E-Rechnung in Belgien: Bußgelder von 1.500 bis 5.000 € und Kontrollen

Seit dem 1. Januar 2026 muss ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen, das unter die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung fällt, über die technischen Mittel verfügen, strukturierte E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Fehlen sie, kann der FÖD Finanzen (die föderale Steuerverwaltung) eine feste Geldbuße verhängen: 1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren. Die gewöhnlichen Geldbußen für fehlende, verspätete oder fehlerhafte Rechnungen gelten daneben weiter.

Dieser Referenzartikel richtet sich an Unternehmer, Buchhalter und Finanzteams, die ihr Risiko kennen und beseitigen wollen. Wer unter die Pflicht fällt, erklärt der Artikel Die belgische E-Rechnungspflicht; was zu tun ist, wenn ein Kunde nicht empfangen kann, steht in Rechnung an einen Kunden ohne Peppol senden.

Die gesetzlich festgelegten Geldbußen

Im französischen Text lautet der neue Verstoß „Non-disposition des moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée“. Geahndet wird ein Zustand, keine Rechnung: Der Betrag ist derselbe, ob Ihre Rechnungen zusammen 200 € oder 200.000 € ausmachen. Der FÖD Finanzen nennt diese Geldbußen in Frage 26 seiner FAQ und bestätigt, dass seine Bußgeldpolitik von 2018 weiter gilt.

Technische Mittel zum Ausstellen und Empfangen

Selbst oder über einen Dienstleister Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) im Format Peppol BIS senden und empfangen können, dem UBL-basierten Format, das im Peppol-Netzwerk verwendet wird. In Belgien heißt das: bei Peppol mindestens unter dem Schema 0208 mit Ihrer zehnstelligen Unternehmensnummer aus der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) registriert sein und veröffentlicht haben, dass Sie Rechnungen und Gutschriften nach Peppol BIS Billing empfangen können. Art. 13quater des Königlichen Erlasses Nr. 1 verlangt diese Mittel auch dann, wenn Sie mit einem Kunden ein anderes Format vereinbart haben.

Wie zweite und weitere Geldbußen gezählt werden

Ein Verstoß zählt nur dann als zweiter oder weiterer Verstoß, wenn die Verwaltung ihn frühestens drei Monate nach dem vorigen Verstoß feststellt, der zu einer Geldbuße geführt hat.

Der Erlass ahndet nicht jede Rechnung: Der Verstoß ist das Fehlen der Mittel. Er sagt auch nicht, wie viele Verstöße eine einzige Prüfung feststellen kann; gehen Sie also weder davon aus, dass eine Geldbuße alle früheren Rechnungen abdeckt, noch dass jede Rechnung einzeln geahndet wird.

Wer belangt werden kann: Lieferant, Kunde oder beide

Die FAQ des FÖD Finanzen (Fragen 7, 8 und 24) beantwortet die üblichen Situationen. „Im Anwendungsbereich“ bedeutet einen Umsatz zwischen zwei in Belgien niedergelassenen Unternehmen, bei dem der Kunde seine belgische MwSt.-Nummer mitteilen muss.

Die Ausweichregelung steht in Art. 53 § 2bis Absatz 6 des MwSt.-Gesetzbuches, eingefügt durch das Gesetz vom 10. Februar 2026 und vom FÖD Finanzen seit dem 1. Januar 2026 angewandt. Sie schützt den Lieferanten, nicht den Empfänger: Ein Kunde, der nicht empfangen kann, verstößt weiter gegen seine eigene Pflicht.

Welcher Teil der Pflicht für Sie gilt

Toleranz und Durchsetzung: Stand am 13. Oktober 2026

Am 13. Oktober 2026 ist die Mitteilung vom 7. April 2026 weiterhin die neueste Meldung des FÖD Finanzen zur E-Rechnung.

Lücken in OrdoGrid prüfen und schließen

OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden. Es sendet über Peppol nur für Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer, und den Empfang aktivieren Sie separat. Es übermittelt nichts an den FÖD Finanzen und kann Ihnen nicht sagen, ob Sie unter die Pflicht fallen.

