Factures récurrentes en Belgique : abonnements, forfaits et Peppol

Un abonnement, un contrat de maintenance ou un forfait mensuel se facture par une nouvelle facture à chaque période : un nouveau numéro, la période couverte, le prix en vigueur et un nouvel envoi. La facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit la fin de la période. Depuis le 1er janvier 2026, elle doit être une facture électronique structurée, en principe via Peppol, lorsque vous êtes établi en Belgique et que votre client est une entreprise établie en Belgique avec un numéro de TVA belge (une entreprise étrangère qui n'a qu'une identification à la TVA en Belgique n'est pas concernée). Une réduction pour une période déjà facturée passe par une note de crédit qui fait référence à cette facture ; une augmentation, par une facture complémentaire.

Ce guide s'adresse aux entreprises et indépendants belges qui facturent leurs clients à intervalles réguliers, ainsi qu'à leurs experts-comptables. La facturation d'un mois de jours prestés est traitée dans Facturer un mois de prestations d'indépendant à votre client ; la numérotation dans Numérotation des factures en Belgique.

Ce que la loi impose pour chaque période

L'échéance, l'IBAN, la communication structurée et le bon de commande ne sont pas des mentions TVA. Peppol exige une référence acheteur ou une référence de commande : OrdoGrid remplit la référence acheteur avec le numéro de bon de commande, à défaut la communication structurée, à défaut le numéro de facture.

Quand la TVA devient exigible : d'avance, à terme échu, payé d'avance

Les prestations de services qui donnent lieu à des décomptes ou à des paiements successifs sont considérées comme effectuées à l'expiration de chaque période à laquelle ils se rapportent (art. 22, § 2, du Code de la TVA). Depuis le 1er janvier 2016, pour les services que vous devez facturer, la TVA devient exigible à l'émission de la facture, que celle-ci intervienne avant ou après la période ; à l'encaissement, à concurrence du montant perçu, si le client paie avant que le service soit effectué ; et au plus tard le 15 du mois qui suit la période (art. 22bis, § 1er, loi du 6 décembre 2015).

Exigibilité (opeisbaarheid)

Le moment où la TVA est due à l'État et entre dans une déclaration TVA. Il peut différer à la fois de la date du service et de celle du paiement.

En pratique, la TVA d'une facture de période adressée à une entreprise belge tombe dans la déclaration qui couvre la date de la facture, sauf si le client a payé avant. Nous recommandons d'envoyer chaque facture à la date qu'elle porte ; demandez à votre expert-comptable comment déclarer les paiements anticipés.

Changements de formule, résiliations et indexation

Une facture envoyée ne se modifie jamais ; OrdoGrid verrouille ses montants dès qu'elle est envoyée via Peppol ou payée. Les changements futurs vont sur la facture suivante ; ceux qui touchent une période déjà facturée exigent une note de crédit, ou une facture complémentaire si le client doit davantage.

Calcul au prorata. Suivez votre contrat ; une méthode courante est le calcul par jour : la différence de prix, multipliée par les jours restants, divisée par le nombre de jours de la période. Indiquez le calcul dans la ligne de la note de crédit. Nous recommandons une note de crédit plutôt qu'une ligne négative sur la facture du mois suivant : la correction renvoie ainsi sans équivoque à la facture qu'elle corrige.

Vérifier le client sur Peppol à chaque période

OrdoGrid n'a pas de champ « identifiant Peppol » sur les clients : chaque fois que vous ouvrez Envoyer, il recherche à nouveau le client à partir du numéro de TVA de la facture, sous 0208 (numéro d'entreprise) et 9925 (numéro de TVA). Un client joignable en juillet peut être introuvable en octobre : il change de prestataire Peppol et sa nouvelle inscription n'est pas encore active, il a mis fin à son inscription, le numéro de TVA de la fiche client contient désormais une faute de frappe, ou vous facturez une autre entité juridique après une restructuration (un numéro d'entreprise ne change jamais ; une nouvelle entité est un nouveau client).

Causes et vérifications : Rechercher un client sur Peppol.

