Peppol BIS Billing 3.0 : profil, identifiants et types de documents

Peppol BIS Billing 3.0 est la spécification qui définit comment une facture ou une note de crédit doit être construite pour circuler sur le réseau Peppol. Ce n'est ni un logiciel ni un portail : c'est un référentiel publié par OpenPeppol, fondé sur la norme européenne de facturation électronique EN 16931 et rédigé dans la syntaxe XML UBL 2.1. Depuis le 1er janvier 2026, le droit belge en fait le format par défaut des factures B2B structurées. La version 3.0.21 est celle en vigueur en octobre 2026.

Cette fiche de référence explique ce qui fait d'un document un document « BIS Billing », quels identifiants et codes de type il porte, comment fonctionnent les versions et pourquoi un destinataire doit être enregistré pour les factures et les notes de crédit. Elle s'adresse aux dirigeants, comptables et développeurs qui doivent répondre à la question « sommes-nous en BIS Billing 3.0 ? ». Le contenu champ par champ est traité dans EN 16931 et UBL : les données que doit contenir une facture structurée ; la correction d'une facture dans Corriger une facture Peppol avec une note de crédit structurée.

Peppol BIS Billing 3.0 : ce que c'est, et ce que ce n'est pas

Une facture structurée sur Peppol repose sur plusieurs couches. Chacune répond à une question différente.

CIUS (Core Invoice Usage Specification)

Une spécification qui restreint EN 16931 pour une communauté sans la contredire. Peppol BIS Billing 3.0 est une CIUS : toute facture BIS Billing valide est aussi une facture EN 16931 valide, mais l'inverse n'est pas vrai.

Trois points souvent mal compris :

• Il n'existe pas de version belge. Seuls le Danemark, l'Allemagne, la Grèce, l'Islande, l'Italie, les Pays-Bas, la Norvège et la Suède ont des règles nationales dans le BIS. Le seul contrôle propre à la Belgique est la règle PEPPOL-COMMON-R043, qui vérifie le format d'un numéro d'entreprise utilisé avec le schéma 0208.
• UBL est obligatoire, CII facultatif. Le BIS permet à un destinataire de s'enregistrer pour la syntaxe UN/CEFACT CII « alongside the mandatory UBL version » (annexe B), c'est-à-dire en plus de l'UBL obligatoire. Tout destinataire doit accepter l'UBL.
• L'autofacturation est une autre spécification. Les factures et notes de crédit autofacturées utilisent Peppol BIS Self-Billing 3.0, avec leurs propres identifiants (poacc:selfbilling:3.0) et leur propre enregistrement. Ce n'est pas une variante de BIS Billing, et l'enregistrement pour l'une ne couvre pas l'autre. Voir Autofacturation Peppol en Belgique.

Ce que la loi exige. Selon l'article 13ter de l'arrêté royal n° 1, en vigueur depuis le 1er janvier 2026, l'assujetti tenu d'émettre une facture structurée l'établit en Peppol BIS (version UBL) et l'envoie via le réseau Peppol. Un autre format ou canal suppose un accord entre les parties, que le SPF Finances recommande de mettre par écrit. Même alors, l'article 13quater impose de disposer des moyens techniques pour émettre et recevoir des factures Peppol BIS.

Les identifiants qui font d'un document un document BIS Billing

Certains identifiants figurent dans chaque document ; d'autres figurent dans l'enregistrement qui indique aux expéditeurs où livrer. Les identifiants de type de document et de processus sont sensibles à la casse et ne contiennent pas d'espaces.

Le suffixe ::2.1 appartient uniquement à l'identifiant de type de document de l'enregistrement. Un logiciel qui le recopie dans cbc:CustomizationID est désormais rejeté par la règle R004. L'identifiant complet pour la facture est urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0::2.1.

Facture et note de crédit : deux types de documents, une même obligation de recevoir les deux

Sur le réseau, une facture (UBL Invoice) et une note de crédit (UBL CreditNote) sont deux types de documents. Le point d'accès de l'expéditeur interroge le SMP du client pour le type de document et le processus exacts qu'il veut livrer. Si l'enregistrement du client mentionne la facture mais pas la note de crédit, il n'existe aucune adresse de livraison pour la note de crédit : les factures arrivent, les notes de crédit non.

Les règles ne rendent pas la note de crédit facultative pour un destinataire :

• Le BIS part du principe « that both the invoice and the credit note are exchanged electronically » (section 4.1), c'est-à-dire que facture et note de crédit sont toutes deux échangées électroniquement, et précise que les systèmes de réception « have to support both », notes de crédit et factures négatives (section 5.6).
• Le SPF Finances indique qu'une note de crédit ou de débit qui modifie une facture structurée est elle-même une facture structurée dans le même format et doit donc aussi passer par Peppol (FAQ spécifique, question 5).
• L'article 53, § 2bis, alinéa 5, du Code de la TVA impose au destinataire assujetti établi en Belgique de pouvoir recevoir une facture structurée dans le format dans lequel elle a été émise ; l'article 13quater de l'arrêté royal n° 1 exige de pouvoir recevoir des factures Peppol BIS, même si un autre format a été convenu.

