Changer de prestataire Peppol (point d'accès) sans perdre de factures

Changer de point d'accès Peppol, c'est transmettre votre inscription Peppol, l'entrée du réseau qui indique aux logiciels de vos fournisseurs où livrer vos factures, d'un prestataire de services à un autre, et en général changer aussi d'outil d'envoi. Votre identifiant Peppol ne change pas : pour une entreprise belge, il reste 0208: suivi du numéro d'entreprise à dix chiffres. L'envoi peut basculer le jour même, car il ne nécessite aucune inscription. La réception est le point délicat : un seul prestataire peut recevoir pour votre identifiant à la fois, et OrdoGrid ne peut reprendre une inscription qu'une fois celle-ci supprimée par l'ancien prestataire.

Ce guide s'adresse aux dirigeants, experts-comptables et équipes financières qui transfèrent la réception vers OrdoGrid, quittent OrdoGrid, ou changent de prestataire de réception pendant qu'OrdoGrid continue d'envoyer. Une première inscription est traitée dans Inscription Peppol en Belgique, et chaque écran Peppol d'OrdoGrid dans Configurer Peppol dans OrdoGrid. Les écrans Peppol sont en français dans toutes les langues d'interface.

Ce qui change et ce qui reste

Pour beaucoup de petites entreprises, le point d'accès est fourni avec le logiciel de facturation ou de comptabilité : changer de point d'accès revient donc à changer le service Peppol de ce logiciel. OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié : vous ne configurez ni adresse technique, ni certificat, ni clé, seulement l'Autorisation Peppol pour envoyer et le choix sur la page Réception Peppol pour recevoir.

Comment une inscription se transfère sur le réseau

Le point d'accès d'un fournisseur vous trouve via le Service Metadata Locator (SML), un registre basé sur le DNS qui renvoie au service de publication (SMP) listant les documents que vous acceptez et le point d'accès qui les reçoit. « Chaque identifiant de participant est enregistré auprès d'un et d'un seul SMP » (spécification SML 1.3.0, §2.1). Deux conséquences :

• Pas de double inscription. Un nouveau prestataire ne peut pas inscrire votre identifiant tant que l'ancienne inscription existe : le SML refuse la nouvelle inscription. Une recherche ne peut donc jamais aboutir à deux prestataires pour un même identifiant.
• 0208 et 9925 sont deux identifiants distincts. Si un prestataire détient 0208:0123456749 et un autre la même entreprise sous 9925, le schéma du numéro de TVA, chacun reçoit ce qui est adressé à son identifiant. Tout participant belge doit être inscrit au moins sous 0208 (exigences de l'Autorité Peppol belge) : transférez ou supprimez tous les identifiants ensemble.

Clé de migration

Code à usage unique défini par la spécification SML (§2.2) : le prestataire actuel l'utilise pour préparer le transfert et le nouveau pour le finaliser, de sorte que votre identifiant n'est jamais désinscrit. Il compte 8 à 24 caractères mêlant minuscules, majuscules, chiffres et symboles ; traitez-le comme un mot de passe.

Trois autres mécanismes comptent :

• L'envoi ne nécessite aucune inscription. Votre prestataire d'envoi recherche seulement votre client : vous pouvez donc envoyer depuis un nouvel outil pendant que l'ancien prestataire reçoit encore pour vous. Une inscription laissée chez un ancien prestataire continue de recevoir vos factures, lues ou non.
• Les livraisons tardives sont rejetées, elles ne disparaissent pas. Un point d'accès qui ne dessert plus un identifiant répond par une erreur (PEPPOL:NOT_SERVICED, profil AS4 de Peppol §4.4), et tant que personne n'est inscrit, la recherche ne trouve personne. Dans les deux cas, le logiciel du fournisseur signale un échec de livraison et le fournisseur doit renvoyer. Ce que l'ancien prestataire a accepté avant la désinscription reste dans ses archives.
• Vérifiez qui reçoit pour vous sur lookup.peppol.org, l'outil auquel renvoie le SPF Finances. Il montre la capacité de recevoir, pas celle d'envoyer. (OpenPeppol exploite le SML à la place de la Commission européenne depuis 2026 ; cela ne change rien pour vous.)

Pour approfondir : SMP, SML et Peppol Directory : comment Peppol trouve un destinataire.

Obligations légales, recommandations et fonctionnement d'OrdoGrid pendant un changement

Ce que la loi exige.

