. OrdoGrid n'affiche ces réponses que si la réception est active dans OrdoGrid (Mode : Envoi + réception) ; en envoi seul, elles vont au prestataire qui reçoit pour vous, s'il y en a un.
3. Paiement : l'argent reçu, saisi avec Enregistrer un paiement dans le panneau Règlement de la facture.

Invoice Response

Message Peppol par lequel le logiciel du client communique sa décision au moyen d'un code, par exemple AP (approuvée), RE (rejetée) ou UQ (demande de clarification). L'envoi d'une telle réponse est facultatif dans le Peppol BIS standard.

Les sept codes : réponses aux factures Peppol.

Une fois acceptée par Peppol, la facture passe de Brouillon à Envoyée, puis à En retard dès le début du jour de l'Échéance. Aucun rappel n'est envoyé automatiquement.

Exemple chiffré : la maintenance de septembre

Atelier Lumen SRL, studio web à Namur, assure la maintenance du site de la Boulangerie Hermans SRL à Liège pour 250 € par mois hors TVA. Les deux sociétés sont assujetties à la TVA et établies en Belgique.

OrdoGrid a construit la communication à partir des chiffres de F-2026-0042 ; ses chiffres de contrôle 40 sont le reste de la division de 0020260042 par 97. Sans bon de commande, OrdoGrid place cette communication dans la référence acheteur Peppol, que le Peppol BIS exige en l'absence de référence de commande (règle PEPPOL-EN16931-R003).

Avec Email décoché, Atelier Lumen clique sur Sauvegarder & Envoyer ; la ligne de l'Outbox affiche En file, puis Traité quelques minutes plus tard, et la facture devient Envoyée. Le lendemain, une Invoice Response AP arrive (la réception est active dans OrdoGrid). Le 2 novembre, 302,50 € sont payés et Enregistrer un paiement fait passer la facture en Payée.

Si l'accord avait été « 250 € tout compris », Prix unitaires TVAC aurait donné 206,61 € hors TVA (250 ÷ 1,21) et 43,39 € de TVA. Tranchez ce point avant de facturer ; ensuite, il faut une note de crédit.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Pièces à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; certaines factures liées à des biens immobiliers doivent être conservées 15 ou 25 ans (SPF Finances). Authenticité, intégrité et lisibilité doivent être garanties pendant toute la durée.

Ce que fait OrdoGrid. Il archive le XML et le PDF exacts transmis, mais n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation.

Ce que nous recommandons. Gardez le XML d'origine : le SPF Finances le recommande vivement pour les factures électroniques reçues, et nous recommandons la même chose pour celles que vous envoyez. Téléchargez le XML et le PDF depuis la ligne de l'Outbox, notez la date du statut Traité et gardez les éventuelles Invoice Responses. En cas de repli, gardez le résultat de la recherche et l'e-mail envoyé. Chaque mois, sélectionnez les lignes de l'Outbox, téléchargez le ZIP et rangez-le dans votre propre stockage.

Questions fréquentes

Dois-je encore envoyer un PDF par e-mail ?

Non. La facture structurée est la facture légale et contient déjà le PDF. Les prestataires Peppol belges recommandent d'éviter le double envoi, et le SPF Finances rappelle que Peppol ne détecte pas les doublons.

Combien de temps prend la livraison Peppol ?

En général de quelques minutes à quelques heures, selon le SPF Finances. Sans statut Traité après un jour ouvrable, contactez le support plutôt que de renvoyer.

Traité signifie-t-il que mon client a accepté la facture ?

Non. Cela confirme uniquement la livraison sur le réseau. Une éventuelle acceptation arrive sous forme d'Invoice Response ; le paiement s'enregistre séparément.

Puis-je d'abord envoyer une facture de test ?

Non. OrdoGrid n'a pas de mode test Peppol : chaque envoi arrive chez le client. Envoyez une vraie facture pour une prestation terminée.

Mon client dit être sur Peppol, mais OrdoGrid ne le trouve pas. Que faire ?

Vérifiez le numéro de TVA sur la fiche client, demandez au client sous quel numéro d'entreprise il reçoit et vérifiez-le sur lookup.peppol.org. S'il ne peut vraiment pas recevoir, appliquez la solution de repli.

Dois-je activer la réception pour envoyer ?

Pas dans OrdoGrid. La loi vous impose toutefois de pouvoir recevoir des factures structurées, via OrdoGrid ou un autre prestataire. Sans réception dans OrdoGrid, les Invoice Responses de vos clients n'y apparaissent pas.

Puis-je modifier une facture après l'avoir envoyée via Peppol ?

Non. Ses montants et sa TVA sont verrouillés. Émettez une note de crédit via Peppol et, si nécessaire, une nouvelle facture.

Pour votre prochaine facture mensuelle, suivez le guide de la facture mensuelle d'indépendant.