Mettre vos clients sur Peppol : méthode pour les experts-comptables

Cette méthode s'adresse aux cabinets d'expertise comptable, aux comptables et aux conseillers fiscaux qui mettent un portefeuille de clients belges sur Peppol. Elle propose une même routine pour chaque client : déterminer ce que la loi exige de lui, régler le mandat et les accès, mettre en place ou confirmer l'inscription, la prouver par de vraies factures, puis consigner qui en est responsable. Les étapes utilisent OrdoGrid ; les règles de périmètre et les questions de mandat valent quel que soit le logiciel du client.

Le détail écran par écran se trouve dans Configurer Peppol dans OrdoGrid ; les groupes et unités TVA, dans Groupes belges sur Peppol. Les écrans Peppol et plusieurs autres libellés d'OrdoGrid (comme Profil entreprise et Changer d'entreprise) restent en français dans toutes les langues de l'interface.

Ce que la loi exige de chaque client

L'obligation s'applique depuis le 1er janvier 2026. Un assujetti établi en Belgique doit émettre une facture électronique structurée, ou la faire émettre en son nom, pour ses livraisons de biens et prestations de services à un assujetti établi en Belgique tenu de communiquer son numéro de TVA belge. Il doit aussi pouvoir en recevoir, lui-même ou par un tiers agissant pour son compte (art. 53, §2bis du Code de la TVA, inséré par la loi du 6 février 2024). Le format et le canal par défaut sont Peppol BIS via le réseau Peppol (art. 13ter de l'arrêté royal n° 1).

L'obligation reste celle du client. Votre cabinet peut être le tiers qui reçoit ou qui émet, mais l'obligation et l'amende restent à charge du client. L'absence de moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir est sanctionnée d'une amende de 1 500 € pour une première infraction, de 3 000 € pour la deuxième et de 5 000 € par infraction suivante ; une infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au plus tôt trois mois après la précédente ayant donné lieu à une amende (arrêté royal du 8 juillet 2025). La tolérance générale a pris fin le 31 mars 2026, celle pour l'autofacturation le 30 juin 2026 ; le SPF Finances ne renonce plus à l'amende qu'exceptionnellement (communiqué du 7 avril 2026).

Il existe une solution de repli, pas une dispense. Si le destinataire (le client de votre client) ne peut techniquement pas recevoir, le fournisseur émet quand même une facture papier ou PDF, et ce destinataire reste en infraction à sa propre obligation de réception (art. 53, §2bis, alinéa 6, ajouté par la loi du 10 février 2026).

Périmètre selon le type de client

Source : SPF Finances, pour qui la facturation électronique est obligatoire. Les factures aux particuliers et les factures transfrontalières ne relèvent pas de l'obligation de 2026 (l'obligation belge). Si un statut est incertain (établissement, activité mixte, faillite), tranchez-le d'abord dans votre dossier fiscal et notez la conclusion.

Régler le mandat et les accès avant toute manipulation

La mise sur Peppol implique deux actes qu'une lettre de mission générale couvre rarement : quelqu'un déclare à un prestataire Peppol qu'il peut agir pour le client, et quelqu'un contrôle l'endroit où arrivent les factures du client. Convenez des deux par écrit.

Qui signe l'autorisation Peppol

L'envoi depuis OrdoGrid exige une Autorisation Peppol pour le numéro de TVA du client. La personne indiquée sous Nom complet du signataire déclare être autorisée à envoyer au nom de l'entreprise ; si le client n'est pas encore sur Peppol, également à l'inscrire et à recevoir. OrdoGrid enregistre le nom saisi, le compte utilisateur, le numéro de TVA et la date ; il ne s'agit pas d'une signature électronique qualifiée.

