Qu'est-ce que Peppol ? Le réseau de factures électroniques en Belgique

Peppol est un réseau ouvert, doté de règles communes, par lequel des prestataires certifiés échangent des documents commerciaux structurés, comme des factures et des notes de crédit, pour le compte de leurs clients. Ce n'est ni un format de fichier, ni un portail où l'on se connecte, ni un PDF envoyé par e-mail. Vous le rejoignez via un prestataire, généralement appelé point d'accès, et vos partenaires vous joignent via votre identifiant de participant : en Belgique, 0208 suivi de votre numéro d'entreprise.

Depuis le 1er janvier 2026, une facture au format Peppol BIS envoyée via Peppol est la règle légale par défaut entre entreprises établies en Belgique. Cette fiche de référence explique le fonctionnement du réseau, ce que la loi exige et où chaque notion apparaît dans OrdoGrid. Pour savoir qui est visé exactement, voir l'obligation belge de facturation électronique ; pour les écrans de configuration, voir Configurer Peppol dans OrdoGrid.

Quatre choses que l'on appelle « Peppol »

« Nous sommes sur Peppol » peut viser quatre couches distinctes. La plupart des malentendus viennent de leur confusion.

Point d'accès

Prestataire de services Peppol certifié. En Belgique, il doit adhérer à OpenPeppol, signer un contrat avec l'autorité Peppol belge, réussir des tests de conformité et détenir des certificats Peppol. En tant qu'entreprise, vous traitez normalement uniquement avec votre logiciel ou votre prestataire.

Peppol n'est ni belge ni réservé aux factures : des schémas existent pour les identifiants de nombreux pays (9930 pour les numéros de TVA allemands, 9944 pour les numéros de TVA néerlandais) et le réseau transporte aussi des commandes et des avis d'expédition (Peppol BIS 3).

Le trajet d'une facture : le modèle à quatre coins

1. Création. Le logiciel du fournisseur produit un XML Peppol BIS portant les identifiants de participant des deux parties.
2. Localisation. C2 interroge le SML (Service Metadata Locator) par DNS pour savoir quel SMP détient l'identifiant du client. Chaque identifiant est enregistré auprès d'un seul et unique SMP (SML 1.3.0, §2.1).
3. Capacité. Le SMP (Service Metadata Publisher) indique si le client accepte ce type de document (factures et notes de crédit sont des types distincts) et donne l'adresse et le certificat de C3.
4. Transmission. C2 envoie via AS4, seul protocole de transport Peppol depuis 2023, sécurisé par des certificats délivrés par OpenPeppol. C3 renvoie un accusé de réception technique.
5. Remise. C3 transmet la facture au logiciel du client, qui peut renvoyer des réponses commerciales par le même chemin.

La Network Policy d'OpenPeppol parle de trois couches : protocole (découverte, transport, certificats), messagerie (création et validation des documents) et métier (de C1 à C4). La livraison relève du réseau ; l'exactitude des lignes et de la TVA relève du document.

Peppol ne garantit pas une livraison en temps réel. Selon le SPF Finances, la plupart des factures arrivent en quelques minutes à quelques heures ; contactez votre fournisseur de logiciel si le délai dépasse un jour ouvrable (FAQ Peppol, question 9).

Trouver un participant : SML, SMP, Directory et outils de recherche

L'envoi ne nécessite aucun enregistrement ; seule la réception est publiée. C'est pourquoi un prestataire peut envoyer pour vous tandis qu'un autre reçoit.

Au-delà de la facture : corrections, réponses et messages de statut

Un accusé de réception dit que le réseau a livré, une Invoice Response dit ce que le client a décidé, et seul votre extrait de compte montre le paiement. Peppol ne détecte pas non plus les doublons : c'est le rôle de votre logiciel et de votre comptable (SPF Finances, questions spécifiques, question 4).

Identifiants Peppol belges : le numéro d'entreprise d'abord

• 0208 est obligatoire. Tout participant belge est enregistré sous 0208 et son numéro d'entreprise ; les prestataires y sont tenus par contrat (exigences de l'autorité Peppol belge ; FAQ Peppol du SPF Finances, question 4).
• Les identifiants supplémentaires sont facultatifs. Le numéro de TVA (schéma 9925) ou un GLN peut s'ajouter à 0208, mais jamais le remplacer. Le schéma 9956 a été supprimé en 2023 et 0193 est obsolète.
• Ne demandez pas d'identifiant Peppol à vos clients. Envoyez vos factures à leur numéro d'entreprise (FAQ B2B, question 15).

