Factures récurrentes et Peppol en Belgique
Gérer abonnements et honoraires récurrents belges sur Peppol : nouveau numéro à chaque cycle, contrôler la dérive du lookup participant, et noter de crédit pour les changements de plan.
Mis à jour
- Belgique
Un seul objectif : traiter chaque cycle comme une nouvelle facture Peppol
Abonnements, retainers et honoraires mensuels semblent automatiques, mais Peppol ne refacture pas « la même facture ». Chaque période est une nouvelle facture structurée : nouveau numéro, montants à jour, identité acheteur actuelle, et un envoi frais via votre point d'accès.
Cet article couvre l'exploitation récurrente sous Peppol. Rôles des documents : facture, note de crédit, devis. Discipline de numérotation : numérotation des factures.
Ce qui doit être neuf à chaque cycle
| Champ / étape | Règle récurrente | Pourquoi |
|---|---|---|
| Numéro de facture | Toujours un nouveau numéro en séquence | Les factures Peppol envoyées sont immuables ; la réutilisation casse audits et AP |
| Date / période | Refléter la période facturée | Rapprochement acheteur et timing TVA |
| Montants et TVA | Recalculer depuis le plan actuel | Prix et régime doivent coller à la réalité |
| ID Peppol acheteur | Résoudre au moment de l'envoi | Point d'accès ou entité peuvent changer |
| Référence de paiement | Garder ou faire tourner selon votre cash | L'OGM peut rester stable si c'est votre règle (guide OGM) |
Ne modifiez pas une facture mensuelle déjà livrée pour la renvoyer. Si août était faux, laissez août et corrigez avec une note de crédit Peppol, puis émettez une nouvelle facture s'il reste un montant dû.
Dérive du lookup sur les contrats longs
Un client joignable en janvier peut échouer en juillet après migration de point d'accès, changement BCE ou SMP retiré. Intégrez le lookup au job récurrent, pas seulement à l'onboarding.
Cadence pratique :
- Premier envoi - recherche participant complète (schéma 0208, BIS Billing).
- Chaque cycle - laisser le point d'accès résoudre à nouveau ; « non trouvé » = arrêt dur.
- En cas d'échec - revérifier le numéro d'entreprise avec le client ; ne brûlez pas le prochain numéro en retries aveugles.
- Après changement d'entité - mettre à jour le master data avant le prochain envoi planifié (client hors Peppol si temporairement injoignable).
- Dérive du lookup
Quand un identifiant Peppol autrefois valide cesse de résoudre (ou perd la capacité BIS Billing) alors que le planning d'abonnement suppose encore le routage du mois précédent.
Changements de plan : upgrade, downgrade, résiliation
| Changement | Mouvement Peppol |
|---|---|
| Hausse de prix dès la période suivante | La facture du prochain cycle porte le nouveau montant ; pas de crédit pour les périodes déjà acceptées |
| Downgrade en cours de période avec remboursement | Note de crédit du delta (référence à la facture payée), puis cycle suivant au nouveau prix |
| Résiliation après facture envoyée | Note de crédit totale ou partielle ; arrêter le planning ; ne pas « annuler » en éditant le XML |
| Mauvaise TVA ou mauvais ID acheteur sur un run | Créditer la mauvaise facture ; corriger le master data ; émettre une facture correcte |
L'automatisation doit produire des CreditNote avec le même sérieux que les factures. Un e-mail « payez moins le mois prochain » laisse l'ouvert Peppol faux.
Checklist Peppol récurrent
- Le planning crée une nouvelle facture chaque période (jamais un clone d'ID déjà envoyé).
- La numérotation reste continue et unique (règles de numérotation).
- Lookup / routage vérifié avant chaque envoi.
- Les changements de plan passent par des notes de crédit référencées, pas des montants silencieux.
- Archiver chaque original structuré avec son statut de livraison.
- Revoir la catégorie TVA si le mix de services change (régimes TVA).