Nous ne connaissons aucune règle légale désignant le signataire. Nous recommandons que l'indépendant, un administrateur ou un gérant signe depuis son propre compte OrdoGrid, ou que vous signiez en vertu d'un mandat écrit couvrant l'inscription Peppol, l'envoi et la réception au nom du client. Le champ est prérempli avec le nom de l'utilisateur connecté et reste modifiable : ne saisissez jamais le nom du dirigeant ou de l'indépendant alors que vous êtes connecté avec votre propre compte, car OrdoGrid enregistre votre compte comme signataire.

Qui contrôle la société dans OrdoGrid

Acceptez une invitation sous Invitations en attente dans le menu du profil, puis passez d'un client à l'autre avec Changer d'entreprise. Chaque document, autorisation Peppol et clé API appartient à une seule société.

Liste de contrôle du mandat

1. Entité, numéro d'entreprise et décision de périmètre.
2. Qui signe l'Autorisation Peppol, et votre mandat si c'est vous.
3. Qui est propriétaire et qui est administrateur dans OrdoGrid.
4. Qui peut activer, conserver ou libérer la réception, et changer de prestataire.
5. Qui surveille la boîte de réception, et son suppléant.
6. Qui peut émettre factures et notes de crédit au nom du client.
7. Qui crée et détient les clés API, si une intégration est utilisée.

Trier chaque client selon son inscription

Sur lookup.peppol.org, l'outil vers lequel renvoie le SPF Finances, saisissez 0208: suivi des dix chiffres du numéro d'entreprise, par exemple 0208:0123456749. Si rien n'est trouvé, essayez aussi 9925:BE suivi du numéro (par exemple 9925:BE0123456749) : certains participants ne sont encore inscrits que sous leur numéro de TVA. Le résultat indique si le client peut recevoir, pas s'il peut envoyer. Demandez aussi au client si une banque, un logiciel comptable ou un ancien outil de facturation l'a inscrit.

Identifiant Peppol

L'adresse d'une entreprise belge sur Peppol : le schéma 0208, le signe deux-points et les dix chiffres du numéro d'entreprise. L'Autorité Peppol belge impose que chaque participant belge soit au moins identifié ainsi ; le numéro de TVA (schéma 9925) peut s'y ajouter, pas le remplacer.

OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié et ne prend pas en charge les clés de migration Peppol. Chaque identifiant n'est enregistré qu'auprès d'un seul SMP (spécification SML, §2.1) : une inscription oubliée bloque donc la nouvelle au lieu de partager les livraisons. Changement de prestataire : changer de point d'accès Peppol.

La routine par client dans OrdoGrid

1. Obtenez l'accès. Le client vous invite comme Administrateur sous Équipe (Inviter un membre). Acceptez sous Invitations en attente et sélectionnez le client avec Changer d'entreprise.
2. Vérifiez les données de la société dans Profil entreprise : dénomination comme à la BCE, adresse, numéro de TVA commençant par BE.
3. Faites signer l'autorisation. En ouvrant Peppol, vous arrivez sur Autorisation Peppol tant que le numéro de TVA n'est pas autorisé. Le signataire remplit Nom complet du signataire, coche la case et clique sur Signer et confirmer l'autorisation. Faites d'abord une capture d'écran de la Déclaration d'autorisation : l'onglet Statut n'affichera ensuite que le signataire et la date, pas le texte.
4. Choisissez la réception sur Réception Peppol, selon le tableau de tri.
5. Contrôlez l'onglet Statut. Réception (Inbox) affiche Enregistré, ou le bandeau affiche Mode : Envoi seul ; Identifiant Peppol donne l'identifiant et Access point de réception (s'il s'affiche) le prestataire qui reçoit : Notre access point ou Autre prestataire ; Autorisations (n) affiche « Signé par … ». Refaites la recherche sur lookup.
6. Prouvez la réception, puis l'envoi, avec de vraies factures (section suivante).
7. Désignez qui surveille la boîte. Propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail du type « [Peppol] 2 nouveaux documents reçus » ; décidez quelle boîte mail y donne suite.
8. Mettez à jour le suivi du portefeuille et classez les preuves.

