Corriger, annuler ou créditer une facture émise en Belgique

Dès que le client a reçu une facture, vous ne la modifiez plus : vous la corrigez par une note de crédit qui y fait référence et, si quelque chose doit être facturé autrement, vous émettez une nouvelle facture sous un nouveau numéro. Seul un brouillon qui n'est jamais sorti d'OrdoGrid peut simplement être modifié. Ce guide vous aide à choisir la bonne correction, à appliquer les règles belges et à la réaliser dans OrdoGrid, y compris le solde et le remboursement qui en découlent.

Il s'adresse aux assujettis belges qui facturent avec OrdoGrid et aux comptables qui contrôlent leurs corrections. Si c'est un envoi Peppol qui a échoué, et non la facture qui est erronée, suivez Corriger un envoi Peppol en échec ou une facture Peppol refusée. Le contenu XML d'une note de crédit Peppol est expliqué dans Corriger une facture Peppol avec une note de crédit structurée.

Modifier, créditer, ou créditer et refacturer : décidez selon l'état de la facture

Cliquez sur la facture dans Factures : le panneau latéral affiche son statut et le panneau Règlement avec les paiements, les notes de crédit et le solde. OrdoGrid passe la facture en Envoyée lorsqu'elle est envoyée par e-mail ou que son envoi Peppol est accepté par le réseau (et non encore par le client), et un envoi Peppol apparaît aussi dans Peppol → Outbox.

Crédit partiel, crédit total ou nouvelle facture : décidez selon l'erreur

Créditer totalement puis refacturer quand la TVA, le régime, le client, l'adresse ou la description change est notre recommandation, pas une obligation légale : OrdoGrid n'a pas d'autre document rectificatif que la note de crédit, et chaque document porte alors un seul client, une seule base, un seul taux et un seul total cohérents. Votre comptable peut préférer une autre méthode, et accepter une correction plus légère pour une simple faute de frappe.

Ce que la loi belge exige d'une note de crédit

Document rectificatif

Nom légal (verbeterend stuk en néerlandais) du document qui corrige une facture après son émission. En pratique, et dans OrdoGrid, c'est une note de crédit.

• Quand. Un document rectificatif doit être émis lorsqu'une facture doit être corrigée après son émission. Il porte une référence à la facture qu'il rectifie, et vous en conservez une copie (arrêté royal n° 1, art. 12).
• Contenu. Une note de crédit peut prendre la forme d'une facture simplifiée (art. 13), sauf lorsqu'elle corrige une opération visée aux articles 14, §3, 15, §§1er et 2, 25ter ou 39bis du Code de la TVA (par exemple une vente à distance ou une livraison intracommunautaire exemptée) ou une opération pour laquelle la taxe est due par le cocontractant en vertu de l'article 51, §2 ou §4 (par exemple le régime du cocontractant dans la construction) : elle doit alors contenir toutes les mentions d'une facture complète (art. 5). Une note de crédit simplifiée contient au moins sa date et son numéro séquentiel ; vos nom, adresse du siège et numéro de TVA ; le numéro de TVA du client ou, à défaut, son nom et son adresse complète ; la nature des biens ou services ; la base d'imposition et le montant total de la TVA par taux ; et une référence spécifique et non équivoque à la facture initiale, avec les mentions qui sont modifiées.
• Numérotation et livres. Le numéro doit être séquentiel et unique, « basé sur une ou plusieurs séries » (art. 5, §1er, 1°), et les notes de crédit sont inscrites au même facturier de sortie que les factures (art. 14, §2). Une série distincte pour les notes de crédit est une pratique courante, pas une obligation légale ; voyez Numérotation des factures en Belgique.
• Format. Depuis le 1er janvier 2026, tout document qui modifie une facture électronique structurée et y fait référence est lui-même une facture électronique structurée, émise dans le même format (art. 53, §2bis du Code de la TVA, loi du 6 février 2024). Concrètement : une facture Peppol se corrige par une note de crédit Peppol (FAQ du SPF Finances, Q5). Une note de crédit de 2026 portant sur une facture PDF de 2025 n'est soumise à aucune exigence de format : un PDF convient si le client l'accepte (Q23).
• Mauvais destinataire. Une facture envoyée à la mauvaise société reste dans votre facturier de sortie, sa TVA est reprise dans votre déclaration si elle est exigible, et elle se corrige par une note de crédit (Q29). Le destinataire devrait la rejeter, par exemple par une réponse Peppol RE, et ne doit pas la comptabiliser (Q28).

