Facturation des ASBL en Belgique : statut TVA, factures et Peppol

Une ASBL (association sans but lucratif) facture en raison de ce qu'elle fournit et du traitement TVA de chaque opération, pas de sa forme juridique. Les cotisations, les dons et les subsides donnent rarement lieu à une facture TVA. Louer la salle à une société pour une journée, offrir de la visibilité à un sponsor ou vendre des services à des entreprises peut faire de l'association un assujetti, avec des obligations de facturation et, depuis le 1er janvier 2026, des obligations Peppol.

Ce guide s'adresse aux administrateurs, aux trésoriers et à leurs comptables. Il vous aide à classer l'association et chaque activité payante, à choisir le bon document et à configurer OrdoGrid. Il ne tranche pas votre statut TVA : demandez-le à votre comptable, par écrit. Les obligations Peppol de chaque régime de TVA sont comparées dans franchise, exonération ou forfait : vos obligations Peppol.

Étape 1 : identifier le statut TVA de votre association

Ce que prévoit la loi. Une ASBL n'est assujettie que dans la mesure où elle exerce une activité économique. Depuis le 1er janvier 2026, l'article 53 §2bis du Code de la TVA impose à l'assujetti établi en Belgique d'émettre une facture électronique structurée, par défaut via Peppol, pour ses opérations envers des assujettis établis en Belgique qui communiquent un numéro de TVA belge, sauf les opérations exemptées par l'article 44, et de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées. Le SPF Finances confirme que les entreprises qui n'effectuent que des opérations exemptées par l'article 44 n'ont aucune des deux obligations, et l'obligation ne s'applique pas entre deux parties dont l'une n'est pas assujettie (page du SPF). Règles générales : l'obligation belge de facturation électronique.

Consultez la fiche de l'association dans la recherche publique BCE (Banque-Carrefour des Entreprises). Sous « Qualités », la ligne « Assujettie à la TVA » avec une date signifie qu'elle a un numéro de TVA : BE suivi de son numéro d'entreprise. Sans cette ligne, elle n'est pas identifiée à la TVA ; si elle effectue malgré tout des opérations taxées, voyez d'abord votre comptable.

Une association tenue d'émettre et de recevoir qui n'en a pas les moyens techniques s'expose à une amende de 1 500 €, puis 3 000 € et 5 000 € pour les infractions suivantes (arrêté royal n° 44, modifié par l'arrêté royal du 8 juillet 2025).

Exemption de l'article 44

Exemption liée à la nature de l'opération, prévue par l'article 44 du Code de la TVA : certains services sociaux, éducatifs, sportifs, culturels et médicaux, et en principe la location de biens immeubles. Ce n'est pas la franchise des petites entreprises, qui dépend du chiffre d'affaires. Depuis le 1er janvier 2026, ces opérations ne requièrent pas de facture TVA (art. 53 §2).

Étape 2 : classer chaque activité payante

Dressez la liste de tout ce que l'association encaisse et tranchez chaque ligne avec votre comptable. La colonne du milieu indique le traitement habituel de l'activité ou la question qui le détermine.

Une opération taxée envers une personne morale sans numéro de TVA, comme une autre ASBL, requiert toujours une facture, mais en PDF ou sur papier : elle échappe à l'obligation de facture électronique structurée.

Location de salle : la règle des six mois

La location de biens immeubles est exemptée par l'article 44 §3 2° du Code de la TVA. Depuis le 1er janvier 2019 (loi du 14 octobre 2018, art. 5), la mise à disposition d'un bâtiment, autrement qu'à des fins de logement, pour une période ne dépassant pas six mois est taxée. La location de courte durée reste exemptée lorsque l'utilisateur est :

• une personne physique qui utilise la salle à des fins privées ou, plus généralement, étrangères à une activité économique ;
• une organisation sans but de lucre ;
• une personne qui affecte la salle à des opérations exemptées par l'article 44 §2.

La même salle peut donc donner lieu, la même semaine, à des locations taxées et exemptées : c'est le locataire et l'usage qui décident, pas la salle. Notez pour chaque réservation le locataire, l'usage et les dates. Si la location comprend des services importants, comme un traiteur, des techniciens ou du matériel, demandez à votre comptable s'il s'agit encore d'une location.

