Indépendants sur Peppol en Belgique : obligations et mise en place

Si vous travaillez à votre compte en Belgique, comme indépendant, freelance ou indépendant à titre complémentaire, les règles de la facturation électronique s'appliquent à vous comme aux sociétés. Lorsque vous facturez une entreprise établie en Belgique et identifiée à la TVA, la facture légale est une facture électronique structurée, envoyée par défaut via Peppol, et vous devez pouvoir recevoir de telles factures de vos propres fournisseurs. Ne pas avoir de personnel, réaliser un petit chiffre d'affaires ou appliquer le régime de la franchise n'y change rien.

Ce guide vous aide à déterminer ce qui s'applique à vous et à mettre en place l'envoi et la réception dans OrdoGrid. La configuration détaillée figure dans configurer Peppol dans OrdoGrid, votre premier envoi dans envoyer votre première facture Peppol et les factures sous franchise dans franchise TVA des petites entreprises : facturation. Les libellés sont cités tels qu'ils apparaissent à l'écran.

L'obligation vous concerne-t-elle ?

Ce que la loi impose. Depuis le 1er janvier 2026, l'article 53, § 2bis, du Code de la TVA (loi du 6 février 2024, modifié par la loi du 10 février 2026) oblige un assujetti établi en Belgique à émettre une facture électronique structurée pour les opérations effectuées sous son numéro de TVA belge envers un assujetti établi en Belgique tenu de communiquer son numéro de TVA belge. Ce client doit pouvoir la recevoir. Le format par défaut est Peppol BIS via le réseau Peppol (art. 13ter de l'arrêté royal n° 1) ; un autre format EN 16931 exige un accord. Rien ne dépend de la forme juridique, de la taille ou du chiffre d'affaires.

Un indépendant en personne physique est inscrit à la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) ; son numéro de TVA est BE suivi de son numéro d'entreprise à dix chiffres. Vos obligations dépendent de votre régime TVA :

Sources : la page du SPF Finances sur le champ d'application et la FAQ B2B (en anglais), dont la question 2 confirme que l'obligation s'applique si vous recourez au régime de franchise des petites entreprises. Le tableau vaut aussi pour une activité complémentaire. Un doute sur votre ligne ? Demandez d'abord à votre expert-comptable.

Quels clients reçoivent une facture Peppol ?

La solution de repli est prévue à l'article 53, § 2bis, alinéa 6, appliqué par le SPF Finances depuis le 1er janvier 2026 et inscrit dans la loi depuis le 20 février 2026. Détails et preuves : client absent de Peppol.

Ce qu'il vous faut : un identifiant Peppol, l'envoi et la réception

Identifiant Peppol

Votre adresse sur le réseau Peppol. Pour un indépendant belge, c'est 0208, deux-points et les dix chiffres du numéro d'entreprise, par exemple 0208:1023458777 pour le numéro de TVA BE 1023.458.777. Ce n'est jamais votre numéro de registre national.

• L'identifiant. Le SPF Finances exige que toute entreprise belge présente sur Peppol soit inscrite au moins sous le schéma 0208 avec son numéro d'entreprise ; les prestataires y sont tenus contractuellement. Un prestataire peut ajouter votre numéro de TVA sous le schéma 9925 comme identifiant supplémentaire. Vos fournisseurs peuvent adresser leurs factures à votre numéro d'entreprise sans vous demander d'identifiant Peppol, et vous ne devez pas non plus en demander à vos clients (FAQ B2B, question 15).
• L'envoi. Un logiciel de facturation qui produit des factures Peppol BIS et les remet à un point d'accès certifié. OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié.
• La réception. Un seul prestataire reçoit pour votre identifiant à la fois. Si le logiciel de votre expert-comptable ou votre banque vous a déjà inscrit, conservez cette inscription et envoyez depuis OrdoGrid en envoi seul.
• La vérification. Sur lookup.peppol.org, l'outil indiqué par le SPF Finances, saisissez 0208: et le numéro d'entreprise : il montre si un identifiant peut recevoir, pas s'il peut envoyer. Le Peppol Directory (directory.peppol.eu), un annuaire public distinct, est facultatif et mis à jour avec retard : une absence dans cet annuaire ne signifie pas qu'on ne peut pas vous joindre.

L'absence des moyens techniques d'émettre et de recevoir des factures structurées est punie d'une amende de 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour chacune des suivantes (annexe de l'arrêté royal n° 44, complétée par l'arrêté royal du 8 juillet 2025). La tolérance du premier trimestre 2026 a pris fin le 31 mars 2026.

