Recevoir les factures fournisseurs Peppol, les contrôler et y répondre

Ce guide s'adresse aux entreprises belges qui achètent à d'autres entreprises belges, et à la personne qui traite ou comptabilise leurs factures d'achat. Il montre comment les factures fournisseurs arrivent dans OrdoGrid via Peppol, ce qu'il faut contrôler avant de payer, comment répondre au fournisseur et ce qu'il faut conserver.

Il ne traite pas de l'envoi de vos propres factures ni des réponses que vos clients vous envoient à leur sujet (réponses aux factures Peppol). Pour traiter une Inbox chargée (notes de crédit, factures négatives, doublons, fin de mois), voir traiter l'Inbox Peppol. Les pages Peppol d'OrdoGrid sont en français dans toutes les langues d'interface ; les libellés sont cités tels qu'ils apparaissent à l'écran.

Devez-vous pouvoir recevoir des factures structurées ?

Ce que la loi impose. Depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique et identifié à la TVA doit pouvoir recevoir, lui-même ou via un prestataire, une facture électronique structurée au format dans lequel son fournisseur l'a émise (art. 53, § 2bis, du Code de la TVA, introduit par la loi du 6 février 2024 et modifié par la loi du 10 février 2026). Le format par défaut est Peppol BIS via le réseau Peppol, et toute entreprise visée doit disposer des moyens techniques d'émettre et de recevoir des factures dans ce format (art. 13ter et 13quater de l'arrêté royal n° 1). Pour ces achats, la facture structurée est la seule facture légale : une copie PDF est facultative, et vous ne pouvez pas refuser une facture parce qu'aucun PDF n'est joint (FAQ B2B du SPF Finances).

L'absence de moyens techniques pour émettre et recevoir est sanctionnée d'une amende de 1 500 €, puis de 3 000 € pour une deuxième infraction et de 5 000 € pour chacune des suivantes ; une infraction ne compte comme récidive que si elle est constatée au moins trois mois après la précédente infraction sanctionnée (arrêté royal n° 44, modifié par l'arrêté royal du 8 juillet 2025). La période de tolérance du SPF Finances pour le premier trimestre 2026 (pas d'amende si vous pouviez démontrer des démarches raisonnables et entreprises à temps) a pris fin le 31 mars 2026.

Franchise et entreprises exemptées : voir franchise de TVA et réception Peppol.

Activer la réception avant les premiers envois de vos fournisseurs

Dans OrdoGrid, la réception est facultative, car l'envoi fonctionne sans elle. La loi exige seulement que vous puissiez recevoir quelque part ; choisissez donc l'une de ces configurations :

Pour recevoir dans OrdoGrid (détails dans configurer Peppol dans OrdoGrid) :

1. Signez l'Autorisation Peppol pour votre numéro de TVA, si ce n'est pas encore fait.
2. Ouvrez Peppol. Si le bandeau indique Mode : Envoi seul, cliquez sur Activer la réception. La page Réception Peppol affiche alors l'un de ces quatre états réseau, parfois avec un encadré de conflit :
   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol : l'activation inscrit votre entreprise.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point : l'activation rattache les documents entrants à cette entreprise.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol : un autre prestataire reçoit pour vous. La page affiche votre identifiant Peppol et le point d'accès de ce prestataire, et le bouton Activer la réception reste désactivé : OrdoGrid ne peut reprendre la réception qu'après votre désinscription chez ce prestataire ; planifiez le changement pour éviter des jours sans livraison possible.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié : l'activation tente de vous inscrire via le point d'accès d'OrdoGrid. OrdoGrid la refuse si un autre prestataire détient déjà votre identifiant Peppol ; ce prestataire doit d'abord le libérer.
   • Encadré Réception déjà liée sur la plateforme : une autre entreprise OrdoGrid reçoit déjà pour ce numéro de TVA. Si vous en êtes membre, Ouvrir … vous y conduit. Un propriétaire ou administrateur de cette entreprise doit cliquer sur Libérer la réception sous Peppol → Statut ; revenez ensuite activer la réception ici.
3. Dans Peppol → Statut, vérifiez que Réception (Inbox) indique Enregistré. Sous Annuaire Peppol, Identifiant Peppol affiche votre identifiant : 0208: suivi de votre numéro d'entreprise à dix chiffres, par exemple 0208:0712345630. Lorsqu'il s'affiche, Access point de réception doit indiquer Notre access point.
4. Prévenez vos fournisseurs que vous recevez via Peppol et demandez-leur de ne plus vous envoyer de PDF par e-mail. Selon le SPF Finances, ils n'ont pas besoin d'un identifiant Peppol distinct : votre numéro d'entreprise suffit. Chacun peut le vérifier sur lookup.peppol.org. Modèle de message : communiquer votre identifiant Peppol aux fournisseurs.

L'inscription sur Peppol vaut accord pour recevoir des factures structurées (FAQ B2B du SPF Finances, Q9). OrdoGrid vous inscrit uniquement sous 0208: suivi de votre numéro d'entreprise : donnez cet identifiant à tout fournisseur étranger qui veut utiliser Peppol. Répondre adresse les réponses au numéro d'entreprise belge du fournisseur : répondez donc par e-mail aux fournisseurs étrangers.

