VoG (ASBL/VZW) in Belgien: Rechnungen, MwSt.-Status und Peppol

Ob eine VoG (Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht, französisch ASBL, niederländisch VZW) Rechnungen ausstellen muss, hängt davon ab, was sie leistet und wie die MwSt. jeden Umsatz behandelt, nicht von ihrer Rechtsform. Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse führen selten zu einer MwSt.-Rechnung. Vermietet die Vereinigung ihren Saal für einen Tag an ein Unternehmen, bietet sie einem Sponsor Sichtbarkeit oder verkauft sie Dienstleistungen an Unternehmen, kann sie zum MwSt.-Pflichtigen werden, mit Rechnungspflichten und seit dem 1. Januar 2026 auch Peppol-Pflichten.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vorstände, Schatzmeister und ihre Buchhalter. Er hilft Ihnen, die Vereinigung und jede bezahlte Tätigkeit einzuordnen, das richtige Dokument zu wählen und OrdoGrid einzurichten. Er entscheidet nicht über Ihren MwSt.-Status: Lassen Sie ihn sich von Ihrem Buchhalter schriftlich bestätigen. Die Peppol-Pflichten jeder MwSt.-Regelung vergleicht Kleinunternehmer, MwSt.-befreit oder pauschal: Ihre Peppol-Pflichten.

Schritt 1: den MwSt.-Status Ihrer Vereinigung bestimmen

Was das Gesetz verlangt. Eine VoG ist nur insoweit MwSt.-pflichtig, als sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. Seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet Artikel 53 § 2bis des MwSt.-Gesetzbuches einen in Belgien niedergelassenen MwSt.-Pflichtigen, für Umsätze an in Belgien niedergelassene MwSt.-Pflichtige, die eine belgische MwSt.-Nummer mitteilen, eine strukturierte E-Rechnung auszustellen, standardmäßig über Peppol, ausgenommen nach Artikel 44 befreite Umsätze, und strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Der FÖD Finanzen bestätigt, dass Unternehmen mit ausschließlich nach Artikel 44 befreiten Umsätzen keine der beiden Pflichten haben, und die Pflicht gilt nicht zwischen zwei Parteien, von denen eine kein MwSt.-Pflichtiger ist (Seite des FÖD). Allgemeine Regeln: die belgische E-Rechnungspflicht.

Schlagen Sie die Vereinigung in der ZDU Public Search nach (Zentrale Datenbank der Unternehmen). Steht unter „Eigenschaften“ „MwSt-pflichtig“ mit Anfangsdatum, hat sie eine MwSt.-Nummer: BE gefolgt von ihrer Unternehmensnummer. Fehlt diese Zeile, ist sie nicht für die MwSt. identifiziert; tätigt sie dennoch steuerpflichtige Umsätze, sprechen Sie zuerst mit Ihrem Buchhalter.

Eine Vereinigung, die ausstellen und empfangen muss, aber nicht über die technischen Mittel verfügt, riskiert eine Geldbuße von 1.500 €, dann 3.000 € und 5.000 € für weitere Verstöße (Königlicher Erlass Nr. 44, geändert durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025).

Befreiung nach Artikel 44

Eine Befreiung, die an die Art des Umsatzes anknüpft und in Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches aufgezählt ist: bestimmte soziale, Bildungs-, Sport-, Kultur- und medizinische Leistungen sowie grundsätzlich die Vermietung unbeweglicher Güter. Sie ist nicht die Kleinunternehmerregelung, die vom Umsatz abhängt. Seit dem 1. Januar 2026 verlangen diese Umsätze keine MwSt.-Rechnung (Art. 53 § 2).

Schritt 2: jede bezahlte Tätigkeit einordnen

Listen Sie alles auf, wofür die Vereinigung bezahlt wird, und klären Sie jede Zeile mit Ihrem Buchhalter. Die mittlere Spalte zeigt die übliche Einordnung einer Tätigkeit oder die Frage, die den Ausschlag gibt.

Ein steuerpflichtiger Umsatz an eine juristische Person ohne MwSt.-Nummer, etwa eine andere VoG, verlangt weiterhin eine Rechnung, aber PDF oder Papier genügt: Er fällt nicht unter die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung.