1. Status öffnen. Gehen Sie zu Peppol → Statut (Status). Unter Statut d'inscription Peppol zeigt das Badge Envoi + réception (Senden und Empfangen) oder Envoi seul (nur Senden); die Dokument-Registerkarten zeigen dasselbe als Mode : Envoi + réception oder Mode : Envoi seul.
2. Senden. Envoi (Outbox) muss Autorisé (Autorisiert) mit Ihrer MwSt.-Nummer anzeigen. Falls nicht, öffnen Sie Autorisation Peppol, geben den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, setzen das Bestätigungshäkchen und klicken auf Signer et confirmer l'autorisation (Unterzeichnen und Autorisierung bestätigen).
3. Empfangen. Réception (Inbox) sollte Enregistré (Registriert) mit einem Datum bei „Depuis le“ (seit) anzeigen. Steht dort Non enregistré (Nicht registriert) und empfängt kein anderer Dienstleister für Sie, klicken Sie auf Activer la réception (Empfang aktivieren): OrdoGrid registriert 0208: und Ihre Unternehmensnummer für Rechnungen und Gutschriften nach Peppol BIS, neben weiteren Dokumenttypen.
4. Empfang anderswo. Zeigt Réception Peppol die Meldung Déjà inscrit sur le réseau Peppol (Bereits im Peppol-Netzwerk registriert), hält ein anderer Dienstleister Ihre Registrierung. Wählen Sie Continuer en envoi seul (Nur mit Senden fortfahren) und sorgen Sie dafür, dass der Posteingang bei diesem Dienstleister tatsächlich betreut wird.
5. Identität. Notieren Sie unter Annuaire Peppol (Peppol-Verzeichnis) Ihre Identifiant Peppol (Peppol-Kennung) und die Documents supportés (unterstützte Dokumente). Prüfen Sie von außen auf lookup.peppol.org, indem Sie 0208: und Ihre Unternehmensnummer eingeben; das Werkzeug zeigt die Empfangsfähigkeit, nicht die Sendefähigkeit.
6. Rechnungen im Anwendungsbereich über Peppol senden. Klicken Sie im Editor auf Envoyer (Senden), lassen Sie Envoi électronique via Peppol (Elektronischer Versand über Peppol) angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden). In Peppol → Outbox bedeutet Traité (Verarbeitet) im Netzwerk zugestellt, nicht angenommen; kümmern Sie sich sofort um Sendungen mit Erreur (Fehler). Meldet das Sendefenster Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (Der Kunde ist nicht im Peppol-Netzwerk registriert), prüfen Sie dies auf lookup.peppol.org und bewahren Sie das datierte Ergebnis als Nachweis dafür auf, dass der Kunde nicht empfangen konnte; senden Sie dann per Email, wenn der Kunde PDF-Rechnungen akzeptiert (sonst auf Papier).
7. Posteingang verfolgen. Inbox zeigt ein Badge für Ungelesenes, und Inhaber und Administratoren erhalten bei neuen Dokumenten eine E-Mail. Actualiser (Aktualisieren) ruft sie sofort ab.

Die Einrichtung Schritt für Schritt beschreibt der Artikel Peppol in OrdoGrid einrichten, die Bearbeitung empfangener Rechnungen der Artikel Lieferantenrechnungen empfangen.

Rechenbeispiel: eine Empfangslücke bei einer MwSt.-Prüfung

Die Menuiserie Lambert SRL in Lüttich stellt belgischen Bauunternehmen seit Januar 2026 mit OrdoGrid Rechnungen über Peppol aus. Bei der Einrichtung klickte sie auf Continuer en envoi seul, und kein anderer Dienstleister empfängt für sie. Ihre Lieferanten senden ihr deshalb PDFs nach der Ausweichregelung, zum Beispiel:

Dieses PDF ist eine gültige Rechnung, und Lambert behält den Vorsteuerabzug von 504,00 €, weil die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Lambert selbst ist jedoch der Geldbuße für fehlende Mittel ausgesetzt.