Les pouvoirs publics comme clients

Vendre à une commune, un CPAS, une région ou une communauté dans le cadre d'un marché public ajoute une obligation propre aux marchés publics : la facturation électronique est obligatoire pour les marchés publiés après le 1er mars 2024, en principe à partir de 3 000 € hors TVA, et les autorités fédérales l'exigent aussi en dessous (SPF Finances, B2G). La fiche BCE de l'acheteur affiche alors « Pouvoir adjudicateur ». Les acheteurs publics reçoivent via Mercurius, la plateforme Peppol du secteur public gérée par le SPF BOSA. Sans numéro de TVA belge, vous ne pouvez pas envoyer via Peppol depuis OrdoGrid. À ce jour (octobre 2026), vous pouvez encoder la facture sur le portail Mercurius avec votre eID, mais le SPF BOSA a annoncé que Mercurius passera à une nouvelle plateforme fin 2026 : vérifiez d'abord la procédure en vigueur. Détails : Mercurius et facturation B2G.

Étape 3 : configurer OrdoGrid selon votre statut

OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié, uniquement pour les entreprises qui ont un numéro de TVA belge. Le propriétaire et les administrateurs modifient le Profil entreprise ; ils créent et envoient aussi les documents.

Pas de numéro de TVA, ou uniquement des opérations exemptées par l'article 44

1. Dans Profil entreprise, saisissez le nom avec sa forme juridique dans Nom de l'entreprise, par exemple « Les Amis du Jazz ASBL », et le siège dans Adresse, Code postal, Ville et Pays. Si le siège se trouve en région de langue néerlandaise, réglez Langue des documents sur le néerlandais : les mentions légalement obligatoires des factures doivent y être en néerlandais (décret flamand du 19 juillet 1973).
2. Laissez Numéro de TVA (Optionnel) vide si vous n'avez pas de numéro de TVA : le PDF imprime ce champ comme numéro de TVA, et un numéro d'entreprise saisi là fausse votre statut. Les pages Peppol affichent alors Numéro de TVA requis, ce qui ne pose pas de problème sans obligation Peppol.
3. Pour les appels de cotisation et les autres paiements qui ne requièrent pas de facture TVA, utilisez Demandes de paiement → Nouvelle demande. Mettez le taux de TVA de chaque ligne à 0 % (une nouvelle ligne démarre à 21 %). Si Options de TVA s'affiche, laissez Traitement TVA sur Standard : si les lignes sont déjà à 0 % quand vous choisissez un client hors UE ou, si vous avez un numéro de TVA, une entreprise d'un autre pays de l'UE, OrdoGrid le bascule sur Export ou Autoliquidation, et ce texte s'imprime sur le PDF. La demande de paiement exige votre IBAN, porte un QR code SEPA et part par e-mail avec Envoyer.
4. Avec Starter ou Business, à l'encaissement, transformez-la en reçu avec le bouton de ligne Reçu, ou utilisez Reçus → Nouveau reçu pour un paiement reçu sans demande, là aussi avec toutes les lignes à 0 %. Aucun des deux ne passe par Peppol.