La mention de reversement de TVA sur l'exemplaire du client

Lorsqu'une note de crédit vous permet de récupérer la TVA que vous aviez facturée (une restitution), l'arrêté royal n° 4, art. 4, §1er, vous impose d'établir le document rectificatif indiquant le montant à restituer, de l'inscrire dans un registre tenu à cet effet et, dans les situations visées à l'article 79 du Code de la TVA, d'adresser au client un exemplaire portant la mention :

« T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite »

Le client qui avait déduit cette TVA la reverse en grille 63 de sa déclaration TVA. Vous récupérez la TVA dans la déclaration de la période au cours de laquelle la cause de la restitution est survenue, et non en corrigeant la déclaration d'origine (AR n° 4, art. 5, §1er, tel que remplacé par l'arrêté royal du 20 février 2004).

Les notes de crédit concernées par l'article 79 dépendent du motif de la restitution : faites confirmer ce point par votre comptable. OrdoGrid ajoute la mention à toute note de crédit qui restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA. Nous ne citons que le texte français de l'arrêté, tel que repris dans la compilation consolidée des arrêtés royaux TVA du SPF Finances ; pour une note de crédit dans une autre langue, faites contrôler par votre comptable le libellé qu'OrdoGrid imprime dans cette langue.

Ce qu'OrdoGrid verrouille et conserve une fois la facture émise

• Montants verrouillés. Dès qu'une facture a un paiement enregistré, ou a été préparée ou envoyée sur Peppol, ses lignes, prix, TVA, réductions, client et numéro ne peuvent plus changer (erreur DOCUMENT_FINANCIAL_CONTENTS_LOCKED). Les notes et autres champs non financiers restent modifiables. Toute note de crédit est verrouillée de la même façon dès son premier enregistrement.
• Les factures envoyées uniquement par e-mail ne sont pas verrouillées. À l'ouverture, OrdoGrid affiche Éditer ce document ?, et Éditer quand même régénère le PDF à l'enregistrement. Le client garde l'ancien PDF sous le même numéro : n'utilisez cette option que si vous êtes certain que le client n'a jamais reçu la facture. Si vous modifiez les lignes, les montants ou le client, le Document original affiche ensuite la nouvelle version : OrdoGrid ne conserve plus le PDF reçu par le client.
• L'original reste disponible. Règlement donne accès au Document original (le PDF tel qu'émis) et au Relevé actuel (un relevé daté des paiements et des notes de crédit). Pour les envois Peppol, OrdoGrid archive le XML et le PDF exacts transmis, téléchargeables depuis Peppol → Outbox.
• Suppression. Seul un brouillon sans paiement, sans transmission Peppol, sans document lié et sans lien de paiement peut être supprimé. Une note de crédit liée à une facture ne peut jamais être supprimée.

Créer et envoyer une note de crédit dans OrdoGrid

Il vous faut le rôle de propriétaire ou d'administrateur.

