Eine einzelne Rechnung an einen Geschäftskunden schreiben

Sie stellen nur ab und zu eine Rechnung und möchten dafür keinen komplizierten Ablauf aufbauen. Bereiten Sie die wenigen notwendigen Angaben vor, prüfen Sie den Beleg einmal sorgfältig und verfolgen Sie anschließend Versand und Zahlung. Diese kurze Routine hilft auch dann, wenn zwischen zwei Rechnungen mehrere Wochen liegen.

Die Anleitung beschreibt den Peppol-Versand von OrdoGrid für ein belgisches Unternehmen mit freigegebenem Ausgang. Sie gilt nicht als Zusage eines Peppol-Versandzugangs für Unternehmen in Deutschland. Fehlt noch die Freigabe, erledigen Sie zuerst die Einrichtung unter Peppol.

Die Angaben vor dem Anlegen sammeln

Kontrollieren Sie Ihr aktives Unternehmen: Name, Adresse, Umsatzsteuerkennung und Bankverbindung müssen zum Rechnungsaussteller gehören. Halten Sie die vereinbarte Leistung, den Preis und den Leistungszeitraum bereit. Entscheiden Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung, welche steuerliche Behandlung für den konkreten Vorgang gilt.

Bitten Sie den Kunden um seinen vollständigen rechtlichen Unternehmensnamen, die Rechnungsadresse und die Umsatzsteuerkennung. Klären Sie, ob eine Bestellnummer oder Referenz angegeben werden muss. Fragen Sie bei unklaren Angaben nach; der Name einer Kontaktperson ist nicht automatisch der rechtliche Rechnungsempfänger.

Wenn bereits bezahlt wurde, halten Sie außerdem den tatsächlichen Zahlungsnachweis bereit. Eine Vorauszahlung und ein noch offener Rechnungsbetrag sollten nachvollziehbar zugeordnet sein. Ein vermeintlich erfolgreicher Versand darf nicht als Zahlung behandelt werden.

Die Rechnung verständlich erfassen

Öffnen Sie Factures (Rechnungen) und die Aktion zum Anlegen eines Belegs, oder gehen Sie zu einer neuen Rechnung. Wählen Sie den richtigen Kunden und prüfen Sie die übernommenen Daten.

Beschreiben Sie die Leistung so, dass der Kunde sie wiedererkennt. „Wartung der Website, September 2026“ ist hilfreicher als „Dienstleistung“. Geben Sie die vereinbarte Menge und den Einzelpreis an. Achten Sie darauf, ob die Preise netto oder einschließlich Steuer gemeint sind, und verwenden Sie die bestätigte Steuerbehandlung.

Beispiel: Zwei vereinbarte Wartungseinsätze zu 150 EUR netto ergeben 300 EUR netto. Der Steuerbetrag wird entsprechend der zutreffenden Behandlung berechnet. Kontrollieren Sie anschließend die Rechnungssumme; wählen Sie keinen Steuersatz nur deshalb, weil er bei einer anderen Rechnung verwendet wurde.

Prüfen Sie Ausstellungsdatum, vorgeschlagene Rechnungsnummer, Währung, Fälligkeit und Zahlungsangaben. Nutzen Sie die vorgesehene Nummerierung und legen Sie keine separate Testrechnung für denselben Auftrag an. Ergänzen Sie die erforderliche Kundenreferenz. Lesen Sie die Vorschau vollständig und speichern Sie. Angezeigte Pflichtfeld- oder Steuerfehler müssen vor dem Versand geklärt werden.

Den passenden Versand bestätigen

Öffnen Sie Ihre gespeicherte Rechnung wieder, falls Sie nach dem Speichern zur Liste gelangen. Wählen Sie Envoyer (Senden). Im Dialog stehen Email und Peppol getrennt zur Auswahl. Je nach E-Mail-Adresse und Peppol-Erreichbarkeit können beide bereits ausgewählt sein. Prüfen Sie diese Auswahl und bestätigen Sie einmal mit Sauvegarder & Envoyer (Speichern und senden).

Für den strukturierten Versand dieses Ablaufs wählen Sie Peppol. Eine E-Mail mit PDF belegt keinen Peppol-Versand. Ist der Kunde nicht erreichbar, prüfen Sie seine Kennung und stimmen Sie den nächsten Schritt mit ihm ab. Die Anleitung für Kunden außerhalb des erreichbaren Peppol-Kanals hilft bei der Einordnung.

Der Versandablauf speichert erforderliche Änderungen zuerst. Bei einem Speicherfehler beheben Sie die Ursache, bevor Sie es erneut versuchen. Wenn Sie nach dem Klick keine eindeutige Rückmeldung erhalten, suchen Sie nach dem bestehenden Beleg, statt dieselbe Leistung noch einmal in Rechnung zu stellen.

Zustellung, Unterlagen und Zahlung getrennt prüfen

Öffnen Sie Peppol → Outbox, suchen Sie die Rechnung und aktualisieren Sie die Anzeige mit Actualiser. Prüfen Sie den Übertragungszustand. Über das Downloadmenü erhalten Sie XML und PDF. Bewahren Sie die Originaldateien und Versandnachweise zusammen auf; das erleichtert spätere Rückfragen und die Übergabe an Ihre Buchhaltung.

Notieren Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit. Prüfen Sie den Zahlungseingang unabhängig vom Zustellungsstatus. Bei einem offenen Betrag kontaktieren Sie den Kunden mit der bestehenden Rechnungsnummer. Eine weitere Kopie der Rechnung ist keine neue Forderung.

Halten Sie bei einer Fehlermeldung den genauen Text und die Rechnungsnummer fest. Einen bearbeitbaren Entwurf können Sie vor der Ausstellung korrigieren. Ändern Sie bei einer bereits ausgestellten Rechnung nicht einfach die ursprünglichen Beträge oder die Umsatzsteuer. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, welcher Berichtigungsbeleg mit Bezug auf diese Rechnung nötig ist. Ein Versandfehler allein ist kein Grund für eine Gutschrift. Versuchen Sie den Versand nur erneut, wenn die Ablehnung der Übertragung bestätigt wurde und ein neuer Versuch zulässig ist. Verwenden Sie dabei die ursprüngliche Rechnung unverändert. Ist unklar, ob sie angekommen ist, fragen Sie zuerst den Support.

Wenn Sie später regelmäßig abrechnen, können Sie auf die monatliche Routine für Selbstständige wechseln. Für die einzelne Rechnung genügt zunächst: korrekt erstellt, Versand kontrolliert, Zahlung verfolgt und Unterlagen auffindbar.