Votre routine pour chaque document reçu

1. Repérez-le. Les propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail intitulé [Peppol] 1 nouveau document reçu, dans leur propre langue. L'onglet Inbox affiche le nombre de documents non lus, et les lignes non lues portent la mention NOUVEAU. OrdoGrid récupère les nouveaux documents automatiquement toutes les heures ; Actualiser les récupère immédiatement.
2. Ouvrez-le. Cliquez sur la ligne. Le panneau s'ouvre sur le PDF ou une autre pièce jointe du fournisseur, s'il y en a. Cliquez sur Informations pour voir les données structurées : Fournisseur, Client, Numéro, Date, Date d'échéance, Devise, les lignes et les totaux. Ces données sont la facture ; le PDF en est une copie. Le bouton trombone liste les autres pièces jointes.
3. Contrôlez-le à l'aide du tableau ci-dessous.
4. Décidez : payer, poser une question ou rejeter (section suivante).
5. Gardez-le visible jusqu'à son traitement. Ouvrir un document le marque comme lu. Cliquez sur l'icône d'enveloppe (Marquer comme non lu) pour qu'il reste marqué NOUVEAU jusqu'à son traitement : OrdoGrid n'a pas de statut d'approbation ni de comptabilisation pour les factures d'achat.

Que contrôler avant de payer ?

Une facture belge complète doit aussi porter les mentions de l'article 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1, notamment : numéro et date ; nom, adresse et numéro de TVA des deux parties ; date de la livraison ou de la prestation si elle diffère de la date de facture ; description ; par taux, la base imposable et le prix unitaire hors TVA ; les taux et le montant total de la TVA, ou à leur place une mention comme « Autoliquidation » lorsque vous devez vous-même la TVA. L'échéance, l'IBAN et le numéro de commande sont utiles, mais ne sont pas des mentions TVA.

Répondre au fournisseur par une Invoice Response

Invoice Response

Message Peppol envoyé par l'acheteur au fournisseur pour communiquer une décision commerciale sur une facture ou une note de crédit, avec un code de statut et, si nécessaire, un code de raison. Il est distinct de la livraison sur le réseau et du paiement.

Ce que disent les règles. Dans le profil standard Peppol BIS Billing, celui pour lequel OrdoGrid vous inscrit, l'acheteur n'est pas obligé d'envoyer une Invoice Response et le fournisseur n'est pas obligé de la traiter (Peppol BIS Invoice Response 3.2). Le SPF Finances demande toutefois de rejeter une facture qui ne vous est pas destinée, par exemple avec le code RE, et de ne pas la comptabiliser ni en déduire la TVA (FAQ questions spécifiques, Q28).

Pour en envoyer une :

1. Cliquez sur Répondre sur la ligne de l'Inbox ou dans le document ouvert. La vue Répondre à la facture s'ouvre.
2. Choisissez le Code de réponse. Acceptée (AP) est présélectionné et marqué Recommandé : changez-le si vous n'avez pas fini vos contrôles.
3. Pour RE, CA et UQ, choisissez un Code de raison, par exemple Prix incorrects (PRI), Quantité incorrecte (QTY), Références incorrectes (REF) ou Non reconnu (UNR), et rédigez la Raison ou note : les deux sont obligatoires. Pour les autres codes (AP, PD, AB), OrdoGrid n'envoie que le code : la note saisie reste dans votre historique et n'atteint pas le fournisseur ; envoyez par e-mail ce qu'il doit lire. Ces codes suivent la liste Peppol des raisons de statut.
4. Cliquez sur Envoyer la réponse. La réponse apparaît ensuite dans le document ouvert, sous Réponses envoyées, avec son code.

Rédigez la note pour que le fournisseur puisse agir sans vous appeler : ce qui ne va pas, ce que vous attendez et votre propre référence. OrdoGrid ne répond jamais de lui-même.

Payer la facture et rapprocher le paiement

Pour une facture avec un montant dû, Informations affiche un bloc Paiement : Bénéficiaire, IBAN, Montant (montant à payer après d'éventuels acomptes), Communication et un QR Code SEPA à scanner avec votre application bancaire. La communication est la référence de paiement indiquée par le fournisseur dans la facture, à défaut le numéro de facture : comparez-la avec le PDF du fournisseur. Si le bloc affiche « Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles », utilisez les coordonnées du PDF du fournisseur. Si la facture elle-même ne mentionne aucun compte bancaire, OrdoGrid peut afficher l'IBAN d'une entreprise OrdoGrid ayant le même numéro de TVA : comparez donc toujours l'IBAN avec le PDF du fournisseur avant de payer.

OrdoGrid ne paie pas vos fournisseurs et ne marque pas les factures d'achat comme payées : il n'a ni journal des achats, ni circuit d'approbation, ni comptabilisation des factures reçues. Si votre formule inclut la Comptabilité, importez votre extrait bancaire, ouvrez le paiement dans Comptabilité → Transactions et acceptez le document Peppol reçu proposé sous Correspondances automatiques. La Comptabilité d'OrdoGrid suit uniquement les mouvements bancaires ; elle ne remplace pas la comptabilité tenue par votre expert-comptable.