Saalmiete: die Sechsmonatsregel

Die Vermietung unbeweglicher Güter ist nach Artikel 44 § 3 Nr. 2 des MwSt.-Gesetzbuches befreit. Seit dem 1. Januar 2019 (Gesetz vom 14. Oktober 2018, Art. 5) ist die Überlassung eines Gebäudes, außer zu Wohnzwecken, für höchstens sechs Monate steuerpflichtig. Die kurze Vermietung bleibt befreit, wenn der Nutzer:

• eine natürliche Person ist, die den Saal zu privaten Zwecken nutzt, oder allgemeiner zu Zwecken außerhalb einer wirtschaftlichen Tätigkeit;
• eine Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht ist;
• den Saal für nach Artikel 44 § 2 befreite Umsätze verwendet.

Derselbe Saal kann also in einer Woche steuerpflichtige und befreite Vermietungen hervorbringen: Mieter und Nutzung entscheiden, nicht der Raum. Halten Sie bei jeder Buchung Mieter, Nutzung und Daten fest. Umfasst die Vermietung erhebliche Leistungen wie Catering, Techniker oder Ausrüstung, fragen Sie Ihren Buchhalter, ob das Paket noch eine Vermietung ist.

Behörden als Kunden

Wer an eine Gemeinde, ein ÖSHZ, eine Region oder eine Gemeinschaft im Rahmen eines öffentlichen Auftrags verkauft, hat eine eigene vergaberechtliche Pflicht: Die E-Rechnung ist für Aufträge Pflicht, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht wurden, grundsätzlich ab 3.000 € ohne MwSt., und föderale Behörden verlangen sie auch darunter (FÖD Finanzen, B2G). Der ZDU-Eintrag des Käufers zeigt dann die Eigenschaft „Öffentlicher Auftraggeber“. Öffentliche Käufer empfangen über Mercurius, die Peppol-Poststelle des öffentlichen Sektors, betrieben vom FÖD BOSA. Ohne belgische MwSt.-Nummer können Sie aus OrdoGrid nicht über Peppol senden. Derzeit (Stand: Oktober 2026) können Sie die Rechnung im Mercurius-Portal mit Ihrer eID erfassen, aber der FÖD BOSA hat angekündigt, dass Mercurius Ende 2026 auf eine neue Plattform umzieht: Prüfen Sie daher zuerst das aktuelle Verfahren. Details: Mercurius und B2G-Rechnungen.

Schritt 3: OrdoGrid passend zu Ihrem Status einrichten

OrdoGrid ist über einen zertifizierten Access Point mit Peppol verbunden, nur für Unternehmen mit belgischer MwSt.-Nummer. Inhaber und Administratoren bearbeiten Profil entreprise (Unternehmensprofil) und erstellen und senden Dokumente.

Keine MwSt.-Nummer oder nur nach Artikel 44 befreite Umsätze

1. Tragen Sie in Profil entreprise den Namen mit Rechtsform unter Nom de l'entreprise ein, etwa „Jazzfreunde VoG“, und den Sitz unter Adresse, Code postal, Ville und Pays. Liegt der Sitz im niederländischen Sprachgebiet, stellen Sie Langue des documents (Dokumentsprache) auf Niederländisch: Die gesetzlich vorgeschriebenen Teile von Rechnungen müssen dort niederländisch sein (flämisches Dekret vom 19. Juli 1973).
2. Lassen Sie Numéro de TVA (Optionnel) (MwSt.-Nummer) leer, wenn Sie keine MwSt.-Nummer haben: Das PDF druckt dieses Feld als Ihre MwSt.-Nummer, sodass eine dort eingetragene Unternehmensnummer Ihren Status falsch darstellt. Die Peppol-Seiten zeigen dann Numéro de TVA requis (MwSt.-Nummer erforderlich), was ohne Peppol-Pflicht kein Problem ist.
3. Für Beitragsaufrufe und andere Zahlungen ohne MwSt.-Rechnung nutzen Sie Demandes de paiement → Nouvelle demande (Zahlungsaufforderung). Setzen Sie den TVA-Satz jeder Zeile auf 0 % (neue Zeilen beginnen mit 21 %). Wird Options de TVA angezeigt, lassen Sie Traitement TVA auf Standard: Stehen die Zeilen bereits auf 0 %, wenn Sie einen Kunden außerhalb der EU oder, sofern Sie eine MwSt.-Nummer haben, ein Unternehmen in einem anderen EU-Land wählen, schaltet OrdoGrid auf Export oder Autoliquidation um, und dieser Text wird auf das PDF gedruckt. Eine Zahlungsaufforderung erfordert Ihre IBAN, trägt einen SEPA-QR-Code und geht mit Envoyer per E-Mail hinaus.
4. Mit Starter oder Business wandeln Sie sie nach Zahlungseingang mit der Zeilenschaltfläche Reçu in eine Quittung um, oder Sie nutzen Reçus → Nouveau reçu (Quittung) für eine Zahlung ohne vorherige Aufforderung, auch dann mit allen Zeilen zu 0 %. Keines der beiden Dokumente läuft über Peppol.