Notre recommandation : considérez un enregistrement qui mentionne les factures mais pas les notes de crédit comme une erreur de configuration à corriger avec le prestataire concerné, pas comme un choix valable.

Codes de type : quels numéros un document BIS Billing peut porter

Le code de type (BT-3) indique au destinataire de quel genre de facture ou de note de crédit il s'agit. La règle PEPPOL-EN16931-P0100 énumère les codes de facture permis et la règle P0101 ceux des notes de crédit ; les deux sont bloquantes. Un destinataire qui n'a pas de traitement propre pour un code traite tout code de facture valide comme 380 et tout code de note de crédit valide comme 381 (section 12 du BIS).

BIS Billing accepte aussi une facture négative (type 380 avec des totaux négatifs) comme alternative à la note de crédit. L'émetteur peut choisir l'une ou l'autre ; le destinataire doit accepter les deux. OrdoGrid émet toujours des notes de crédit.

Les règles qui bloquent un document BIS Billing

La validation applique les règles d'EN 16931 et les règles Peppol. Une règle bloquante (fatal) arrête le document ; un avertissement, non. Cette sélection reprend les règles liées au profil lui-même et aux données belges. La correction d'un message d'erreur précis est traitée dans Erreurs de validation Peppol.

La référence à la facture d'origine est facultative dans le BIS, mais le droit belge exige qu'une note de crédit mentionne la facture qu'elle corrige (art. 12 de l'arrêté royal n° 1).

Versions : laquelle s'applique aujourd'hui

« BIS Billing 3.0 » est le nom de la spécification ; les versions successives mettent à jour ses règles et ses listes de codes sans changer le CustomizationID. OpenPeppol publie une version au printemps (mai) et à l'automne (novembre), et son usage devient obligatoire environ trois mois après la publication.

Ce que la 3.0.21 a changé et qu'un utilisateur belge peut remarquer :

• Profil 02 « Billing with response », facultatif : l'acheteur doit envoyer au moins une Invoice Response pour chaque facture ou note de crédit. Il exige un enregistrement distinct.
• La règle R004 rejette désormais un CustomizationID qui contient ::.
• De nouveaux avertissements pour des identifiants néerlandais mal formés (0106, 0190, 9944, 0217).
• Listes de codes et règles EN 16931 mises à jour : règle BR-CO-25 supprimée, codes de devise ANG et BGN supprimés et XCG ajouté, description de l'ICD 0208 modifiée.

Comment répondre à « êtes-vous en Peppol BIS Billing 3.0 ? »

Vérifiez les quatre points ci-dessous ; ensemble, ils tranchent la question pour votre entreprise ou pour une contrepartie.

Le SPF Finances renvoie les entreprises vers lookup.peppol.org (FAQ Peppol, question 6). L'outil montre ce qu'un participant peut recevoir, pas s'il peut envoyer. L'annuaire Peppol (Peppol Directory) est un index facultatif et mis à jour avec retard : il ne prouve ni l'un ni l'autre.

Peppol BIS Billing dans OrdoGrid

OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié et propose Peppol uniquement aux entreprises dont le numéro de TVA commence par BE. Ses écrans Peppol sont en français dans toutes les langues d'interface ; les libellés sont cités tels quels.

Ce qu'OrdoGrid envoie

• Des documents UBL 2.1 avec le CustomizationID de BIS Billing 3.0 et le ProfileID du profil 01. OrdoGrid n'envoie ni profil 02, ni CII, ni documents autofacturés.
• Les factures en UBL Invoice avec le code de type 380, les notes de crédit en UBL CreditNote avec le code 381 et une référence au numéro de la facture d'origine.
• Avant la livraison, il valide chaque document selon le schéma UBL 2.1, les artefacts de validation EN 16931 1.3.16 et les règles Peppol BIS Billing 3.0.21.

Ce qu'OrdoGrid enregistre quand vous recevez par son intermédiaire

• Activer la réception enregistre 0208: et votre numéro d'entreprise pour les factures et les notes de crédit BIS Billing 3.0 (profil 01), les Invoice Responses, le MLR ainsi que la facture et la note de crédit autofacturées. Vous n'avez pas à activer les notes de crédit séparément.
• Avec Continuer en envoi seul, la réception reste chez votre prestataire actuel, qui décide de ce qui est publié : vérifiez-le sur lookup.peppol.org.

