Configurer Peppol dans OrdoGrid : autorisation d'envoi et réception

Peppol dans OrdoGrid repose sur deux décisions. D'abord, vous signez l'Autorisation Peppol, qui permet à OrdoGrid d'envoyer factures et notes de crédit au nom de votre entreprise. Ensuite, sur Réception Peppol, vous choisissez si OrdoGrid reçoit aussi les factures de vos fournisseurs ou si votre prestataire actuel continue de le faire. L'envoi fonctionne dans les deux cas. La réception est facultative dans OrdoGrid, mais la loi l'impose à la plupart des entreprises, et un seul prestataire à la fois peut recevoir pour votre identifiant Peppol.

Ce guide s'adresse aux indépendants et aux petites entreprises qui configurent OrdoGrid, ainsi qu'aux experts-comptables qui le font pour un client. Pour envoyer ensuite votre première facture, lisez envoyer votre première facture Peppol dans OrdoGrid ; pour les changements de prestataire en général, voyez changer de point d'accès Peppol. Les libellés Peppol restent en français dans toutes les langues de l'interface.

Ce que la loi impose avant de choisir

Recevoir est obligatoire pour la plupart des entreprises. Depuis le 1er janvier 2026, un assujetti établi en Belgique et identifié à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques structurées, lui-même ou par un tiers agissant pour son compte (art. 53, § 2bis, alinéa 5, du Code de la TVA, modifié par la loi du 10 février 2026). L'absence des moyens techniques d'en émettre et d'en recevoir est punie d'une amende de 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour chacune des suivantes (arrêté royal du 8 juillet 2025, qui complète l'annexe de l'arrêté royal n° 44). Une infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au plus tôt trois mois après la précédente infraction sanctionnée. La tolérance du premier trimestre 2026 a pris fin le 31 mars 2026 et celle de l'autofacturation le 30 juin 2026 ; le SPF Finances ne renonce désormais à une amende qu'à titre exceptionnel, après analyse individuelle.

Pour vérifier si votre entreprise doit recevoir et émettre des factures structurées, voyez l'e-facturation B2B obligatoire en Belgique en 2026.

Un seul prestataire de réception par identifiant. Toute entreprise belge présente sur Peppol doit y être inscrite au moins sous son numéro d'entreprise, schéma 0208 (règle de l'Autorité Peppol belge, reprise dans la FAQ Peppol du SPF Finances). Chaque identifiant de participant est enregistré auprès d'un seul et unique SMP, le service qui publie l'adresse de livraison (spécification SML, § 2.1) : un seul prestataire reçoit donc pour votre identifiant à un moment donné. Être inscrit vaut en outre accord pour recevoir des factures structurées (FAQ B2B du SPF Finances), ce qui compte si vous êtes hors obligation : une fois inscrit, vos fournisseurs peuvent vous facturer via Peppol.

Identifiant Peppol

Votre adresse sur le réseau Peppol. Pour une entreprise belge : 0208, deux-points et le numéro d'entreprise à dix chiffres, par exemple 0208:0789123407, soit le numéro de TVA sans BE, points ni espaces.

Préparer l'entreprise, le signataire et l'inscription existante

1. Sélectionnez la bonne entreprise. L'autorisation et la réception s'appliquent à l'entreprise active au moment du clic. Le menu du profil affiche Changer d'entreprise si vous appartenez à plusieurs entreprises.
2. Contrôlez Profil entreprise (modifiable par le propriétaire et les administrateurs). Nom de l'entreprise doit être la dénomination légale : OrdoGrid la publie comme nom enregistré lorsqu'il vous inscrit. Numéro de TVA (Optionnel) doit commencer par BE : OrdoGrid n'utilise Peppol que pour les numéros de TVA belges.
3. Choisissez qui signe. Aucune règle légale ne désigne le signataire de cette déclaration faite à OrdoGrid. Nous recommandons une personne qui peut représenter l'entreprise (l'indépendant lui-même, un gérant ou administrateur, ou une personne munie d'un mandat écrit), depuis son propre compte : OrdoGrid enregistre le compte en plus du nom saisi. Invitez-la au besoin via Équipe, dans le menu du profil.
4. Vérifiez si vous êtes déjà inscrit. Sur lookup.peppol.org, l'outil auquel renvoie le SPF Finances, saisissez 0208: suivi des dix chiffres de votre numéro d'entreprise, sans points ni espaces (par exemple 0208:0789123407). Demandez à votre comptable, à votre logiciel comptable et à votre banque s'ils vous ont inscrit, et notez qui détient l'inscription. Pour en savoir plus : rechercher un participant Peppol.