1. Partez de la facture. Dans Factures, cochez une seule facture et cliquez sur Note de crédit. Vous pouvez aussi ouvrir Notes de Crédit, cliquer sur Nouvelle note de crédit et choisir la facture dans Sélectionner une facture. Dans les deux cas, vous partez d'une facture qui existe déjà dans OrdoGrid.
2. Vérifiez le préremplissage. La note de crédit reprend le client, les lignes et le régime de TVA de la facture. Facture d'origine affiche le Numéro et la Date d'origine, et Notes indique « Note de crédit pour la facture » suivi du numéro. N° propose le numéro suivant de la série des notes de crédit (NC-2026-0001, NC-2026-0002… par défaut) et Date est la date du jour.
3. Fixez le montant. Pour un crédit total, gardez toutes les lignes. Pour un crédit partiel, supprimez les lignes non créditées ou réduisez la Quantité ou le Prix Unitaire. Gardez des montants positifs : c'est le type de document qui en fait un crédit. Laissez les Options de TVA comme sur l'original ; si le régime lui-même était erroné, créditez totalement et refacturez.
4. Indiquez le motif dans Notes après le texte prérempli, par exemple « taux de TVA erroné (21 % au lieu de 12 %) ». Vous ne saisissez pas la mention de reversement : OrdoGrid l'ajoute lorsqu'elle s'applique.
5. Contrôlez avec Aperçu du PDF : numéro et date d'origine, lignes, totaux. La note de crédit ne peut pas dépasser ce qui reste à créditer sur la facture ; sinon l'enregistrement échoue avec le message « Le montant de la note de crédit dépasse la capacité restante de la facture. »
6. Enregistrez (Enregistrer). Dès cet instant, les montants de la note de crédit sont figés, elle ne peut plus être supprimée et elle réduit déjà le solde de la facture.
7. Envoyez-la comme l'original. Cliquez sur Envoyer, choisissez le canal, puis cliquez sur Sauvegarder & Envoyer :
   • Original envoyé sur Peppol : laissez Envoi électronique via Peppol coché (OrdoGrid le coche lorsqu'il trouve le client sur le réseau) et décochez Email, précoché lorsque le client a une adresse e-mail. Depuis la liste, le bouton en forme de globe Envoyer à Peppol envoie uniquement sur Peppol. Depuis le 8 septembre 2026, le forum des prestataires de services Peppol belges recommande de ne pas envoyer de copie par e-mail à un client qui reçoit via Peppol, car elle risque d'être comptabilisée deux fois (une recommandation, pas une interdiction).
   • Original envoyé par e-mail : utilisez uniquement Email.
8. Vérifiez la livraison dans Peppol → Outbox avec Vérifier. Traité signifie livré sur le réseau, pas accepté par le client.
9. Mettez à jour le statut si vous le suivez. Lorsque la note de crédit est acceptée pour livraison sur Peppol, OrdoGrid la passe automatiquement de Brouillon à Envoyée. L'envoi par e-mail ne change pas son statut, et les autres statuts (Traitée…) ne changent que lorsque vous les modifiez avec Statut.

Sur Peppol, OrdoGrid envoie un CreditNote UBL (code de type 381) qui porte le numéro de la facture d'origine comme référence à la facture précédente (BG-3, BT-25). Une note de crédit ne rembourse rien à elle seule : le bloc Remboursement de la barre latérale le rappelle et, pour une facture OrdoGrid, propose Ouvrir la facture d'origine, où vous enregistrez l'argent rendu, comme expliqué ci-dessous.

Effet d'une note de crédit sur le solde et les remboursements

Rouvrez la facture d'origine : son panneau Règlement affiche désormais le crédit.

Enregistrer un remboursement n'apparaît que tant que À rembourser est supérieur à zéro, et le montant remboursé ne peut pas dépasser ce solde. Complétez Montant, Méthode (par exemple Virement bancaire), Date du mouvement (UTC) et Référence, puis cochez Je confirme que ce montant a déjà été reçu ou remboursé. N'enregistrez le remboursement qu'une fois l'argent sorti de votre compte. Un remboursement ou un paiement enregistré par erreur s'annule avec Annuler le remboursement ou Annuler le paiement : OrdoGrid ne modifie jamais un mouvement, il ajoute une annulation qui reste visible dans l'Historique des mouvements.

OrdoGrid n'impute pas un crédit sur une autre facture. Si le client préfère déduire le crédit d'une facture ultérieure plutôt que d'être remboursé, convenez-en par écrit et demandez à votre comptable comment l'enregistrer ; n'enregistrez jamais un remboursement qui n'a pas eu lieu.

Émettre la facture de remplacement

1. Créez-la avec Nouvelle facture, ou utilisez Dupliquer sur l'original et corrigez la copie. Une nouvelle facture peut aussi reprendre les lignes via Importer depuis une facture.
2. Vérifiez que N° affiche un nouveau numéro dans la série des factures. Ne réutilisez jamais le numéro crédité : chaque numéro doit identifier une seule facture, et OrdoGrid refuse un numéro déjà existant.
3. Reprenez les références du client : le N° bon de commande s'il en utilise un, l'échéance convenue et une nouvelle communication structurée plutôt que celle de la facture créditée.
4. Nous recommandons une ligne dans Notes telle que « Remplace la facture F-2026-0042, créditée par la note de crédit NC-2026-0005 », pour que le client puisse rapprocher les documents.
5. Envoyez-la par le même canal que la note de crédit.

