Réponses Peppol aux factures : que signifient AP, RE, UQ et PD ?

Une Invoice Response Peppol est un message structuré par lequel l'acheteur informe le fournisseur de sa décision sur une facture : reçue, à clarifier, acceptée, rejetée ou payée. Elle arrive après la livraison sur le réseau, elle ne prouve pas le paiement, et l'acheteur n'est pas obligé d'en envoyer : beaucoup de factures ne reçoivent donc aucune réponse.

Ce guide couvre les deux côtés dans OrdoGrid. Si vous avez envoyé la facture, il montre où apparaît la réponse de votre client et quoi faire ensuite. Si vous avez reçu la facture, il indique quel code envoyer. Il ne traite pas des échecs techniques d'envoi, signalés par un badge Erreur dans Peppol → Outbox : pour ceux-là, voyez corriger une facture Peppol refusée ou en échec.

Invoice Response

Message métier Peppol de l'acheteur au fournisseur, défini par Peppol BIS Invoice Response 3.2 sous la forme d'un document UBL ApplicationResponse et encore souvent appelé IMR (Invoice Message Response). Il porte un code de statut sur une facture ou une note de crédit et, si nécessaire, une raison. Il est distinct des accusés de transport et du paiement.

Livraison, réponse, paiement : trois signaux différents

Les prestataires échangent aussi un Message Level Status (MLS) qui indique si un document a pu être transmis plus loin. OpenPeppol impose aux prestataires de le prendre en charge par étapes jusqu'au début d'avril 2027, et il remplace l'ancien Message Level Response (MLR), dont le retrait complet est prévu le 1er mai 2027. Le MLS est un rapport de livraison entre prestataires, pas la décision de l'acheteur.

Quelqu'un est-il obligé d'envoyer ou de lire des réponses ?

Ce que nous recommandons. Comme acheteur, répondez quand cela change ce que le fournisseur va faire : une question, une condition, un rejet. Comme fournisseur, lisez chaque réponse, mais laissez votre compte bancaire, et non une réponse, décider qu'une facture est payée. Pour tout point important, écrivez ou appelez aussi : certains prestataires et logiciels n'affichent pas les réponses à leurs utilisateurs.

Les sept codes de réponse et l'ordre qu'ils suivent

La spécification fixe ces règles :

• Les statuts avancent dans l'ordre AB, IP, UQ, CA, RE, AP, PD. Chacun peut venir en premier ou être omis, et UQ peut être répété. Tout écart à cet ordre se règle entre les parties, en dehors de Peppol.
• RE et PD sont définitifs (règle OP-BR111-R004). Après AP, seul PD peut suivre (OP-BR111-R005) : un acheteur ne peut pas rejeter via Peppol une facture qu'il a approuvée.
• Une réponse n'a pas de force juridique et ne modifie pas la facture (OP-BR111-R008, R009). Même un rejet ne libère pas l'acheteur de ses obligations de paiement (R011), et le fournisseur peut contester tout statut en dehors de Peppol (R013).
• Une réponse peut porter un code de raison de la liste OPStatusReason, comme REF ou PRI, un texte libre, et une action demandée de la liste OPStatusAction, par exemple fournir des informations, émettre une nouvelle facture ou créditer totalement.

Vous avez envoyé la facture : trouver la réponse du client dans OrdoGrid

Les réponses sont acheminées via Peppol jusqu'à votre identifiant Peppol. OrdoGrid ne les reçoit que s'il gère votre réception (Mode : Envoi + réception sur la page Peppol). En Mode : Envoi seul, elles vont au prestataire qui détient votre inscription Peppol pour les Invoice Responses, s'il y en a un ; sinon, elles ne peuvent pas vous parvenir.

