Préparer des pièces de facturation claires pour votre comptable

Une bonne transmission permet à votre comptable de comprendre ce que vous avez facturé, ce qui est arrivé à la facture et quelles sommes ont été reçues ou remboursées. Pour quelques factures, des fichiers identifiables et une courte explication des cas inhabituels suffisent à rendre le travail beaucoup plus simple.

Cette méthode s'applique en général. Les points concernant Peppol et l'archivage belge sont précisés ci-dessous ; demandez à votre comptable quelles pièces et règles de conservation concernent votre entreprise.

Convenir de la période et du mode de transmission

Demandez quelle période couvrir, quels documents fournir et par quel canal. Vérifiez si la sélection repose sur les dates de facture, les dates de paiement ou les deux. Un paiement de novembre relatif à une facture d'octobre reste pertinent, même si la période de facturation demandée est octobre.

Utilisez le canal convenu avec votre comptable. Ne transmettez pas vos mots de passe ni des données clients ou bancaires sans rapport avec sa demande. S'il lui faut une preuve de paiement, fournissez les informations utiles demandées, plutôt que tout votre historique bancaire par défaut.

Préparez une liste simple : numéro de facture, client, date, devise, total initial et solde restant. Identifiez séparément les notes de crédit et les brouillons non finalisés pour éviter de les confondre avec des factures définitives.

Distinguer facture originale et relevé actuel

Dans Factures, retrouvez chaque facture enregistrée, puis ouvrez ses détails ou Modifier. Dans Règlement, choisissez Document original pour le PDF de la facture initiale et Relevé actuel pour sa situation de paiement actuelle.

Ces documents répondent à des questions différentes. Les paiements et remboursements peuvent modifier le relevé sans modifier la facture émise. Utilisez des noms reconnaissables, par exemple :

• INV-2026-041-original.pdf
• INV-2026-041-releve-2026-11-03.pdf
• INV-2026-041-notes.txt, si une explication est nécessaire.

Ne remplacez pas l'original par le relevé et ne présentez pas un relevé actuel comme la facture émise à l'origine. Téléchargez les notes de crédit depuis leurs propres documents enregistrés et indiquez quelle facture elles corrigent.

Il s'agit de téléchargements individuels. Rassemblez-les dans le dossier ou le canal convenu ; cette méthode ne suppose pas un export ZIP en un clic.

Ajouter les originaux Peppol lorsque nécessaire

Pour les fournisseurs belges utilisant l'envoi Peppol d'OrdoGrid, retrouvez le document dans Peppol → Outbox. Son menu de téléchargement propose les fichiers XML et PDF disponibles. Conservez le XML avec le numéro de facture et distinguez-le des relevés de règlement ultérieurs.

Le XML est l'original de la facture structurée. Si aucun PDF n'était joint à l'échange, le PDF proposé dans Outbox peut être un résumé généré. Utilisez Règlement → Document original pour le PDF original de la facture enregistrée et nommez ces fichiers distinctement.

La documentation officielle belge sur l'archivage recommande fortement la conservation du XML original. Une conversion est possible si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité restent garanties, mais elle augmente la charge de la preuve. Garder l'original est un choix pratique ; convenez avec votre comptable de toute conversion et de la conservation applicable. Le guide sur l'archivage en Belgique détaille la méthode.

Si un téléchargement échoue, conservez le numéro et le message d'erreur pour demander de l'aide. Une capture aide au diagnostic, mais ne remplace pas un fichier original manquant.

Expliquer les règlements et les exceptions

Consultez l'Historique des mouvements pour les paiements, remboursements et annulations. Ne comptez pas deux fois les acomptes : Paiements les inclut déjà. Signalez tout encaissement que vous ne pouvez pas rattacher avec certitude à une facture.

Exemple : INV-2026-041 totalise 1 200 €. Le client verse 400 € le 20 octobre, puis 800 € le 2 novembre. L'original reste de 1 200 €, tandis que le relevé du 3 novembre reflète les règlements ultérieurs. Fournissez les références et dates des deux versements.

Votre liste de questions peut indiquer : « INV-2026-042 : une journée contestée, correction non convenue » ; « INV-2026-043 : résultat d'envoi incertain, assistance contactée » ; ou « versement de 250 € : référence demandée ». Décrivez les faits et l'action suivante sans inventer d'écriture comptable.

Vérifier avant d'envoyer

Ouvrez chaque PDF et vérifiez client, numéro, dates, devise et totaux. Vérifiez que les XML existent, ne sont pas vides et correspondent à la bonne facture. Votre comptable pourra confirmer leur compatibilité avec son logiciel. En cas d'erreur d'import, gardez l'original intact et transmettez le message exact à l'assistance.

Comparez les fichiers à votre liste. Chaque facture attendue doit être identifiable ; chaque note de crédit et relevé doit être associé au bon numéro. Placez les brouillons dans un groupe clairement indiqué.

Après transmission, demandez au comptable de confirmer qu'il peut ouvrir les pièces et de signaler ce qui manque. Gardez votre copie et les questions restantes. La transmission est terminée lorsque les documents sont utilisables et que chaque point à résoudre a un responsable.