Die Tabelle unten vergleicht drei Szenarien. Szenario A: Lambert schließt die Lücke am Tag nach der Feststellung. Szenario B: Die Lücke bleibt offen, und nur die genannten Feststellungen werden geahndet. Szenario C: eine neue Feststellung innerhalb von drei Monaten nach der ersten.

Schließt Lambert die Lücke nie, kosten drei Feststellungen zu den frühestmöglichen Daten 1.500 € + 3.000 € + 5.000 € = 9.500 €, und jede weitere Feststellung kostet zusätzlich 5.000 €, unabhängig vom Wert der betroffenen Rechnungen.

In Szenario A kann sich Bois Dethier ab dem 13. Mai 2026 nicht mehr auf die Ausweichregelung berufen und muss Lambert strukturierte Rechnungen senden. Die früheren PDF-Rechnungen von Bois Dethier bleiben gültig, und der FÖD Finanzen bittet, sie nicht erneut über Peppol zu senden.

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Ein datierter Screenshot von Peppol → Statut (Envoi (Outbox): Autorisé, Réception (Inbox): Enregistré mit dem Datum bei „Depuis le“ sowie Autorisations (n)), dazu ein datiertes Ergebnis von lookup.peppol.org für Ihre 0208:-Kennung.
• Wenn ein anderer Dienstleister für Sie empfängt: Ihr Vertrag oder seine schriftliche Bestätigung.
• XML und PDF jeder gesendeten und empfangenen Rechnung und Gutschrift. Wählen Sie auf der Seite Peppol die Zeilen aus und laden Sie ein ZIP mit den Ordnern xml und pdf herunter; Integrationen können GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml nutzen. Bewahren Sie sie 7 Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf; siehe Rechnungsarchivierung.
• Für jede Rechnung nach der Ausweichregelung: ein datierter Nachweis, dass der Kunde nicht empfangen konnte, und das gesendete PDF.
• Schriftliche Vereinbarungen über jedes andere Format als Peppol BIS.
• Jeder Bußgeldbescheid, Ihr Antrag oder Rechtsbehelf und die Entscheidung darüber.

OrdoGrid archiviert das exakte XML und PDF jeder Peppol-Übermittlung und schreibt sie nicht um, bietet aber weder einen gesetzlichen Archivierungsdienst noch eine Aufbewahrungsgarantie. Bewahren Sie eigene Kopien auf.

Wenn Sie einen Bußgeldbescheid erhalten

Die Bußgeldpolitik des FÖD Finanzen, Anweisung 2018/I/41 (Nrn. 39 bis 56), beschreibt das Verfahren:

1. Bescheid lesen. Er muss die Rechtsbehelfe und die zuständige Dienststelle angeben; fehlen diese Angaben, beginnt die Frist nicht zu laufen.
2. Zuerst die Lücke schließen und datierte Nachweise aufbewahren: Die Erlassregeln prüfen, ob Sie die geahndete Pflicht zum Zeitpunkt Ihres Antrags erfüllen.
3. Weg wählen. Legen Sie einen fakultativen Verwaltungsrechtsbehelf ein oder stellen Sie einen Antrag auf Erlass oder Herabsetzung der Geldbuße nach Art. 9 des Erlasses des Regenten vom 18. März 1831 bei der im Bescheid genannten Dienststelle (meist beim Zentrumsdirektor). Sie können auch direkt das Steuergericht (das Gericht erster Instanz) anrufen: Bei der MwSt. gibt es kein verpflichtendes Vorverfahren.
4. Fristen beachten. Für einen Erlassantrag gilt keine gesetzliche Frist, der FÖD Finanzen bittet aber darum, ihn binnen drei Monaten einzureichen, und setzt die Beitreibung in dieser Zeit aus.
5. Nicht auf einen automatischen Erlass setzen. Die Bußgeldpolitik erlässt die Geldbuße für bestimmte erste, gutgläubig begangene Verstöße, ihr Stand vom 1. Januar 2025 ist aber älter als die neue Geldbuße und erwähnt sie nicht. Eine erlassene Geldbuße zählt für spätere Verstöße weiterhin als geahndeter Verstoß (Nr. 56).