Chaque période dans OrdoGrid

Une facture récurrente crée la facture de chaque période à la date prévue et, par défaut, l'envoie au client : via Peppol s'il y est inscrit, sinon par e-mail. Vous pouvez aussi lui faire créer des brouillons, que vous vérifiez puis envoyez vous-même. Elle est incluse dans les formules Starter et Business. Sans elle, vous dupliquez la facture de la période précédente.

Mettre en place une facture récurrente

1. Dans Facturation, ouvrez Factures récurrentes et cliquez sur Nouvelle facture récurrente : l'éditeur de facture s'ouvre, avec Rendre récurrente déjà coché dans le groupe Récurrence du panneau Récapitulatif. Vous pouvez aussi cocher Rendre récurrente sur une nouvelle facture, ou partir d'une facture existante : ouvrez-la depuis Factures et cliquez sur Rendre récurrente dans son panneau latéral ; son client, ses lignes et ses notes sont repris.
2. Choisissez le client avec Sélectionner un client et ajoutez les lignes comme sur une facture. Écrivez {periode}, {mois} ou {annee} dans une ligne ou dans les Notes : ils sont remplacés par la période facturée. Support Pro, {periode} devient ainsi « Support Pro, 01/10/2026 – 31/10/2026 », et Support Pro, {mois} devient « Support Pro, octobre 2026 ». Chaque facture reprend les coordonnées de la fiche client et de votre entreprise : sur une facture récurrente, elles ne se modifient pas dans le document.
3. Dans Récurrence, saisissez un Nom du modèle (il n'apparaît pas sur la facture), choisissez la fréquence dans Tous les (par exemple 1 mois, 3 mois, 1 semaine, 1 an ou 10 jours), la date de la Première facture le, ce que Chaque facture couvre : La période qui commence (facturé d'avance) ou La période écoulée (à terme échu), puis le Délai de paiement (jours). Une première facture le 31 tombe le dernier jour des mois plus courts, puis revient au 31.
4. Sous Fin, gardez Sans fin, ou arrêtez À une date ou Après un nombre de factures.
5. Sous À la création, choisissez L'envoyer automatiquement ou Créer un brouillon à vérifier. L'envoi suit la règle du bouton Envoyer : via Peppol si votre entreprise a signé l'Autorisation Peppol et que le client y est inscrit, sinon par e-mail à l'adresse de la fiche client.
6. Si la fiche client exige un bon de commande, saisissez le N° bon de commande sous Documents et Références : il est repris sur chaque facture. S'il change à chaque période, mettez-le à jour sur la facture récurrente avant l'échéance, ou sur le brouillon.
7. Le document montre la prochaine facture : sa date et son échéance suivent le calendrier et ne se saisissent pas ; le numéro (le document et l'aperçu affichent « Attribué à la création ») et la communication structurée sont attribués à la création de chaque facture. On n'y enregistre pas non plus de paiement : chaque facture se règle séparément. Le nom de votre entreprise peut être modifié pour ce modèle ; vos autres coordonnées (adresse, TVA, IBAN…) sont reprises des paramètres de l'entreprise à chaque facture, donc toujours à jour. Aperçu de la prochaine facture affiche son PDF, avec les variables remplacées. Cliquez enfin sur Créer la facture récurrente : la première facture est créée à sa date, sauf si vous avez coché Créer la première facture maintenant : elle est alors créée tout de suite, datée du jour.

Le jour prévu, vers 6 h (heure belge), OrdoGrid crée la facture : le numéro suivant, la date du jour, l'échéance selon le Délai de paiement (jours) et une nouvelle communication structurée. La prestation est datée du jour de la facture ; si vous choisissez Le dernier jour de la période sous Date de livraison / prestation dans Récurrence, ce jour est ajouté dans Date de livraison / prestation lorsqu'il diffère de la date de la facture. Si la facture récurrente envoie automatiquement, la facture part aussitôt, en une seule tentative. Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise reçoivent un e-mail récapitulatif : envoyée via Peppol, envoyée par e-mail, ou brouillon à envoyer. Une échéance manquée, par exemple pendant une panne, est créée au passage suivant, datée du jour de sa création ; chaque période reste une facture distincte.