Association mixte, en franchise ou entièrement taxée

1. Dans Profil entreprise, saisissez aussi Numéro de TVA (Optionnel) : BE suivi du numéro d'entreprise.
2. Ouvrez Peppol. Sur Autorisation Peppol, saisissez le Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. C'est une confirmation dactylographiée, pas une signature électronique qualifiée ; nous recommandons qu'une personne habilitée à représenter l'association la signe.
3. Sur Réception Peppol, si la page affiche Pas encore trouvé sur le réseau Peppol, cliquez sur Activer la réception : OrdoGrid vous inscrit sous 0208: suivi de votre numéro d'entreprise. Si elle affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : cliquez sur Continuer en envoi seul, ou faites-vous d'abord désinscrire chez lui. Si elle affiche Référencé sur Peppol, access point non vérifié, Activer la réception tente l'inscription, qui est refusée si un autre prestataire détient votre identifiant. Vérifiez dans Peppol → Statut que Réception (Inbox) indique Enregistré.
4. Pour une opération taxée, cliquez sur Nouvelle facture, choisissez le client avec Sélectionner un client, ajoutez les lignes avec Ajouter un article au bon taux de TVA et laissez Traitement TVA sur Standard dans Options de TVA.
5. Cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Dans Peppol → Outbox, Traité signifie livré sur le réseau, pas accepté ni payé.
6. En franchise, choisissez Régime de la franchise de taxe. Sur les documents en français et en néerlandais, OrdoGrid imprime la formulation officielle « Régime particulier de la franchise de taxe » ou « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting » ; les documents en anglais et en allemand portent une traduction. Voir franchise TVA des petites entreprises : facturer.
7. Les factures fournisseurs arrivent dans Peppol → Inbox, marquées NOUVEAU. Refusez celle qui ne vous est pas destinée avec Répondre, le code RE Rejetée et un code motif. OrdoGrid ne les comptabilise pas : chaque mois, sélectionnez les documents du mois dans l'Inbox et téléchargez-les en ZIP pour votre comptable. Suite dans configurer Peppol dans OrdoGrid.

Les mentions du droit des sociétés sur chaque document

L'article 2:20 du Code des sociétés et des associations s'applique à toute personne morale, ASBL comprises : factures, lettres, bons de commande et sites internet indiquent la dénomination, la forme juridique, l'adresse précise du siège, le numéro d'entreprise, « RPM » suivi du tribunal du siège, ainsi que l'adresse e-mail et le site internet le cas échéant. Dénomination, siège et e-mail viennent du Profil entreprise ; mettez le reste dans son champ Mentions légales (pied de page des factures), par exemple « ASBL – numéro d'entreprise 0418.765.232 – RPM Liège – www.maisondelaculture.be », et contrôlez avec Aperçu du PDF. Ce texte est imprimé en pied de page des factures, notes de crédit, demandes de paiement, reçus et devis, et il est transmis dans les factures Peppol comme informations juridiques complémentaires du vendeur (BT-33). Liste complète : mentions légales d'une facture belge.

Exemple chiffré : Maison de la Culture ASBL à Liège, septembre 2026

La Maison de la Culture ASBL (numéro d'entreprise 0418.765.232, siège à Liège) organise des ateliers et des expositions que son comptable a classés comme exemptés par l'article 44. Elle loue aussi sa salle : elle est donc identifiée à la TVA sous BE 0418.765.232 au régime normal, comme assujetti mixte. Elle a activé la réception dans OrdoGrid : identifiant Peppol 0208:0418765232.

1. Facture taxée. La location a pris fin le 24 septembre : la facture doit donc être émise au plus tard le 15 octobre 2026 (arrêté royal n° 1, art. 4). Une ligne, « Location de salle, jeudi 24 septembre 2026, 08:00–18:00 », 1 × 650,00 € à 21 %, donne 136,50 € de TVA, avec la ligne du droit des sociétés en pied de page, depuis Mentions légales (pied de page des factures). OrdoGrid trouve Studio Berg sur Peppol ; après Sauvegarder & Envoyer, l'Outbox affiche Traité.
2. Location exemptée. Aucune facture TVA n'est requise. La demande de paiement comporte une ligne à 0 %, et ses Notes indiquent « Location de salle du 26 septembre 2026 – exemptée de TVA, location de bien immeuble (art. 44, § 3, 2°, du Code de la TVA) », et le formulaire de réservation mentionne que le locataire est une ASBL.
3. Achat. Le trésorier vérifie la facture de l'imprimeur dans l'Inbox et paie 580,80 € avec le QR code du bloc Paiement. Comme les affiches servent à des activités taxées et exemptées, le comptable détermine la part déductible des 100,80 € de TVA.