Étape 1 : signer l'Autorisation Peppol

Partez de la barre latérale, Facturation → Peppol : tant que votre numéro de TVA n'est pas autorisé, chaque page Peppol vous renvoie vers Autorisation Peppol. Ou partez d'une facture : Envoyer affiche Signature requise pour activer l'envoi Peppol ; cliquez dessus, puis sur Sauvegarder et signer. OrdoGrid enregistre la facture, ce qui fige son numéro, et vous y ramène ensuite.

1. Sous Entreprise concernée, contrôlez Nom et Numéro de TVA. Une ligne en dessous indique si OrdoGrid a trouvé votre entreprise sur Peppol.
2. Vérifiez Nom complet du signataire, prérempli avec le nom de l'utilisateur connecté.
3. Lisez la Déclaration d'autorisation ; sa version dépend de cette vérification sur le réseau.
4. Cochez la confirmation « Je confirme avoir lu et accepté la déclaration ci-dessus… ».
5. Cliquez sur Signer et confirmer l'autorisation. OrdoGrid confirme « Autorisation Peppol enregistrée » et ouvre Réception Peppol.

Il s'agit d'une confirmation par nom saisi, enregistrée avec ce nom, la déclaration, le compte utilisateur, le numéro de TVA et la date, et non d'une signature électronique qualifiée. Vous signez une fois par numéro de TVA : Peppol → Statut → Autorisations les liste avec « Signé par » et la date, et un changement de numéro affiche Nouveau numéro de TVA détecté et demande une nouvelle signature. Activer la réception plus tard ne demande pas de seconde signature, même si vous avez signé la version envoi seul.

Étape 2 : choisir sur Réception Peppol

La page porte la mention « Optionnelle — l'envoi fonctionne sans ». OrdoGrid recherche votre numéro sur le réseau, sous 0208 et sous le schéma TVA belge 9925, et affiche un résultat :

Activer la réception : si votre numéro n'est pas encore sur Peppol, OrdoGrid se connecte à Peppol via un point d'accès certifié et inscrit 0208: suivi des dix chiffres de votre numéro de TVA, sous le nom indiqué dans Profil entreprise, pour les factures et notes de crédit Peppol BIS Billing 3.0, les Invoice Responses, les messages de statut et les documents d'autofacturation. Le mode devient Mode : Envoi + réception. Les factures fournisseurs arrivent en général dans Peppol → Inbox en quelques minutes à quelques heures (SPF Finances) ; OrdoGrid vérifie aussi toutes les heures, ou tout de suite avec Actualiser. Propriétaires et administrateurs reçoivent une alerte par e-mail, et les Invoice Responses de vos clients (leurs messages d'acceptation, de rejet ou de paiement de vos factures) apparaissent dans OrdoGrid. Si le réseau montre votre identifiant déjà inscrit auprès du point d'accès qu'utilise OrdoGrid, OrdoGrid n'inscrit rien et marque seulement la réception comme active pour cette entreprise. Si un autre prestataire détient votre identifiant, OrdoGrid refuse l'activation et vous invite à lui demander d'abord de libérer cet identifiant.

Continuer en envoi seul : rien n'est inscrit. La page affiche Mode : Envoi seul avec un bouton Activer la réception pour plus tard, et l'onglet Inbox explique que la réception n'est pas gérée par la plateforme. Dans les deux cas, si vous veniez d'une facture, OrdoGrid vous y ramène.

Étape 3 : vérifier le résultat

Dans Peppol, onglet Statut :

Vérifiez ensuite en dehors d'OrdoGrid :

1. lookup.peppol.org, avec 0208: et votre numéro d'entreprise, doit vous montrer inscrit ; si les types de documents sont listés, factures et notes de crédit doivent y figurer. L'outil montre la capacité de recevoir, pas celle d'envoyer. Ni ce résultat ni Enregistré dans Statut ne prouvent qu'OrdoGrid reçoit pour vous : le statut Réception (Inbox) reflète les données propres d'OrdoGrid, et Annuaire Peppol est une recherche sur le réseau, même si son Access point de réception doit indiquer Notre access point : Autre prestataire signifie que vos factures vont chez un autre prestataire. La preuve qu'OrdoGrid reçoit est le point 4, une vraie facture fournisseur arrivée dans Inbox ; si vous venez d'un autre prestataire, gardez aussi sa confirmation écrite qu'il a supprimé votre inscription.
2. Le Peppol Directory est facultatif et indexé de manière asynchrone (spécification Directory 1.1.1) : une absence ne signifie pas qu'on ne peut pas vous joindre.
3. Délai : aucun chiffre officiel n'existe pour la durée de publication. Si lookup.peppol.org ne montre toujours rien le jour ouvrable suivant, contactez le support OrdoGrid.
4. Un vrai document : OrdoGrid n'a pas de mode test Peppol. Demandez à un fournisseur habituel d'envoyer sa prochaine facture via Peppol et vérifiez qu'elle arrive dans Inbox.