Exemple 1 : mauvais taux de TVA sur une facture Peppol

Le Domaine des Hêtres SRL, à Durbuy, accueille un séminaire de Peeters Consultancy BV (Louvain) du 20 au 22 avril 2026 : 20 nuitées à 50,00 €. Depuis le 1er mars 2026, le logement meublé est taxé à 12 % (6 % auparavant), mais la ligne de facture a gardé le taux par défaut d'OrdoGrid, 21 %.

1. Le comptable de Peeters signale le taux le 28 avril ; rien n'est encore payé.
2. Dans Factures, la comptable du Domaine des Hêtres coche F-2026-0042 et clique sur Note de crédit. Ligne, taux de 21 % et client sont préremplis ; elle garde tout.
3. Dans Notes, elle écrit : « Note de crédit pour la facture F-2026-0042 – taux de TVA erroné (21 % au lieu de 12 %). » OrdoGrid ajoute lui-même « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite », car la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA.
4. Elle contrôle l'aperçu et enregistre, puis, dans Envoyer, laisse Envoi électronique via Peppol coché, décoche Email et clique sur Sauvegarder & Envoyer. L'Outbox affiche Traité.
5. F-2026-0042 affiche maintenant Notes de crédit 1 210,00 € et Solde à payer 0,00 €, et Annulée dans la liste.
6. Elle duplique F-2026-0042, passe la ligne à 12 %, vérifie le nouveau numéro F-2026-0047, ajoute « Remplace la facture F-2026-0042 » et l'envoie sur Peppol. Peeters paie 1 120,00 €.

Effet sur la TVA : le Domaine des Hêtres récupère 210,00 € par la note de crédit et doit 120,00 € sur la nouvelle facture, soit 90,00 € de moins au total. La part des 210,00 € que Peeters a déduite est reversée en grille 63 de sa déclaration TVA.

Exemple 2 : crédit partiel après paiement du client

Studio Lambert SRL (Namur) facture à Atelier Claes BV (Gand) 10 jours de développement web à 650,00 € : facture F-2026-0051 du 30 avril 2026, 6 500,00 € HTVA + 1 365,00 € de TVA à 21 % = 7 865,00 €. Claes paie l'intégralité le 12 mai ; le paiement est enregistré avec Enregistrer un paiement. Le 18 mai, les deux parties constatent qu'une journée n'a pas été prestée.

1. La note de crédit NC-2026-0006 est créée depuis F-2026-0051 avec la Quantité ramenée de 10 à 1 : 650,00 € HTVA, 136,50 € de TVA, 786,50 € au total. Notes : « Note de crédit pour la facture F-2026-0051 – une journée non prestée » ; OrdoGrid ajoute lui-même la mention de reversement.
2. Après enregistrement et envoi, Règlement sur F-2026-0051 affiche Total de la facture 7 865,00 €, Paiements (acomptes inclus) 7 865,00 €, Notes de crédit 786,50 €, Solde à payer 0,00 € et À rembourser 786,50 €.
3. Studio Lambert vire 786,50 € le 20 mai et clique sur Enregistrer un remboursement : montant 786,50, méthode Virement bancaire, référence « Remboursement NC-2026-0006 », confirmation cochée. Remboursements effectués affiche 786,50 €, et la ligne À rembourser disparaît : plus rien n'est dû au client.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Pas une note de crédit : factures impayées et abandons de créance

Un client qui ne paie pas n'est pas une raison d'émettre une note de crédit : la facture était correcte. Suivez le solde comme expliqué dans Suivre une facture et enregistrer un paiement partiel.

• Les statuts de rappel (1er rappel, 2e rappel, Dernier rappel, Recouvrement) et Abandonnée servent à votre propre suivi. Ils n'envoient rien, ne créent aucune note de crédit et ne changent rien à la TVA.
• La récupération de la TVA sur une facture qui ne sera jamais payée relève de règles de restitution distinctes pour perte de créance, avec leurs propres conditions. Consultez votre comptable avant d'émettre le moindre document à cet effet.
• Si le client paie finalement, repassez la facture Abandonnée en Brouillon. OrdoGrid vous demande de confirmer dans Réactiver une facture abandonnée après avoir vérifié les notes de crédit et écritures comptables liées. Enregistrez ensuite le paiement.

