Rechnungsarchivierung in Belgien: 7 Jahre, Peppol-XML und Nachweise

Das belgische MwSt.-Recht verpflichtet Sie, jede ausgestellte oder empfangene Rechnung und deren Kopien sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum aufzubewahren. Manche Rechnungen im Zusammenhang mit Betriebsimmobilien müssen unter Umständen 15 oder 25 Jahre aufbewahrt werden. Bei Peppol-Rechnungen behalten Sie das tatsächlich ausgetauschte strukturierte XML zusammen mit einem lesbaren PDF und bewahren eine eigene Kopie auf: Eine Software, die die Dateien vorhält, macht daraus noch nicht Ihr Archiv.

Dieses Playbook behandelt Aufbewahrungsfristen, die Frage XML oder PDF, die abzulegenden Nachweise, den Export aus OrdoGrid und eine testbare Routine. Zur rechtlichen Stellung einer PDF-Rechnung siehe PDF versus strukturierte Rechnung; zur monatlichen Übergabe der Unterlagen siehe Übergabe an den Steuerberater.

Wie lange und ab wann Sie Rechnungen aufbewahren müssen

Bei einer Gesellschaft, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, fallen MwSt.- und Einkommensteuerdatum für eine Rechnung dieses Jahres zusammen. Bei einem anderen Abschlussstichtag können sie abweichen: Wir empfehlen, das spätere Datum anzuwenden. Diese Fristen sind Mindestfristen. Eine längere Aufbewahrung ist erlaubt, aber eine freiwillige Entscheidung, keine Pflicht.

Das Fristende jeder Rechnung bestimmen

Nehmen Sie das Jahr der Rechnung, zählen Sie sieben hinzu und bewahren Sie das Dokument bis zum 31. Dezember dieses Jahres auf. Für Lieferantenrechnungen zählt das Ausstellungsdatum des Lieferanten.

Alle Rechnungen eines Kalenderjahres haben dasselbe Fristende, sodass Sie jahrgangsweise prüfen und vernichten können. Wir empfehlen, vor der Vernichtung zu prüfen, dass der Jahrgang keine Rechnung mit 15- oder 25-jähriger Frist, keine Gutschrift und kein anderes Dokument mit Datum in einem späteren Jahr, kein Dokument einer laufenden Steuerprüfung und keine strittige Rechnung enthält.

Wo Sie sie aufbewahren dürfen

Der offizielle Aufbewahrungsleitfaden legt diese Regeln fest:

• Ort. Ein in Belgien niedergelassener MwSt.-Pflichtiger bewahrt seine Rechnungen in Belgien auf, es sei denn, er bewahrt sie elektronisch mit vollständigem Online-Zugriff aus Belgien auf. Sie müssen sie dem FÖD Finanzen (der föderalen Steuerverwaltung) unverzüglich vorlegen können.
• Cloud und Dritte. Beides ist erlaubt, wenn die gesetzlichen Pflichten erfüllt sind; kann ein Dienstleister sie nicht erfüllen, müssen Sie selbst eine andere Lösung finden.
• Keine Genehmigung. Der FÖD Finanzen erteilt keine vorherige Genehmigung und genehmigt keine Archivierungssysteme.
• Sicherung. Eine Sicherung ist Pflicht: Ein IT-Ausfall hat dieselben Folgen wie ein Papierarchiv, das bei einem Brand verloren geht.
• Zugriff bei Prüfungen. Der FÖD Finanzen darf die Dateien einsehen, herunterladen und verwenden, sie in lesbarer Form verlangen und die Daten kopieren oder verarbeiten.
• Folgen. Können Echtheit und Unversehrtheit nicht nachgewiesen werden, kann der FÖD Finanzen den Vorsteuerabzug verweigern und sowohl Lieferanten als auch Kunden mit einer Geldbuße belegen.

XML, PDF oder beides: was die offiziellen Texte sagen

Zwei offizielle Texte sind maßgeblich. Nach dem Aufbewahrungsleitfaden dürfen Sie Rechnungen unabhängig von ihrem ursprünglichen Format auf Papier oder elektronisch aufbewahren, er empfiehlt aber dringend, das ursprüngliche XML zu behalten. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet bleiben, und sie erhöht Ihre Beweislast deutlich. Die B2B-FAQ (F17) ergänzt, dass der Empfänger die strukturierte elektronische Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist aufbewahren und lesbar halten muss, meist über ein PDF oder einen Viewer, dessen Inhalt unverändert bleibt.

