Checklist e-facturation belge 2026 : envoi, réception et archives

Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise établie en Belgique et soumise à l'obligation de facturation électronique doit envoyer des factures structurées à ses clients professionnels belges et pouvoir en recevoir, par défaut au format Peppol BIS via le réseau Peppol. Les périodes de tolérance sont terminées : cette checklist ne sert plus à préparer un démarrage, mais à vérifier que l'envoi, la réception et la conservation fonctionnent réellement, et que vous pourriez le démontrer au SPF Finances.

Elle s'adresse aux utilisateurs d'OrdoGrid, de l'indépendant à l'équipe financière. Elle ne tranche pas la question du champ d'application (l'obligation belge de facturation électronique), du coût d'une lacune (sanctions) ni du détail de l'archivage (archivage des factures). Chaque ligne se termine dans l'un de ces deux états : « fait », avec une preuve datée, ou « ouvert », avec un responsable et une date.

Quelle checklist suivre ?

Les entreprises sous le régime de la franchise de taxe ne sont pas des entreprises « article 44 » : elles doivent envoyer des factures structurées à leurs clients professionnels belges et pouvoir recevoir, donc toutes les lignes s'appliquent.

Partie A : le contrôle rapide de 15 minutes

Les lignes 1 à 5, 7 et 8 vérifient des exigences légales ; la preuve datée de la ligne 8 relève de notre recommandation. Les lignes 6 et 9 sont la routine que nous recommandons pour que ces exigences restent respectées.

Traité signifie livré sur le réseau Peppol, et non accepté ni payé par le client.

Exemple : le trimestre d'une traductrice indépendante

Le jeudi 1er octobre 2026, Sofie Peeters, traductrice indépendante à Louvain sous le régime normal de TVA, effectue la partie A. Statut affiche Envoi + réception, Autorisé et Enregistré. Sa facture de septembre F-2026-0018 à Vertaalbureau Lingua BV (12 500 mots × 0,12 € = 1 500,00 € + TVA 21 % 315,00 € = 1 815,00 €) affiche Traité. L'Inbox contient une facture non lue de son espace de coworking : elle la vérifie, la marque comme lue et télécharge les ZIP du trimestre pour son comptable. Après environ 15 minutes, aucune ligne n'est ouverte.

Partie B : l'audit complet

Faites d'abord la partie A. La partie B ajoute les points qu'une équipe, un second prestataire ou une intégration risquent de dérégler. Dans la colonne Fondement, « Loi » signale une exigence légale, « Recommandé » notre conseil, « OrdoGrid » une contrainte du produit, et « FAQ du SPF Finances » ou « Règles Peppol belges » les consignes de l'administration.

Identité et joignabilité

OrdoGrid inscrit uniquement 0208:, pas votre numéro de TVA sous le schéma 9925 : si le logiciel d'un fournisseur cherche par numéro de TVA sans rien trouver, demandez-lui de chercher 0208:. Les unités TVA ne sont pas couvertes ici ; vérifiez avec votre comptable sous quel numéro de TVA facturer, et l'inscription Peppol avec le support OrdoGrid.

Envoi

OrdoGrid accepte aussi des pièces jointes GIF, Word et XLS, que la norme européenne n'autorise pas. Les pièces jointes partent par défaut avec l'envoi Peppol, et la validation d'OrdoGrid refuse alors l'envoi : joignez uniquement les cinq formats ci-dessus, ou convertissez le fichier en PDF. Les prestataires Peppol belges déconseillent d'envoyer en plus un PDF par e-mail aux clients qui reçoivent via Peppol (recommandation du Belgian Peppol Service Providers Forum du 8 septembre 2026, pas une interdiction). Une fois la facture partie via Peppol, ses montants sont verrouillés : corrigez-la par une note de crédit (corriger ou créditer une facture).

Factures de repli : tenez un registre

Facture de repli

Une facture ordinaire, PDF ou papier, adressée à un client professionnel belge qui ne peut techniquement pas recevoir de factures structurées (art. 53, § 2bis, alinéa 6, du Code de la TVA, appliqué depuis le 1er janvier 2026). Elle est juridiquement valable ; le client reste en défaut au regard de sa propre obligation de réception.