Un envoi qui ne peut pas partir n'est jamais retenté : la facture reste en brouillon, la page de la facture récurrente affiche le motif et les factures suivantes continuent. C'est le cas d'un client sans adresse e-mail, du quota Peppol mensuel atteint, d'un envoi Peppol refusé ou incertain, ou d'un client avec un numéro de TVA belge introuvable sur Peppol : une entreprise belge doit recevoir une facture structurée, OrdoGrid ne lui envoie donc pas d'e-mail à la place. Ouvrez le brouillon, vérifiez-le, puis envoyez-le avec Envoyer. La colonne Statut des factures créées montre lesquelles sont parties.

Une facture récurrente se met en pause d'elle-même quand elle ne peut pas créer la facture : client supprimé, IBAN de l'entreprise manquant, bon de commande désormais exigé par le client, ou formule sans factures récurrentes. La page affiche le motif ; corrigez-le, puis cliquez sur Reprendre. Les périodes d'une pause ne sont pas rattrapées : la facture suivante est la première échéance à partir d'aujourd'hui. Créer la prochaine maintenant crée tout de suite la facture de la prochaine échéance, datée du jour ; Terminer arrête la facture récurrente. Pour la modifier, ouvrez-la dans Factures récurrentes : le même éditeur montre la prochaine facture, avec ces actions en haut de la page et les factures déjà créées en dessous ; cliquez sur Enregistrer. Modifier la facture récurrente ne change jamais les factures déjà créées ; un nouveau calendrier repart de sa date de première facture.

Vérifier et envoyer la facture de la période

1. Si la facture récurrente crée des brouillons, ou si un envoi n'a pas pu partir, ouvrez le Brouillon depuis l'e-mail récapitulatif ou depuis la liste des factures créées, sur la page de la facture récurrente. Sans facture récurrente : dans Factures, ouvrez la facture de la période précédente et cliquez sur Dupliquer dans son panneau latéral. La même action figure sur la ligne de la liste.
2. Un Brouillon s'ouvre, daté du jour, avec le numéro suivant proposé dans N°. Il reprend le client, les lignes, les Options de TVA, les remises et les Notes ; il ne reprend ni le champ N° bon de commande, ni les pièces jointes, ni l'ancienne communication structurée (la Communication est recalculée à partir du nouveau numéro). Si le client utilise des bons de commande, la ligne du bon de commande de la période précédente (par défaut PO: …) reste dans les Notes jusqu'à ce que vous saisissiez le nouveau numéro, qui la remplace. Le numéro est attribué définitivement au premier enregistrement.
3. Réglez l'Échéance selon votre contrat ; OrdoGrid propose 30 jours.
4. Mettez chaque ligne à jour : Description avec la nouvelle période (« Support Basic, 1er–31 octobre 2026 »), Quantité pour les postes ou utilisateurs, Prix Unitaire après un changement. Il n'existe pas de champ « période de service », et la facture Peppol d'OrdoGrid n'en contient pas : c'est la description qui indique la période. Ajoutez aussi le dernier jour de la période avec Date de livraison / prestation, sous Échéance dans le panneau Récapitulatif, sauf s'il s'agit de la date de la facture : OrdoGrid l'imprime sur le PDF et l'envoie sur Peppol comme date de livraison.
5. Sous Documents et Références, saisissez le N° bon de commande de la période ; le champ est affiché lorsque l'option Exiger un bon de commande pour les factures est cochée dans la fiche client ; sinon, ouvrez-le avec Ajouter un N° bon de commande. Joignez le relevé d'utilisation éventuel en PDF, PNG, JPEG, CSV ou XLSX, dans la limite de 2 Mo au total par document fixée par OrdoGrid : par défaut, les pièces jointes partent avec le message Peppol, et Peppol n'accepte ni DOC, ni DOCX, ni XLS, ni GIF (types de pièces jointes Peppol).
6. Gardez la Communication qu'OrdoGrid remplit à partir du numéro proposé. Si vous modifiez le numéro dans N°, videz Communication : à l'enregistrement, OrdoGrid la recalcule à partir du numéro définitif. Une référence par facture, jamais une par client (communication structurée).
7. Contrôlez l'Aperçu du PDF, puis cliquez sur Enregistrer.
8. Cliquez sur Envoyer, lisez le bloc Peppol, décochez Email sauf si le client veut une copie, puis cliquez une seule fois sur Sauvegarder & Envoyer.
9. Dans Peppol → Outbox, cliquez sur Vérifier : Traité signifie que la facture a été livrée sur le réseau, non qu'elle a été acceptée ou payée. Une fois l'argent reçu, utilisez Enregistrer un paiement dans Règlement. Dès le début du jour de l'échéance, une facture impayée passe d'Envoyée à En retard (un paiement ce jour-là reste dans les délais) ; les rappels restent à votre charge.