Vérifier votre configuration et un document envoyé

1. Ouvrez Peppol, onglet Statut. Sous Réception (Inbox), Enregistré avec une date « Depuis le » signifie qu'OrdoGrid reçoit pour vous, et le badge à côté de Statut d'inscription Peppol indique Envoi + réception. Exception : un avertissement orange indique que votre identifiant Peppol est géré par un autre prestataire ; les factures Peppol entrantes sont alors livrées à ce prestataire, pas à OrdoGrid.
2. Le panneau Annuaire Peppol indique si OrdoGrid a trouvé votre enregistrement sur le réseau : « Votre entreprise est référencée dans l'annuaire Peppol » ou « Votre entreprise n'est pas encore dans l'annuaire Peppol ». Si votre entreprise est référencée, il affiche votre Identifiant Peppol, l'Access point de réception (Notre access point, celui d'OrdoGrid, ou Autre prestataire) lorsqu'il est connu et, pour un identifiant belge 0208 enregistré, le Nom enregistré, le Pays et les Documents supportés, par exemple Facture, Note de crédit et Réponse (IMR/MLR). Ces libellés ne donnent pas les identifiants complets des types de documents : pour vérifier que les types facture et note de crédit sont tous deux publiés avec poacc:billing:3.0, recherchez 0208: suivi de votre numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org. Si le panneau indique que vous n'êtes pas encore dans l'annuaire, OrdoGrid n'a pas non plus trouvé votre enregistrement sur le réseau : vérifiez sur lookup.peppol.org et auprès de votre prestataire.
3. Si le badge indique Envoi seul, OrdoGrid ne reçoit pas pour cette entreprise. Recherchez votre identifiant 0208: sur lookup.peppol.org. Si un autre prestataire reçoit pour vous, demandez-lui de publier le type note de crédit s'il manque ; si vous n'êtes pas trouvé du tout, activez la réception, par exemple avec Activer la réception.
4. Pour examiner un document envoyé, ouvrez l'onglet Outbox, repérez la ligne et choisissez XML dans son menu de téléchargement. Les identifiants figurent au début du fichier, qui n'est pas découpé en lignes :

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>NC-2026-0019</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-12</cbc:IssueDate>
<cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>

5. Avant d'envoyer une première note de crédit à un client, recherchez ce client sur lookup.peppol.org et vérifiez que le type note de crédit figure dans le résultat.

Les développeurs peuvent récupérer le XML échangé via l'API publique, à l'adresse GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml. La mise en place de l'envoi et de la réception pas à pas est décrite dans Configurer Peppol dans OrdoGrid.

Exemple chiffré : une note de crédit à un client enregistré pour les deux types

Atelier Nord SRL, une menuiserie de Namur (numéro d'entreprise 0123.456.749), a envoyé sur Peppol le 15 septembre 2026 la facture F-2026-0231 à Studio Berg BV, à Gand (0456.789.034), sur la base du bon de commande PO-2026-342 : quatre étagères en chêne à 1 250,00 €, soit 5 000,00 € hors TVA, 1 050,00 € de TVA à 21 % et 6 050,00 € au total, échéance le 15 octobre 2026. Le 9 octobre, les parties conviennent d'une réduction de prix de 10 % pour un défaut de finition.

1. Vérifier le client. Le 12 octobre, Julie Lambert, responsable administrative, recherche 0208:0456789034 sur lookup.peppol.org. Le résultat mentionne les types de documents Invoice-2::Invoice et CreditNote-2::CreditNote avec poacc:billing:3.0.
2. Créer la note de crédit. Dans Factures, elle coche F-2026-0231 et clique sur Note de crédit. Elle transforme la ligne reprise en « Réduction de prix, défaut de finition », quantité 4 à 125,00 €, vérifie que Facture d'origine affiche F-2026-0231, puis indique le motif dans Notes.
3. L'envoyer. Elle clique sur Envoyer, laisse Envoi électronique via Peppol coché et clique sur Sauvegarder & Envoyer.
4. Confirmer la livraison. Dans Peppol → Outbox, elle clique sur Vérifier dans la ligne : Traité signifie que le réseau l'a livrée, pas que Studio Berg l'a acceptée.

Si F-2026-0231 est encore impayée, son panneau Règlement affiche désormais Solde à payer 5 445,00 € (6 050,00 € − 605,00 €).