Unsere Empfehlung: Behalten Sie das XML als Rechnung und ein PDF als lesbare Kopie. Ein reines PDF-Archiv von Peppol-Rechnungen ist eine Position, die Sie bei einer Prüfung verteidigen müssten, keine Abkürzung.

Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit

Die drei Garantien, die von der Ausstellung oder dem Empfang bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gelten müssen: Sie können zeigen, wer die Rechnung ausgestellt hat (Echtheit der Herkunft), der Inhalt wurde nicht verändert (Unversehrtheit des Inhalts), und ein Mensch kann sie lesen (Lesbarkeit). Ein beim Export notierter Hashwert ist ein einfacher Weg, die Unversehrtheit zu belegen.

Welche Datei ist die Rechnung?

Was Sie zu jeder Rechnung ablegen

Ihr Archiv aus OrdoGrid exportieren

Was OrdoGrid tut. Vor jedem Peppol-Versand speichert OrdoGrid das exakte übermittelte XML und PDF mit ihren SHA-256-Hashwerten und Validierungsversionen. Spätere Zahlungen und Gutschriften überschreiben sie nicht. Empfangene Dokumente bleiben in der Inbox, und nur zulässige Entwürfe (ohne Zahlung, ohne Peppol-Übermittlung, ohne verknüpftes Dokument) können gelöscht werden.

Was OrdoGrid nicht tut. OrdoGrid ist kein gesetzlicher Archivierungsdienst: Es sagt für Ihre Dokumente keine Aufbewahrungsfrist und keine Archivierungsgarantie zu und bietet keinen vollständigen Export per Klick.

Ausgehende Peppol-Rechnungen und -Gutschriften

1. Öffnen Sie Peppol, dann den Reiter Outbox, und klicken Sie auf Actualiser (Aktualisieren).
2. Für ein Dokument klicken Sie auf das Download-Symbol (Tooltip Télécharger) in seiner Zeile und wählen XML, danach ebenso PDF.
3. Für mehrere Dokumente markieren Sie die Zeilen und klicken in der Auswahlleiste auf Herunterladen. Sie erhalten eine ZIP-Datei wie peppol_outbox_2026-10-13.zip mit einem Ordner xml/ und einem Ordner pdf/.
4. Öffnen Sie die ZIP-Datei und prüfen Sie, ob jedes Dokument sein XML hat. Fehlt eines, laden Sie es einzeln herunter (Schritt 2) und legen Sie es zu den übrigen Dateien des Exports.
5. Für das Rechnungs-PDF wie ausgestellt öffnen Sie die Rechnung über Factures (Rechnungen) und klicken im Bereich Abrechnung auf Originaldokument. Die Aktuelle Abrechnung ist eine datierte Übersicht über Zahlungen und Gutschriften: Bewahren Sie sie bei Bedarf als Zahlungsnachweis auf, nie als Rechnung.

Eingehende Peppol-Rechnungen

1. Öffnen Sie Peppol → Inbox und klicken Sie auf Actualiser.
2. Markieren Sie die Dokumente und klicken Sie auf Herunterladen. Die ZIP-Datei enthält das XML des Lieferanten in xml/ und ein eventuell beigefügtes PDF in pdf/.
3. Für eine einzelne Rechnung nutzen Sie das Download-Symbol in ihrer Zeile: XML liefert die strukturierte Rechnung wie empfangen, PDF eine lesbare Kopie. Hat der Lieferant kein PDF beigefügt, erzeugt OrdoGrid ein Übersichts-PDF: Legen Sie es als lesbare Kopie ab, nicht als Rechnung.

Mehr zur Bearbeitung empfangener Dokumente: Peppol-Inbox.

Nur per E-Mail versandte Rechnungen

Das betrifft Rechnungen nach der Auffangregel, Verbraucher und die meisten ausländischen Kunden.