Créditer un changement en cours de période

1. Dans Factures, cochez la facture de la période et cliquez sur Note de crédit.
2. La note de crédit reprend le client, les lignes et le régime TVA, affiche l'original sous Facture d'origine et propose le numéro suivant (NC-2026-0001 et ainsi de suite).
3. Avant d'enregistrer, remplacez la ligne par la différence au prorata, en montant positif (dès le premier enregistrement, les montants d'une note de crédit sont verrouillés, et une note de crédit liée à une facture ne peut jamais être supprimée). Indiquez le motif dans les Notes, qui s'impriment sur le PDF et figurent dans le XML Peppol comme note au niveau du document (BT-22). OrdoGrid ajoute lui-même la mention de reversement de TVA décrite dans Corriger ou créditer une facture lorsque la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA.
4. Enregistrez-la et envoyez-la comme la facture : Envoyer, Peppol coché, Sauvegarder & Envoyer.
5. Le crédit réduit le solde de cette facture, pas celui du mois suivant. Si elle était déjà payée, Règlement affiche À rembourser : remboursez le client, puis cliquez sur Enregistrer un remboursement.

Les liens de paiement Stripe récurrents ne sont pas des factures

Dans Liens de paiement, un Nouveau lien de type Récurrent met en place un abonnement par carte, mensuel ou annuel, sur votre propre compte Stripe. Il n'est lié à aucune facture : il n'en crée aucune, n'envoie rien via Peppol et n'enregistre aucun paiement sur une facture. Vos clients professionnels doivent toujours recevoir une facture par période.

Si votre propre système gère le calendrier

Votre logiciel de facturation peut créer la facture de chaque période via l'API publique. Donnez à chaque période de contrat son propre external_id, par exemple sub-1042-2026-10, pour qu'une nouvelle tentative ne crée jamais de seconde facture ; omettez number pour obtenir le numéro suivant. Vérifiez le client avec GET /api/v1/peppol/participants/{vat_number}, envoyez avec POST /api/v1/peppol/invoices/{invoice_id}/send et, après un délai d'attente dépassé, utilisez GET /api/v1/invoices/lookup?external_id=… avant de réessayer. Il n'existe pas de mode test (intégration de l'API publique).

Exemple chiffré : abonnement mensuel et changement de formule en milieu de mois

Hexalink SRL, société de support informatique à Liège, émet ses documents en français. Fiduciaire Lemaire SRL à Namur (numéro d'entreprise 0563.847.241, sur Peppol sous 0208:0563847241) paie 120,00 € HTVA par mois pour « Support Pro », facturé d'avance le 1er du mois et payable à 30 jours. Le contrat calcule les changements de formule au prorata des jours et crédite un passage à une formule inférieure sur la facture du mois en cours. La série de factures d'Hexalink est commune à tous ses clients, d'où les écarts entre les numéros.

1. Chaque facture part via Peppol à la date qu'elle porte ; la TVA de chacune devient donc exigible à cette date.
2. Le 15 septembre, le client demande par écrit à passer à « Support Basic » (80,00 €) dès le 16 septembre : 40,00 € de moins par mois, pour 15 jours sur 30, donnent 20,00 € plus 4,20 € de TVA.
3. Hexalink crée NC-2026-0020 depuis F-2026-0150 avec Note de crédit, indique le motif dans les Notes et le calcul dans la ligne, puis l'envoie via Peppol. OrdoGrid ajoute lui-même la mention « T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite », car la note de crédit restitue de la TVA belge à un client disposant d'un numéro de TVA. Son expert-comptable régularise les 4,20 € dans la déclaration en cours, sans modifier une déclaration antérieure.
4. F-2026-0150 affiche désormais un Solde à payer de 121,00 € (145,20 € − 24,20 €, soit 100,00 € plus 21 %). Le client le règle le 28 septembre avec la communication +++002/0260/15051+++ ; Enregistrer un paiement fait passer la facture à Payée.
5. Le 1er octobre, Hexalink duplique F-2026-0150, et non la note de crédit, remplace la ligne par Support Basic à 80,00 €, indique le 31 octobre 2026, dernier jour de la période, dans Date de livraison / prestation et envoie F-2026-0160 (communication +++002/0260/16061+++).