• Un assujetti établi en Belgique et identifié à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques structurées, lui-même ou via un tiers (art. 53, §2bis du Code de la TVA, modifié par la loi du 10 février 2026). L'absence de moyens techniques pour les émettre et les recevoir est sanctionnée d'une amende de 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour une deuxième et 5 000 € pour chaque infraction suivante ; une infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente infraction sanctionnée (arrêté royal du 8 juillet 2025 ; voir sanctions). Aucune règle ne définit une fenêtre de changement acceptable.
• La publication de votre inscription sur Peppol vaut accord pour recevoir des factures structurées, même lorsqu'elles ne sont pas obligatoires (FAQ B2B du SPF Finances, question 9).
• Si vous ne pouvez pas recevoir, un fournisseur peut émettre sa facture sur papier ou en PDF. Cette facture est juridiquement valable, et les fournisseurs ne devraient pas en renvoyer une version structurée une fois que vous pouvez recevoir (FAQ B2B, questions 7 et 8).
• Les factures émises et reçues se conservent sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025), authentiques, intègres et lisibles pendant toute la durée. Le SPF Finances recommande vivement de conserver le XML d'origine.

Ce que nous recommandons. Limitez l'interruption à quelques minutes, un matin de semaine éloigné de la fin du mois, à une heure convenue par écrit, et gardez l'ancien compte ouvert, en lecture seule, jusqu'à J+30.

Ce que fait OrdoGrid. OrdoGrid ne reçoit qu'une fois qu'aucun autre prestataire n'est inscrit pour votre numéro sous 0208 ou 9925. Il inscrit alors 0208: suivi des dix chiffres de votre numéro de TVA pour les factures, notes de crédit, réponses aux factures, anciens messages de statut (MLR) et documents d'autofacturation. Il n'existe pas de mode test : l'activation agit sur le réseau réel.

Choisir votre scénario

Guide A : transférer la réception vers OrdoGrid

1. Identifiez qui détient votre identifiant. Saisissez 0208: suivi de votre numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org et conservez une capture datée. Dans OrdoGrid, chaque page Peppol ouvre l'Autorisation Peppol tant que vous n'avez pas signé, et cette page indique déjà « Votre entreprise est déjà enregistrée sur le réseau Peppol ». Demandez à votre prestataire actuel quels identifiants il a inscrits.
2. Autorisez OrdoGrid et commencez à envoyer. Sur Autorisation Peppol, vérifiez le Nom complet du signataire, cochez la confirmation et cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. Comme OrdoGrid vous trouve encore chez l'ancien prestataire, la déclaration que vous signez ne couvre que l'envoi, et OrdoGrid ne vous demande pas de signer à nouveau quand vous activez la réception. OrdoGrid ouvre ensuite Réception Peppol, qui affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol avec l'identifiant trouvé et, s'il est connu, une adresse Access point : dont le domaine révèle souvent le prestataire. Cliquez sur Continuer en envoi seul : la page Peppol affiche alors Mode : Envoi seul. Arrêtez d'envoyer depuis l'ancien outil le jour même.
3. Exportez les archives de l'ancien prestataire. Téléchargez le XML et le PDF de chaque document reçu et envoyé par l'ancien prestataire, ainsi que les réponses de vos clients. Notez les factures fournisseurs impayées et leurs échéances.
4. Convenez de la désinscription par écrit. Fixez la date et l'heure, et listez chaque identifiant (0208: et toute entrée 9925), chaque type de document et l'entrée du Peppol Directory. Activer la réception reste grisé tant qu'OrdoGrid vous trouve inscrit ailleurs.
5. Prévenez vos fournisseurs réguliers avec l'avis ci-dessous.
6. Activez dès que l'ancien prestataire confirme. Rechargez Réception Peppol ou cliquez sur Activer la réception dans l'onglet Peppol → Statut. Quand la page affiche Pas encore trouvé sur le réseau Peppol ou Référencé sur Peppol, access point non vérifié, cliquez sur Activer la réception ; OrdoGrid refuse l'activation tant qu'un autre prestataire détient encore votre identifiant. Statut affiche alors Envoi + réception, et Réception (Inbox) affiche Enregistré avec « Depuis le » et la date.
7. Vérifiez avec un vrai document. Conservez un nouveau résultat de recherche daté. Demandez à un fournisseur d'envoyer sa prochaine facture via Peppol : elle apparaît dans Peppol → Inbox marquée NOUVEAU, récupérée toutes les heures ou immédiatement avec Actualiser, et les propriétaires et administrateurs reçoivent une alerte par e-mail.

