Onboarding fournisseurs : identité, première réception et comptabilisation
Une procédure achats et comptabilité fournisseurs pour vérifier l'entité destinataire, les références et le traitement de la première facture Peppol.
- Mis à jour
- Responsable du contenu
- Comptabilité fournisseurs
- Pour
- Comptabilité fournisseurs · Équipes achats · Centres de services partagés
L’essentiel
Communiquez l'identité du bon destinataire juridique, convenez des références et prouvez une réception complète avant de déclarer le flux opérationnel.
Avant de commencer
- Une identité juridique et Peppol vérifiée
- Un responsable des données fournisseur et du tri des factures
- Un contact fournisseur et une première opération représentative
Résultats attendus
- Un dossier fournisseur par entité juridique
- Une facture reçue reliée à sa référence métier
- Un transfert comptable et un traitement des exceptions reproductibles
Sur cette page
L'onboarding est terminé lorsque le fournisseur adresse une facture au bon destinataire et que votre équipe relie la pièce reçue à l'achat et à la comptabilisation. Une ligne « actif » dans un tableau ou un email avec identifiant Peppol ne prouve pas le fonctionnement.
Appliquez cette procédure à un nouveau fournisseur, une nouvelle entité acheteuse ou un changement de réception. Définissez la frontière entre achats, qui possède la relation, et comptabilité fournisseurs, qui organise le traitement des factures.
Préparer un dossier par entité
Le dossier contient raison sociale, identifiants entreprise et TVA applicables, identité Peppol exacte, conventions de référence d'achat, contact factures et date d'effet. L'acheteur indiqué sur la commande doit correspondre. L'identité de la holding ne remplace pas celle des filiales.
Les schémas sont publiés dans les listes OpenPeppol. Pour une société belge, faites vérifier l'identité d'entreprise et l'adresse 0208 prévue par le responsable d'enregistrement ; copiez la valeur vérifiée au lieu de la déduire d'un nom commercial.
| Livrable | Responsable | Preuve |
|---|---|---|
| Identité destinataire | Finance de l'entité | Identité vérifiée et date d'effet |
| Données fournisseur | Achats ou données de référence | Source et historique des modifications |
| Convention de commande | Achats et comptabilité | Exemple accepté |
| Première réception | Comptabilité fournisseurs | Identifiant Peppol et destinataire |
| Comptabilisation et archive | Comptabilité | Référence d'écriture et original |
Ces responsabilités sont des recommandations d'organisation, pas de nouveaux rôles applicatifs.
Confirmer le dispositif d'émission
Demandez au fournisseur de confirmer émetteur juridique, destinataire et capacité de facturation structurée dans son logiciel ou auprès de son prestataire. Convenez d'une première transaction maîtrisée et du contact capable de corriger les références.
Une présence dans un annuaire ne prouve pas un flux métier complet. Utilisez des faits réels : si la facture de recette est effectivement émise, finance décide comment la comptabiliser ou la corriger. Évitez les achats fictifs destinés à obtenir une capture verte. Les identités de test et production suivent les procédures réelles du fournisseur.
Notez si un PDF est aussi envoyé par email. La copie doit reprendre numéro et montant de la même transaction ; elle ne doit pas créer un second élément payable.
Vérifier la première réception
- Ouvrez le document entrant dans la bonne société. Vérifiez le destinataire juridique avant le montant.
- Comparez identité et nom fournisseur au référentiel ; un nom commercial ressemblant ne suffit pas.
- Contrôlez numéro, dates, devise, lignes, taxes et totaux contre l'achat ou la prestation.
- Vérifiez la référence acheteur ou commande exigée pour le traitement. Une facture livrée peut encore nécessiter clarification.
- Récupérez l'original structuré et le PDF disponible. Distinguez identifiant document Peppol et numéro fournisseur.
- Reliez la pièce à une écriture ou un dossier d'exception, avec responsable de l'action suivante.
La zone Peppol dispose d'une boîte de réception et de fonctions de consultation/restitution. Le rapprochement achats, les validations et la comptabilisation doivent suivre votre processus ; ne présumez pas d'un circuit automatique d'approbation des achats.
Exemple : deux acheteurs du même groupe
Un prestataire de nettoyage sert conseil et logistique. Achats fournit deux dossiers destinataires et exige le bon acheteur pour chaque commande. La première facture conseil arrive avec la référence CONS-2026-084.
La facture logistique utilise l'identité conseil. La comptabilité met la pièce en exception, note l'acheteur attendu et contacte le responsable facturation du fournisseur. Elle ne comptabilise pas la dépense au conseil pour la transférer plus tard uniquement parce que le montant est correct. La décision de correction préserve la réception originale.
Attribuer les exceptions
Un mauvais destinataire va au responsable d'identité et au fournisseur. Une commande absente va aux achats avec numéro de facture. Un prix contesté va au propriétaire du contrat. Un doublon suspect exige comparaison de fournisseur, numéro, montant et original ; le nom du fichier ne suffit pas.
Une impossibilité de livraison nécessite vérification des capacités et du routage par le prestataire du fournisseur. Conservez date de recherche et erreur. Ne promettez pas qu'un PDF reçu par email satisfait les exigences structurées de la transaction ; faites trancher l'exception par le responsable comptable.
Un original manquant ou endommagé reste ouvert auprès du responsable documentaire/support avec son identifiant. Documentez la restitution fiable ou le résultat de preuve obtenu.
Accepter et entretenir le flux
Fermez l'onboarding après preuve du destinataire, des références, de la reprise comptable et de l'archive. Conservez vérificateur et emplacement des preuves. La reprise inclut contact de tri, traitement des doublons et communication des changements.
Revoyez le dossier après fusion, modification d'identité, changement de point d'accès ou de système achats. Le basculement de migration couvre une nouvelle réception ; le rapprochement mensuel vérifie l'exhaustivité des entrants.