Les preuves à conserver

Conservez ces documents 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), et plus longtemps pour les documents liés à la révision de la TVA sur des biens immobiliers :

• la facture d'origine : le PDF Document original et, pour Peppol, le XML depuis Peppol → Outbox (conserver le XML d'origine est vivement recommandé) ;
• le PDF et le XML de la note de crédit, avec la référence à l'original ;
• le motif : l'e-mail du client, sa réponse Peppol ou votre accord écrit sur la réduction ;
• pour les remboursements, la ligne de l'extrait de compte correspondant à l'enregistrement du remboursement ;
• la facture de remplacement.

Transmettez les documents ensemble à votre comptable en précisant la période de déclaration TVA de la note de crédit. Pour un export groupé, sélectionnez des lignes dans Factures ou Notes de Crédit et cliquez sur Télécharger (info-bulle : Télécharger en ZIP) ; sur la page Peppol, sélectionnez des lignes et téléchargez un ZIP avec les dossiers xml/ et pdf/. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne donne aucune garantie de conservation.

Questions fréquentes

Puis-je simplement modifier une facture que le client n'a pas encore payée ?

Seulement si elle n'a jamais été envoyée. Dès que le client l'a reçue par e-mail ou sur Peppol, la loi belge exige un document rectificatif qui y fait référence (arrêté royal n° 1, art. 12). OrdoGrid verrouille les montants après un envoi Peppol ou un paiement enregistré ; une facture envoyée uniquement par e-mail reste modifiable, mais le client garderait une autre version sous le même numéro.

Les notes de crédit doivent-elles avoir leur propre série de numéros ?

Non. La loi autorise une ou plusieurs séries et impose d'inscrire les notes de crédit au même facturier de sortie que les factures. OrdoGrid utilise par défaut une série NC- distincte. Vous pouvez en modifier le format dans Profil entreprise → Formats de numérotation, mais chaque type de document garde son propre compteur : gardez donc un préfixe distinct de celui de vos factures.

La note de crédit d'une facture Peppol doit-elle faire référence à l'original ?

Oui. Elle doit passer par Peppol, dans le même format que l'original, et la loi belge exige une référence spécifique et non équivoque à la facture corrigée. Peppol BIS Billing rend la référence à la facture précédente (BG-3) facultative, mais OrdoGrid la remplit toujours avec le numéro d'origine, et le PDF affiche le numéro et la date d'origine.

Dois-je ajouter la mention « TVA à reverser à l'Etat » sur ma note de crédit ?

L'arrêté royal n° 4 l'exige sur l'exemplaire du client dans les situations visées à l'article 79 du Code de la TVA, lorsque vous récupérez de la TVA par la note de crédit. Faites confirmer par votre comptable les notes de crédit concernées. OrdoGrid l'ajoute automatiquement à toute note de crédit qui restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA, sur le PDF et dans le XML Peppol : vous n'avez pas à la saisir.

Le client a déjà payé. Comment gérer le remboursement ?

Après la note de crédit, le Règlement de la facture affiche À rembourser. Remboursez le client, puis cliquez sur Enregistrer un remboursement avec le montant, la méthode, la date et la référence bancaire. N'enregistrez rien tant que l'argent n'est pas réellement sorti de votre compte.

Puis-je supprimer une note de crédit créée par erreur ?

Non. Une note de crédit liée à une facture ne peut jamais être supprimée et ses montants sont figés dès le premier enregistrement. Demandez à votre comptable comment neutraliser son effet, par exemple par une nouvelle facture pour le montant crédité par erreur.

Un rejet Peppol annule-t-il ma facture ?

Non. Une réponse RE indique que l'acheteur ne traitera pas la facture, mais celle-ci reste dans votre facturier de sortie. Cherchez le motif : si elle est erronée ou a été envoyée à la mauvaise société, corrigez-la par une note de crédit totale et, si nécessaire, une nouvelle facture.