Toujours Déjà inscrit après la confirmation ? OrdoGrid ne l'affiche que si le réseau (le SML ou, à défaut, la recherche de son point d'accès) désigne encore un autre prestataire pour l'un de vos identifiants ; une entrée restée dans le Peppol Directory donne plutôt l'état gris Référencé sur Peppol, access point non vérifié, où vous pouvez activer. Demandez à l'ancien prestataire de confirmer que les deux identifiants ont disparu, rechargez après quelques minutes et contactez le support OrdoGrid si cela persiste.

Guide B : quitter OrdoGrid pour un autre prestataire

1. Préparez d'abord le nouveau prestataire. Il doit inscrire 0208: suivi de votre numéro d'entreprise dès que vous libérez la réception, au moins pour les factures et les notes de crédit, et pour les réponses aux factures si vous voulez recevoir celles de vos clients. OrdoGrid n'inscrit que 0208 : rien d'autre n'est à supprimer de son côté.
2. Téléchargez vos documents. Dans Peppol → Inbox et Outbox, sélectionnez les lignes et téléchargez le ZIP, qui contient un dossier xml et un dossier pdf. Dans les listes Factures et Notes de Crédit, sélectionnez les lignes et cliquez sur Télécharger pour obtenir les PDF dans un ZIP. OrdoGrid n'offre pas d'export complet des données et n'est pas une solution d'archivage légal.
3. Convenez de l'heure avec le nouveau prestataire et envoyez l'avis aux fournisseurs.
4. Libérez la réception. Un propriétaire ou un administrateur ouvre Peppol → Statut, clique sur Libérer la réception, lit « La réception via notre access point sera arrêtée (deregister Peppol). L'envoi restera possible. » et clique sur Confirmer. Le mode passe à Envoi seul. Si une erreur s'affiche, rien n'a été libéré et Réception (Inbox) indique toujours Enregistré : réessayez ou contactez le support.
5. Faites-vous inscrire immédiatement par le nouveau prestataire, puis vérifiez sur lookup.peppol.org et conservez une capture datée.
6. Décidez de ce qu'OrdoGrid fait encore. Vous pouvez continuer à envoyer depuis OrdoGrid en envoi seul ; les réponses de vos clients vont alors au nouveau prestataire. Si vous arrêtez, révoquez les clés d'intégration sous Clés API avec Révoquer, et contactez le support pour clôturer le compte : il n'existe pas de suppression de compte dans l'application.

Guide C : OrdoGrid envoie, un autre prestataire reçoit

Rien ne change dans OrdoGrid. Il reste en Mode : Envoi seul, et Statut peut afficher « Entreprise référencée sur Peppol auprès d'un autre prestataire » avec votre identifiant, en précisant que la réception reste chez ce prestataire et que l'envoi depuis OrdoGrid fonctionne. Demandez aux deux prestataires de réception s'ils gèrent la clé de migration : si oui, le transfert se fait sans interruption. Sinon, appliquez les étapes 3 à 5 du guide A. Faites-vous inscrire par le nouveau prestataire dès que l'ancien confirme la désinscription, puis conservez un résultat daté de lookup.peppol.org et vérifiez que la prochaine facture d'un fournisseur arrive dans la boîte de réception du nouveau prestataire.

Les réponses aux factures envoyées depuis OrdoGrid vont au prestataire de réception, pas à OrdoGrid ; le forum belge des prestataires Peppol relève que répartir envoi et réception entre deux prestataires complique les réponses aux factures (page du forum, septembre 2026). Pour en savoir plus : réponses aux factures Peppol.

Calendrier : de J-10 à J+30

Selon le SPF Finances, la plupart des factures Peppol arrivent en quelques minutes à quelques heures ; signalez tout retard de plus d'un jour ouvrable à votre fournisseur de logiciel.

Modèle d'avis aux fournisseurs

Objet : notre réception Peppol change le [date] à [heure]

À partir du [date] à [heure], un nouveau prestataire reçoit nos factures Peppol. Notre identifiant Peppol ne change pas : 0208:0123456749 (numéro d'entreprise 0123.456.749). Merci de continuer à nous envoyer vos factures et notes de crédit via Peppol à cet identifiant. Si votre logiciel signale une erreur de livraison entre [heure] et [heure], renvoyez la même facture, avec le même numéro, après [heure], et merci de ne pas l'envoyer aussi par e-mail. Contact : [nom, adresse e-mail].