OrdoGrid ne bascule jamais seul vers l'e-mail. Quand la fenêtre d'envoi affiche Peppol — ignoré avec Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol :

1. Recherchez le client sur lookup.peppol.org avec 0208: et son numéro d'entreprise ; vérifiez le numéro de TVA de la fiche client.
2. Demandez au client quel prestataire reçoit pour lui. Impossible de vérifier le statut Peppol du client est une vérification échouée, pas une preuve : réessayez plus tard.
3. S'il ne peut vraiment pas recevoir, envoyez le PDF par Email s'il accepte les factures électroniques, sinon sur papier.
4. Notez la date, le numéro de facture, le résultat de la recherche et la réponse du client.
5. Dès qu'il peut recevoir, envoyez les nouvelles factures via Peppol. Ne renvoyez jamais les anciennes.

Réception

OrdoGrid ne peut pas émettre de factures en autofacturation, mais son inscription en réception couvre les factures et notes de crédit Peppol, les Invoice Responses et les types de documents d'autofacturation. Avant qu'un client commence à émettre des autofactures en votre nom, convenez d'un premier document et vérifiez qu'il arrive dans votre Inbox. Routine complète : recevoir les factures fournisseurs.

Qui fait quoi

Un comptable qui doit seulement consulter peut être invité dans Équipe avec le rôle Lecteur, en lecture seule.

Archives et preuves

Ce que la loi exige. Conservez les factures envoyées et reçues pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date (art. 60 du Code de la TVA, modifié par la loi du 18 décembre 2025, pour la TVA devenue exigible à partir du 1er janvier 2023 ; le délai de dix ans introduit en 2022 a été supprimé), plus longtemps pour certaines factures liées à des biens immobiliers, en garantissant authenticité, intégrité, lisibilité et sauvegarde. Le SPF Finances n'agrée aucun système d'archivage.

Ce que nous recommandons. Gardez le XML d'origine en plus du PDF, comme le recommande vivement le SPF Finances, et ouvrez chaque trimestre un ancien fichier pour vérifier qu'il reste lisible.

Ce que fait OrdoGrid. Il archive le XML et le PDF exacts de chaque transmission Peppol et ne les réécrit jamais, mais ce n'est pas un archivage légal et il ne garantit aucune durée de conservation. Téléchargez depuis une ligne de l'Outbox ou de l'Inbox (XML ou PDF), en ZIP avec des dossiers xml et pdf après avoir sélectionné des lignes sur la page Peppol (documents envoyés et reçus dans des ZIP séparés), ou par l'API avec GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml et la permission peppol:read.

Quand la refaire

Nouvelle société en 2026 : premières étapes

1. D'abord le numéro de TVA. OrdoGrid n'envoie via Peppol que pour les sociétés ayant un numéro de TVA BE. Les numéros d'entreprise attribués depuis le 19 septembre 2023 commencent par 1 : vérifiez que le logiciel de vos clients l'accepte.
2. Créez la société. Dans le menu du profil, cliquez sur Créer une nouvelle entreprise, saisissez le numéro de TVA et vérifiez les données reprises du registre belge.
3. Autorisez l'envoi avec l'Autorisation Peppol : un nom saisi et une case à cocher, pas une signature électronique qualifiée.
4. Activez la réception sur Réception Peppol, qui affiche normalement Pas encore trouvé sur le réseau Peppol. Si elle affiche Déjà inscrit sur le réseau Peppol, quelqu'un vous a inscrit ailleurs, par exemple via l'outil d'un comptable : identifiez d'abord ce prestataire.
5. Vérifiez votre inscription sur lookup.peppol.org.
6. Envoyez votre première facture à une entreprise belge via Peppol et vérifiez qu'elle affiche Traité.

Vous démarrez sous le régime de la franchise de taxe ? Vous êtes dans le champ dans les deux sens, et le seuil de 25 000 € (26 000 € à partir du 1er janvier 2027) est réduit au prorata en cas de début d'activité en cours d'année. La mention légale depuis 2025 est « Régime particulier de la franchise de taxe » (en néerlandais « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting ») ; OrdoGrid l'imprime sur les documents en français et en néerlandais lorsque vous choisissez Régime de la franchise de taxe ; les documents en anglais et en allemand en portent une traduction, faute de libellé officiel dans ces langues (facturer sous la franchise).