Garder votre prestataire actuel ou déplacer la réception vers OrdoGrid ?

Quand un autre prestataire reçoit déjà pour vous, les deux options sont conformes, à condition qu'il n'y ait jamais de période où personne ne reçoit pour vous, y compris pendant le changement.

Ce que nous recommandons. Gardez votre prestataire actuel si votre comptable ou votre outil comptable y récupère déjà vos factures d'achat. Passez à OrdoGrid si vous voulez regrouper ventes, réponses et factures d'achat au même endroit et que votre comptable peut travailler à partir des téléchargements d'OrdoGrid. Le forum belge des prestataires Peppol relève qu'utiliser des prestataires différents pour l'envoi et la réception complique les Invoice Responses.

Déplacer la réception vers OrdoGrid sans interruption

Peppol prévoit une procédure de clé de migration pour transférer directement une inscription, mais OrdoGrid ne la prend pas en charge : votre ancien prestataire doit d'abord vous désinscrire.

1. Signez maintenant et continuez en envoi seul, pour pouvoir envoyer dès maintenant depuis OrdoGrid.
2. Exportez l'archive de l'ancien prestataire (XML et PDF des factures reçues). Les factures doivent être conservées sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025).
3. Convenez d'une date et d'une heure de désinscription de chaque identifiant enregistré par ce prestataire, 0208: et toute entrée 9925:. N'activez pas tant que l'un d'eux existe : OrdoGrid refuse l'activation lorsque sa vérification sur le réseau en trouve un chez un autre prestataire. Évitez les jours où vos principaux fournisseurs facturent habituellement.
4. Prévenez vos fournisseurs réguliers qu'une erreur de livraison pendant ce créneau signifie qu'ils doivent renvoyer la même facture, avec le même numéro.
5. Activez dès la désinscription confirmée. Rechargez Réception Peppol ou utilisez Activer la réception dans Statut. Activez lorsque la page affiche Pas encore trouvé sur le réseau Peppol, ou Référencé sur Peppol, access point non vérifié (OrdoGrid tente alors de vous inscrire, et l'activation est refusée si un autre prestataire détient encore votre identifiant). Si elle affiche encore Déjà inscrit, ou Déjà présent alors qu'OrdoGrid ne vous a jamais inscrit, demandez à l'ancien prestataire de confirmer que chaque identifiant qu'il a enregistré est supprimé, rechargez après quelques minutes et contactez le support OrdoGrid si cela persiste.
6. Vérifiez comme à l'étape 3 et gardez une preuve datée.

Quitter OrdoGrid pour la réception

1. Téléchargez vos documents reçus : dans Inbox, sélectionnez les lignes et téléchargez le ZIP (XML et PDF).
2. Le jour convenu, un propriétaire ou administrateur clique sur Libérer la réception dans Statut, puis sur Confirmer. OrdoGrid vous désinscrit ; l'envoi reste possible.
3. Faites-vous inscrire aussitôt par votre nouveau prestataire : d'ici là, personne ne reçoit pour vous.

Plusieurs entreprises sous un même compte

• Changez d'abord d'entreprise avec Changer d'entreprise : une autorisation signée dans la mauvaise entreprise couvre le numéro de TVA de celle-ci.
• Chaque entreprise a ses propres réglages : champ du numéro de TVA, autorisation, réception et pages Peppol.
• Une seule boîte de réception par numéro de TVA. Deux entreprises OrdoGrid au même numéro de TVA peuvent toutes deux signer et envoyer, mais une seule peut détenir la réception. Ouvrir n'apparaît que si vous êtes membre de l'entreprise détentrice ; sinon, demandez à son propriétaire ou administrateur de libérer la réception.
• Évitez les doublons d'entreprise. Chaque entreprise OrdoGrid numérote ses factures dans sa propre série : deux entreprises au même numéro de TVA peuvent donc émettre deux fois le même numéro, alors que la loi exige un numéro séquentiel qui identifie chaque facture de façon unique (art. 5, § 1er, 1°, de l'arrêté royal n° 1).
• Groupes et unités TVA : voyez Peppol pour plusieurs entités en Belgique.

