Vérifier si un client belge peut recevoir vos factures via Peppol

Une facture structurée ne peut circuler sur Peppol que si le réseau connaît votre client. En Belgique, toute entreprise présente sur Peppol doit être enregistrée au moins sous 0208: suivi de son numéro d'entreprise à dix chiffres, celui de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). OrdoGrid le vérifie à chaque clic sur Envoyer, à partir du numéro de TVA du client de la facture. Pour vérifier un client vous-même, le SPF Finances renvoie à lookup.peppol.org.

Ce guide explique comment lancer la vérification, lire le résultat et corriger les causes habituelles d'un client introuvable. La marche à suivre lorsque vous êtes sûr qu'un client ne peut pas recevoir figure dans envoyer une facture à un client hors Peppol ; le détail des formats d'identifiant, dans l'identifiant Peppol expliqué.

Ce qu'une recherche prouve, et ce qu'elle ne prouve pas

Un enregistrement Peppol est une déclaration publique : le client peut recevoir. Le SPF Finances y voit un accord pour recevoir des factures structurées et demande aux fournisseurs de ne pas réclamer d'identifiant Peppol distinct à leurs clients belges : par défaut, les factures sont adressées au numéro d'entreprise (FAQ B2B).

Identifiant de participant Peppol

L'adresse d'une entreprise sur Peppol : un code de schéma, un deux-points et une valeur, par exemple 0208:0123456749, où 0208 désigne le numéro d'entreprise belge. Chaque identifiant est enregistré auprès du service de métadonnées (SMP) d'un seul prestataire, qui indique aux expéditeurs où acheminer les documents.

Quel identifiant rechercher

Un numéro d'entreprise compte dix chiffres et commence par 0 ou 1. Les numéros attribués depuis le 19 septembre 2023 commencent par 1 : n'ajoutez jamais de zéro devant. Les deux derniers chiffres forment une clé de contrôle : 97 moins le reste de la division des huit premiers chiffres par 97. Pour 0123456749, 01234567 divisé par 97 laisse un reste de 48, et 97 − 48 = 49.

La validation Peppol BIS rejette une facture dont la valeur 0208 échoue à ce contrôle (règle PEPPOL-COMMON-R043, bloquante). Un numéro mal saisi n'est donc généralement pas l'adresse d'une autre société : ce n'est même pas une adresse valable. Le numéro d'unité d'établissement d'une succursale est un autre numéro et n'est pas une valeur 0208.

Comment OrdoGrid vérifie votre client à l'envoi

OrdoGrid n'a pas de champ « identifiant Peppol » sur les clients. Lorsque vous cliquez sur Envoyer dans une facture ou une note de crédit, il prend le numéro de TVA du client de ce document et essaie 0208 (chiffres seuls) puis 9925 (BE suivi des chiffres) dans le registre d'adresses du réseau Peppol (le SML), puis dans le Peppol Directory, puis auprès de son propre point d'accès. La vérification est relancée à chaque ouverture d'Envoyer.

1. Dans Base Clients, ouvrez le client : le formulaire Modifier le client s'affiche. Vérifiez que Type de client est Assujetti à la TVA et que N° de TVA contient BE suivi de dix chiffres. Espaces et points sont sans importance, mais gardez le préfixe BE : sans lui, OrdoGrid risque de ne pas savoir quels identifiants nationaux essayer.
2. Dans N° de TVA, effacez le dernier chiffre et retapez-le : OrdoGrid ne recherche le numéro que lorsque le champ change, pas à l'ouverture du formulaire. Après un instant, un encadré affiche la dénomination avec le badge de source Registre belge (BCE), ou VIES (UE) si le registre belge ne répond pas ; elle doit correspondre au nom officiel du contrat. Un avertissement tel que Numéro de TVA invalide, ou le nom d'une autre société : le numéro est erroné. Erreur lors de la recherche signifie que la recherche elle-même a échoué.
3. Ouvrez la facture et cliquez sur Envoyer. Le bloc Peppol affiche Vérification de l'éligibilité..., puis l'un des messages suivants.

Le bouton en forme de globe Envoyer à Peppol de la liste des factures lance la même vérification. Sa fenêtre Confirmation d'envoi Peppol affiche Client inscrit sur Peppol ou Client non inscrit sur Peppol. Si la notification Impossible de vérifier le statut Peppol du client apparaît aussi, la vérification a échoué : réessayez plus tard. Un globe grisé avec l'info-bulle Non éligible Peppol signifie le plus souvent que le client n'a pas de numéro de TVA.

La vérification d'OrdoGrid confirme que le client est enregistré ; elle n'indique pas quels types de documents il accepte. Si un client enregistré ne peut pas recevoir votre document, l'envoi se termine en Erreur ou Pas sur Peppol dans l'Outbox : voyez le statut de livraison Peppol.