Un numéro d'entreprise compte dix chiffres, commence par 0 ou 1 et se termine par un contrôle modulo 97 : 97 moins le reste de la division des huit premiers chiffres par 97. Pour 01234567, le reste est 48 : le contrôle vaut 49 et le numéro est 0123.456.749. La validation Peppol rejette une facture dont les identifiants 0208 échouent à ce contrôle (règle PEPPOL-COMMON-R043). Plus de détails : identifiant Peppol expliqué.

Ce que le droit belge exige depuis 2026

La loi, nos recommandations et le produit sont trois choses différentes. Ce tableau reprend la loi et les positions officielles du SPF Finances, à jour en octobre 2026.

Ce que nous recommandons, hors obligation légale : vérifiez chaque client professionnel sur lookup.peppol.org avant sa première facture, mettez par écrit tout accord sur un autre format (comme le conseille le SPF Finances) et envoyez chaque facture une seule fois, uniquement via Peppol, aux clients qui y reçoivent. Les prestataires Peppol belges ont adopté ce dernier point comme recommandation le 8 septembre 2026. Interrogez votre expert-comptable sur les cas particuliers.

Peppol, PDF, EDI et Mercurius

Dans OrdoGrid : où apparaît chaque notion

OrdoGrid se connecte à Peppol par l'intermédiaire d'un point d'accès certifié, qui joue le rôle de C2 quand vous envoyez et de C3 quand vous recevez. Les écrans Peppol sont en français dans toutes les langues de l'interface.

Ce qu'OrdoGrid ne fait pas :

• proposer Peppol aux entreprises sans numéro de TVA BE ;
• joindre via Peppol les clients sans numéro de TVA (envoyez-leur plutôt un e-mail) ;
• basculer automatiquement vers l'e-mail ;
• offrir un mode test Peppol (chaque envoi est réel) ;
• reprendre une boîte de réception par clé de migration (votre ancien prestataire doit d'abord vous désinscrire) ;
• proposer une fonction propre à Mercurius.

De zéro à une première facture Peppol

1. Dans Profil entreprise (modifiable par le propriétaire et les administrateurs), saisissez votre numéro de TVA BE dans Numéro de TVA (Optionnel).
2. Ouvrez Peppol, vérifiez Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation.
3. Sur Réception Peppol, cliquez sur Activer la réception, ou sur Continuer en envoi seul si un autre prestataire reçoit pour vous.
4. Créez la facture avec Nouvelle facture, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché, décochez Email (coché d'office quand le client a une adresse e-mail ; le PDF est déjà intégré à la facture Peppol) et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer.
5. Dans Peppol → Outbox, attendez le statut Traité.

Exemple chiffré : une facture à travers les quatre coins

Atelier Nord SRL, menuiserie à Namur (numéro d'entreprise 0123.456.749, identifiant Peppol 0208:0123456749), reçoit via OrdoGrid. Son client Studio Berg BV, bureau d'études à Gand (numéro d'entreprise 0456.789.034), reçoit via Peppol par son logiciel comptable. Le 5 octobre 2026, Atelier Nord émet la facture F-2026-0187, échéance le 4 novembre, avec la référence de commande PO-2026-311 de Studio Berg :

1. C1. Dans Envoyer, OrdoGrid trouve 0208:0456789034 à partir du numéro de TVA de Studio Berg et coche Envoi électronique via Peppol ; Atelier Nord décoche Email, pour que la facture ne parte qu'une fois. Dans la fiche client de Studio Berg, la case Exiger un bon de commande pour les factures est cochée : l'éditeur affiche donc N° bon de commande. PO-2026-311, saisi dans ce champ, devient la référence acheteur. Peppol BIS exige une référence acheteur ou une référence de commande ; sans bon de commande, OrdoGrid utilise la communication ou le numéro de facture.
2. C2. OrdoGrid valide la facture, y intègre le PDF et la transmet à son point d'accès, qui interroge le SML, atteint le SMP de Studio Berg et confirme que Studio Berg accepte les factures.
3. C3 et C4. La facture voyage en AS4 jusqu'au point d'accès de Studio Berg ; l'Outbox passe de En file à Traité en quelques minutes, et le logiciel de Studio Berg importe 2 390,00 € HTVA, 501,90 € de TVA et 2 891,90 € TVAC.
4. Réponse. Le 7 octobre, Studio Berg répond UQ (demande de clarification) avec le motif QTY : seules 5 heures ont été prestées. La réponse s'affiche sur la ligne de F-2026-0187 dans Peppol → Outbox.
5. Correction. Le 8 octobre, Atelier Nord sélectionne la facture dans Factures et clique sur Note de crédit : note de crédit NC-2026-0019 pour 1 heure, 65,00 € + 13,65 € de TVA = 78,65 €, envoyée via Peppol avec une référence à F-2026-0187, comme doit l'être la correction d'une facture structurée.
6. Résultat. Studio Berg répond AP (approuvée) le 9 octobre. Le panneau Règlement affiche Notes de crédit 78,65 € et Solde à payer 2 813,25 € (2 891,90 € − 78,65 €). Le paiement s'enregistre avec Enregistrer un paiement à l'arrivée des fonds.

