Was ist Peppol? So funktioniert das E-Rechnungsnetz in Belgien

Peppol ist ein offenes Netz mit gemeinsamen Regeln, über das zertifizierte Dienstleister strukturierte Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Gutschriften (Kreditnoten, Rechnungskorrekturen) für ihre Kunden austauschen. Es ist kein Dateiformat, kein Portal zum Einloggen und kein PDF per E-Mail. Sie treten über einen Dienstleister bei, meist Zugangspunkt (Access Point) genannt, und andere erreichen Sie unter Ihrer Teilnehmer-ID: in Belgien 0208 gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer.

Seit dem 1. Januar 2026 ist eine Rechnung im Format Peppol BIS, versandt über Peppol, der gesetzliche Standard zwischen in Belgien niedergelassenen Unternehmen. Dieser Referenzartikel erklärt, wie das Netz funktioniert, was das Gesetz verlangt und wo jeder Begriff in OrdoGrid erscheint. Wer genau betroffen ist, lesen Sie in der belgischen E-Rechnungspflicht; die Einrichtungsbildschirme in Peppol in OrdoGrid einrichten.

Vier Dinge, die man „Peppol“ nennt

„Wir sind auf Peppol“ kann vier verschiedene Schichten meinen. Die meisten Missverständnisse entstehen, wenn man sie vermischt.

Zugangspunkt

Ein zertifizierter Peppol-Dienstleister. In Belgien muss er OpenPeppol beitreten, einen Vertrag mit der belgischen Peppol-Behörde unterzeichnen, Konformitätstests bestehen und Peppol-Zertifikate besitzen. Als Unternehmen haben Sie normalerweise nur mit Ihrer Software oder Ihrem Dienstleister zu tun.

Peppol ist weder belgisch noch auf Rechnungen beschränkt: Es gibt Schemata für Kennnummern vieler Länder (9930 für deutsche, 9944 für niederländische MwSt.-Nummern), und das Netz transportiert auch Bestellungen und Lieferavise (Peppol BIS 3).

Der Weg einer Rechnung: das Vier-Ecken-Modell

1. Erstellen. Die Software des Lieferanten erzeugt Peppol-BIS-XML mit den Teilnehmer-IDs beider Parteien.
2. Lokalisieren. C2 fragt per DNS den SML (Service Metadata Locator) ab, welcher SMP die ID des Kunden verwaltet. Jede ID ist bei genau einem SMP registriert (SML 1.3.0, §2.1).
3. Fähigkeit prüfen. Der SMP (Service Metadata Publisher) sagt, ob der Kunde diesen Dokumenttyp annimmt (Rechnungen und Gutschriften sind getrennte Typen), und liefert Adresse und Zertifikat von C3.
4. Übermitteln. C2 sendet über AS4, seit 2023 das einzige Peppol-Transportprotokoll, abgesichert mit von OpenPeppol ausgestellten Zertifikaten. C3 schickt eine technische Empfangsbestätigung zurück.
5. Zustellen. C3 übergibt die Rechnung der Software des Kunden, die auf demselben Weg geschäftliche Antworten zurückschicken kann.

Die Network Policy von OpenPeppol spricht von drei Schichten: Protokoll (Suche, Transport, Zertifikate), Nachrichten (Dokumente erstellen und prüfen) und Geschäft (C1 bis C4). Die Zustellung ist eine Netzfrage; korrekte Zeilen und MwSt. sind eine Dokumentfrage.

Peppol verspricht keine Echtzeitzustellung. Laut FÖD Finanzen kommen die meisten Rechnungen innerhalb weniger Minuten bis einiger Stunden an; wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter, wenn die Verzögerung einen Arbeitstag übersteigt (Peppol-FAQ, Frage 9).

Einen Teilnehmer finden: SML, SMP, Directory und Suchwerkzeuge

Senden erfordert keine Registrierung; nur der Empfang wird veröffentlicht. Deshalb kann ein Dienstleister für Sie senden, während ein anderer für Sie empfängt.

Mehr als die Rechnung: Korrekturen, Antworten und Statusmeldungen

Eine Empfangsbestätigung sagt, dass das Netz zugestellt hat, eine Invoice Response sagt, was der Kunde entschieden hat, und nur Ihr Kontoauszug zeigt die Zahlung. Peppol erkennt auch keine Duplikate: Das ist Aufgabe Ihrer Software und Ihres Buchhalters (FÖD Finanzen, spezifische Fragen, Frage 4).

Belgische Peppol-IDs: zuerst die Unternehmensnummer

• 0208 ist Pflicht. Jeder belgische Teilnehmer ist unter 0208 und seiner Unternehmensnummer registriert; die Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet (Anforderungen der belgischen Peppol-Behörde; Peppol-FAQ des FÖD Finanzen, Frage 4).
• Zusätzliche IDs sind freiwillig. Die MwSt.-Nummer (Schema 9925) oder eine GLN darf hinzukommen, ersetzt 0208 aber nie. Schema 9956 wurde 2023 gestrichen, 0193 ist veraltet.
• Fragen Sie Kunden nicht nach einer Peppol-ID. Senden Sie an ihre Unternehmensnummer (B2B-FAQ, Frage 15).