Votre identifiant ne changeant pas, cet avis n'est pas une obligation légale ; il aide les fournisseurs qui vous facturent autour du jour J.

Plan de retour arrière

Exemple chiffré : Atelier Nord SRL transfère sa boîte de réception vers OrdoGrid

Atelier Nord SRL, menuiserie établie à Namur, a pour numéro d'entreprise 0123.456.749, numéro de TVA BE 0123.456.749 et identifiant Peppol 0208:0123456749. Depuis 2025, un portail comptable reçoit ses factures. Son gérant, Marc Lemaire, veut regrouper ventes, réponses des clients et factures d'achat dans OrdoGrid.

Les 20 minutes sans réception ont coûté un renvoi. La réponse AP du 28 août n'existe que dans l'export du portail : Marc la classe avec F-2026-0201.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi exige. La règle de conservation de sept ans ci-dessus couvre aussi les documents encore détenus par l'ancien prestataire. Règles d'archivage : archivage des factures en Belgique.

Ce que conserve OrdoGrid. L'autorisation (nom saisi, compte utilisateur, numéro de TVA et date), la date de réception affichée en « Depuis le » et, pour chaque document envoyé via Peppol, le XML et le PDF exacts transmis avec leurs empreintes. OrdoGrid n'est pas une solution d'archivage légal et ne donne aucune garantie de conservation.

Ce que nous recommandons :

1. Des captures datées de lookup.peppol.org à J-10, le jour J et à J+1, plus une capture de Peppol → Statut montrant le mode et la date « Depuis le ».
2. L'accord écrit de désinscription et la confirmation de l'ancien prestataire, avec l'heure, ainsi qu'une capture de la déclaration de l'Autorisation Peppol avant de la signer.
3. L'export complet de l'ancien prestataire, XML et PDF, avec les réponses aux factures, dans votre propre stockage avec une sauvegarde.
4. L'avis aux fournisseurs avec ses destinataires, et un relevé des livraisons échouées et des renvois pendant la fenêtre de changement.

Questions fréquentes

Changer de point d'accès change-t-il mon identifiant Peppol ?

Non. Une entreprise belge garde 0208 suivi de son numéro d'entreprise à dix chiffres. Seul change le prestataire qui reçoit pour cet identifiant : vos fournisseurs peuvent continuer d'envoyer au même identifiant.

Deux prestataires peuvent-ils recevoir en même temps pour mon identifiant Peppol ?

Non. Le SML enregistre chaque identifiant auprès d'un seul service de publication : une seconde inscription est refusée. En pratique, un partage ne se produit que si 0208 et le schéma du numéro de TVA, 9925, sont chez deux prestataires différents, ou si un prestataire redirige délibérément un type de document, comme les réponses aux factures, vers un autre prestataire, ce que les prestataires belges font rarement, et à la main.

Puis-je envoyer avec OrdoGrid pendant qu'un autre prestataire reçoit ?

Oui. Signez l'Autorisation Peppol et choisissez Continuer en envoi seul. Les réponses de vos clients à vos factures vont alors au prestataire qui reçoit pour vous, pas à OrdoGrid.

OrdoGrid peut-il reprendre mon inscription avec une clé de migration ?

Non. OrdoGrid ne gère pas la clé de migration Peppol : votre ancien prestataire doit d'abord vous désinscrire. Convenez d'une heure précise et cliquez sur Activer la réception dès la confirmation.

Que deviennent les factures qui me sont envoyées pendant le changement ?

Celles livrées avant la désinscription restent chez l'ancien prestataire : exportez-les. Pendant l'interruption, le logiciel du fournisseur signale un échec de livraison et le fournisseur renvoie la même facture. Il peut aussi émettre un PDF, qui est une facture valable et ne devrait pas être renvoyée ensuite via Peppol.

Où arrivent les réponses aux factures envoyées avant le changement ?

Chez le prestataire qui détient votre inscription le jour où le client envoie sa réponse. Les réponses reçues plus tôt restent chez l'ancien prestataire : gardez-les avec son export.

Combien de temps conserver les documents de mon ancien prestataire ?

Sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture : une facture datée de 2026 se conserve jusqu'au 31 décembre 2033. Exportez le XML et le PDF avant de clôturer l'ancien compte.