Configurer OrdoGrid en six étapes

1. Vérifiez votre profil. Dans Profil entreprise (modifiable par le propriétaire et les administrateurs), saisissez votre numéro de TVA dans Numéro de TVA (Optionnel). Il doit commencer par BE : OrdoGrid n'envoie sur Peppol que pour les numéros de TVA belges. Pour Nom de l'entreprise, nous recommandons votre nom tel qu'inscrit à la BCE : OrdoGrid le publie sur Peppol quand vous activez la réception.
2. Signez l'autorisation. Ouvrez Facturation → Peppol : tant que vous n'avez pas signé, la page affiche Autorisation Peppol. Vérifiez Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Il s'agit d'un nom saisi et d'une case cochée, pas d'une signature électronique qualifiée.
3. Choisissez la réception. Sur Réception Peppol, OrdoGrid recherche votre numéro. Avec Pas encore trouvé sur le réseau Peppol, cliquez sur Activer la réception : OrdoGrid inscrit 0208: suivi de votre numéro d'entreprise. Avec Déjà inscrit sur le réseau Peppol, un autre prestataire reçoit pour vous : cliquez sur Continuer en envoi seul, ou transférez votre réception comme l'explique configurer Peppol dans OrdoGrid.
4. Contrôlez le résultat. Sur Peppol → Statut : Envoi (Outbox) indique Autorisé ; Réception (Inbox) indique Enregistré, ou Non enregistré en envoi seul ; le badge de mode affiche Envoi + réception ou Envoi seul. Annuaire Peppol montre votre Identifiant Peppol.
5. Préparez vos clients. Dans Base Clients, cliquez sur Ajouter un client, choisissez Assujetti à la TVA ou Particulier sous Type de client et saisissez le N° de TVA ; pour un numéro belge, OrdoGrid complète le nom et l'adresse depuis le Registre belge (BCE). Peppol est vérifié à l'envoi, pas ici.
6. Envoyez. Créez la facture avec Nouvelle facture, cliquez sur Envoyer, laissez Envoi électronique via Peppol coché et cliquez sur Sauvegarder & Envoyer. Dans Peppol → Outbox, Traité signifie livré sur le réseau, ni accepté ni payé. La livraison prend en général de quelques minutes à quelques heures ; le SPF Finances conseille de contacter votre prestataire si la livraison prend plus d'un jour ouvrable.

OrdoGrid n'a pas de mode test Peppol : votre premier envoi arrive chez votre client, vérifiez donc d'abord la facture avec Aperçu du PDF. En octobre 2026, la page des tarifs annonce, pour le plan Gratuit, la réception illimitée et un envoi Peppol par mois ; un envoi supplémentaire ce mois-là affiche Limite du plan gratuit atteinte. Les plans : Facturation & Abonnement dans le menu du profil.

Exemple chiffré : Léa Dumont, graphiste à Liège

Léa Dumont est indépendante en personne physique à Liège : numéro d'entreprise 1023.458.777, numéro de TVA BE 1023.458.777, régime normal, documents en français. Son identifiant Peppol est 0208:1023458777. Elle travaille pour une agence événementielle, des particuliers et, de temps en temps, une agence néerlandaise.

Léa est joignable, a envoyé une facture structurée et en a reçu une. Si elle utilisait le plan Gratuit, F-2026-0042 consommerait l'envoi Peppol d'octobre, et envoyer aussi F-2026-0044 via Peppol afficherait Limite du plan gratuit atteinte.

Variantes. Sous le régime de la franchise, F-2026-0042 indiquerait 1 200,00 € sans TVA avec la mention « Régime particulier de la franchise de taxe », et partirait toujours via Peppol. L'option Régime de la franchise de taxe d'OrdoGrid imprime cette mention sur ses documents en français, y compris le PDF joint à la facture Peppol, et l'envoie dans les données structurées : dans la note au niveau du document (BT-22) et, pour la catégorie de TVA E, comme motif d'exonération (BT-120) (facturation sous franchise). Si le logiciel de son expert-comptable l'avait déjà inscrite, OrdoGrid aurait affiché lundi Déjà inscrit sur le réseau Peppol : elle aurait continué en envoi seul et la facture de l'imprimeur serait arrivée dans ce logiciel.

Les erreurs fréquentes des indépendants, et que faire à la place

Passer en société. Une nouvelle SRL reçoit son propre numéro d'entreprise, donc son propre identifiant Peppol. Dans OrdoGrid, créez-la avec Créer une nouvelle entreprise, puis signez l'autorisation et activez la réception dans cette entreprise. Ne libérez la réception de votre numéro d'indépendant (Libérer la réception sous Statut) que lorsqu'aucun fournisseur n'a plus de factures à adresser à ce numéro, à une date convenue avec votre expert-comptable.

La déduction de 120 % des frais de facturation électronique

Ce que prévoit la loi. Les indépendants et les petites sociétés peuvent déduire 120 % de leurs frais directs de facturation électronique pour les périodes imposables 2024 à 2027 : abonnements à un logiciel de facturation, frais de conseil pour répondre à la nouvelle obligation et surcoût de facturation électronique d'un abonnement existant s'il est mentionné séparément sur la facture. Les amortissements ne sont jamais admissibles (loi du 6 février 2024 ; page du SPF Finances sur les incitants fiscaux).