Variante : le client est enregistré pour les factures uniquement. Le contrôle d'OrdoGrid avant l'envoi trouve quand même Studio Berg, mais la note de crédit ne peut pas être livrée : sa ligne dans l'Outbox n'atteint pas Traité. Ne créez pas de deuxième note de crédit. Demandez à Studio Berg de faire publier le type note de crédit par son prestataire, et refaites la recherche jusqu'à ce que ce type y figure. Contactez ensuite le support OrdoGrid en indiquant le statut affiché (Erreur ou Pas sur Peppol) avant de cliquer à nouveau sur Envoyer à Peppol : OrdoGrid ne renvoie la note de crédit archivée que si le point d'accès l'a refusée lors de la soumission, pas s'il l'avait déjà acceptée. Si le client ne peut pas techniquement recevoir la note de crédit sur Peppol, la règle de repli (art. 53, § 2bis, alinéa 6, du Code de la TVA) vous permet de l'émettre sur papier ou en PDF ; elle est valable, et le client continue d'enfreindre sa propre obligation de réception (FAQ B2B du SPF Finances, question 8). Conservez le résultat de recherche daté et n'envoyez pas ensuite la même note de crédit sur Peppol.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Le XML exact envoyé et reçu. Dans OrdoGrid, le téléchargement XML sur une ligne de l'Outbox pour un document envoyé, ou de l'Inbox pour un document reçu ; pour plusieurs documents, sélectionnez les lignes et téléchargez un ZIP, qui contient les dossiers xml/ et pdf/. Conserver le XML d'origine est vivement recommandé : le fichier structuré est la facture.
• Des résultats de recherche datés. Une capture d'écran ou une impression de lookup.peppol.org pour votre identifiant 0208: montrant les deux types de documents, après chaque changement de prestataire, et pour un client dont la note de crédit n'a pas pu être livrée.
• L'onglet Statut. Une capture d'écran datée de Réception (Inbox).
• La version de votre logiciel. La version BIS que votre logiciel utilise pour la validation, par exemple dans sa documentation ou dans une déclaration écrite de l'éditeur.
• La correspondance avec un client ou son prestataire à propos d'un type de document manquant.

Les factures doivent être conservées 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), et 15 ou 25 ans lorsqu'elles sont liées à la révision des déductions de TVA pour des biens immobiliers. La loi n'impose pas le format d'origine, mais le SPF Finances recommande vivement de conserver le XML d'origine. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal : conservez ces fichiers avec votre comptabilité.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que Peppol BIS Billing 3.0 ?

La spécification d'OpenPeppol pour les factures et notes de crédit sur le réseau Peppol. Elle restreint la norme européenne EN 16931, utilise la syntaxe UBL 2.1 et ajoute des règles et listes de codes Peppol. Le droit belge en fait le format par défaut des factures B2B structurées depuis le 1er janvier 2026.

Peppol BIS, EN 16931 et UBL, est-ce la même chose ?

Non. EN 16931 définit les données, UBL la syntaxe XML et Peppol BIS Billing les règles pour utiliser les deux sur Peppol. Une facture BIS Billing valide est aussi une facture EN 16931 valide en UBL.

Quelle version de Peppol BIS Billing est en vigueur ?

En octobre 2026, la version 3.0.21, publiée le 20 mai 2026 et obligatoire depuis le 17 août 2026. Les nouvelles versions paraissent normalement en mai et en novembre et deviennent obligatoires environ trois mois plus tard.

Dois-je faire quelque chose à chaque nouvelle version ?

En général non : votre logiciel ou votre prestataire applique les nouvelles règles, et le CustomizationID ne change pas. Demandez à votre éditeur quelle version il utilise pour la validation ; OrdoGrid valide actuellement selon la 3.0.21.

L'enregistrement pour les factures couvre-t-il aussi les notes de crédit ?

Non. Ce sont des types de documents distincts, et chacun doit être enregistré. Peppol BIS attend des destinataires qu'ils traitent les deux : un enregistrement sans notes de crédit doit être corrigé. OrdoGrid enregistre les deux quand vous activez la réception.

Pourquoi ma note de crédit n'est-elle pas livrée alors que mes factures au même client le sont ?

Vérifiez le client sur lookup.peppol.org : si le résultat mentionne le type facture mais pas le type note de crédit, demandez-lui de contacter son prestataire. OrdoGrid valide le contenu avant l'envoi, donc une erreur de contenu est signalée avant que le document parte. Si les deux types figurent, contactez le support OrdoGrid en indiquant le statut de la ligne.

Existe-t-il une version belge de Peppol BIS Billing ?

Non. La Belgique n'a pas de règles nationales dans le BIS. Le seul contrôle propre à la Belgique porte sur le format du numéro d'entreprise sous le schéma 0208.

Puis-je envoyer des factures autofacturées avec BIS Billing ?

Non. L'autofacturation utilise la spécification distincte Peppol BIS Self-Billing 3.0. OrdoGrid n'émet pas de documents autofacturés, mais la réception via OrdoGrid enregistre les types de documents d'autofacturation.