Vérifier un client vous-même

Faites-le pour un nouveau client professionnel, lorsqu'un client conteste le résultat d'OrdoGrid, ou pour savoir sous quel identifiant il est enregistré.

1. Rendez-vous sur lookup.peppol.org, l'outil recommandé par le SPF Finances.
2. Saisissez 0208: et les dix chiffres, par exemple 0208:0123456749, ou cherchez par dénomination.
3. Un résultat signifie que le client est actuellement publié sur le réseau pour recevoir des documents. Il n'indique pas si le client peut envoyer.
4. Aucun résultat : cherchez par nom. Si le nom apparaît avec un autre numéro, votre numéro est faux. Si rien n'apparaît, réessayez avec 9925:BE et les mêmes chiffres.
5. Pour un second avis, cherchez dans le Peppol Directory par nom ou par numéro.

Le Peppol Directory est un index de recherche des « cartes de visite » que les prestataires peuvent publier pour leurs clients. La publication est volontaire et l'indexation asynchrone : une carte peut manquer ou être dépassée alors que le client reçoit normalement, et les contrôles de qualité menés par l'Autorité Peppol belge traitent une carte manquante comme un avertissement, pas comme une erreur. La livraison ne dépend jamais du Directory : l'expéditeur résout l'identifiant via le SML et le SMP du client (SMP, SML et Peppol Directory : comment Peppol trouve un destinataire).

Si un résultat liste les types de documents, cherchez la facture et la note de crédit Peppol BIS Billing 3.0 : leurs identifiants contiennent Invoice-2::Invoice ou CreditNote-2::CreditNote avec poacc:billing:3.0. Un enregistrement qui ne liste qu'une Invoice Response (ApplicationResponse) ne peut pas recevoir votre facture. Un enregistrement avec factures mais sans notes de crédit est incomplet : Peppol BIS attend des destinataires qu'ils acceptent les deux, et le SPF Finances exige qu'une note de crédit corrigeant une facture structurée passe aussi par Peppol. Seul le prestataire du client peut corriger cela.

Client introuvable : causes probables

Procédez de haut en bas : les premières lignes sont les plus rapides à écarter.

Aucune règle officielle ne fixe le délai d'apparition d'une nouvelle inscription ; l'adresse réseau est normalement publiée rapidement, une carte du Directory peut suivre plus tard. Comme le réseau n'admet qu'un prestataire par identifiant, un changement de prestataire peut interrompre la réception si l'ancien prestataire désinscrit le client avant que le nouveau ne l'inscrive.

Exemple chiffré : deux chiffres inversés

Imprimerie Lemaire SRL, imprimeur à Charleroi, a imprimé des sous-bocks pour la Brasserie Delvaux SA, à Mons. Les deux sociétés sont assujetties à la TVA et établies en Belgique. Un employé a créé la fiche client en recopiant le numéro de TVA d'une signature d'e-mail.

1. Sur Envoyer, le bloc Peppol affiche Peppol — ignoré : Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol.
2. Le contrôle trahit la faute : 01234657 divisé par 97 laisse un reste de 41, et 97 − 41 = 56, alors que le numéro saisi se termine par 49. Lors de la saisie, le formulaire client avait d'ailleurs affiché un avertissement tel que Numéro de TVA invalide au lieu d'une dénomination.
3. Sur lookup.peppol.org, une recherche « Brasserie Delvaux » renvoie 0208:0123456749. Contrôle : 01234567 divisé par 97 laisse 48, et 97 − 48 = 49. Le 5 et le 6 avaient été inversés.
4. Dans Base Clients, l'employé corrige N° de TVA en BE 0123.456.749, voit Brasserie Delvaux SA avec le badge Registre belge (BCE) et clique sur Enregistrer.
5. Dans le brouillon F-2026-0187, il sélectionne à nouveau le client dans le bloc client, car la facture conserve sa propre copie des données du client. Envoyer affiche maintenant Envoi électronique via Peppol, coché. Il décoche Email (coché d'office quand le client a une adresse e-mail) et clique sur Sauvegarder & Envoyer.
6. Dans Peppol → Outbox, la ligne passe de En file à Traité (livraison réseau effectuée) quelques minutes plus tard ; selon le SPF Finances, la plupart des factures arrivent en quelques minutes à quelques heures. Il inscrit dans le champ Notes du client : « 2 oct. 2026 : trouvé sur lookup.peppol.org sous 0208:0123456749 après correction d'une faute dans le n° de TVA ».

Si Imprimerie Lemaire avait envoyé un PDF par e-mail après l'étape 1, Brasserie Delvaux aurait reçu une facture de 931,70 € portant un numéro de TVA erroné, hors Peppol, alors qu'elle pouvait recevoir des factures structurées.

