Suivre une facture et enregistrer un paiement partiel
Vérifiez l'échéance, enregistrez l'argent réellement reçu et relancez le solde restant sans confondre paiement et livraison Peppol.
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L’essentiel
Ouvrez la facture enregistrée, vérifiez son solde et son échéance, enregistrez les encaissements confirmés puis relancez le montant restant avec le numéro d'origine.
Avant de commencer
- Une facture client enregistrée et des conditions de paiement convenues
- La confirmation des sommes réellement reçues
Résultats attendus
- Un historique exact des paiements partiels et du solde
- Une relance claire sans créer de facture en double
Sur cette page
Une facture peut être livrée, approuvée et toujours impayée. Partez de l'échéance convenue et des sommes réellement reçues. Une relance calme avec le bon numéro de facture est généralement plus utile qu'un nouvel envoi de la facture.
Cette méthode concerne les factures clients en général. Les vérifications Peppol décrites ci-dessous correspondent à l'envoi pris en charge par OrdoGrid pour les fournisseurs belges. La facture de votre abonnement OrdoGrid est distincte de l'argent que votre client vous doit : pour ce suivi, utilisez le règlement de la facture client.
Vérifier la facture avant de contacter le client
Dans Factures, retrouvez le document enregistré et vérifiez le client, le numéro, la devise, le total et l'échéance. Ouvrez ses détails ou choisissez Modifier pour consulter Règlement. Lisez le Solde à payer et l'Historique des mouvements, y compris les notes de crédit, paiements précédents et remboursements.
Comparez vos preuves d'encaissement avec cette facture. Un message du client annonçant un « paiement prévu » est utile, mais ne prouve pas que l'argent est arrivé. Si la référence du versement n'est pas claire, demandez à quelle facture il correspond avant de l'enregistrer.
Pour un envoi Peppol belge, ouvrez Peppol → Outbox, puis utilisez Actualiser ou Vérifier sur la ligne concernée. La livraison réseau et la réponse de traitement du client sont des étapes distinctes, comme l'explique OpenPeppol. Elles ne remplacent pas votre preuve d'encaissement. Un résultat d'envoi incertain doit être clarifié avec l'assistance, sans créer une deuxième facture.
Enregistrer la somme arrivée
Si la facture enregistrée présente un solde à payer et que vous disposez des droits nécessaires :
- Dans Règlement, choisissez Enregistrer un paiement.
- Saisissez le montant reçu dans la devise de la facture. Le solde proposé ne prouve pas que le client a tout payé.
- Choisissez le moyen de paiement réel, par exemple un virement bancaire ou des espèces.
- Indiquez l'heure de réception dans Date du mouvement (UTC). Ce champ utilise l'UTC : convertissez une heure locale si nécessaire.
- Ajoutez une référence utile, par exemple celle du versement du client.
- Confirmez que la somme a déjà été reçue, puis choisissez Enregistrer un paiement.
Cette action enregistre un encaissement ; elle ne lance ni virement ni prélèvement. Vérifiez ensuite le nouveau solde et l'historique. Si l'action n'est pas disponible, demandez à la personne qui gère les accès de votre entreprise de vérifier vos droits.
Exemple de paiement partiel
La facture INV-2026-041 totalise 1 200 €, avec une échéance convenue au 31 octobre. Vous recevez 400 € le 20 octobre. En l'absence de note de crédit ou de remboursement, enregistrez 400 € : il reste 800 € à payer.
Avant le 31 octobre, ces 800 € constituent un solde restant, pas un retard. S'ils ne sont pas arrivés après l'échéance, relancez ce montant en citant INV-2026-041. Ne créez pas une nouvelle facture de 800 € : cette somme fait partie de la dette initiale.
Lorsque le client paie les 800 € restants, enregistrez ce deuxième encaissement séparément. L'historique expliquera les deux versements. Le récapitulatif Paiements inclut déjà les acomptes : ne les ajoutez pas une deuxième fois.
Formuler une relance utile
Contactez l'interlocuteur chargé des factures par votre canal habituel. Précisez le numéro, la date, le total initial, la somme reçue, le solde et l'échéance. Demandez si une référence d'achat, une validation ou une information manque pour payer.
Par exemple : « Pourriez-vous vérifier INV-2026-041, échue le 31 octobre ? Nous avons reçu 400 € le 20 octobre sur le total de 1 200 €. Il reste 800 €. Merci de nous indiquer si une référence manque ou si une date de paiement est prévue. »
Si une copie aide le client, précisez qu'il s'agit de la même facture. Gardez une courte note de sa réponse et de votre prochaine relance. L'enregistrement d'un paiement ne déclenche pas automatiquement ce message.
Corriger une erreur sans effacer l'historique
Si vous avez enregistré un encaissement erroné, utilisez Annuler le paiement sur ce mouvement lorsque vos droits le permettent. Confirmez l'erreur, puis enregistrez le mouvement correct. Cette annulation conserve un lien dans l'historique ; elle n'annule pas un virement bancaire réel.
Si une note de crédit modifie la dette ou qu'un trop-perçu doit être remboursé, vérifiez les documents liés et demandez conseil à votre comptable. Enregistrez un remboursement uniquement après son exécution. Ne changez pas les montants ou la TVA d'une facture émise pour ajuster le solde.
Téléchargez le Relevé actuel pour la situation de règlement et le Document original pour la facture initiale. Pour préparer la clôture, consultez la transmission des pièces au comptable.