Gemischte Vereinigung, Kleinunternehmerregelung oder voll steuerpflichtig

1. Tragen Sie in Profil entreprise auch Numéro de TVA (Optionnel) ein: BE gefolgt von der Unternehmensnummer.
2. Öffnen Sie Peppol. Geben Sie auf Autorisation Peppol (Peppol-Ermächtigung) den Nom complet du signataire (vollständiger Name des Unterzeichners) ein, setzen Sie das Bestätigungshäkchen und klicken Sie auf Signer et confirmer l'autorisation. Das ist eine getippte Bestätigung, keine qualifizierte elektronische Signatur; wir empfehlen, dass eine zur Vertretung der Vereinigung befugte Person unterzeichnet.
3. Zeigt Réception Peppol die Meldung Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (noch nicht auf Peppol), klicken Sie auf Activer la réception: OrdoGrid registriert Sie als 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer. Steht dort Déjà inscrit sur le réseau Peppol, empfängt ein anderer Anbieter für Sie: Klicken Sie auf Continuer en envoi seul (nur senden) oder lassen Sie sich dort zuerst abmelden. Steht dort Référencé sur Peppol, access point non vérifié (auf Peppol gelistet, Access Point nicht geprüft), versucht Activer la réception die Registrierung; sie wird abgelehnt, wenn ein anderer Anbieter Ihre Peppol-ID bereits hält. Prüfen Sie unter Peppol → Statut, dass Réception (Inbox) auf Enregistré steht.
4. Für einen steuerpflichtigen Umsatz klicken Sie auf Nouvelle facture, wählen den Kunden mit Sélectionner un client, fügen Zeilen mit Ajouter un article zum richtigen TVA-Satz hinzu und lassen Traitement TVA (MwSt.-Behandlung) unter Options de TVA auf Standard.
5. Klicken Sie auf Envoyer, lassen Sie Envoi électronique via Peppol angehakt und klicken Sie auf Sauvegarder & Envoyer (speichern und senden). In Peppol → Outbox bedeutet Traité im Netzwerk zugestellt, nicht angenommen oder bezahlt.
6. Unter der Kleinunternehmerregelung wählen Sie Régime de la franchise de taxe. Auf französisch- und niederländischsprachigen Dokumenten druckt OrdoGrid den amtlichen Wortlaut „Régime particulier de la franchise de taxe“ oder „Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting“; deutsch- und englischsprachige Dokumente tragen eine Übersetzung (eine amtliche deutsche Fassung haben wir nicht gefunden). Siehe Kleinunternehmerregelung: Rechnungsstellung.
7. Lieferantenrechnungen kommen in Peppol → Inbox an, markiert mit NOUVEAU. Weisen Sie eine nicht für Sie bestimmte Rechnung mit Répondre, dem Code RE Rejetée und einem Begründungscode zurück. OrdoGrid verbucht sie nicht: Wählen Sie jeden Monat die Dokumente dieses Monats in der Inbox aus und laden Sie sie als ZIP für Ihren Buchhalter herunter. Mehr unter Peppol in OrdoGrid einrichten.