Exemple chiffré : l'audit du troisième trimestre de l'Imprimerie Delvaux

L'Imprimerie Delvaux SRL, à Namur (numéro d'entreprise 0458.213.944, régime normal de TVA), facture depuis OrdoGrid. Le gérant a le rôle Propriétaire, la responsable administrative le rôle Administrateur, le comptable le rôle Lecteur. Le mardi 6 octobre 2026, la responsable administrative effectue les parties A et B pour la période du 1er juillet au 30 septembre.

Vérification : 3 700,00 € − 740,00 € = 2 960,00 € hors TVA, et 2 960,00 € × 1,21 = 3 581,60 €. Les 12 PDF de Hautot restent valables et, étant complets, déductibles ; ils ne sont pas renvoyés. Jusqu'au 6 octobre, Delvaux était toutefois exposée à l'amende pour absence de moyens de réception. Quatre lignes sont fermées le jour même ; les deux lignes ouvertes ont chacune un responsable et une date.

Erreurs fréquentes

Dossier de preuves à classer après chaque passage

• Les preuves de la partie A : la capture datée de Statut (avec Annuaire Peppol et Autorisations (n)), le résultat de recherche et les ZIP du trimestre.
• La checklist complétée, avec un responsable et une date pour chaque ligne ouverte, et le registre des factures de repli.
• Les accords et confirmations écrits : autre format que Peppol BIS, autofacturation, établissement des clients, et confirmation de l'autre prestataire s'il reçoit pour vous.
• Les factures de votre abonnement e-facturation : les petites sociétés et les indépendants peuvent déduire 120 % de ces frais pour les périodes imposables 2024 à 2027 ; parlez-en à votre comptable.

Questions fréquentes

Existe-t-il encore une période de tolérance pour l'e-facturation en Belgique ?

Non. La tolérance générale couvrait la période du 1er janvier au 31 mars 2026 et celle visant l'autofacturation a pris fin le 30 juin 2026. Le SPF Finances ne renonce plus à l'amende que dans des cas exceptionnels, après une analyse individuelle.

À quelle fréquence faire cette checklist ?

La partie A chaque trimestre, l'audit complet après tout changement de numéro de TVA, de prestataire Peppol, d'entité ou d'outil de facturation. C'est notre recommandation : la loi ne fixe aucune fréquence d'audit.

Faut-il envoyer des factures de test ou pilotes ?

Non. Une facture réelle affichant Traité démontre l'envoi, une recherche réussie montre votre inscription en réception, et le premier document fournisseur dans votre Inbox confirme la réception. OrdoGrid n'a pas de mode test Peppol : une facture de test parviendrait au client comme une vraie facture.

Dois-je communiquer un identifiant Peppol à mes fournisseurs ?

Non. En Belgique, vous êtes inscrit sous votre numéro d'entreprise avec le schéma 0208, et vos fournisseurs vous envoient leurs factures à ce numéro par défaut. Le SPF Finances indique qu'il ne faut pas demander d'identifiant Peppol à ses clients.

Une archive en PDF suffit-elle ?

La loi admet un autre format si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties pendant sept ans, mais le SPF Finances recommande vivement de garder le XML. OrdoGrid conserve le XML et le PDF échangés et vous permet de télécharger les deux, mais ce n'est pas un archivage légal et il ne garantit aucune durée de conservation : gardez vos propres copies.

Un client belge n'est pas sur Peppol. Ma checklist est-elle en échec ?

Non, si vous avez émis une facture de repli et noté la preuve : c'est le client qui est en défaut. Dès qu'il peut recevoir, envoyez-lui les nouvelles factures via Peppol.

OrdoGrid me dit-il si je suis dans le champ d'application ?

Non. Il montre si vous pouvez envoyer et recevoir et, lors de l'envoi, si un client peut recevoir via Peppol, mais le champ dépend du statut TVA et de l'établissement : voyez l'article sur l'obligation ou demandez à votre comptable.