Exemple : un abonnement de 15,00 € par mois hors TVA, soit 180,00 € pour 2026, donne une déduction de 216,00 € au lieu de 180,00 €. Classez ces factures à part et demandez à votre expert-comptable d'appliquer la déduction.

Les preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures envoyées et reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) : F-2026-0042 jusqu'au 31 décembre 2033, avec authenticité, intégrité et lisibilité garanties pendant toute cette durée.

Ce qu'OrdoGrid conserve. Votre autorisation (signataire, déclaration, numéro de TVA, date) et, pour chaque envoi Peppol, le XML et le PDF exacts. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal.

Ce que nous recommandons :

1. Une capture datée de lookup.peppol.org et de Peppol → Statut après la configuration et après tout changement de prestataire.
2. En envoi seul, la confirmation écrite du prestataire qui reçoit pour vous.
3. Pour chaque facture de repli, une trace datée montrant que le client ne pouvait pas recevoir (le message Peppol — ignoré ou une capture de la recherche), l'e-mail envoyé et l'accord du client pour recevoir des PDF par e-mail.
4. Chaque mois, un ZIP de vos documents Peppol (sélectionnez les lignes sur la page Peppol et téléchargez) : il contient le XML d'origine, que nous vous recommandons vivement de conserver.
5. Les factures de vos frais de facturation électronique, pour la déduction de 120 %.

Questions fréquentes

Un indépendant ou un freelance doit-il utiliser Peppol en Belgique ?

Oui, si vous êtes établi en Belgique, identifié à la TVA et que vous facturez des entreprises établies et identifiées à la TVA en Belgique : depuis le 1er janvier 2026, ces factures doivent être structurées, via Peppol par défaut. Vous devez aussi pouvoir recevoir. La forme juridique, la taille et le chiffre d'affaires n'y changent rien. Exceptions : sous le régime forfaitaire, vous n'avez pas à émettre mais devez pouvoir recevoir ; sous le régime agricole particulier, vous devez pouvoir recevoir et n'émettez aucune facture pour les opérations du régime (l'acheteur les documente par un bordereau d'achat), mais les opérations hors régime restent soumises à l'obligation d'émission ; avec uniquement des opérations exemptées par l'art. 44, aucune des deux obligations ne s'applique.

Je suis sous le régime de la franchise : dois-je envoyer des factures Peppol ?

Oui. Le SPF Finances indique que l'obligation s'applique au régime de franchise. Vos factures aux entreprises belges assujetties partent via Peppol, sans TVA et avec la mention de franchise, et vous devez pouvoir recevoir.

Mon identifiant Peppol est-il mon numéro de TVA ou mon numéro de registre national ?

Votre identifiant Peppol belge est 0208 suivi de votre numéro d'entreprise à dix chiffres, soit les chiffres de votre numéro de TVA sans BE. Votre numéro de registre national n'est jamais utilisé. Un prestataire peut ajouter votre numéro de TVA sous le schéma 9925 comme identifiant supplémentaire.

La plupart de mes clients sont des particuliers : ai-je quand même besoin de Peppol ?

Pas pour ces clients : les factures aux particuliers sont hors obligation. Mais si vous achetez auprès d'entreprises belges, vous devez pouvoir recevoir leurs factures structurées.

Mon fournisseur m'envoie encore des factures PDF par e-mail : que faire ?

Demandez-lui d'envoyer via Peppol à votre numéro d'entreprise. Un fournisseur qui ne peut pas envoyer s'expose à des amendes et vous pouvez en principe refuser sa facture, mais vous gardez votre droit à déduction sur une facture émise sous une autre forme (FAQ B2B, question 7).

Un client belge assujetti n'est pas sur Peppol : puis-je lui envoyer un PDF ?

Oui, s'il ne peut techniquement pas recevoir : vous émettez alors la facture sur papier ou, si le client accepte un envoi électronique par un canal sûr, en PDF par e-mail, et elle est valable. Gardez la preuve de la vérification négative et ne renvoyez pas la facture via Peppol une fois le client inscrit sur le réseau.

Puis-je tester Peppol dans OrdoGrid avant d'envoyer une vraie facture ?

Non. OrdoGrid n'a pas de mode test ni de bac à sable Peppol : chaque envoi arrive chez le vrai destinataire. Vérifiez l'aperçu PDF, puis envoyez une vraie facture ; pour tester la réception, demandez à un fournisseur habituel d'envoyer sa prochaine facture via Peppol.

Peppol transmet-il mes factures à l'administration fiscale ?

Pas aujourd'hui : selon le SPF Finances, aucune donnée de facture n'est transmise à l'administration dans la phase actuelle. Le 18 juillet 2026, le Conseil des ministres a approuvé un avant-projet de loi sur le rapportage électronique en temps quasi réel ; ce n'est pas encore une loi et aucune date de début officielle n'est fixée.