Gesellschaftsrechtliche Angaben auf jedem Dokument

Artikel 2:20 des Gesetzbuchs der Gesellschaften und Vereinigungen gilt für jede juristische Person, VoG eingeschlossen: Rechnungen, Briefe, Bestellscheine und Websites nennen Namen, Rechtsform, genaue Anschrift des Sitzes, Unternehmensnummer, „RPM“ bzw. „RPR“ (Register der juristischen Personen) mit dem Gericht des Sitzes sowie gegebenenfalls E-Mail-Adresse und Website. Name, Sitz und E-Mail kommen aus Profil entreprise; den Rest setzen Sie in das Profilfeld Mentions légales (pied de page des factures), etwa „VoG – Unternehmensnummer 0418.765.232 – RPM Liège – www.kulturhaus.be“, und prüfen ihn mit Aperçu du PDF (PDF-Vorschau). Dieser Text wird in der Fußzeile von Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsaufforderungen, Quittungen und Angeboten gedruckt und in Peppol-Rechnungen als zusätzliche rechtliche Information des Verkäufers (BT-33) übermittelt. Vollständige Liste: gesetzliche Angaben auf einer belgischen Rechnung.

Rechenbeispiel: Kulturhaus VoG in Lüttich, September 2026

Die Kulturhaus VoG (Unternehmensnummer 0418.765.232, Sitz in Lüttich) veranstaltet Workshops und Ausstellungen, die ihr Buchhalter als nach Artikel 44 befreit eingeordnet hat. Sie vermietet auch ihren Saal und ist deshalb unter BE 0418.765.232 in der normalen Regelung für die MwSt. identifiziert, als gemischter MwSt.-Pflichtiger. Sie hat den Empfang in OrdoGrid aktiviert: Peppol-ID 0208:0418765232.

1. Steuerpflichtige Rechnung. Die Vermietung endete am 24. September, die Rechnung muss also spätestens am 15. Oktober 2026 ausgestellt sein (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 4). Eine Zeile, „Saalmiete, Donnerstag, 24. September 2026, 08:00–18:00“, 1 × 650,00 € zu 21 %, ergibt 136,50 € MwSt., mit der gesellschaftsrechtlichen Zeile in der Fußzeile, aus Mentions légales (pied de page des factures). OrdoGrid findet Studio Berg auf Peppol; nach Sauvegarder & Envoyer zeigt die Outbox Traité.
2. Befreite Vermietung. Eine MwSt.-Rechnung ist nicht erforderlich. Die Zahlungsaufforderung hat eine Zeile zu 0 %, und in Notes steht „Saalmiete 26. September 2026 – von der MwSt. befreit, Vermietung unbeweglicher Güter (Art. 44 § 3 Nr. 2 MwSt.-Gesetzbuch)“, und das Buchungsformular hält fest, dass der Mieter eine VoG ist.
3. Einkauf. Der Schatzmeister prüft die Rechnung der Druckerei in der Inbox und zahlt 580,80 € mit dem QR-Code im Block Paiement. Da die Plakate steuerpflichtigen und befreiten Tätigkeiten dienen, bestimmt der Buchhalter, welcher Teil der 100,80 € MwSt. abziehbar ist.

Varianten. Wäre Studio Berg nicht auf Peppol, würde OrdoGrid Peppol — ignoré mit Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol anzeigen: Senden Sie dann das PDF, das eine gültige Rechnung ist, per E-Mail und bewahren Sie einen datierten Screenshot auf. Unter der Kleinunternehmerregelung würde F-2026-0047 650,00 € ohne MwSt. mit „Régime particulier de la franchise de taxe“ ausweisen und weiterhin über Peppol laufen; nichts von den 100,80 € wäre abziehbar (Art. 56bis § 4). Eine stornierte Vermietung korrigieren Sie mit Note de crédit aus der Rechnung; diese Gutschrift (Kreditnote, Rechnungskorrektur) läuft ebenfalls über Peppol.

Sonderfälle und häufige Fehler

Aufzubewahrende Nachweise

• Der ZDU-Auszug mit dem MwSt.-Status, das Schreiben zur MwSt.-Identifizierung und unter der Kleinunternehmerregelung die Mitteilung.
• Die schriftliche Einordnung jeder Tätigkeit durch Ihren Buchhalter.
• Für jede Saalvermietung: die Buchung mit Name des Mieters, gegebenenfalls seiner Unternehmensnummer, Nutzung und Daten. Für befreite kurze Vermietungen empfehlen wir eine unterschriebene Erklärung, dass die Nutzung privat ist oder der Mieter keine Gewinnerzielungsabsicht hat.
• Zuschussbescheide und Berichte, Sponsoringverträge.
• Bei Peppol-Pflichten: Peppol → Statut mit Réception (Inbox) auf Enregistré und dem Datum „Depuis le“ (seit), XML und PDF aus Peppol → Outbox sowie ein ZIP der Inbox-Dokumente jedes Monats.