Prouver avec de vraies factures : il n'y a pas de mode test

OrdoGrid n'a pas de mode test ni de bac à sable Peppol, et une facture envoyée via Peppol est une vraie facture avec un vrai numéro. N'envoyez jamais de « facture de test » à un participant quelconque : il faudrait l'annuler par une note de crédit. Prouvez la configuration avec des documents qui devaient de toute façon être émis.

Réception. La preuve la plus simple est votre propre facture d'honoraires au client : en tant que fournisseur belge assujetti, vous devez de toute façon l'envoyer en facture structurée. Envoyez-la à l'identifiant 0208: du client et vérifiez qu'elle apparaît dans son Inbox avec la mention NOUVEAU. Sélectionnez la ligne et téléchargez-la : le ZIP contient un dossier xml/ et un dossier pdf/. Pour un client en envoi seul, la facture arrive chez l'autre prestataire : demandez à la personne qui surveille cette boîte de confirmer la réception par écrit, et classez cette confirmation.

Envoi. Utilisez la prochaine vraie facture de votre client à l'un de ses clients professionnels belges présents sur Peppol. Envoyer ouvre la fenêtre d'envoi ; si le destinataire est trouvé sur le réseau, Envoi électronique via Peppol est coché automatiquement, et Sauvegarder & Envoyer l'expédie. Dans Peppol → Outbox, le statut doit passer à Traité : la livraison sur le réseau est faite, ce qui n'est ni une acceptation ni un paiement.

Créances. Si le client enregistre ses paiements dans OrdoGrid, enregistrez le premier avec Enregistrer un paiement dans le panneau Règlement de la facture et contrôlez le Solde à payer.

Exemple chiffré : la Fiduciaire Lambert met quatre clients sur Peppol

La Fiduciaire Lambert SRL, cabinet comptable à Namur, traite quatre clients début octobre 2026.

Menuiserie Dubois en détail.

1. Doublon repéré. Un collaborateur avait créé une société pour le client depuis le compte du cabinet et y avait signé l'autorisation. Sa page Réception Peppol affiche Déjà présent sur Peppol via notre access point, et Activer la réception renvoie Réception déjà liée sur la plateforme en citant « Menuiserie Dubois » : Marc Dubois avait activé la réception dans sa propre société OrdoGrid en 2025.
2. Accès corrigé. M. Dubois, propriétaire, invite le cabinet comme administrateur. Son onglet Statut affiche Enregistré et « Signé par Marc Dubois ».
3. Réception prouvée. Le 2 octobre 2026, le cabinet envoie sa facture d'honoraires du troisième trimestre FL-2026-0311 à 0208:0123456749 : 650,00 € HTVA plus 136,50 € de TVA à 21 %, soit 786,50 €. Elle apparaît dans l'Inbox ; le ZIP rejoint le dossier.
4. Envoi prouvé. Le 5 octobre, Dubois facture à Cuisines Mertens SRL, cuisiniste présent sur Peppol, un plan de travail en chêne livré sans pose. F-2026-0042 : 1 000,00 € HTVA, TVA à 21 % 210,00 €, total 1 210,00 €, échéance le 4 novembre 2026. Envoi électronique via Peppol est coché automatiquement ; le cabinet décoche Email, et l'Outbox affiche Traité le matin même.
5. Créance contrôlée. Le 9 octobre, Mertens paie 400,00 €. Après Enregistrer un paiement (Méthode : Virement bancaire), le Règlement affiche Total de la facture 1 210,00 €, Paiements (acomptes inclus) 400,00 € et Solde à payer 810,00 € ; la facture affiche Partiellement payée.
6. Dossier clôturé. Mandat signé le 1er octobre (le cabinet consulte la boîte chaque mardi et vendredi ; suppléant : le secrétariat du client), recherche datée, capture de l'onglet Statut, les deux preuves, prochaine revue le 1er avril 2027.