1. Ouvrez Peppol et l'onglet Récent ou Inbox. Lorsque des clients ont répondu, un bandeau bleu comme 1 nouvelle réponse reçue apparaît au-dessus de la liste. Malgré son libellé, il reprend toutes les réponses reçues, pas seulement les nouvelles.
2. Cliquez sur le bandeau pour le déplier. Chaque ligne montre votre numéro de facture, le badge de statut, le nom du client, la date et l'heure, et la note du client.
3. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la facture envoyée, ou ouvrez-la depuis l'onglet Outbox. La section Réponses reçues liste chaque réponse à cette facture avec son badge, Note: (le texte du client), De: (nom et numéro de TVA du client) ainsi que la date et l'heure. Survolez un badge pour voir sa description.
4. Pour récupérer tout de suite les nouveaux documents et réponses sans attendre la récupération automatique, cliquez sur Actualiser.
5. Donnez suite à la réponse comme indiqué dans la section suivante.

OrdoGrid affiche le statut et la note du client, mais pas le code de raison ni le code d'action que le client a pu ajouter. Si la note ne dit pas ce qu'il attend, demandez-le-lui. Une réponse ne modifie jamais le statut ni le solde de votre facture : un paiement ne compte qu'une fois enregistré avec Enregistrer un paiement, et une correction exige une note de crédit.

Vous avez envoyé la facture : que faire pour chaque réponse

Pour suivre un solde pas à pas, voyez suivre une facture et enregistrer un paiement partiel.

Après Rejetée : choisir la correction selon la cause

Votre facture reste émise. OrdoGrid verrouille les montants d'une facture envoyée sur Peppol et n'autorise un second envoi qu'après une erreur technique : vous ne pouvez donc pas renvoyer la même facture pour effacer un rejet. Une note de crédit qui corrige une facture structurée doit elle-même être structurée et envoyée sur Peppol (art. 53, § 2bis du Code de la TVA). Faites confirmer le traitement TVA par votre comptable dès que le taux, le régime de TVA ou le client change.

La procédure complète figure dans corriger, annuler ou créditer une facture émise ; le contenu de la note de crédit structurée, dans notes de crédit sur Peppol.

Vous avez reçu la facture : envoyer une réponse depuis OrdoGrid

Contrôlez d'abord la facture, comme expliqué dans recevoir et contrôler les factures fournisseurs Peppol, et y répondre. Ensuite :

1. Dans Peppol → Inbox, cliquez sur Répondre sur la ligne ou dans le document ouvert. La vue Répondre à la facture s'ouvre.
2. Choisissez le Code de réponse. Acceptée (AP) est présélectionné et marqué Recommandé : changez-le, sauf si vous avez fini vos contrôles et allez payer.
3. Pour Rejetée, Acceptée conditionnellement et Sous question, choisissez un Code de raison et rédigez la Raison ou note. OrdoGrid exige les deux.
4. Cliquez sur Envoyer la réponse. Le code apparaît dans le document, sous Réponses envoyées, avec son statut de transmission. Si ce statut indique une erreur, la réponse n'est pas partie : prévenez plutôt le fournisseur par e-mail.

Les 14 codes de la liste Code de raison d'OrdoGrid suivent la liste Peppol :

N'utilisez pas Répondre sur une note de crédit reçue : OrdoGrid indique dans chaque réponse qu'elle porte sur une facture. Si la note de crédit est erronée, contactez directement le fournisseur.

Exemple chiffré : une question, une approbation et un paiement en deux fois

Atelier Lumen SRL, un studio web à Namur, utilise OrdoGrid en Mode : Envoi + réception. Son client Transports Meuse SA, à Andenne, rapproche chaque facture d'un bon de commande et répond lui aussi via OrdoGrid. La facture F-2026-0142 est émise le mardi 1er septembre 2026, échéance le jeudi 1er octobre : refonte du site web 2 500,00 € HTVA, TVA à 21 % 525,00 €, total 3 025,00 €.