Après un échec confirmé

Ce que la loi exige. Si le client est techniquement dans l'impossibilité de recevoir, vous n'êtes pas tenu d'émettre une facture structurée, mais vous devez tout de même émettre une facture sous une autre forme, PDF ou papier (art. 53, §2bis, dernier alinéa, du Code de la TVA, inséré par la loi du 10 février 2026). Cette facture est valable. Une alternative électronique, comme un PDF envoyé par e-mail, requiert l'accord du client et une méthode sécurisée. Une fois le client en mesure de recevoir, ne renvoyez pas sur Peppol les factures déjà émises de cette manière (FAQ B2B du SPF Finances). Le client reste en infraction à sa propre obligation de réception et s'expose à une amende de 1 500 €, puis 3 000 €, puis 5 000 € par infraction suivante ; une infraction n'est comptée comme récidive que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente infraction ayant donné lieu à une amende (arrêté royal n° 44).

Ce que fait OrdoGrid. Il n'y a pas de repli automatique : cochez Email dans la même fenêtre Envoyer, ou envoyez par e-mail depuis la liste des factures. Procédure complète : envoyer une facture à un client hors Peppol.

Clients qui ne sont pas des entreprises belges ordinaires

Faire de la vérification une routine

Il s'agit de recommandations, pas d'obligations légales.

1. Nouveau client professionnel : créez la fiche avec son numéro de TVA, vérifiez-le sur lookup.peppol.org et notez l'identifiant trouvé dans Notes.
2. Fusion, nouvelle société ou changement de prestataire annoncé : mettez la fiche à jour et vérifiez à nouveau.
3. Une fois par mois : revérifiez les clients facturés en repli et envoyez leurs factures suivantes par Peppol dès qu'ils apparaissent. Ne renvoyez jamais les factures antérieures.
4. Nombreux clients ou intégration : l'appel d'API publique GET /api/v1/peppol/participants/{vat_number}, avec une clé API dotée du scope peppol:read, lance la même vérification et renvoie registered et le participant_id trouvé.

Preuves à conserver

Ce que la loi exige. Aucun texte légal n'impose de documenter une recherche.

Ce que nous recommandons. Lorsque vous appliquez la solution de repli, soyez en mesure de montrer pourquoi la facture n'est pas passée par Peppol : conservez la date, les identifiants essayés, l'outil et le résultat (capture d'écran du message d'OrdoGrid ou de lookup.peppol.org), ainsi que la confirmation du client qu'il ne peut pas encore recevoir et son accord sur le canal alternatif.

Ce que fait OrdoGrid. Il affiche le résultat à l'écran uniquement : notez-le vous-même, par exemple dans les Notes du client. Après un envoi Peppol, l'Outbox conserve le XML et le PDF du document.

Questions fréquentes

Quel numéro rechercher pour un client belge ?

Le schéma 0208 suivi de son numéro d'entreprise à dix chiffres, sans BE, points ni espaces, par exemple 0208:0123456749. Si cela ne donne rien, essayez 9925 suivi de BE et des mêmes chiffres.

Dois-je demander son identifiant Peppol à mon client ?

Non. Le SPF Finances indique que les fournisseurs peuvent adresser leurs factures par défaut au numéro d'entreprise. Ne le demandez que si le client est introuvable sous 0208 et 9925.

Mon client n'apparaît pas dans le Peppol Directory. N'est-il pas sur Peppol ?

Pas forcément. Les cartes du Directory sont facultatives et indexées avec retard. Consultez lookup.peppol.org ou le bloc Peppol d'OrdoGrid, qui interrogent le registre d'adresses du réseau lui-même.

Une recherche réussie signifie-t-elle que mon client peut m'envoyer des factures ?

Non. Elle montre uniquement la capacité de réception. L'envoi dépend du prestataire et de la configuration du client.

OrdoGrid dit que le client n'est pas enregistré, mais le client affirme le contraire. Qui a raison ?

Le plus souvent, le numéro diffère. Comparez le numéro de TVA de la fiche client avec l'identifiant que le client trouve sur lookup.peppol.org. Une inscription faite le jour même peut aussi mettre un peu de temps à apparaître.

Le numéro d'entreprise de mon client commence par 1. Est-ce une erreur ?

Non. Les numéros d'entreprise attribués depuis le 19 septembre 2023 commencent par 1. Utilisez-les tels quels, sans ajouter de zéro.

Puis-je inscrire moi-même mon client sur Peppol ?

Non. Seul le client peut s'inscrire, via le prestataire Peppol de son choix. D'ici là, émettez une facture de repli (PDF ou papier).