Pour le Studio Lenoir, le cabinet vérifie que les factures aux clients professionnels portent la mention exigée depuis 2025, « Régime particulier de la franchise de taxe » : l'option Régime de la franchise de taxe d'OrdoGrid l'imprime sur les documents en français, et le texte néerlandais sur les documents en néerlandais, mais seulement une traduction sur les documents en anglais ou en allemand ; le cabinet vérifie donc que la Langue des documents de la société est le français ou le néerlandais (facturer sous la franchise).

Piloter le portefeuille

Colonnes du tableau de suivi

Faites passer chaque client par les mêmes étapes : périmètre fixé, accès et mandat en place, inscrit, réception prouvée, envoi prouvé, remis au client ou géré par le cabinet. Comptez les clients par étape chaque semaine : un client concerné pour lequel personne ne reçoit encore sous 0208 est exposé à l'amende ; « réception prouvée » est votre preuve qu'il ne l'est plus.

Quand refaire le tri d'un client

• Son statut TVA change : entrée ou sortie de la franchise (seuil de 25 000 € en 2026, 26 000 € dès 2027 selon la loi du 23 septembre 2026), opérations taxées ajoutées à des opérations exemptées (art. 44), ou fin du régime forfaitaire.
• Son numéro d'entreprise, sa forme juridique ou son numéro de TVA change ; après un changement de numéro de TVA, OrdoGrid affiche Nouveau numéro de TVA détecté et demande une nouvelle signature.
• Il change de banque, de logiciel comptable ou d'outil de facturation, qui peuvent l'inscrire ailleurs.
• Un fournisseur signale un échec de livraison, ou des factures arrivent encore par e-mail.
• La loi prévue sur l'e-reporting est adoptée (voir les questions fréquentes et l'e-reporting 2028).

Intégrations : une clé API par société cliente

Chaque clé API OrdoGrid n'agit que pour une seule société. Un propriétaire ou administrateur de la société cliente la crée sous Clés API (Créer une clé, Nom, Permissions, Expire le) ; le secret n'apparaît qu'une fois (Copiez cette clé maintenant). Commencez par GET /api/v1/me, qui confirme pour quelle société la clé agit. Votre compte de cabinet n'est pas un identifiant d'API, et il n'existe pas de bac à sable : les appels agissent sur des données réelles et le réseau réel (intégration de l'API publique).

Boîte gérée par le cabinet ou remise au client

Quel que soit le modèle, la personne qui surveille doit connaître trois gestes :

1. Une facture mal adressée n'est pas comptabilisée : le SPF Finances conseille de la rejeter, par exemple via Répondre → RE Rejetée avec un code motif.
2. Une facture sortante toujours sans Traité après un jour ouvrable est contrôlée avec Vérifier, puis signalée au support OrdoGrid avec son numéro. Elle n'est pas renvoyée par un autre canal : OrdoGrid bloque lui-même un nouvel envoi tant que l'issue est incertaine.
3. Un destinataire absent de Peppol reçoit un PDF par e-mail en application de la solution de repli, et aucune version structurée ensuite (client hors Peppol).

OrdoGrid n'a ni journal des achats ni circuit d'approbation : les factures reçues y sont consultées, téléchargées et peuvent y recevoir une réponse ; elles sont comptabilisées dans votre logiciel comptable. Si l'abonnement du client inclut la Comptabilité, son export propose des modèles Format d'export pour Winbooks et Exact Online (gabarits CSV, sans liaison directe). Avec l'abonnement Business, le client peut aussi vous envoyer un lien de partage depuis la Comptabilité (Créer un lien de partage) : pendant 30 jours, il ouvre une page en lecture seule où vous téléchargez, sans compte OrdoGrid, un ZIP avec les transactions de la période, leurs justificatifs et les relevés bancaires importés ; toute personne qui détient le lien peut en faire autant. Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent créer un tel lien, et ils peuvent le retirer à tout moment avec Révoquer, sous Liens de partage pour votre comptable. Fichiers de période : préparer une remise claire au comptable.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi exige. Les factures émises et reçues se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; 15 ou 25 ans pour certaines factures liées à la révision de la déduction de TVA sur des biens immobiliers. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal.