1. Markieren Sie in Factures die Rechnungen und klicken Sie auf Herunterladen, um ein ZIP ihrer PDFs zu erhalten, oder nutzen Sie PDF in einer Zeile. Gehen Sie in Notes de Crédit (Gutschriften) für per E-Mail versandte Gutschriften genauso vor.
2. E-Mails aus OrdoGrid enthalten das PDF und kein XML: Das PDF ist die Rechnung.
3. Ändern Sie keine bereits versandte Rechnung. Solange keine Zahlung erfasst ist und die Rechnung nicht über Peppol gesendet wurde, können Sie sie in OrdoGrid mit Éditer quand même (Trotzdem bearbeiten) wieder öffnen, was das PDF neu erzeugt: Ihre Kopie entspräche dann nicht mehr dem, was der Kunde erhalten hat. Korrigieren Sie stattdessen per Gutschrift (Gutschriften auf Peppol).

Über die öffentliche API

Für eine automatisierte Archivierung erstellen Sie unter API-Schlüssel einen Schlüssel mit der Berechtigung peppol:read, dazu invoices:read für Rechnungs-PDFs und credit_notes:read für Gutschrift-PDFs.

1. GET /api/v1/peppol/documents?direction=outbound (oder inbound) listet die Dokumente mit ihrer OrdoGrid-Peppol-Dokument-ID, die sich von der Rechnungs-ID unterscheidet.
2. GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml liefert das gespeicherte XML und GET /api/v1/peppol/documents/{id}/pdf das übermittelte PDF. Gespeicherte Übermittlungen werden gegen ihren hinterlegten Hashwert geprüft.
3. GET /api/v1/invoices/{id}/pdf?view=original liefert das Rechnungs-PDF wie ausgestellt; view=current die datierte Abrechnungsübersicht.
4. PEPPOL_ARCHIVE_HASH_MISMATCH ist ein Integritätsvorfall: Bewahren Sie die Fehlermeldung auf und kontaktieren Sie den Support. XML_NOT_AVAILABLE oder PDF_NOT_AVAILABLE bedeutet, dass die Datei nicht gespeichert ist: Halten Sie das fest und suchen Sie eine andere Kopie (Ihr Export, die Gegenpartei). Ein neu erzeugtes Dokument ersetzt nie das Original.

Rechenbeispiel: eine Rechnungskette von der Ausstellung bis zum Vernichtungsdatum

Atelier Nord SRL (Namur) stellt der Brouwerij Verhaegen NV (Gent) eine Rechnung aus. Beide sind in Belgien niedergelassen und MwSt.-pflichtig.

Im Bereich Abrechnung steht dann bei Offen 0,00 €, während das Originaldokument weiterhin 1.234,20 € zeigt. Das ist richtig: Die Rechnung wie ausgestellt ändert sich nie, Zahlungen und Gutschriften erscheinen unter Aktuelle Abrechnung.

Archivordner 2026/ausgehend/F-2026-0042/:

• F-2026-0042.xml und F-2026-0042.pdf (aus der Outbox und dem Originaldokument)
• NC-2027-0001.xml und NC-2027-0001.pdf
• F-2026-0042_abrechnung_2027-01-25.pdf (Aktuelle Abrechnung, als Abrechnung benannt)
• eine Indexzeile mit den Zustelldaten, beiden Bankreferenzen und dem SHA-256-Hashwert jeder Datei

Aufbewahrung: F-2026-0042 vom 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2033; NC-2027-0001 vom 1. Januar 2028 bis 31. Dezember 2034. Wir empfehlen, die ganze Kette bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren, dem späteren Datum.

Im April 2026 erhält Atelier Nord außerdem die Rechnung 2026/1187 von Drukkerij Peeters BV vom 3. April 2026: 450,00 € netto + 21 % MwSt. 94,50 € = 544,50 €. Ihr XML stammt aus der ZIP-Datei der Inbox, und sie wird bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt.

Eine Routine, die einer Prüfung standhält

Dies ist unsere empfohlene Praxis, kein gesetzliches Verfahren.