Eine Unternehmensnummer hat zehn Ziffern, beginnt mit 0 oder 1 und endet mit einer Modulo-97-Prüfung: 97 minus dem Rest der Division der ersten acht Ziffern durch 97. Bei 01234567 ist der Rest 48, die Prüfziffern lauten also 49 und die Nummer 0123.456.749. Die Peppol-Validierung weist eine Rechnung zurück, deren 0208-IDs diese Prüfung nicht bestehen (Regel PEPPOL-COMMON-R043). Mehr in Peppol-ID erklärt.

Was das belgische Recht seit 2026 verlangt

Gesetz, unsere Empfehlungen und das Produkt sind drei verschiedene Dinge. Diese Tabelle gibt das Gesetz und die offiziellen Standpunkte des FÖD Finanzen wieder, Stand Oktober 2026.

Was wir empfehlen, über das Gesetz hinaus: Prüfen Sie jeden gewerblichen Kunden vor seiner ersten Rechnung auf lookup.peppol.org, halten Sie jede Vereinbarung über ein anderes Format schriftlich fest (wie der FÖD Finanzen rät) und senden Sie jede Rechnung nur einmal, nur über Peppol, an Kunden, die dort empfangen. Belgische Peppol-Dienstleister haben diesen letzten Punkt am 8. September 2026 als Empfehlung angenommen. Fragen Sie Ihren Buchhalter nach Sonderfällen.

Peppol, PDF, EDI und Mercurius

In OrdoGrid: wo jeder Begriff erscheint

OrdoGrid ist über einen zertifizierten Zugangspunkt mit Peppol verbunden; dieser übernimmt die Rolle von C2, wenn Sie senden, und von C3, wenn Sie empfangen. Die Peppol-Bildschirme sind in jeder Oberflächensprache auf Französisch.

Was OrdoGrid nicht tut:

• Peppol für Unternehmen ohne BE-MwSt.-Nummer anbieten;
• Kunden ohne MwSt.-Nummer über Peppol erreichen (mailen Sie diesen stattdessen);
• automatisch zur E-Mail wechseln;
• einen Peppol-Testmodus bieten (jeder Versand ist echt);
• einen Posteingang per Migrationsschlüssel übernehmen (Ihr bisheriger Dienstleister muss Sie zuerst abmelden);
• eine eigene Mercurius-Funktion bereitstellen.

Von null zur ersten Peppol-Rechnung

1. Tragen Sie in Profil entreprise (Unternehmensprofil, von Inhabern und Administratoren bearbeitbar) Ihre BE-MwSt.-Nummer unter Numéro de TVA (Optionnel) ein.
2. Öffnen Sie Peppol, prüfen Sie Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners), setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation (unterzeichnen und bestätigen).
3. Klicken Sie auf der Seite Réception Peppol auf Activer la réception oder, wenn ein anderer Dienstleister für Sie empfängt, auf Continuer en envoi seul.
4. Erstellen Sie die Rechnung mit Nouvelle facture (neue Rechnung), klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt, entfernen Sie das Häkchen bei Email (automatisch gesetzt, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat; das PDF ist bereits in der Peppol-Rechnung eingebettet) und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden).
5. Warten Sie in Peppol → Outbox auf Traité.

Rechenbeispiel: eine Rechnung durch die vier Ecken

Atelier Nord SRL, eine Schreinerei in Namur (Unternehmensnummer 0123.456.749, Peppol-ID 0208:0123456749), empfängt über OrdoGrid. Der Kunde Studio Berg BV, ein Planungsbüro in Gent (Unternehmensnummer 0456.789.034), empfängt über Peppol mit seiner Buchhaltungssoftware. Am 5. Oktober 2026 stellt Atelier Nord die Rechnung F-2026-0187 aus, fällig am 4. November, mit der Bestellreferenz PO-2026-311 von Studio Berg:

1. C1. In Envoyer findet OrdoGrid anhand der MwSt.-Nummer von Studio Berg 0208:0456789034 und hakt Envoi électronique via Peppol an; Atelier Nord entfernt das Häkchen bei Email, damit die Rechnung nur einmal versendet wird. Im Kundendatensatz von Studio Berg ist Exiger un bon de commande pour les factures (Bestellnummer für Rechnungen verlangen) angehakt, daher zeigt der Editor N° bon de commande (Bestellnummer). PO-2026-311, dort eingetragen, wird zur Käuferreferenz. Peppol BIS verlangt eine Käufer- oder Bestellreferenz; ohne Bestellnummer verwendet OrdoGrid die Mitteilung oder die Rechnungsnummer.
2. C2. OrdoGrid validiert die Rechnung, bettet das PDF ein und übergibt sie seinem Zugangspunkt, der den SML abfragt, den SMP von Studio Berg erreicht und bestätigt, dass Rechnungen angenommen werden.
3. C3 und C4. Die Rechnung gelangt per AS4 zum Zugangspunkt von Studio Berg; die Outbox wechselt binnen Minuten von En file zu Traité, und die Software von Studio Berg übernimmt 2.390,00 € netto, 501,90 € MwSt. und 2.891,90 € brutto.
4. Antwort. Am 7. Oktober antwortet Studio Berg mit UQ (in Klärung) und dem Grund QTY: Es wurden nur 5 Stunden geleistet. Die Antwort erscheint in der Zeile von F-2026-0187 unter Peppol → Outbox.
5. Korrektur. Am 8. Oktober wählt Atelier Nord die Rechnung in Factures aus und klickt auf Note de crédit (Gutschrift): Gutschrift NC-2026-0019 über 1 Stunde, 65,00 € + 13,65 € MwSt. = 78,65 €, über Peppol gesendet mit Verweis auf F-2026-0187, wie es die Korrektur einer strukturierten Rechnung verlangt.
6. Ergebnis. Studio Berg antwortet am 9. Oktober mit AP (genehmigt). Der Bereich Abrechnung zeigt Gutschriften 78,65 € und Offen 2.813,25 € (2.891,90 € − 78,65 €). Die Zahlung wird bei Geldeingang mit Zahlung erfassen gebucht.