Empfohlene Routine

Dies sind unsere Empfehlungen, keine gesetzlichen Pflichten.

1. Prüfen Sie jeden neuen belgischen Geschäftskunden vor der ersten Rechnung auf lookup.peppol.org und bewahren Sie das Ergebnis auf.
2. Sehen Sie mindestens wöchentlich in die Peppol-Inbox und geben Sie empfangene Rechnungen an die buchende Person weiter.
3. Prüfen Sie Statut jedes Quartal und nach jedem Wechsel des Dienstleisters oder der MwSt.-Nummer.

Unabhängig davon können kleine Gesellschaften und Selbstständige ihre Abonnementkosten für E-Rechnungssoftware in den Besteuerungszeiträumen 2024 bis 2027 zu 120 % abziehen; fragen Sie Ihren Buchhalter.

Die vollständige Prüfung führen Sie mit der Checkliste E-Rechnung 2026 durch.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Geldbuße, wenn ich in Belgien nicht bei Peppol bin?

1.500 € für einen ersten Verstoß, 3.000 € für einen zweiten und 5.000 € für jeden weiteren, nach dem Königlichen Erlass Nr. 44 in der Fassung des Königlichen Erlasses vom 8. Juli 2025. Die Beträge sind fest und hängen nicht vom Wert Ihrer Rechnungen ab.

Gilt der Toleranzzeitraum noch?

Nein. Die allgemeine Toleranz galt vom 1. Januar bis 31. März 2026; die Toleranz für die Selbstfakturierung endete am 30. Juni 2026. Außerhalb dieser Toleranzen sieht der FÖD Finanzen nur unter außergewöhnlichen Umständen von einer Geldbuße ab, nach einer Einzelfallprüfung.

Kann mein Kunde belangt werden, wenn ich eine PDF-Rechnung sende?

Senden Sie ein PDF, weil Sie keine strukturierten Rechnungen ausstellen können, tragen Sie selbst das Risiko; Ihr Kunde darf die Rechnung ablehnen oder annehmen und seinen Abzug behalten. Senden Sie ein PDF, weil Ihr Kunde nicht empfangen kann, trägt er das Risiko, und Ihre Rechnung ist gültig.

Reicht Senden, wenn ich nicht empfangen kann?

Nein. Sofern Sie nicht vom Empfang befreit sind, aktivieren Sie den Empfang in OrdoGrid oder sorgen dafür, dass ein anderer Dienstleister für Sie empfängt.

Führt jede nicht strukturierte Rechnung zu einer eigenen Geldbuße?

Die Geldbuße für fehlende Mittel ahndet einen Zustand, nicht jede einzelne Rechnung, und der Erlass sagt nicht, wie viele Verstöße eine einzige Prüfung feststellen kann. Eine fehlende oder fehlerhafte strukturierte Rechnung kann zusätzlich eine proportionale Geldbuße auslösen.

Habe ich nach einer Geldbuße drei Monate Zeit, das Problem zu beheben?

Nein. Die drei Monate bestimmen nur, wann eine neue Feststellung als zweiter oder weiterer Verstoß zählt. Auch innerhalb dieser drei Monate kann ein neuer Verstoß festgestellt werden.

Gelten die gewöhnlichen MwSt.-Bußgelder für Rechnungen weiter?

Ja. Die Geldbußen der Königlichen Erlasse Nr. 41 und Nr. 44 für fehlende, fehlerhafte oder verspätete Rechnungen gelten auch für strukturierte Rechnungen.

Wie kann ich eine Geldbuße wegen der E-Rechnung anfechten?

Der Bescheid muss Ihre Rechtsbehelfe angeben: einen fakultativen Verwaltungsrechtsbehelf, einen Antrag auf Erlass oder Herabsetzung nach Art. 9 des Erlasses des Regenten vom 18. März 1831 oder eine Klage beim Steuergericht. Der FÖD Finanzen bittet, einen Antrag binnen drei Monaten einzureichen; ziehen Sie Ihren Buchhalter hinzu.