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Erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Conservez les factures sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, tel que rétabli par la loi du 18 décembre 2025), plus longtemps dans certains cas immobiliers. Nous recommandons de garder :

• le XML de chaque facture et note de crédit envoyée et reçue (le SPF Finances recommande vivement de conserver le format d'origine) ;
• les statuts et dates de livraison et les Invoice Responses ;
• pour chaque facture de repli, la date, le résultat de la recherche et le motif Peppol — ignoré ;
• les accords écrits sur un autre format ou canal ;
• votre autorisation (Peppol → Statut → Autorisations) et la date de début de réception (« Depuis le »).

Dans OrdoGrid, sélectionnez des lignes dans la liste Peppol et téléchargez un ZIP contenant les dossiers xml/ et pdf/. OrdoGrid conserve à l'identique le XML, le PDF et les empreintes (hashes) de chaque transmission, mais n'est pas un système d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation : gardez votre propre copie. Voir archivage des factures en Belgique.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que Peppol, en termes simples ?

Un réseau ouvert par lequel des prestataires certifiés échangent des documents structurés, comme des factures, pour leurs clients. Vous le rejoignez via un prestataire et vous êtes joignable via votre identifiant de participant, en Belgique 0208 suivi de votre numéro d'entreprise.

Peppol est-il obligatoire en Belgique ?

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises établies en Belgique doivent échanger des factures structurées, et Peppol BIS via Peppol est la règle légale par défaut. Un autre canal EN 16931 exige un accord, et vous devez rester capable d'envoyer et de recevoir via Peppol. Les factures aux particuliers et transfrontalières sont hors champ.

Une facture PDF est-elle encore valable ?

Pas pour les factures entre entreprises visées : la facture structurée est la facture légale et le PDF une copie facultative. Le PDF reste la facture quand le client ne peut pas recevoir via Peppol, pour les particuliers et pour les ventes transfrontalières.

Comment vérifier si un client est sur Peppol ?

Saisissez 0208, deux-points et son numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org et cherchez les types facture et note de crédit. L'outil montre la réception, pas l'envoi. OrdoGrid vérifie aussi quand vous cliquez sur Envoyer.

Combien de temps prend une livraison Peppol ?

En général de quelques minutes à quelques heures, selon le SPF Finances ; le temps réel n'est pas garanti. Après un jour ouvrable, contactez votre fournisseur de logiciel. Dans OrdoGrid, la livraison apparaît comme Traité.

Puis-je envoyer via un prestataire et recevoir via un autre ?

Oui. L'envoi ne demande aucun enregistrement, mais un seul prestataire reçoit pour votre identifiant Peppol, et les Invoice Responses de vos clients lui parviennent. Dans OrdoGrid, choisissez alors Continuer en envoi seul.

Quelle différence entre Peppol et Mercurius ?

Peppol est le réseau ; Mercurius est la boîte aux lettres électronique du secteur public, qui reçoit par ce réseau. Vous envoyez via votre point d'accès à l'identifiant Peppol de l'administration, ou encodez la facture sur le portail Mercurius si vous n'avez pas de logiciel Peppol.

Peppol transmet-il mes données de facturation au fisc ?

Pas aujourd'hui. Le rapportage électronique (e-reporting) est prévu pour 2028 ; un avant-projet de loi a été approuvé le 18 juillet 2026 mais n'est pas encore une loi. Voir e-reporting 2028.