Bewahren Sie Rechnungen 7 Jahre ab dem 1. Januar des auf die Ausstellung folgenden Jahres auf (Artikel 60 MwSt.-Gesetzbuch, geändert durch das Gesetz vom 18. Dezember 2025). OrdoGrid speichert die ausgetauschten Dokumente, ist aber kein gesetzlicher Archivierungsdienst.

Häufige Fragen

Muss eine belgische VoG Rechnungen ausstellen?

Ja, für steuerpflichtige Umsätze an Unternehmen und andere juristische Personen, spätestens am 15. des Folgemonats, als strukturierte E-Rechnung, wenn der Kunde in Belgien niedergelassen ist und eine belgische MwSt.-Nummer hat. Nach Artikel 44 befreite Umsätze und Zahlungen ohne Gegenleistung, wie die meisten Spenden, verlangen keine MwSt.-Rechnung.

Unsere VoG hat keine MwSt.-Nummer: Müssen Lieferanten uns Peppol-Rechnungen senden?

Sie müssen es nicht: Die B2B-Pflicht gilt nur für in Belgien niedergelassene Kunden, die eine belgische MwSt.-Nummer mitteilen müssen, also genügen PDF oder Papier. Eine freiwillige Peppol-Registrierung gilt als Zustimmung zum Empfang strukturierter Rechnungen, OrdoGrid registriert aber nur Vereinigungen mit belgischer MwSt.-Nummer.

Brauchen wir eine eigene Peppol-ID?

Nein. Belgische Teilnehmer werden unter dem Schema 0208 mit ihrer Unternehmensnummer registriert, wie OrdoGrid es tut, wenn Sie auf Activer la réception klicken, und der FÖD Finanzen bittet Lieferanten, keine Peppol-ID zu verlangen (FAQ B2B, Q15).

Unterliegt die Vermietung unseres Saals der MwSt.?

Das hängt von Dauer, Mieter und Nutzung ab. Für höchstens sechs Monate und die wirtschaftliche Tätigkeit eines Unternehmens ist sie mit 21 % steuerpflichtig; für eine private Feier, einen Mieter ohne Gewinnerzielungsabsicht oder Umsätze nach Artikel 44 § 2 ist sie befreit; längere Vermietungen sind grundsätzlich befreit.

Unterliegen Mitgliedsbeiträge der MwSt. oder der Peppol-Pflicht?

Nur wenn der Beitrag der Preis einer Leistung ist, was davon abhängt, was die Mitglieder erhalten: Fragen Sie Ihren Buchhalter. Beiträge privater Mitglieder verlangen nie eine strukturierte Rechnung.

Muss eine Vereinigung unter der Kleinunternehmerregelung Peppol nutzen?

Ja. Sie sendet strukturierte Rechnungen an belgische MwSt.-pflichtige Geschäftskunden, mit dem vorgeschriebenen Vermerk anstelle der MwSt., und muss empfangen können.

Wie stellen wir einer Gemeinde oder einer anderen Behörde eine Rechnung?

Für einen öffentlichen Auftrag, der nach dem 1. März 2024 veröffentlicht wurde, grundsätzlich ab 3.000 € ohne MwSt., elektronisch: über Peppol aus OrdoGrid, wenn Sie eine belgische MwSt.-Nummer haben, sonst, Stand Oktober 2026, im Mercurius-Portal mit Ihrer eID (Mercurius zieht Ende 2026 auf eine neue Plattform um).

Kann OrdoGrid eine Rechnung für eine nach Artikel 44 befreite Leistung ausstellen?

Ja: Wählen Sie als MwSt.-Behandlung Exonération (art. 44 CTVA); die Zeilen springen auf 0 %, und die Rechnung druckt „Exonération de TVA – article 44 du Code de la TVA“. Eine MwSt.-Rechnung ist nicht erforderlich, daher genügt auch eine Zahlungsaufforderung oder Quittung mit allen Zeilen zu 0 % und der Befreiung in Notes.