Les deux paiements correspondent à la facture : 1 000,00 € + 2 025,00 € = 3 025,00 €. De son côté, Transports Meuse a utilisé Répondre trois fois : Sous question avec Références incorrectes et sa note le 3 septembre, Acceptée le 7 septembre, et Payée seulement après le second virement, le 1er octobre.

Si Transports Meuse avait rejeté la facture. Avec Rejetée (RE) et Références incorrectes le 3 septembre, le client ne traiterait plus F-2026-0142. Atelier Lumen émettrait alors la note de crédit NC-2026-0018 de 3 025,00 € (2 500,00 € + 525,00 € de TVA) renvoyant à F-2026-0142, puis une nouvelle facture F-2026-0147 du même montant de 3 025,00 € avec le BC 4500-2231 dans N° bon de commande, toutes deux sur Peppol. F-2026-0142 afficherait Annulée (entièrement créditée), sans solde. Pour une référence manquante, une question est généralement la voie la plus légère pour les deux parties.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

• Comme fournisseur : OrdoGrid conserve chaque réponse sous Réponses reçues, sur le document envoyé dans Peppol → Outbox. Classez à côté votre réponse par e-mail à une question ou à une condition, ainsi que la note de crédit et la nouvelle facture qui suivent un rejet. Les factures et notes de crédit se conservent sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA).
• Comme acheteur : gardez ensemble la facture du fournisseur, votre réponse sous Réponses envoyées et la note de crédit du fournisseur, et transmettez-les à votre comptable, par exemple avec le téléchargement groupé en ZIP depuis l'Inbox, qui contient les fichiers XML et PDF.
• Pour les deux : OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne donne aucune garantie de conservation : gardez vos propres copies.

Questions fréquentes

Traité signifie-t-il que mon client a accepté la facture ?

Non. Traité signifie seulement que la facture a atteint le prestataire Peppol de votre client. L'acceptation est une Invoice Response distincte, AP Acceptée, que le client envoie ou non.

Payée signifie-t-il que l'argent est arrivé ?

Non. PD signifie que le client a initié un paiement, et avec la raison PPD il peut ne s'agir que d'une partie du montant. Vérifiez votre compte bancaire et enregistrez ce qui est arrivé avec Enregistrer un paiement ; la réponse elle-même ne modifie jamais le solde de votre facture.

Un client peut-il rejeter une facture qu'il a déjà acceptée ?

Pas via Peppol : après AP, seul PD peut suivre. Si le client conteste ensuite la facture, réglez-le directement avec lui, et n'émettez une note de crédit que si vous acceptez de modifier la facture.

Une entreprise belge est-elle obligée d'envoyer des Invoice Responses ?

Pas en général : l'obligation de 2026 porte sur l'émission et la réception de factures structurées, et les réponses sont facultatives dans le Peppol standard. Le SPF Finances demande toutefois de rejeter une facture qui ne vous est pas destinée, par exemple avec RE, et un acheteur qui reçoit des factures dans le profil distinct Billing with response doit répondre à chacune.

Que faire après une réponse Rejetée ?

Lisez la note, contactez le client et trouvez la cause. Si la facture elle-même doit changer, émettez une note de crédit sur Peppol et, si nécessaire, une nouvelle facture ; si la raison n'est pas admise par les règles belges, expliquez-le plutôt. Ne renvoyez jamais le même numéro de facture.

Pourquoi ne vois-je aucune réponse dans OrdoGrid ?

Le plus souvent, le client n'en envoie tout simplement pas. Sinon, votre entreprise est peut-être en Mode : Envoi seul et les réponses vont au prestataire qui détient votre inscription (s'il y en a un), ou elles n'ont pas encore été récupérées : cliquez sur Actualiser.

Dans quel délai un acheteur doit-il répondre ?

Un acheteur qui utilise les Invoice Responses doit envoyer la première dans les 3 jours ouvrables qui suivent la réception de la facture. Un fournisseur sans nouvelles devrait attendre ces 3 jours ouvrables avant de demander si la facture est bien arrivée.