1. Monatlich exportieren. Laden Sie nach dem Monatsabschluss die ZIP-Dateien von Outbox und Inbox sowie die PDFs der nur per E-Mail versandten Rechnungen und Gutschriften herunter (für Rechnungen über Originaldokument). Erledigen Sie das zusammen mit Ihren Monatsabschlusskontrollen.
2. Unter eigener Kontrolle speichern. In Belgien oder mit vollständigem Online-Zugriff aus Belgien, ein Ordner pro Jahr und Richtung, Schreibrechte für nur ein oder zwei Personen, dazu eine Sicherung an einem anderen Ort.
3. Jede Datei indexieren. Eine Zeile pro Dokument: Nummer, Datum, Richtung, MwSt.-Nummer der Gegenpartei, Dateinamen, SHA-256-Hashwert und Aufbewahrungsende. Unter Windows: Get-FileHash .\F-2026-0042.xml -Algorithm SHA256. Unter macOS oder Linux: shasum -a 256 F-2026-0042.xml.
4. Vierteljährlich eine Wiederherstellung testen. Eine Kollegin wählt eine ausgehende Rechnung, eine Lieferantenrechnung, eine Gutschrift und ein PDF nach der Auffangregel, alle mindestens ein Jahr alt. Nur ausgehend von der Nummer ruft sie die Dateien ab, berechnet die Hashwerte neu, öffnet das XML in einem Viewer oder das PDF und gleicht die Beträge mit der Buchhaltung ab. Halten Sie Datum, Dokumente, Ergebnis und Lücken fest.
5. Einmal jährlich Bilanz ziehen. Listen Sie jeden Januar den Jahrgang auf, dessen Frist abgelaufen ist (im Januar 2027: Rechnungen von 2019). Nehmen Sie Rechnungen mit 15- oder 25-jähriger Frist, Prüfungen, Streitfälle und jede Kette mit einem später datierten Dokument aus (zum Beispiel NC-2027-0001, abgelegt bei F-2026-0042, aufzubewahren bis zum 31. Dezember 2034), vernichten Sie den Rest nur mit Zustimmung Ihres Steuerberaters und protokollieren Sie die Vernichtung.

Sonderfälle und häufige Fehler

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen in Belgien aufbewahren?

Mindestens sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Rechnungsdatum, für ausgestellte und empfangene Rechnungen (Art. 60 § 3 MwSt.-Gesetzbuch). Manche Immobilienrechnungen können 15 oder 25 Jahre erfordern. Die Zehnjahresfrist von 2022 wurde im Dezember 2025 zurückgenommen.

Darf ich von einer Peppol-Rechnung nur das PDF aufbewahren?

Das ist riskant. Laut B2B-FAQ muss der Empfänger die strukturierte Rechnung während der gesamten Frist aufbewahren, und der Aufbewahrungsleitfaden empfiehlt dringend das ursprüngliche XML, weil eine Umwandlung die Beweislast deutlich erhöht. Behalten Sie das XML und nutzen Sie das PDF als lesbare Kopie.

Ist OrdoGrid mein gesetzliches Archiv?

Nein. OrdoGrid speichert Ihre Dokumente und die exakten Dateien jedes Peppol-Versands, nennt aber keine Aufbewahrungsfrist und gibt keine Archivierungsgarantie. Exportieren Sie Ihre Dateien regelmäßig an einen Ort unter Ihrer Kontrolle.

Darf ich Rechnungen in der Cloud oder außerhalb Belgiens speichern?

Ja, wenn die gesetzlichen Pflichten erfüllt sind. Ein in Belgien niedergelassenes Unternehmen bewahrt seine Rechnungen in Belgien auf, außer bei elektronischer Aufbewahrung mit vollständigem Online-Zugriff aus Belgien, und muss sie unverzüglich vorlegen können. Sorgen Sie für eine Sicherung.

Wann darf ich eine Rechnung von 2026 vernichten?

Ab dem 1. Januar 2034, sofern sie nicht unter einen Berichtigungszeitraum von 15 oder 25 Jahren, eine Steuerprüfung oder einen Streitfall fällt. Stimmen Sie die Vernichtung mit Ihrem Steuerberater ab und protokollieren Sie sie.

Wie erhalte ich das XML einer in OrdoGrid empfangenen Lieferantenrechnung?

Öffnen Sie Peppol, dann Inbox. Für ein Dokument klicken Sie auf das Download-Symbol in seiner Zeile und wählen XML; für mehrere markieren Sie sie und klicken auf Herunterladen: Die ZIP-Datei enthält das XML im Ordner xml. Integratoren können auch die öffentliche API mit der Berechtigung peppol:read nutzen.

Sollten Gutschriften zusammen mit der ursprünglichen Rechnung aufbewahrt werden?

Ja, wir empfehlen, sie gemeinsam abzulegen und die Kette bis zum späteren Fristende aufzubewahren. Jede Frist wird ab dem Datum des jeweiligen Dokuments berechnet: Bei einer ein Jahr später ausgestellten Gutschrift endet die Aufbewahrungsfrist ein Jahr später.