Facturer un mois de prestations à votre client

Lorsque vous facturez quelques jours ou heures chaque mois à une organisation, une petite routine suffit : confirmer les prestations, indiquer la bonne référence, envoyer puis suivre le paiement. Le client est l'organisation désignée dans votre accord. Vérifiez l'entité à facturer même si votre contact quotidien travaille ailleurs dans le groupe.

Ce guide concerne un fournisseur belge utilisant l'envoi Peppol d'OrdoGrid. Pour la configuration initiale, commencez par votre première facture Peppol.

Confirmer le mois avant de facturer

Relisez contrat ou périmètre convenu et les prestations acceptées pour la période. Gardez jours/heures confirmés ou autre base de facturation. Vérifiez qui confirme le relevé de temps et si cette confirmation est nécessaire au traitement de la facture.

Demandez au contact facturation raison sociale, identifiant TVA, adresse et numéro de commande ou référence acheteur. Le nom du projet ou de votre contact n'est pas forcément la référence attendue par la comptabilité fournisseurs. Confirmez date de facture, conditions de paiement et devise de l'accord réel.

Si certaines heures sont contestées, résolvez le montant avant de le glisser dans une autre ligne ou de l'arrondir.

Décrire clairement le travail

Exemple : le client a convenu de 8 jours à 600 € par jour en EUR pour septembre. Le montant avant taxe est de 4 800 €. Une description utile est « Prestations de conseil — septembre 2026 — 8 jours convenus ».

Cet exemple ne détermine pas votre traitement TVA. Appliquez celui confirmé par votre comptable pour votre entreprise et cette opération. Pour des heures, utilisez le tarif horaire convenu et les heures acceptées. Pour un forfait, décrivez période ou livrable et utilisez le prix convenu plutôt qu'un nombre de jours inventé.

Séparez les frais si l'accord prévoit leur remboursement distinct. Vérifiez justificatifs, description et traitement fiscal avant de les ajouter. Un relevé ou une confirmation client conservé aide à répondre aux questions ; joignez seulement les pièces utiles au destinataire.

Préparer la facture dans OrdoGrid

Ouvrez Factures → Nouvelle facture et sélectionnez le client. Revérifiez ses données si société, adresse ou référence a changé.

Complétez date, échéance, devise et référence d'achat. Contrôlez le numéro proposé. Saisissez descriptions, quantités, prix unitaires et traitement TVA confirmé. Vérifiez si les prix incluent la TVA et relisez sous-total, taxe et total dans Totaux.

Prévisualisez le PDF. Le client peut-il identifier mois, prestation et référence sans vous appeler ? Enregistrez et notez le numéro. Si l'enregistrement vous ramène à la liste, rouvrez le même document.

Envoyer une fois puis contrôler

Choisissez Envoyer, vérifiez Peppol et l'éventuelle copie Email, puis confirmez avec Sauvegarder & Envoyer. Le panneau vérifie la disponibilité Peppol du client et peut demander de compléter l'autorisation.

Retrouvez la facture dans Peppol → Outbox et actualisez son état. Ne créez pas une facture de remplacement parce que la réponse tarde ou que le traitement continue. Un résultat incertain attend une clarification avant réémission.

La livraison réseau ne prouve pas l'approbation ni le paiement, comme l'expliquent les réponses OpenPeppol. Suivez l'échéance convenue et enregistrez l'encaissement après confirmation que l'argent est arrivé.

Reprendre les bons éléments le mois suivant

Créez une nouvelle facture pour la nouvelle période. Sélectionnez de nouveau le client enregistré puis saisissez prestations, référence, dates et montants du mois actuel. Ne transformez pas la facture émise du mois précédent en facture du mois suivant.

Vérifiez validité du numéro de commande, changement des jours/heures confirmés et du tarif. Avant toute création, cherchez dans la liste une facture existante pour cette période : une facture enregistrée puis oubliée ne justifie pas un doublon.

Si le client conteste travail ou prix, comparez accord et confirmation. Conservez le numéro de facture et l’erreur exacte. Vous pouvez corriger un brouillon encore modifiable qui n’a pas été émis. Ne remplacez pas les montants ou la TVA d’une facture émise ; demandez à votre comptable comment établir une correction reliée à cette facture. Recommencez l’envoi uniquement après un rejet confirmé de la transmission, avec le même original inchangé lorsque c’est autorisé. Si le résultat est incertain, contactez le support avant toute nouvelle tentative. Un échec de transport seul n’exige pas de note de crédit.

Gardez facture, confirmation des prestations, résultat de livraison et fichiers originaux ensemble. Vous pourrez répondre simplement : « Qu'ai-je facturé, est-ce livré et est-ce payé ? »