Exemple : Studio Maes déplace sa réception

Studio Maes SRL, studio de graphisme à Liège, a le numéro d'entreprise 0789.123.407, le numéro de TVA BE 0789.123.407 et l'identifiant Peppol 0208:0789123407. Son ancien logiciel comptable l'a inscrit sur Peppol en 2025. La gérante, Claire Maes, configure elle-même OrdoGrid.

L'interruption a duré 40 minutes ; un fournisseur ayant envoyé pendant ce créneau aurait dû renvoyer la même facture. Si Claire était restée en envoi seul après la désinscription, personne n'aurait reçu pour Studio Maes. Une fois constatée, l'infraction aurait coûté 1 500 € ; une infraction constatée au plus tôt trois mois après la constatation de l'infraction sanctionnée coûte 3 000 €, et chacune des suivantes 5 000 €.

Dépannage

Preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez les factures émises et reçues pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date, y compris celles reçues chez un prestataire que vous quittez : une facture datée de 2025 se garde jusqu'au 31 décembre 2032. Certaines factures liées à des biens immobiliers doivent être conservées 15 ou 25 ans. Depuis la fin de la tolérance, le SPF Finances ne renonce aux amendes qu'à titre exceptionnel, après analyse individuelle : les preuves de votre capacité à recevoir comptent.

Ce qu'OrdoGrid conserve. L'autorisation (nom, déclaration, utilisateur, numéro de TVA, date) et la date d'activation de la réception. OrdoGrid n'est pas un service d'archivage légal.

Ce que nous recommandons :

1. Une capture de la déclaration avant de signer : Statut affiche ensuite le signataire et la date, pas le texte.
2. Un résultat daté de lookup.peppol.org après la configuration et après chaque changement de prestataire.
3. En envoi seul, une confirmation écrite du prestataire qui reçoit pour vous.
4. En cas de changement de prestataire de réception, la confirmation de désinscription de l'ancien prestataire et son archive complète.
5. Chaque mois, un ZIP des documents de Inbox et Outbox dans votre propre stockage. Pour traiter les factures reçues : boîte de réception Peppol.

Vos fournisseurs peuvent livrer à votre numéro d'entreprise sans vous demander d'identifiant Peppol ; si l'un d'eux le demande, voyez communiquer votre identifiant Peppol aux fournisseurs.

Questions fréquentes

Dois-je activer la réception dans OrdoGrid pour envoyer des factures ?

Non. L'envoi ne demande que l'autorisation signée. La loi vous impose toutefois de pouvoir recevoir des factures structurées, via OrdoGrid ou un autre prestataire.

Ma banque ou mon logiciel comptable m'a déjà inscrit sur Peppol. Puis-je quand même utiliser OrdoGrid ?

Oui. Continuez en envoi seul : vous envoyez depuis OrdoGrid et continuez à recevoir chez votre prestataire actuel. Les Invoice Responses de vos clients y sont aussi acheminées, pas vers OrdoGrid, si ce prestataire vous a inscrit pour celles-ci ; sinon, vos clients ne peuvent pas vous en envoyer.

L'Autorisation Peppol est-elle une signature électronique qualifiée ?

Non. C'est un nom saisi et une case cochée, enregistrés avec votre compte, le numéro de TVA et la date. Faites-la signer par une personne habilitée à agir pour l'entreprise.

Quel est mon identifiant Peppol, et dois-je le communiquer à mes fournisseurs ?

C'est 0208 suivi de votre numéro d'entreprise à dix chiffres, par exemple 0208:0789123407. Selon le SPF Finances, vos fournisseurs peuvent livrer par défaut à votre numéro d'entreprise sans demander d'identifiant.

Pourquoi le bouton Activer la réception est-il grisé ?

OrdoGrid a trouvé votre numéro inscrit chez un autre prestataire, sous 0208 ou 9925. Un seul prestataire peut recevoir pour un identifiant, et OrdoGrid ne prend pas en charge la clé de migration Peppol : ce prestataire doit d'abord vous désinscrire.

Comment arrêter la réception via OrdoGrid ?

Un propriétaire ou administrateur clique sur Libérer la réception dans l'onglet Statut et confirme. Cela vous désinscrit de Peppol : faites-vous inscrire le jour même par votre nouveau prestataire. L'envoi continue de fonctionner.