Ce que nous recommandons par client :

1. Le mandat signé ou la lettre de mission signée couvrant Peppol.
2. La décision de périmètre et sa base, y compris les décisions « aucune obligation ».
3. Les résultats datés de lookup.peppol.org, avant et après la configuration.
4. Des captures de la Déclaration d'autorisation avant signature et de l'onglet Statut après.
5. Pour les clients en envoi seul, la confirmation écrite du prestataire qui reçoit.
6. Le ZIP de la première facture reçue, le XML de la première facture envoyée et sa date Traité.
7. Pour chaque solution de repli, le motif affiché Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol ou une recherche datée.
8. Un ZIP mensuel de l'Inbox et de l'Outbox dans le stockage du client.

Questions fréquentes

Puis-je signer l'autorisation Peppol à la place de mon client ?

Seulement si le client vous y a autorisé. La déclaration affirme que le signataire peut agir pour l'entreprise, et OrdoGrid enregistre votre compte comme signataire. Nous recommandons que l'indépendant ou un administrateur signe, ou que vous signiez en vertu d'un mandat écrit conservé au dossier.

L'envoi seul suffit-il pour un client ?

Oui, si un autre prestataire reçoit déjà pour l'identifiant 0208 du client et que quelqu'un surveille cette boîte. Si personne ne reçoit, le client n'a pas les moyens de recevoir, ce que vise l'amende de 1 500 €.

Les clients sous le régime de la franchise doivent-ils passer par Peppol ?

Oui. Le SPF Finances indique que l'obligation s'applique aux assujettis soumis au régime de la franchise : ils doivent recevoir des factures structurées et en émettre vers les clients professionnels assujettis établis en Belgique. Seuls les assujettis qui n'effectuent que des opérations exemptées par l'art. 44 et les assujettis non établis en Belgique échappent aux deux obligations.

Une seule boîte Peppol peut-elle servir tous mes clients ?

Non. Chaque client est inscrit sous son propre numéro d'entreprise, et un seul prestataire reçoit pour un identifiant. Dans OrdoGrid, chaque société cliente a sa boîte ; comme administrateur, vous recevez les e-mails de notification de chaque société et passez de l'une à l'autre avec Changer d'entreprise.

Comment tester la configuration d'un client sans mode test ?

Avec de vrais documents : votre facture d'honoraires au client prouve la réception, et sa prochaine facture à un client présent sur Peppol prouve l'envoi. N'envoyez jamais de facture de test à un participant quelconque.

Que faire si le client de mon client n'est pas sur Peppol ?

Votre client émet une facture PDF ou papier en application de la solution de repli légale, garde la preuve que le destinataire n'était pas joignable et ne la renvoie pas via Peppol plus tard. Le destinataire reste en infraction à sa propre obligation de réception.

Le client peut-il déduire à 120 % ses frais de logiciel Peppol ?

Les petites sociétés et les indépendants personnes physiques peuvent déduire à 120 % les frais de logiciels de facturation, hors amortissements, servant à émettre, envoyer et recevoir des factures structurées, pour les périodes imposables 2024 à 2027 (loi du 6 février 2024). Vérifiez les commentaires du SPF Finances avant d'y inclure d'autres frais, comme l'accompagnement à la mise en place.

L'e-reporting change-t-il cette mise en place ?

Pas encore. Le 18 juillet 2026, le Conseil des ministres a approuvé un avant-projet de loi instaurant un rapportage quasi en temps réel des données de facturation par le fournisseur et le client, mais ce n'est pas une loi, le communiqué ne fixe aucune date et aucune donnée de facture n'est transmise à l'administration aujourd'hui. Si, comme l'annoncent des commentateurs, l'e-reporting s'appuie sur le réseau Peppol, une inscription 0208 propre et une boîte surveillée en seront le point de départ.