In derselben Woche:

Häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

Bewahren Sie Rechnungen sieben Jahre ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung auf (Art. 60 MwSt.-Gesetzbuch, wiederhergestellt durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025), in manchen Immobilienfällen länger. Wir empfehlen, Folgendes aufzubewahren:

• das XML jeder gesendeten und empfangenen Rechnung und Gutschrift (der FÖD Finanzen empfiehlt dringend, das ursprüngliche Format aufzubewahren);
• Zustellstatus, Daten und Invoice Responses;
• für jede Rechnung nach der Ausweichregel: Datum, Suchergebnis und den Grund bei Peppol — ignoré;
• schriftliche Vereinbarungen über ein anderes Format oder einen anderen Kanal;
• Ihre Ermächtigung (Peppol → Statut → Autorisations) und das Datum des Empfangsbeginns („Depuis le“).

Wählen Sie in OrdoGrid Zeilen in der Liste Peppol aus und laden Sie ein ZIP mit den Ordnern xml/ und pdf/ herunter. OrdoGrid speichert XML, PDF und Hashwerte jeder Übermittlung unverändert, ist aber kein gesetzliches Archiv und nennt keine Aufbewahrungsdauer: Bewahren Sie daher Ihre eigene Kopie auf. Siehe Rechnungsarchivierung in Belgien.

Häufige Fragen

Was ist Peppol, einfach erklärt?

Ein offenes Netz, über das zertifizierte Dienstleister strukturierte Dokumente wie Rechnungen für ihre Kunden austauschen. Sie treten über einen Dienstleister bei und sind unter Ihrer Teilnehmer-ID erreichbar, in Belgien 0208 gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer.

Ist Peppol in Belgien Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien niedergelassene Unternehmen strukturierte Rechnungen austauschen, und Peppol BIS über Peppol ist der gesetzliche Standard. Ein anderer EN-16931-Kanal erfordert eine Vereinbarung, und Sie müssen weiterhin über Peppol senden und empfangen können. Rechnungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Rechnungen sind nicht erfasst.

Ist eine PDF-Rechnung noch gültig?

Nicht für erfasste Rechnungen zwischen Unternehmen: Die strukturierte Rechnung ist die gesetzliche, ein PDF eine freiwillige Kopie. Ein PDF bleibt die Rechnung, wenn der Kunde nicht über Peppol empfangen kann, bei Privatpersonen und bei grenzüberschreitenden Verkäufen.

Wie prüfe ich, ob ein Kunde auf Peppol ist?

Geben Sie 0208, einen Doppelpunkt und seine Unternehmensnummer auf lookup.peppol.org ein und suchen Sie die Typen Rechnung und Gutschrift. Das Werkzeug zeigt Empfang, nicht Versand. OrdoGrid prüft zusätzlich, wenn Sie auf Envoyer klicken.

Wie lange dauert eine Peppol-Zustellung?

Meist Minuten bis wenige Stunden, laut FÖD Finanzen; Echtzeit ist nicht garantiert. Nach einem Arbeitstag wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter. In OrdoGrid erscheint die Zustellung als Traité.

Kann ich über einen Dienstleister senden und über einen anderen empfangen?

Ja. Senden erfordert keine Registrierung, aber nur ein Dienstleister empfängt für Ihre Peppol-ID, und die Invoice Responses Ihrer Kunden gehen an ihn. Wählen Sie in OrdoGrid dann Continuer en envoi seul.

Was ist der Unterschied zwischen Peppol und Mercurius?

Peppol ist das Netz; Mercurius ist die Poststelle des öffentlichen Sektors, die über dieses Netz empfängt. Sie senden über Ihren Zugangspunkt an die Peppol-ID der Behörde oder erfassen die Rechnung im Mercurius-Portal, wenn Sie keine Peppol-Software haben.

Übermittelt Peppol meine Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung?

Heute nicht. Das E-Reporting ist für 2028 geplant; ein Gesetzesvorentwurf wurde am 18. Juli 2026 gebilligt, ist aber noch kein Gesetz. Siehe E-Reporting 2028.