Variante : formule annuelle facturée d'avance

Le client achète aussi une licence de sauvegarde à 1 440,00 € pour la période du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027, facturée le 25 septembre 2026 sous F-2026-0158 : 1 440,00 € plus 302,40 € de TVA, soit 1 742,40 €. La TVA de toute l'année devient exigible le 25 septembre, date de la facture (ou à la date du paiement, si le client avait payé avant). Le contrat rembourse les mois complets non utilisés : une résiliation au 1er avril 2027 donne lieu à une note de crédit de six mois, 720,00 € plus 151,20 € de TVA, soit 871,20 €, qui fait référence à F-2026-0158.

Cas particuliers et erreurs fréquentes

Preuves à conserver

Ce que la loi impose. Conservez chaque facture et chaque note de crédit pendant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60 du Code de la TVA, loi du 18 décembre 2025), en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.

Ce que nous recommandons. Par client : le contrat et ses avenants, y compris les règles d'indexation et de prorata ; chaque demande de changement écrite avec sa date d'effet ; les bons de commande ; le PDF et le XML de chaque facture et note de crédit, téléchargés depuis Peppol → Outbox, avec la date du statut Traité ; et la confirmation écrite du client chaque fois qu'il n'a pas pu recevoir via Peppol.

Ce que fait OrdoGrid. Il archive le XML et le PDF exacts de chaque envoi Peppol, et Règlement conserve le Document original. Ce n'est pas un archivage légal et aucune durée de conservation n'est garantie : téléchargez régulièrement le ZIP de l'Outbox vers votre propre stockage.

Questions fréquentes

OrdoGrid peut-il créer mes factures récurrentes automatiquement ?

Oui, dans les formules Starter et Business : une facture récurrente crée chaque facture de période à la date prévue, avec la période dans ses lignes, et l'envoie via Peppol si le client y est inscrit, sinon par e-mail. Si vous préférez vérifier d'abord, choisissez Créer un brouillon à vérifier, puis envoyez chaque facture avec Envoyer. Vous pouvez aussi dupliquer la facture précédente, ou créer les factures depuis votre propre système via l'API publique.

Quand dois-je émettre la facture mensuelle d'un abonnement ?

Au plus tard le 15 du mois qui suit la période, donc le 15 octobre pour septembre. Si le client a payé d'avance, au plus tard le 15 du mois qui suit le paiement (arrêté royal n° 1, art. 4).

Quand la TVA est-elle due sur un abonnement facturé d'avance ?

Pour un client professionnel belge, à l'émission de la facture, ou plus tôt si le client paie avant (art. 22bis du Code de la TVA, depuis le 1er janvier 2016). Pour un client professionnel d'un autre État membre, à la fin de chaque période ou au paiement s'il est antérieur.

Comment traiter un passage à une formule inférieure en milieu de mois ?

Créditez la facture du mois pour la différence au prorata, par exemple 40,00 € × 15 ÷ 30 = 20,00 € plus 4,20 € de TVA, envoyez la note de crédit via Peppol et facturez le nouveau prix à partir de la période suivante.

La communication structurée doit-elle rester la même chaque mois ?

Non. Chaque facture reçoit sa propre référence, pour que chaque paiement corresponde à une seule facture. Ne réutilisez une référence que dans les rappels de cette même facture.

Mon client était sur Peppol le mois dernier, plus maintenant : que faire ?

Vérifiez son numéro d'entreprise sur lookup.peppol.org et interrogez le client. S'il ne peut techniquement pas recevoir, envoyez la même facture par e-mail dans le délai ; ne créez jamais de seconde facture.