Exemple chiffré : un prix erroné et la camionnette d'un autre

Atelier Lumen SRL, studio web à Namur (numéro d'entreprise 0712.345.630, identifiant Peppol 0208:0712345630), a activé la réception dans OrdoGrid. Le devis D-2026-118 que lui a remis l'Imprimerie Dewaele SRL, à Tournai, prévoyait 800 brochures à 0,70 € pièce.

Le 10 septembre, le Garage Peeters BV, à Hasselt, envoie la facture 2026/1187 pour la réparation d'une camionnette : 1 250,00 € + 262,50 € de TVA = 1 512,50 €. Atelier Lumen ne possède aucun véhicule. Il envoie Rejetée (RE) avec Non reconnu (UNR) et la note « Nous n'avons pas commandé cette réparation et ne possédons aucun véhicule ; merci de vérifier votre fiche client et de créditer cette facture. » Il ne la comptabilise pas, ne déduit pas la TVA, ne la paie pas, et classe ensemble la facture, sa réponse et la note de crédit reçue ensuite du garage pour son expert-comptable.

Atelier Lumen a payé 677,60 €, exactement le prix convenu. Son expert-comptable reçoit les documents de septembre dans le ZIP du mois, avec une courte note sur les deux rejets.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Téléchargements et preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année suivant leur émission (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025) ; les factures liées à la révision de la TVA sur des biens immobiliers peuvent devoir être conservées 15 ou 25 ans. L'authenticité, l'intégrité et la lisibilité doivent être garanties pendant toute la durée. Vous pouvez les conserver sous forme électronique ou papier ; le SPF Finances n'agrée aucun système d'archivage et recommande vivement de garder le XML d'origine (SPF Finances).

Ce que fait OrdoGrid. Les documents reçus restent dans l'Inbox avec leur XML, leurs pièces jointes et vos réponses, mais OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal et ne garantit aucune durée de conservation.

• PDF dans le menu de téléchargement d'une ligne : le PDF joint par le fournisseur, ou le PDF récapitulatif d'OrdoGrid si le fournisseur n'en a joint aucun.
• XML dans le même menu, ou dans le document ouvert : la facture structurée telle que reçue, enregistrée sous peppol- suivi du numéro du document.
• ZIP : sélectionnez des lignes, puis cliquez sur Télécharger. Le fichier peppol_inbox_ suivi de la date contient un dossier xml/ avec les factures et un dossier pdf/ avec les PDF des fournisseurs (sans les PDF récapitulatifs).

Ce que nous recommandons. Chaque mois, sélectionnez les lignes du mois dans l'Inbox, téléchargez le ZIP et rangez-le dans vos propres archives avec vos preuves de paiement et les e-mails liés aux litiges. Vos réponses ne sont pas dans le ZIP : ajoutez une note listant chaque réponse envoyée (document, code, date, raison). Remettez ce même ZIP à votre expert-comptable : voir transmission à l'expert-comptable.

Questions fréquentes

Est-ce le PDF ou le XML qui constitue la facture légale ?

Ce sont les données structurées reçues via Peppol, qu'OrdoGrid conserve en XML et affiche sous Informations. Le PDF est une copie facultative. S'ils diffèrent, demandez au fournisseur de corriger la facture.

Dois-je répondre à chaque facture fournisseur ?

Non. Les Invoice Responses sont facultatives dans le profil standard Peppol BIS. Le SPF Finances demande toutefois de rejeter une facture qui ne vous est pas destinée, par exemple avec RE.

Puis-je rejeter une facture parce que le prix est erroné ?

Oui. Envoyez RE avec le code de raison PRI en précisant ce que vous attendez ; le fournisseur émet alors une note de crédit et, si nécessaire, une nouvelle facture. Si une simple réponse peut régler la question, envoyez d'abord UQ.

Je relève du régime de la franchise. Dois-je pouvoir recevoir des factures Peppol ?

Oui. Les assujettis franchisés doivent pouvoir recevoir des factures structurées, et ils en émettent aussi à l'intention de leurs clients assujettis belges.

OrdoGrid comptabilise-t-il mes factures d'achat ou suit-il ce que je dois ?

Non. Il n'y a ni journal des achats, ni circuit d'approbation, ni comptabilisation. Téléchargez le ZIP de l'Inbox (XML et PDF) pour votre expert-comptable ; avec la Comptabilité, vous pouvez rapprocher vos paiements bancaires des documents reçus.

Pourquoi une facture fournisseur manque-t-elle dans mon Inbox ?

Vérifiez que le bandeau indique Mode : Envoi + réception, que le fournisseur l'a vraiment envoyée via Peppol vers votre numéro d'entreprise, puis cliquez sur Actualiser. Après un jour ouvrable, contactez le support OrdoGrid.

Puis-je ajouter à l'Inbox une facture PDF reçue par e-mail ?

Non. L'Inbox ne contient que les documents reçus via Peppol. Gardez le PDF dans vos dossiers pour votre expert-comptable et demandez au fournisseur d'utiliser Peppol la prochaine fois.