Variantes. Si Studio Berg n'était pas sur Peppol, OrdoGrid afficherait Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol : envoyez le PDF par e-mail, c'est une facture valable, et gardez une capture d'écran datée. En franchise, F-2026-0047 afficherait 650,00 € sans TVA avec « Régime particulier de la franchise de taxe », toujours via Peppol, et aucune part des 100,80 € ne serait déductible (art. 56bis §4). Une location annulée se corrige avec Note de crédit à partir de la facture, qui passe aussi par Peppol.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• L'extrait BCE indiquant le statut TVA, la lettre d'identification à la TVA et, en franchise, la notification.
• La classification écrite de chaque activité par votre comptable.
• Pour chaque location de salle : la réservation avec le nom du locataire, son numéro d'entreprise éventuel, l'usage et les dates. Pour les locations courtes exemptées, nous recommandons une déclaration signée attestant l'usage privé ou le caractère sans but lucratif du locataire.
• Les arrêtés de subvention et rapports, les conventions de sponsoring.
• En cas d'obligations Peppol : Peppol → Statut montrant Réception (Inbox) sur Enregistré avec la date « Depuis le », le XML et le PDF depuis Peppol → Outbox, et un ZIP des documents de l'Inbox de chaque mois.

Conservez les factures pendant 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (article 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025). OrdoGrid conserve les documents échangés mais n'est pas un service d'archivage légal.

Questions fréquentes

Une ASBL belge doit-elle émettre des factures ?

Oui, pour ses opérations taxées envers des entreprises et d'autres personnes morales, au plus tard le 15 du mois suivant, sous forme de facture électronique structurée lorsque le client est établi en Belgique avec un numéro de TVA belge. Les opérations exemptées par l'article 44 et les paiements sans contrepartie, comme la plupart des dons, ne requièrent pas de facture TVA.

Notre ASBL n'a pas de numéro de TVA : les fournisseurs doivent-ils nous envoyer des factures Peppol ?

Ils n'y sont pas tenus : l'obligation B2B ne vise que les clients établis en Belgique qui doivent communiquer un numéro de TVA belge, et le PDF ou le papier suffit. Une inscription volontaire sur Peppol vaut accord pour recevoir des factures structurées, mais OrdoGrid n'inscrit que les associations qui ont un numéro de TVA belge.

Faut-il un identifiant Peppol distinct ?

Non. Les participants belges sont inscrits sous le schéma 0208 avec leur numéro d'entreprise, comme le fait OrdoGrid quand vous cliquez sur Activer la réception, et le SPF Finances demande aux fournisseurs de ne pas réclamer d'identifiant Peppol (FAQ B2B, Q15).

La location de notre salle est-elle soumise à la TVA ?

Cela dépend de la durée, du locataire et de l'usage. Pour six mois au plus et l'activité économique d'une entreprise, elle est taxée à 21 % ; pour une fête privée, un locataire sans but lucratif ou des opérations de l'article 44 §2, elle est exemptée ; les locations plus longues sont exemptées en principe.

Les cotisations sont-elles soumises à la TVA ou à l'obligation Peppol ?

Seulement si la cotisation est le prix d'une prestation, ce qui dépend de ce que reçoivent les membres : demandez à votre comptable. Les cotisations de membres particuliers ne requièrent jamais de facture structurée.

Une association en franchise doit-elle utiliser Peppol ?

Oui. Elle envoie des factures structurées à ses clients entreprises belges identifiés à la TVA, avec la mention « Régime particulier de la franchise de taxe » à la place de la TVA, et doit pouvoir recevoir.

Comment facturer une commune ou un autre pouvoir public ?

Pour un marché public publié après le 1er mars 2024, en principe à partir de 3 000 € hors TVA, par voie électronique : via Peppol depuis OrdoGrid si vous avez un numéro de TVA belge, sinon, à ce jour (octobre 2026), sur le portail Mercurius avec votre eID (Mercurius passe à une nouvelle plateforme fin 2026).

OrdoGrid peut-il émettre une facture pour un service exempté par l'article 44 ?

Oui : choisissez le traitement TVA Exonération (art. 44 CTVA) ; les lignes passent à 0 % et la facture imprime « Exonération de TVA – article 44 du Code de la TVA ». Aucune facture TVA n'est requise : une demande de paiement ou un reçu dont les lignes sont à 0 %, avec l'exemption dans les Notes, convient donc aussi.